Peppol steht für “Pan-European Public Procurement Online”. Dieses internationales Netzwerk zielt darauf ab, den Datenaustausch zwischen Organisationen sicher, geschützt und effizient auszutauschen.

Peppol ermöglicht es privaten sowie staatlichen Unternehmen, unabhängig von den von ihnen gebrauchten Systemen oder Software, problemlos mit verschiedenen Partnern innerhalb des Netzwerks in Verbindung zu treten.

Das Schöne an diesem internationalen Netzwerk ist, dass Sie, sobald Sie angeschlossen sind, Dokumente mit allen anderen angeschlossenen Organisationen elektronisch austauschen können – es ist ein offenes Vier-Ecken-Modell. Und da das Netzwerk wächst, erklärt dies auch, warum Peppol auch im B2B-Bereich beliebt ist.

Das Peppol eDelivery-Netzwerk

Peppol ist der bevorzugte (und oft durchgesetzte) Standard für die elektronische Rechnungsstellung in Europa. Genauer gesagt, der bevorzugte Satz von Spezifikationen (Peppol BIS). Infolgedessen verwendeten zuerst die meisten öffentlichen Behörden in Europa Peppol, um elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Zu diesem Zweck musste jede Behörde einen Dienstleister auswählen, der als Zugangspunkt dient. Von dort aus registriert die Behörde ihre Geschäftsdaten mit Hilfe ihres Dienstleisters. Sobald diese Angaben überprüft sind, werden sie an das Peppol eDelivery Network, kurz Peppol-Netzwerk, angeschlossen.

Mit der zunehmenden Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung folgen immer mehr private Unternehmen dem oben beschriebenen Verfahren und schließen sich ebenfalls dem Peppol-Netzwerk an.

Peppol in Deutschland

In Deutschland ist Peppol eng mit dem Thema E-Rechnungsstellung verbunden. Seit November 2020 haben alle deutsche Bundesländer den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern mithilfe Peppol obligatorisch gemacht. Mit der Einführung der Verpflichtung für E-Rechnungsstellung für B2B Transaktionen wurde Peppol noch bekanter.

Es gibt momentan keine Verpflichtung zum Einsatz von Peppol für Privatunternehmen. Jedoch wählen viele von ihnen diesen Einsatz, denn Peppol ermöglicht eine standartisierte und sichere Möglichkeit, Informationen über die ganze Welt und in Deutschland auszutauschen. Peppol als Übertragungskanal bietet ihnen verbesserte Geschwindigkeit, Sicherheit und Transparenz.

Es besteht die Möglichkeit, dass die deutsche Regierung mehr Wert auf Peppol für inländische Geschäftskommunikation legen wird. Der Grund dafür ist das steigende Interesse an der ViDA-Initiative (Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter) und der Versuch, alle B2B-Transaktionen in Echtzeit überwachen zu können. Dann könnte Peppol zum europäischen Standardtool werden.

Peppol und E-Rechnungspflicht im Ihrem Unternehmen

Durch die Verwendung elektronischer Rechnungen entfällt die manuelle Dateneingabe, wodurch menschliche Fehler minimiert werden. Darüber hinaus werden die Bearbeitung und Bezahlung von Rechnungen beschleunigt, was zu einem verbesserten Cashflow und Geschäftsbetrieb führt.

Die deutschen Vorschriften zur E-Rechnungsstellung schreiben die folgenden Übertragungskanäle für E-Rechnungen vor:

• Weberfassung an der Zentralen Rechnugseingangplatform ZRE

• Upload an der ZRE

• E-Mail

• Peppol.

Von allen ist Peppol langfristig der vorteilhafteste Kanal für B2B-Transaktionen, denn er ermöglicht einen medienbruchfreien Übertragungsprozess – eine wichtige Komponente der E-Rechnungsstellung. In Deutschland können elektronische Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD erstellt werden, die beiden mit Peppol integriert sind.

Nach der Integration der XRechnung-Anforderungen in den Peppol-BIS-Billing-3.0-Standard gelten die beiden Formate als inhaltlich gleichwertig innerhalb Deutchlands. Das bedeutet, dass Sie Peppol BIS Billing 3.0 und XRechnung oder ZUGFeRD in Deutschland gleichwertig für die elektronische Rechnungsstellung verwenden können. Es ist aber wichtig, dass Sie alle Pflichtfelder einer XRechung auch in einer Peppol-Rechnung ausfüllen.

Seit dem 3. März 2025 können ZUGFeRD-/Factur-X-Rechnungen auch über Peppol versendet werden. Mit der Möglichkeit, sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD/Factur-X über Peppol zu versenden, wird die Umsetzung der E-Rechnungsstellung in Deutschland noch einfacher und zukunftssicherer gestaltet. Darüber hinaus profitieren Sie von weiteren Vorteilen durch Peppol oder elektronische Rechnungen:

• Sie sind immer konform mit den gesetzlichen Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung sowlh in Deutschland als in anderen Ländern.
• Sie optimieren und rationalisieren Zahlungsprozesse mit Lieferanten.
• Sie sparen Zeit und Resources für manuelle Dateneingabe und können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

E-Rechnungen über Peppol mit SPS Commerce

SPS Commerce ist ein Team aus Problemlösern, Branchenexperten und Mitarbeitern, die auf die Vereinfachung von Supply-Chain-Abläufen spezialisiert. Wir helfen Unternehmen dabei, sich an die sich ständig verändernde Einzelhandelsbranche anzupassen und zu skalieren.

Wir verfügen über ein engagiertes Team in Deutschland, das sich bestens mit allen Aspekten der E-Rechnungsstellung auskennt, einschließlich der gesetzlichen Anforderungen und der technischen Aspekte einer nahtlosen Implementierung.

Mit SPS Commerce können Unternehmen selbstbewusst in die Zukunft effizienter Finanzprozesse navigieren. Wir sind ein zertifizieter Peppol-Anbieter in Deutschland wir übernehmen gerne alle Compliance-bezogene Aufgaben Ihrer Lieferkette.

Suchen Sie Beratung oder Hilfe mit Peppol und E-Invoicing? Dann buchen Sie ein unverbindliches Gespräch mit uns.

Mit so einer mehrstufigen Digitalisierung bleiben PDF-Rechnungen immer noch populär. Unternehmer sind daran so gewöhnt, dass sie gerne nach Möglichkeiten suchen, immer wieder PDF-Format im Einsatz zu lassen. In diesem Moment kommen die Software-Dienstleister ins Spiel, die eine digitale Umwandlung von PDF in XRechnung anbieten. Solcher Ansatz ermöglicht es Unternehmen, ihre innere Organisationsweise und Prozesse zu behalten, schadet aber auf lange Sicht.

Wie zuverlässig sind die Konvertierungstools? 

Bei der Konvertierung von PDF-Rechnungen in das XRechnung-Format ist die Zuverlässigkeit des Konvertierungstools von größter Bedeutung. Diese Tools sind darauf ausgelegt, Daten aus einer PDF-Datei zu extrahieren und sie in eine strukturierte elektronische Rechnung umzuformatieren, die den deutschen Vorschriften entspricht. Dieser Prozess ist jedoch nicht narrensicher.   

