Peppol steht für “Pan-European Public Procurement Online”. Dieses internationales Netzwerk zielt darauf ab, den Datenaustausch zwischen Organisationen sicher, geschützt und effizient auszutauschen.

Peppol ermöglicht es privaten sowie staatlichen Unternehmen, unabhängig von den von ihnen gebrauchten Systemen oder Software, problemlos mit verschiedenen Partnern innerhalb des Netzwerks in Verbindung zu treten.

Das Schöne an diesem internationalen Netzwerk ist, dass Sie, sobald Sie angeschlossen sind, Dokumente mit allen anderen angeschlossenen Organisationen elektronisch austauschen können – es ist ein offenes Vier-Ecken-Modell. Und da das Netzwerk wächst, erklärt dies auch, warum Peppol auch im B2B-Bereich beliebt ist.

Das Peppol eDelivery-Netzwerk

Peppol ist der bevorzugte (und oft durchgesetzte) Standard für die elektronische Rechnungsstellung in Europa. Genauer gesagt, der bevorzugte Satz von Spezifikationen (Peppol BIS). Infolgedessen verwendeten zuerst die meisten öffentlichen Behörden in Europa Peppol, um elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Zu diesem Zweck musste jede Behörde einen Dienstleister auswählen, der als Zugangspunkt dient. Von dort aus registriert die Behörde ihre Geschäftsdaten mit Hilfe ihres Dienstleisters. Sobald diese Angaben überprüft sind, werden sie an das Peppol eDelivery Network, kurz Peppol-Netzwerk, angeschlossen.

Mit der zunehmenden Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung folgen immer mehr private Unternehmen dem oben beschriebenen Verfahren und schließen sich ebenfalls dem Peppol-Netzwerk an.

Peppol in Deutschland

In Deutschland ist Peppol eng mit dem Thema E-Rechnungsstellung verbunden. Seit November 2020 haben alle deutsche Bundesländer den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern mithilfe Peppol obligatorisch gemacht. Mit der Einführung der Verpflichtung für E-Rechnungsstellung für B2B Transaktionen wurde Peppol noch bekanter.

Es gibt momentan keine Verpflichtung zum Einsatz von Peppol für Privatunternehmen. Jedoch wählen viele von ihnen diesen Einsatz, denn Peppol ermöglicht eine standartisierte und sichere Möglichkeit, Informationen über die ganze Welt und in Deutschland auszutauschen. Peppol als Übertragungskanal bietet ihnen verbesserte Geschwindigkeit, Sicherheit und Transparenz.

Es besteht die Möglichkeit, dass die deutsche Regierung mehr Wert auf Peppol für inländische Geschäftskommunikation legen wird. Der Grund dafür ist das steigende Interesse an der ViDA-Initiative (Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter) und der Versuch, alle B2B-Transaktionen in Echtzeit überwachen zu können. Dann könnte Peppol zum europäischen Standardtool werden.

Peppol und E-Rechnungspflicht im Ihrem Unternehmen

Durch die Verwendung elektronischer Rechnungen entfällt die manuelle Dateneingabe, wodurch menschliche Fehler minimiert werden. Darüber hinaus werden die Bearbeitung und Bezahlung von Rechnungen beschleunigt, was zu einem verbesserten Cashflow und Geschäftsbetrieb führt.

Die deutschen Vorschriften zur E-Rechnungsstellung schreiben die folgenden Übertragungskanäle für E-Rechnungen vor:

• Weberfassung an der Zentralen Rechnugseingangplatform ZRE

• Upload an der ZRE

• E-Mail

• Peppol.

Von allen ist Peppol langfristig der vorteilhafteste Kanal für B2B-Transaktionen, denn er ermöglicht einen medienbruchfreien Übertragungsprozess – eine wichtige Komponente der E-Rechnungsstellung. In Deutschland können elektronische Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD erstellt werden, die beiden mit Peppol integriert sind.

Nach der Integration der XRechnung-Anforderungen in den Peppol-BIS-Billing-3.0-Standard gelten die beiden Formate als inhaltlich gleichwertig innerhalb Deutchlands. Das bedeutet, dass Sie Peppol BIS Billing 3.0 und XRechnung oder ZUGFeRD in Deutschland gleichwertig für die elektronische Rechnungsstellung verwenden können. Es ist aber wichtig, dass Sie alle Pflichtfelder einer XRechung auch in einer Peppol-Rechnung ausfüllen.

Seit dem 3. März 2025 können ZUGFeRD-/Factur-X-Rechnungen auch über Peppol versendet werden. Mit der Möglichkeit, sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD/Factur-X über Peppol zu versenden, wird die Umsetzung der E-Rechnungsstellung in Deutschland noch einfacher und zukunftssicherer gestaltet. Darüber hinaus profitieren Sie von weiteren Vorteilen durch Peppol oder elektronische Rechnungen:

• Sie sind immer konform mit den gesetzlichen Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung sowlh in Deutschland als in anderen Ländern.
• Sie optimieren und rationalisieren Zahlungsprozesse mit Lieferanten.
• Sie sparen Zeit und Resources für manuelle Dateneingabe und können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

E-Rechnungen über Peppol mit SPS Commerce

SPS Commerce ist ein Team aus Problemlösern, Branchenexperten und Mitarbeitern, die auf die Vereinfachung von Supply-Chain-Abläufen spezialisiert. Wir helfen Unternehmen dabei, sich an die sich ständig verändernde Einzelhandelsbranche anzupassen und zu skalieren.