In der Phase der Datenextraktion können Fehler auftreten, die zu ungenauen Rechnungsangaben wie falschen Beträgen, irreführenden Positionsbeschreibungen oder unerwarteten Steuerberechnungen führen. Darüber hinaus können Formatierungsfehler Ihre XRechnungsdatei beeinträchtigen und zu Problemen mit dem Empfänger oder den Aufsichtsbehörden führen. Die Konsequenzen sind unvorhersehbar: Es kann zu Verzögerungen bei der Zahlungsabwicklung, zu angespannten Beziehungen zu Geschäftspartnern und sogar zu rechtlichen Konsequenzen kommen.

Sind Sie in der Lage, die Richtigkeit jeder konvertierten Rechnung zu überprüfen? Wenn Ihr Unternehmen nicht über solche Ressourcen verfügt, um jede Datei manuell zu prüfen, bleibt das Fehlerrisiko hoch. Dieser Mangel an Verlässlichkeit untergräbt den eigentlichen Zweck der elektronischen Rechnungsstellung, nämlich die Einhaltung von Vorschriften und die Rationalisierung unternehmerischer Prozessen.

Versteckte Kosten des E-Mail-Austauschs  

Der Versand von elektronischen Rechnungen per E-Mail ist eine weitere gängige Praxis, die jedoch mit erheblichen Sicherheitsrisiken verbunden ist. E-Mail-Systeme scheinen zwar betriebssicher zu sein, sind jedoch anfällig Cyberangriffe, einschließlich Hacking, Phishing und Abfangen. Wenn Ihre Rechnung während der Übermittlung beschädigt wird, können sensible Finanzinformationen über Ihr Unternehmen und Ihre Geschäftspartner in die Hände böswilliger Akteure gelangen.  

Solche Sicherheitsverletzungen können weitreichende Folgen haben. Durchgesickerte Rechnungsdaten können zum Beispiel zu Betrug, Identitätsdiebstahl oder unbefugten Änderungen von Zahlungsdaten führen. Der durch solche Vorfälle verursachte Imageschaden kann das Vertrauen zwischen Ihrem Unternehmen und Geschäftspartnern untergraben, was sich letztlich auf Ihr Geschäftsergebnis auswirkt.  

Abgesehen von der Sicherheit ist die Rechnungsstellung per E-Mail ineffizient und zeitaufwändig. Jede Rechnung erfordert manuelle Eingriffe, vom Anhängen der Datei bis zum Verfassen der E-Mail und der Sicherstellung, dass sie den richtigen Empfänger erreicht. Dieser Prozess ist anfällig für menschliche Fehler und Verzögerungen, vor allem wenn es um große Rechnungsmengen geht.  

Lösung für diese Herausforderungen? Automatisierte E-Invoicing-Plattformen bieten Peppol als sichere und standardisierte Kommunikationsmethode. Durch die Einhaltung strenger Compliance-Standards und die Verwendung von Verschlüsselungsprotokollen schützt Peppol sensible Daten und verhindert unbefugten Zugriff beim Rechnungsaustausch.

Die Wahl zwischen temporären Lösungen und langfristiger Strategie

Die E-Invoicing-Landschaft in Deutschland entwickelt sich rasant, und die Unternehmen müssen sich anpassen, um den rechtlichen und technischen Anforderungen gerecht zu werden. Das Format XRechnung, das ursprünglich für Transaktionen im öffentlichen Sektor eingeführt wurde, wird allmählich zum Standard in verschiedenen Branchen. Da die elektronische Rechnungsstellung immer mehr an Bedeutung gewinnt, ist das Vertrauen in manuelle Konvertierungswerkzeuge keine nachhaltige Option mehr.

Was den PDF-zu-XRechnung-Konvertierungstools mangelt ist die Skalierbarkeit, deswegen eignen sie sich nicht für Unternehmen, die große Mengen an Rechnungen verarbeiten. Außerdem lassen solche Tools sich nicht nahtlos in ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) integrieren, was zu Ineffizienzen und Engpässen im Rechnungsstellungs-Workflow führt.

Wenn Sie in eine robuste E-Invoicing-Plattform investieren, machen Sie Ihren Betrieb zukunftssicher. Diese Plattformen bieten Skalierbarkeit, Automatisierung und Konformität und stellen sicher, dass Ihre Rechnungsstellungsprozesse mit den gesetzlichen Änderungen und dem Unternehmenswachstum Schritt halten können. Darüber hinaus bieten sie Nachverfolgungs- und Berichterstattungsfunktionen in Echtzeit, die mehr Transparenz und Kontrolle über das Rechnungsmanagement ermöglichen.

Durch die Einführung einer E-Invoicing-Plattform kann Ihr Unternehmen von reaktiven Compliance-Maßnahmen abrücken und eine proaktive Strategie verfolgen, die die Effizienz, Sicherheit und Zuverlässigkeit erhöht. Die Frage ist nicht mehr, ob Sie die Einhaltung der Vorschriften durch eine manuelle Umstellung erreichen können, sondern ob Ihr Unternehmen im Zeitalter der elektronischen Rechnungsstellung mit den richtigen Instrumenten und der richtigen Strategie gedeihen kann.

Welche EU-Länder schreiben die elektronische Rechnungsstellung in den Jahren 2025 und 2026 vor?

Die Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung entwickeln sich in ganz Europa rasch weiter, wobei mehrere Länder in den kommenden Jahren die elektronische Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen verbindlich einführen werden. Im Jahr 2025 führen Länder wie Deutschland, Lettland und Griechenland die elektronische Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen ein. Im Jahr 2026 werden voraussichtlich weitere europäische Länder folgen, darunter Frankreich, Polen, Kroatien und Belgien. Für Unternehmen, die in diesen Regionen tätig sind, ist es von entscheidender Bedeutung, sich über diese Vorschriften auf dem Laufenden zu halten, um die Einhaltung zu gewährleisten und mögliche Strafen zu vermeiden.

Compliance für Unternehmen bei inländischen und grenzüberschreitenden Geschäftsvorgängen

Die globale Lieferkette ist mit einer Vielzahl komplexer Vorschriften verbunden. Verschiedene Länder haben unterschiedliche Vorschriften und Standards, die Unternehmen einhalten müssen, darunter Handelsgesetze, Zölle und Import-/Exportbeschränkungen. Um sich in diesen Vorschriften zurechtzufinden, ist ein tiefes Verständnis der rechtlichen Anforderungen der einzelnen Länder erforderlich. E-Invoicing-Systeme können zwar nicht alle Probleme lösen, aber sie können so eingerichtet werden, dass die Rechnungen den spezifischen rechtlichen Anforderungen der verschiedenen Länder entsprechen, einschließlich der Steuergesetze und Rechnungsstellungsstandards.

Es gibt drei Hauptkomponenten der elektronischen Rechnungsstellung, die von den Regierungen reguliert werden: die Erstellung einer vorschriftsmäßigen elektronischen Rechnung, der Austausch von elektronischen Rechnungen über vorschriftsmäßige Kanäle und die vorschriftsmäßige Archivierung von elektronischen Rechnungen. Jedes Land hat seine eigenen Spezifikationen und Vorschriften, die sich manchmal (aber nicht immer) überschneiden.

Welches E-Rechnungsformat ist das richtige für Sie, wenn Sie Rechnungen mit Ihren ausländischen Geschäftspartnern austauschen? Wie organisieren Sie den Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen Niederlassungen desselben Unternehmens, die sich in verschiedenen Ländern befinden? Denken Sie daran, dass es sich um eine sehr dynamische Branche handelt und sich die Vorschriften weltweit schnell ändern. Verfügen Sie über vertrauenswürdige Ressourcen, um mit den neuesten Änderungen Schritt zu halten? Und vielleicht eine der wichtigsten Fragen: Wie können Sie Ihre Prozesse an die elektronische Rechnungsstellung anpassen und dabei möglichst viele Vorschriften zu optimalen Kosten einhalten?

Die elektronische Rechnungsstellung vereinfacht die Einhaltung von Vorschriften sowohl bei inländischen als auch bei grenzüberschreitenden Transaktionen erheblich. Durch die Automatisierung des Rechnungsstellungsprozesses können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Rechnungen korrekt sind und den rechtlichen Anforderungen der einzelnen Länder, in denen sie tätig sind, genügen. Dadurch wird nicht nur das Fehlerrisiko verringert, sondern auch sichergestellt, dass die Unternehmen die unterschiedlichen Steuergesetze und Rechnungsstellungsvorschriften in den verschiedenen Ländern einhalten. Die elektronische Rechnungsstellung erleichtert nahtlose und transparente Transaktionen, die für die Aufrechterhaltung guter Geschäftsbeziehungen und die Vermeidung rechtlicher Komplikationen unerlässlich sind.

Verbessern Sie selbst die komplexeste Lieferkette

Es ist wichtig, daran zu denken, dass die elektronische Rechnungsstellung keine juristische oder buchhalterische Domäne ist, sondern ein ganzheitlicher, rationalisierter Prozess, der dazu beiträgt, Probleme wie logistische Herausforderungen, mangelnde Transparenz der Lieferkette und ineffizientes Kostenmanagement zu lösen. Viele Lieferkettenteams sind bestrebt, die Effizienz der gesamten Kette zu verbessern, und die elektronische Rechnungsstellung kann die Schlüsseltechnologie sein, um eine Reihe von Geschäftszielen zu erreichen. Sie spielt eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung der Effizienz dieser Lieferketten. Durch die Digitalisierung des Rechnungsstellungsprozesses können Unternehmen schnellere Bearbeitungszeiten erreichen, manuelle Fehler reduzieren und das Cashflow-Management verbessern. Darüber hinaus bietet die elektronische Rechnungsstellung Echtzeittransparenz über den Status von Transaktionen, so dass die Unternehmen ihre Lieferketten effektiver verwalten und schnell auf Störungen reagieren können. Diese digitale Transformation sorgt dafür, dass die Lieferketten widerstandsfähiger und flexibler werden und den Anforderungen des modernen Handels gerecht werden können.

SPS Commerce als Ihr E-Invoicing-Anbieter, rund um den Globus

Wenn es um E-Invoicing geht, ist ein zuverlässiger und erfahrener Anbieter von entscheidender Bedeutung, um die Einhaltung von Vorschriften und betriebliche Effizienz zu gewährleisten. SPS Commerce bietet umfassende E-Invoicing-Lösungen für Unternehmen aller Größen und Branchen. Mit seiner globalen Präsenz und seiner Erfahrung im Umgang mit komplexen rechtlichen Rahmenbedingungen stellt SPS Commerce sicher, dass Ihre Rechnungsstellungsprozesse rationalisiert werden und mit den lokalen und internationalen Vorschriften übereinstimmen. Wir unterstützen datengesteuerte Partnerschaften mit innovativer Cloud-Technologie, kundenorientiertem Service und zugänglichen Experten, damit sich unsere Kunden auf das konzentrieren können, was sie am besten können. Über 45.000 Kunden mit wiederkehrenden Umsätzen in den Bereichen Einzelhandel, Lebensmittel, Vertrieb, Versorgung, Fertigung und Logistik haben sich für SPS als ihr Einzelhandelsnetzwerk entschieden.

In diesem Blog untersuchen wir, wie sich diese Technologien auf das tägliche Leben eines Vertriebsleiters auswirken und welche Vorteile und Herausforderungen sie mit sich bringen.

Rationalisierung der Auftragsabwicklung

EDI und E-Invoicing haben die Auftragsabwicklung revolutioniert. Für einen Vertriebsleiter bedeutet dies eine schnellere und genauere Auftragserfüllung. EDI ermöglicht den nahtlosen Austausch von Dokumenten wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheinen zwischen Handelspartnern.

Diese Automatisierung reduziert die manuelle Dateneingabe, minimiert Fehler und beschleunigt den Auftrags-zu-Bargeld-Zyklus. Auf diese Weise können Vertriebsleiter sicherstellen, dass ihre Teams Aufträge effizienter bearbeiten, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt.

Verbesserung der Datengenauigkeit und -transparenz

Genaue Daten in Echtzeit sind für einen Vertriebsleiter entscheidend, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. EDI und E-Invoicing verbessern die Datengenauigkeit, indem sie manuelle Eingabefehler vermeiden und sicherstellen, dass alle Dokumente standardisiert sind.

Diese verbesserte Genauigkeit führt zu einer besseren Übersicht über Verkaufsvorgänge, Lagerbestände und Kundenaufträge. Vertriebsleiter können auf Echtzeitdaten zugreifen, um die Leistung zu überwachen, Trends zu erkennen und strategische Entscheidungen zu treffen, die das Unternehmenswachstum fördern. Außerdem ist es einfach, ein Analysetool in den Prozess zu integrieren, um Daten in Echtzeit zu analysieren.

Verbesserung der Kundenbeziehungen

Eine rechtzeitige und korrekte Rechnungsstellung ist für die Pflege enger Kundenbeziehungen unerlässlich. Die elektronische Rechnungsstellung rationalisiert den Rechnungsstellungsprozess, indem sie sicherstellt, dass die Rechnungen zeitnah erstellt und zugestellt werden. Dadurch werden Zahlungsverzögerungen und Streitigkeiten verringert, was zu einem besseren Cashflow und einer höheren Kundenzufriedenheit führt. Für die Vertriebsleiter bedeutet dies weniger Kundenbeschwerden und eine stärkere Konzentration auf den Aufbau langfristiger Beziehungen und Loyalität.

Gewährleistung der Einhaltung von Vorschriften

Vertriebsleiter müssen sich in einer komplexen Landschaft von Vorschriften zurechtfinden, insbesondere wenn sie in mehreren Regionen tätig sind. EDI- und E-Invoicing-Lösungen sind so konzipiert, dass sie die Einhaltung verschiedener Vorschriften, einschließlich Steuergesetzen und E-Invoicing-Vorschriften, gewährleisten. Diese Lösungen automatisieren die Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften und verringern das Risiko der Nichteinhaltung und der damit verbundenen Strafen.

Vertriebsleiter können sich darauf verlassen, dass ihre Rechnungsstellungsprozesse den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Das beruhigt die Kunden und gibt ihnen eine bessere Zukunftsperspektive, was die Erneuerung von Geschäftsverträgen begünstigt.

Senkung der Betriebskosten

Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben und die Verringerung der Notwendigkeit manueller Eingriffe tragen EDI und E-Invoicing zur Senkung der Betriebskosten bei. Diese Technologien reduzieren den Bedarf an papierbasierten Prozessen, minimieren Fehler und verringern den Zeitaufwand für administrative Aufgaben.

Für die Vertriebsleiter bedeutet dies Kosteneinsparungen, die in strategische Initiativen investiert werden können, z. B. in den Ausbau von Vertriebsteams oder die Verbesserung von Marketingmaßnahmen.

Wie SPS Commerce helfen kann

Wir bei SPS Commerce kennen die Herausforderungen, mit denen Vertriebsleiter konfrontiert sind, und bieten umfassende EDI- und E-Invoicing-Lösungen zur Rationalisierung ihrer Abläufe.

Unsere Lösungen gewährleisten Datengenauigkeit, erhöhen die Transparenz, verbessern die Kundenbeziehungen und gewährleisten die Einhaltung globaler Vorschriften. Durch eine Partnerschaft mit SPS Commerce können Vertriebsleiter die Komplexität moderner Vertriebsabläufe sicher bewältigen und den Geschäftserfolg steigern.

Immer mehr Unternehmen erhalten von ihren Kunden die Aufforderung, elektronische Rechnungen zu versenden. Hier erfahren Sie, was das für Sie als Lieferant bedeutet und wie Sie damit beginnen können.

Immer mehr Unternehmen erhalten von ihren Kunden die Aufforderung, elektronische Rechnungen zu versenden. Im Prinzip bedeutet die Forderung nach elektronischen Rechnungen, dass die Papierrechnung, die Sie per Post verschicken, oder die PDF-Rechnung, die Sie per E-Mail versenden, reicht nicht mehr aus. Natürlich möchten Sie eine gute Geschäftsbeziehung erhalten und dem Wunsch Ihres Kunden schnell nachkommen, aber wie können Sie Ihre Ausgangsrechnungen elektronisch übermitteln?

Eine elektronische Rechnung ist wie eine kleine Datenbank, in der alle in der Rechnung enthaltenen Informationen bzw. Rechnungsdaten in einer festen Struktur gespeichert sind. Die E-Rechnung entspricht den gesetzlichen und steuerlichen Vorgaben und kann automatisch in das interne System Ihres Kunden übertragen werden. Dies gilt für Papier- und PDF-Rechnungen nicht, bei denen eine zusätzliche Software zur Konvertierung erforderlich ist.

Vorteile von Automatisierung Ihres Rechnungsausgangs

Eine automatisierte Verwaltung Ihrer Ausgangsrechnungen durch elektronische Rechnungsstellung bietet viele Vorteile an:

• Echtzeit-Zugriff auf ausstehende Rechnungen
• Automatische Zahlungserinnerungen
• Benachrichtigungen über den Rechnungseingang des Kunden
• Schnellere Rechnungsbearbeitung und Zahlung
• Möglichkeit der direkten Zahlung

Welche Software sollten Sie verwenden?

Wenn Sie sich zum ersten Mal mit der elektronischen Rechnungsstellung und den verschiedenen Formaten für elektronische Rechnungen befassen, kann die Auswahl überwältigend sein. Nachdem die Softwareauswahl klar wird, stellen Sie lieber fest, dass Ihre Rechnungen in das richtige Format konvertiert werden können. Mit anderen Worten: Vergewissern Sie sich, dass von Ihnen benötigte Formate unterstützt werden und dass alles den lokalen und branchenüblichen Standards entspricht.

Denken Sie daran, dass diese Entscheidung von Ihren persönlichen Zielen bei der elektronischen Rechnungsstellung abhängt, oder davon, was Sie mit der elektronischen Rechnungsstellung erreichen wollen. Übliche Formate sind XML, UBL, UN/CEFACT, XBRL und EDI, aber Ihre Kunden und Lieferanten können andere Präferenzen haben.

Im Folgenden finden Sie einige mögliche Optionen, die Sie bei dieser Entscheidung in Betracht ziehen können.

Option 1: Rechnungsstellung über Ihr Softwarepaket

Um die Option der elektronischen Rechnungsstellung in Ihrem aktuellen Finanz- oder Buchhaltungspaket zu aktivieren, ist in der Regel ein zusätzliches Modul erforderlich. Sie können den Anbieter des Softwarepakets fragen, was Sie für den Versand einer elektronischen Rechnung benötigen. Über einen Zugangspunkt (z. B. SPS Commerce) kann vom System aus eine Verbindung zum europäischen Peppol-Netzwerk oder woanders hergestellt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die elektronischen Rechnungen über eine sichere Verbindung ausgetauscht werden.

Verfügen Sie über ein ERP- oder Buchhaltungssystem und tauschen Sie regelmäßig Rechnungen mit einem bestimmten Kunden aus? Dann ist eine direkte Verbindung zwischen beiden Systemen die richtige Lösung. E-Invoicing-Dienstleister mit Integrationshintergrund sorgen dafür, dass Ihr System und das System des Kunden miteinander “kommunizieren” können.

Option 2: Rechnungsstellung über ein E-Invoicing-Portal

Verfügen Sie (noch) nicht über eine Finanzsoftware oder versenden Sie zu wenige Rechnungen, um eine Investition zu rechtfertigen? Dann wäre es am besten, ein Konto bei einem E-Invoicing-Portal einzurichten, das von den meisten E-Invoicing-Anbietern angeboten wird. Nachdem Sie ein Konto eingerichtet haben, können Sie die Rechnungsdaten manuell eingeben und ganz einfach eine elektronische Rechnung (im XML- oder einem anderen Format) erstellen. Anschließend wird die Rechnung sicher und direkt an das System Ihres Kunden übermittelt.

Option 3: PDF-Rechnungen automatisch in E-Rechnungen umwandeln

Ihre Software erstellt eine standarte PDF-Rechnung, doch möchten Sie dem Wunsch des Kunden nach einer elektronischen Rechnung schnell nachkommen? Es gibt Lösungen, die Ihre PDF-Rechnung automatisch in eine XML-Rechnung oder Rechnung in sonstiges Format umwandeln. Der einzige Unterschied liegt darin, dass Sie die Rechnung nicht mehr an die E-Mail-Adresse des Kunden senden. Stattdessen laden Sie diese in eine App hoch, die Sie auf Ihrem Gerät installiert haben. Die elektronische Rechnung wird dann automatisch erstellt und sicher an Ihren Kunden übermittelt.

Extra-Tipp: Wählen Sie eine zukunftssichere Lösung

Schauen Sie über Ihre eigene Abteilung hinaus. Welche Systeme werden in Ihrem Unternehmen bereits verwendet? Gibt es ein bestimmtes Buchhaltungspaket, ein ERP-System oder einen EDI-/Integrationsdienst, der verwendet wird? Im Idealfall ist die E-Invoicing-Lösung in ein bestehendes System oder einen Dienst integriert, oder zumindest sollte dies in Zukunft möglich sein.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Bevor wir uns den Unterschieden zwischen ZUGFeRD und XRechnung zuwenden, lassen Sie uns klären, was eine elektronische Rechnung überhaupt ist. Im Wesentlichen handelt es sich um eine Rechnung, die in einem elektronischen Format vorliegt und somit digital übertragen, empfangen und gespeichert werden kann. Dies bedeutet, dass Sie Papierdokumente und manuelle Prozesse vermeiden können, und auf diese Weise Zeit und Ressourcen sparen.

Was ist der Unterschied zwischen einer elektronischen und digitalen Rechnung?
Bevor wir uns den spezifischen Standards ZUGFeRD und XRechnung zuwenden, ist es wichtig zu verstehen, dass es einen Unterschied zwischen elektronischen und digitalen Rechnungen gibt. Eine digitale Rechnung ist eine Rechnung in einem elektronischen Format, die jedoch immer noch als Bilddatei oder PDF-Dokument vorliegen kann. Eine elektronische Rechnung hingegen ist ein maschinenlesbares Dokument, das strukturierte Daten enthält, die von Computersystemen verarbeitet werden können. Beide sind eine Verbesserung gegenüber Papierrechnungen, aber elektronische Rechnungen ermöglichen eine noch effizientere Verarbeitung und Automatisierung.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”. Es handelt sich dabei um einen deutschen Standard für elektronische Rechnungen. Das Besondere an ZUGFeRD ist, dass es sowohl strukturierte Daten als auch ein visuelles PDF-Dokument in einer Datei kombiniert. Dies erleichtert die Kommunikation zwischen Unternehmen und ermöglicht eine nahtlose Integration in bestehende Prozesse. ZUGFeRD ist flexibel und kann in verschiedenen Branchen und Unternehmensgrößen eingesetzt werden.

Was ist XRechnung?

Im Gegensatz dazu ist die XRechnung ein spezifischer Standard, der im Rahmen der E-Rechnungs-Initiative der deutschen Bundesregierung entwickelt wurde. XRechnung ist ein rein strukturierter Datenaustauschstandard und basiert auf der europäischen Norm EN 16931. Dies bedeutet, dass XRechnung ausschließlich maschinenlesbare Daten enthält und kein visuelles PDF-Dokument enthält. Es wurde entwickelt, um die Interoperabilität und den Datenaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen zu verbessern.

Obwohl die XRechnung sich auf XML basiert, ist sie keine XML-Rechnung per se. Mehr über den Unterschied zwischen einer XML- und E-Rechnung haben wir in unserem anderen Blogbeitrag geschrieben.

Der Unterschied zwischen Formaten

Die Entscheidung zwischen ZUGFeRD und XRechnung für B2B elektronische Rechnungen hängt von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich der Anforderungen Ihrer Geschäftspartner, Ihrer eigenen internen Prozesse und Ihrer Präferenzen. Beide Standards haben ihre Vor- und Nachteile. Hier sind einige Überlegungen:

ZUGFeRD:

1. Kombiniertes Format: ZUGFeRD ermöglicht es, strukturierte Daten und ein visuelles PDF in einer einzigen Datei zu kombinieren. Dies erleichtert die Kommunikation, da Geschäftspartner die visuelle Rechnung leicht lesen können.
2. Flexibilität: ZUGFeRD ist flexibel und kann in verschiedenen Branchen und Unternehmensgrößen eingesetzt werden. Es bietet verschiedene Profile, darunter “Basis” und “Comfort”, je nach den Anforderungen.
3. Verbreitung: ZUGFeRD wird in Deutschland weit verbreitet und von vielen Unternehmen akzeptiert.
4. Integration: Es gibt eine Vielzahl von Softwarelösungen und Dienstleistern, die ZUGFeRD unterstützen, was die Integration in bestehende Systeme erleichtert. Es ist auch möglich, die Landeslösung zu verwenden, die eine Rechnung im ZUGFeRD-Format erstellt.

XRechnung:

1. Rein strukturiertes Format: XRechnung ist ein rein strukturierter Datenaustauschstandard und basiert auf der europäischen Norm EN 16931. Es enthält keine visuellen PDF-Dokumente.
2. Standardisiert: Die XRechnung ist eine standardisierte Lösung, die speziell von der deutschen Bundesregierung entwickelt wurde, um den Datenaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen zu erleichtern.
3. Interoperabel: Aufgrund seiner Standardisierung ist die XRechnung gut für den Datenaustausch mit öffentlichen Einrichtungen und Behörden in Deutschland geeignet.
4. Zukunftssicher: Da die XRechnung auf europäischen Normen basiert, kann es in Zukunft eine breitere Akzeptanz finden und möglicherweise die Interoperabilität mit anderen europäischen Lösungen erleichtern. Dies wird besonders aktuell wegen der ankommenden ViDA-Vorschrift.

Fazit

Die Wahl zwischen ZUGFeRD und XRechnung sollte von Ihren individuellen Geschäftsanforderungen abhängen. Wenn Ihre Geschäftspartner oder Kunden bereits einen der Standards verwenden oder bevorzugen, sollten Sie sich an deren Anforderungen orientieren. Wenn Sie flexiblere Optionen wünschen und die Möglichkeit haben möchten, visuelle Rechnungsdokumente zu erstellen, kann ZUGFeRD attraktiv sein. Die XRechnung bietet hingegen eine standardisierte Lösung, die besonders für die Zusammenarbeit mit deutschen Behörden geeignet ist.

Wir empfehlen aber, dass Sie sich mit den aktuellen Anforderungen und Entwicklungen in Ihrem Markt vertraut machen und gegebenenfalls mit Ihren Geschäftspartnern und Steuerberatern zu konsultieren, um die beste Wahl für Ihre B2B elektronischen Rechnungen zu treffen.

Insgesamt sind sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung wichtige Schritte in Richtung einer effizienteren und digitaleren Verwaltung von Rechnungen und Finanzdaten in Deutschland. Der Hauptunterschied zwischen ihnen liegt jedoch in ihrer Herangehensweise: ZUGFeRD kombiniert strukturierte Daten mit einem visuellen PDF, während XRechnung ausschließlich auf strukturierte Daten setzt. Die Wahl zwischen den beiden Standards hängt von den individuellen Bedürfnissen und Prozessen Ihres Unternehmens ab. In jedem Fall bieten sie die Möglichkeit, den Rechnungsaustausch zu optimieren und die Effizienz zu steigern.

Im Jahr 2015 entfielen 65 % der Schweizer Importe und 44 % der Warenexporte auf die EU. Die Schweiz ist ein gut strukturiertes Land, in dem die Standardisierung von Informationen von entscheidender Bedeutung ist, und 2016 hatte sie bereits eine Reihe gut etablierter E-Invoicing-Anforderungen geschaffen. Obwohl die Schweiz nicht Teil der EU ist, kommen die E-Invoicing-Standards des Landes für unsere Zwecke häufig zum Tragen. Tatsächlich wurden 2017 mehr als 25 % der Rechnungen in der Schweiz elektronisch ausgestellt.

B2G E-Invoicing

Seit 2016 ist die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und Behörden (B2G) in der Schweiz obligatorisch. In der Schweiz muss jede B2G-Transaktion mit einem Wert von mehr als 5.000 CHF an die Bundesverwaltung übermittelt werden. Die Schweiz empfiehlt offiziell das hybride Rechnungsformat ZUGFeRD/Factur-X (deutsch/französischer Standard). Es soll jedoch die bestehenden EDI-Verfahren zum jetzigen Zeitpunkt nicht ersetzen. Alle Rechnungen müssen gemäß Artikel 958f des Schweizerischen Obligationenrechts 10 Jahre lang archiviert werden.

Die digitale Signatur, die in der Schweiz bis 2016 vorgeschrieben war, um Rechnungsdaten so zu verknüpfen, dass spätere Änderungen nachvollzogen werden können, ist nicht mehr zwingend erforderlich. Heute trägt das Schweizer Recht den Fortschritten in der technischen Sicherheit Rechnung und erlaubt die Verwendung elektronischer Signaturen zur Validierung von Rechnungen.

B2B & B2C E-Invoicing

In der Schweiz ist die elektronische Rechnungsstellung für B2B- und B2G-Transaktionen freiwillig, jedoch müssen alle elektronischen Rechnungen für 10 Jahre archiviert werden. Derzeit gibt es in der Schweiz keine Diskussion über die Einführung einer E-Rechnungspflicht. Angesichts der Popularität der E-Rechnung in vielen europäischen Ländern ist dies jedoch möglich.

Fazit

Wir wissen, dass die Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung in Europa zu 100 % elektronisch ist. Obwohl die Schweiz nicht Teil der EU ist, ist die EU sicherlich ein wichtiger Handelspartner für viele Schweizer Unternehmen. Daher ist es nicht unwahrscheinlich, dass die Schweiz irgendwann die gesamte elektronische Rechnungsstellung vorschreibt, zumal B2G-Transaktionen bereits eine digitale Form der Verarbeitung erfordern. Und angesichts der Tatsache, dass die papiergestützte Rechnungsstellung immer unbeliebter wird, scheint es wahrscheinlich, dass dies eher früher als später geschehen könnte.

Für weitere Details zu den Bestimmungen und der Situation in der Schweiz klicken Sie hier.

Die Billentis-Studie

Das Analystenhaus Billentis stellte fest, dass multinationale Unternehmen im Durchschnitt zwischen 3 und 20 Dienstleister für die Bearbeitung ihrer eingehenden elektronischen Rechnungen und zwischen 20 und 160 Dienstleister für die ausgehende elektronische Rechnungsstellung und das elektronische Berichtswesen in Anspruch nehmen.

Obwohl die potenziellen Kosteneinsparungen und Effizienzgewinne durch die Digitalisierung und Automatisierung offensichtlich sind, gibt es nach wie vor Widerstände gegen die Einführung. Den Umfrageergebnissen zufolge waren die am häufigsten genannten Probleme technischer Natur, einschließlich der Datensicherheit (54 %), der Integration interner Systeme (45 %), der Implementierungskosten (39 %) und der allgemeinen Komplexität der Technologie (39 %). Dies bestätigt, dass die elektronische Rechnungsstellung eine Integrationsherausforderung ist, eine Herausforderung, die am besten “am Rande“ Ihres Unternehmens angegangen wird, wo Sie Ihre internen Anwendungen mit Ihren externen Partnern verbinden.

Die sich verändernde interne Landschaft mit isolierten Anwendungen in Verbindung mit externem Druck durch unterschiedliche regionale Vorschriften bereitet den Unternehmen echte Sorgen. Es überrascht daher nicht, dass 84 Prozent der Unternehmen einen einzigen globalen Partner für die Bewältigung der Herausforderungen der elektronischen Rechnungsstellung für geeignet halten. Die Unternehmen hatten eine lange Liste von Fähigkeiten, die sie von diesem Partner erwarteten, wie z. B. Integrations- und Onboarding-Know-how, die Bereitstellung in einer Cloud-basierten Umgebung mit integrierter Datensicherheit und vertragliche Zusicherungen der Compliance.

Zahlreiche Lösungen

Nach Angaben von Billentis nähert sich die Zahl der Anbieter von Dienstleistungen für die elektronische Rechnungsstellung inzwischen weltweit 2.000. Die von diesen Anbietern angebotenen Lösungen lassen sich in verschiedene übergeordnete Kategorien einteilen, wie z. B. Unternehmenssoftware (vor Ort), Dienstleistungen/SaaS/Cloud-Lösungen oder Nischenanwendungen, die in der Regel eine Ergänzung zu umfassenderen Lösungen darstellen, aber nur einen begrenzten Anwendungsbereich bieten. ERP-Anbieter, Supply-Chain-Automatisierungssuites, Vertrieb und Fulfillment (Auftragsverwaltung), P2P-Suites/e-Procurement (Sourcing/Spend), Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Dokumentenerfassung/-automatisierung (OCR), Steuerkonformität, Supply-Chain-Finanzierung, Zahlungsverkehr/Finanzdienstleistungen und BPO (Business Process Outsourcing) … die Liste ließe sich fortsetzen.

Alle diese Lösungsklassen bieten nur eine Teillösung für die zahlreichen und vielfältigen Herausforderungen der elektronischen Rechnungsstellung. Obwohl der Schwerpunkt dieser Lösungen unterschiedlich ist, bieten sie alle ähnliche Funktionen für den elektronischen Rechnungsprozess. Leider verdoppeln sie effektiv die Kosten und erhöhen die Komplexität in Bezug auf die technische Bereitstellung, den Support, die Einhaltung der Vorschriften und die Archivierung für Steuerprüfungszwecke.

Warum SPS Commerce die richtige Wahl ist

Als weltweiter Marktführer im Bereich B2B-Integration ist SPS Commerce einzigartig positioniert, um das Problem der elektronischen Rechnungsstellung zu lösen. SPS Commerce bietet seinen Kunden Skalierbarkeit und Flexibilität, mit einer Reihe von Lösungen für kleine Unternehmen bis hin zu den größten Unternehmen. Die Lösung für die elektronische Rechnungsstellung wird als einheitliche, cloudbasierte Unternehmensplattform bereitgestellt. SPS Commerce verfügt über aktive Invoices with Compliance, die die Funktionen für die elektronische Rechnungsstellung in die B2B-Plattform einbettet. Diese Plattform kann Unternehmen sofort mit einer bestehenden globalen Gemeinschaft von Kunden, Lieferanten und anderen Lieferkettenpartnern mit bewährten Integrationen verbinden. Unternehmen können von ungesicherten und risikoreichen E-Mail-/PDF-basierten Rechnungsprozessen auf die vollautomatisierte elektronische Rechnungsstellung umsteigen. Dies erfüllt die Anforderungen an die Datensicherheit und ermöglicht gleichzeitig eine engere Zusammenarbeit mit den Partnern in der Lieferkette.

Neben Rechnungen können Unternehmen mit der SPS Commerce Plattform auch ihre zugehörigen Geschäftsdokumente über die Plattform austauschen, um Industriestandards zu erfüllen und lokale Vorschriften und behördliche Auflagen einzuhalten. Die Plattform unterstützt jedes Dokumentenformat, jeden Technologiestandard und jedes Kommunikationsprotokoll, so dass sie in der Lage ist, automatisch e-Rechnungen für ausgehende Forderungen zu liefern und eingehende Kreditorenströme zu unterstützen.

Eingebaute Analysedienste können sicherstellen, dass die elektronische Rechnungsstellung eine integrierte Rolle bei der Verbesserung der Finanz- und Lieferkettenprozesse spielt. Sie reduziert die Kosten und Risiken, die mit manuellen Rechnungsprozessen und isolierten Einzellösungen verbunden sind, und verbessert gleichzeitig den Cashflow durch die Verringerung der Außenstandsdauer der Verkäufe. Strafen für verspätete Zahlungen werden reduziert, und Unternehmen erhalten vermehrt Zugang zu Frühzahlungsrabatten, so dass eine globale elektronische Rechnungsplattform wie SPS Commerce einen schnellen Return on Investment liefert, der sich selbst bezahlt macht.

Active Invoices with Compliance wurde mit Blick auf die Bedürfnisse globaler multinationaler Unternehmen entwickelt und bietet Unternehmen eine einzige, globale Plattform für die elektronische Rechnungsstellung, die durch fachkundige Dienstleistungen unterstützt wird, um den Handel mit einer Gemeinschaft von Partnern und Lieferanten weltweit zu erleichtern.

Stand der E-Rechnungsstellung in Estland

Die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich ist in Estland seit Juli 2019 obligatorisch. Das Rechnungslegungsgesetz besagt, dass elektronische Rechnungen bei der Übertragung von Waren oder Dienstleistungen an eine Rechnungslegungsstelle des öffentlichen Sektors obligatorisch sind. Das Gesetz schreibt auch die Verwendung bestimmter Formate vor, entweder den estnischen Standard (nationaler XML-basierter Standard) oder den europäischen Standard für die elektronische Rechnungsstellung.

B2G E-Invoicing in Estland

Die estnische Regierung schreibt keine Anbieter von E-Invoicing-Diensten vor und empfiehlt sie auch nicht. In einer Erklärung des Finanzministeriums heißt es, dass es den Wirtschaftsakteuren freisteht, ihre e-Invoicing-Lösungen zu wählen. Allerdings haben sowohl das Finanzministerium als auch die Kommission vereinbart, dass Unternehmen e-Financials kostenlos nutzen können.

e-Financials, eine automatisierte Buchhaltungssoftware, die vom RIK (einer staatlichen Agentur, die dem estnischen Justizministerium untersteht) angeboten wird, hilft Unternehmern bei der Organisation ihrer Buchhaltung und der Erstellung elektronischer Rechnungen. Unternehmen, die e-Financials nutzen, können dies kostenlos tun. Dies gilt jedoch nur für den Fall, dass Unternehmen e-Financials nutzen, um elektronische Rechnungen an den öffentlichen Sektor zu senden. Alle Unternehmen, die elektronische Rechnungen erstellen, sind im RIK registriert, das alle Informationen zur Übermittlung elektronischer Rechnungen an registrierte Unternehmen und Einrichtungen verwaltet.

Der Ansatz Estlands: Plattform- und Managementlösungen

Estland hat sich dafür entschieden, elektronische Rechnungen dezentral zu verarbeiten, d.h. die öffentlichen Auftraggeber erhalten die elektronischen Rechnungen einzeln und nicht über eine zentrale Plattform. Folglich gibt es mehrere private Dienstleister, die Dienstleistungen für den Austausch elektronischer Rechnungen anbieten. Im privaten Sektor gibt es einige Dienstleister, aus denen die Unternehmen wählen können: Billberry, E-arveldaja, Finbite, Telema und Unifiedpost.

Alle diese Anbieter sind durch Vereinbarungen miteinander verbunden, die es ermöglichen, elektronische Rechnungen von einer Buchhaltungssoftware oder ERP-Lösung des einen Betreibers an die Software eines anderen zu senden. Gegenwärtig gibt es kein System zur Überwachung der elektronischen Rechnungsstellung im B2G-Bereich. Es ist jedoch möglich, in einem vom RIK bereitgestellten eBusiness-Register zu sehen, ob ein Privatunternehmen elektronische Rechnungen empfangen kann oder nicht.

Um die Kommunikation zwischen den Betreibern elektronischer Rechnungen zu verbessern, ist es notwendig, sich an das Peppol-Netz anzuschließen, was mehr Möglichkeiten für den grenzüberschreitenden Austausch elektronischer Rechnungen schaffen wird.

B2B-Rechnungsstellung

Die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich ist nicht obligatorisch, aber Unternehmen, die sie nutzen wollen, müssen bestimmte Regeln befolgen. Die Unternehmen müssen über eine Buchhaltungs- oder ERP-Software verfügen, um elektronische Rechnungen erstellen zu können, oder sie können diese an verschiedene Softwareanbieter auslagern. Die bereits erwähnten Dienstleister können auch Verwaltungsdienste für die elektronische Rechnungsstellung anbieten, einschließlich der Erstellung von elektronischen Rechnungen.

Den Wirtschaftsbeteiligten steht es frei, sich an private oder öffentliche Softwareanbieter wie das RIK zu wenden. Wenn ein B2B-Unternehmen elektronische Rechnungen ausstellen möchte, muss der Empfänger oder Käufer seine Zustimmung geben.

Sowohl bei der elektronischen Rechnungsstellung im B2B- als auch im B2G-Bereich ist keine elektronische Signatur erforderlich. Abgesehen von der Einhaltung des XML-Formats gilt für alle elektronischen Rechnungen eine Archivierungsfrist von 7 Jahren.

Mehrwertsteuer: Digitale Meldepflichten

Alle steuerpflichtigen Personen, die in Estland für die Mehrwertsteuer registriert sind, einschließlich Nichtansässiger, müssen den Anhang zur Mehrwertsteuererklärung (Formular KMD INF) ausfüllen, wenn sie Daten zu Mehrwertsteuertransaktionen melden. Dies gilt für B2B- und B2G-Verkäufe und -Käufe sowie für Transaktionen, die unter bestimmten Bedingungen der normalen oder reduzierten Mehrwertsteuer unterliegen.

Die Häufigkeit der Meldungen wird voraussichtlich monatlich oder vierteljährlich erfolgen. Ab Januar 2016 müssen die Informationen für jeden Umsatz einzeln übermittelt werden.

Die Daten können auf drei Arten übermittelt werden:

1. Manuelle Eingabe der Daten oder Hochladen von Dateien im XML-Format auf das Portal der Steuerbehörde
2. Mit X-Road über eine Machine-to-Machine (M2M) Schnittstelle
3. in Ausnahmefällen auf Papier

Zukünftige Erwartungen

Im Mai 2024 billigte die estnische Regierung die vorgeschlagene Überarbeitung des Rechnungslegungsgesetzes. Vorbehaltlich der Genehmigung durch das Parlament könnte dies in naher Zukunft zu erheblichen Änderungen führen. Wenn das Parlament dem Gesetz zustimmt, werden ab dem 1. Januar 2025 alle Käufer, einschließlich aller öffentlichen Stellen, befugt sein, von ihren Lieferanten elektronische Rechnungen zu verlangen.

Das Gesetz würde die derzeitige Situation der Unternehmen verbessern, die mit der Verwendung nur eines Standards beginnen. Dies könnte bedeuten, dass man sich von der estnischen Norm abwendet und die europäische Norm übernimmt, um eine einheitliche Geschäftspraxis zu erreichen und Verwirrung zu vermeiden. Zumal die estnische Norm nicht mehr weit verbreitet ist und nicht mehr weiterentwickelt wird.

Der Vorschlag sieht vor, dass Unternehmen, die im Unternehmensregister als Empfänger von elektronischen Rechnungen eingetragen sind, von ihren Lieferanten elektronische Rechnungen anfordern können.

Die Überarbeitung zielt darauf ab, das System der elektronischen Rechnungsstellung in Estland zu vereinfachen und zu harmonisieren, den Verwaltungsaufwand und die Kosten für Unternehmen zu verringern, die Datenqualität und Interoperabilität zu verbessern und die Vision einer Echtzeit-Wirtschaft zu unterstützen.

Der Gesetzentwurf soll der Regierung im Jahr 2024 vorgelegt werden. Wann er umgesetzt wird, ist unklar, könnte aber je nach Gesetzgebungsverfahren schon 2025 sein.

Weitere Informationen über die Auswirkungen der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung auf andere EU-Länder finden Sie in unseren früheren Blogs.

Wenn Menschen „Automatisierung“ hören, denken sie oft an Roboter, die menschliche Arbeitsplätze ersetzen. Im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung geht es bei der Automatisierung jedoch um die Ergänzung menschlicher Fähigkeiten, nicht um deren Ersatz. Es geht darum, die Belastung durch sich wiederholende Aufgaben zu verringern und Ihrem Finanzteam den Rücken frei zu halten, damit es sich auf höherwertige Tätigkeiten konzentrieren kann.

Bei der Automatisierung der elektronischen Rechnungsstellung geht es nicht nur um das Scannen und Digitalisieren von Rechnungen, sondern auch um intelligente Datenextraktion, Validierung und Integration mit Ihren bestehenden Systemen. Wenn wir über Automatisierung sprechen, ist es wichtig, das Was und das Warum zu verstehen, anstatt blind dem Trend zu folgen. Wenn Sie die Automatisierung auf diese Weise neu überdenken, können Unternehmen wie das Ihre eine höhere Genauigkeit, schnellere Bearbeitungszeiten und erhebliche Kosteneinsparungen erzielen.

Befreien Sie Ihr Kreditorenteam von der Dateneingabe

Für eine Finanzabteilung ist der Rechnungsstellungsprozess immer noch mit der manuellen Dateneingabe und -validierung verbunden. Diese manuelle Arbeit ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Jedes falsch gesetzte Komma oder jede falsche Lieferantenangabe kann zu Zahlungsverzögerungen, angespannten Lieferantenbeziehungen und sogar zu finanziellen Verlusten führen. Hier kann die Datenintegration und -automatisierung Ihre Abteilung tatsächlich aufwerten.

Traditionell beschäftigt sich die Kreditorenbuchhaltung mit der manuellen Prüfung von Rechnungen, Genehmigungsworkflows und der Dateneingabe in Ihr ERP-System. Obwohl diese Aufgaben scheinbar einfach sind, können sie die Effizienz erheblich beeinträchtigen. Denken Sie an die Stärken Ihres Teams: Es sind Finanzfachleute, die die Auftragsverwaltung und den Zahlungsverkehr beherrschen. Werden sie durch Datenkonvertierung und manuelle Prozesse beim Eingang von Rechnungen aufgehalten? Dann könnte die Automatisierung der Rechnungsstellung über die ERP-Integration eine gute Wahl für Sie sein.

Die Kraft der ERP-Integration

Stellen Sie sich Folgendes vor: Eine Rechnung kommt an, aber anstatt dass Ihr ERP-System die Daten manuell eingeben muss, übernimmt das System die schwere Arbeit. Ihre E-Invoicing-Lösung wandelt die eingehenden Daten nahtlos um und macht sie für die mühelose Übernahme durch Ihr bestehendes ERP-System bereit. So könnten Sie die Automatisierung der Rechnungsstellung angehen, indem Sie die Datenintegration aus Ihrem ERP-System herausholen.

Plötzlich kann sich Ihr Team auf die wichtigsten Aktivitäten konzentrieren – Datenanalyse in Echtzeit, Identifizierung von Kosteneinsparungsmöglichkeiten und Optimierung der Finanzabläufe. Durch die Automatisierung des Rechnungsstellungsprozesses können Sie den Schwerpunkt Ihres Finanzteams von der Datengymnastik auf strategische Finanzen verlagern.

Alle Ihre Partner an einem Ort

Auf den B2G- und B2B-Märkten ist es immer wichtiger geworden, Dokumente auf effiziente und sichere Weise elektronisch auszutauschen. Dies kann kompliziert sein, da die Handelspartner, die miteinander Geschäfte machen, ihre eigenen ERP-/Finanzsysteme, Dokumentenformate und Konnektivität für den Versand und Empfang dieser Dokumente installiert haben.

Aus diesem Grund haben wir das Retailer-Netzwerk entwickelt. Mit mehr als 1000 Einzelhändlern in unserem Netzwerk wird es für Unternehmen einfach, mit ihren Handelspartnern zu kommunizieren und elektronische Dokumente auszutauschen – alles über einen einzigen, generischen Zugangspunkt.

Automatisierung der Rechnungsstellung mit SPS Commerce

Die wahre Stärke der E-Invoicing-Automatisierung liegt in ihrer Fähigkeit, sowohl Effizienz als auch Erkenntnisse zu liefern. Intelligente Automatisierung geht über die grundlegende Prozessautomatisierung hinaus, indem sie fortschrittliche Analysen und höchste Compliance-Standards einbezieht. Dies ermöglicht eine kontinuierliche Verbesserung und Anpassung an sich ändernde Geschäftsanforderungen.

Wir bei SPS Commerce glauben, dass die Zukunft in der Digitalisierung (und nicht in der digitalen Darstellung) liegt. Wir unterstützen datengesteuerte Partnerschaften mit innovativer Cloud-Technologie, kundenorientiertem Service und zugänglichen Experten, damit sich unsere Kunden auf das konzentrieren können, was sie am besten können. Mehr als 50.000 Abonnementkunden haben sich für SPS Commerce entschieden, um ihre EDI-, E-Invoicing- und Supply-Chain-Digitalisierungsprojekte zu unterstützen.

Welchen Teil des Rechnungsstellungsprozesses möchten Sie automatisieren? Schicken Sie uns eine kurze Nachricht, um eine persönliche Beratung für eine konforme und kosteneffiziente Rechnungsstellung und EDI-Automatisierung zu erhalten.