Wir verfügen über ein engagiertes Team in Deutschland, das sich bestens mit allen Aspekten der E-Rechnungsstellung auskennt, einschließlich der gesetzlichen Anforderungen und der technischen Aspekte einer nahtlosen Implementierung.

Mit SPS Commerce können Unternehmen selbstbewusst in die Zukunft effizienter Finanzprozesse navigieren. Wir sind ein zertifizieter Peppol-Anbieter in Deutschland wir übernehmen gerne alle Compliance-bezogene Aufgaben Ihrer Lieferkette.

Suchen Sie Beratung oder Hilfe mit Peppol und E-Invoicing? Dann buchen Sie ein unverbindliches Gespräch mit uns.

Ein Meilenstein
Die Erwähnung in diesen renommierten Berichten unterstreicht unser Engagement, die Revolution der elektronischen Rechnungsstellung anzuführen. Die Berichte von Billentis sind bekannt für ihre umfassenden Marktanalysen und Einblicke in die Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung und Steuerkonformität. Diese Auszeichnung ist eine Bestätigung unserer innovativen Lösungen und unseres Engagements für die Transformation traditioneller Lieferketten- und Rechnungsprozesse.

Die Entwicklung der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland
In Deutschland ist der Weg hin zur elektronischen Rechnungsstellung ebenso transformativ. Der in Zusammenarbeit mit dem Verband elektronische Rechnung (VeR) veröffentlichte Bericht skizziert die regulatorische Landschaft des Landes und die technologischen Innovationen, die den Markt antreiben. Mit unseren innovativen Lösungen haben wir uns als wichtiger Akteur im deutschen E-Invoicing-Ökosystem positioniert und ermöglichen es Unternehmen, die Komplexität der Steuerkonformität und der digitalen Transformation zu bewältigen.

Die Reise der elektronischen Rechnungsstellung in Frankreich
Der französische Bericht von Billentis, der in Zusammenarbeit mit der Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques (FNFE-MPE) veröffentlicht wurde, beschreibt die Fortschritte Frankreichs auf dem Weg zur obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung. Frankreich ist ein Vorreiter bei der Einführung von E-Invoicing Lösungen und der Bericht hebt die Meilensteine und regulatorischen Rahmenbedingungen hervor, die den Markt prägen. Unsere Lösungen haben entscheidend dazu beigetragen, dass französische Unternehmen diese neuen Anforderungen erfüllen können und sorgen für nahtlose und effiziente Rechnungsprozesse.

Wichtige Erkenntnisse aus den Berichten
• Marktwachstum: Die Berichte prognostizieren ein signifikantes Wachstum des E-Invoicing-Marktes, wobei die zunehmende Akzeptanz durch regulatorische Anforderungen und den Bedarf an effizienten, papierlosen Prozessen getrieben wird.
• Technologische Innovationen: Neue Technologien wie Blockchain, künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen werden die elektronische Rechnungsstellung revolutionieren und verbesserte Sicherheits-, Automatisierungs- und Datenanalysefunktionen bieten.
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Es ist von entscheidender Bedeutung, die länderspezifischen Vorschriften zu verstehen und einzuhalten. Die Berichte enthalten detaillierte Zeitpläne und Richtlinien, damit Unternehmen den Compliance-Anforderungen immer einen Schritt voraus sind.

Unsere Rolle bei der Revolution der elektronischen Rechnungsstellung
Die kontinuierliche Erwähnung in den Billentis-Berichten ist für uns ein Moment der Anerkennung. Sie spiegelt unser unerschütterliches Engagement für Innovation, Qualität und Kundenerfolg wider. Wir werden weiterhin in die Entwicklung robuster Lösungen investieren, die nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch die Effizienz und das Wachstum von Unternehmen fördern.

Ausblick
Auch in Zukunft werden wir uns dafür einsetzen, die Grenzen des Machbaren im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung zu erweitern. Wir freuen uns auf die Zukunft und die Chancen, die sie für uns und unsere Kunden bereithält. Gemeinsam werden wir weiterhin eine Vorreiterrolle bei der Entwicklung eines vollständig digitalen, gesetzeskonformen und effizienten Rechnungsstellungssystems einnehmen.

Die vollständigen Studien finden Sie unter den folgenden Links:
• billentis-Bericht Frankreich 2025 (auf Französisch)
• billentis-Bericht Deutschland 2025 (auf Deutsch)

Vielen Dank, dass Sie uns auf dieser spannenden Reise begleiten. Gemeinsam gestalten wir die Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung.

Im Folgenden Artikel untersuchen wir die wichtigsten Herausforderungen, mit denen sich Supply Chain Manager heute konfrontiert sehen, sowie die Auswirkungen der Einführung von E-Invoicing.

Verwaltung der Komplexität der Lieferkette

Da Unternehmen weltweit expandieren, werden die Lieferketten immer komplexer. Die Verwaltung mehrerer Lieferanten, Hersteller und Händler in unterschiedlichen geografischen Gebieten trägt ebenfalls zur Komplexität bei. Das bedeutet, dass man ihre Sprache sprechen muss, und zwar im wahrsten Sinne des Wortes: ihre Muttersprache ebenso wie ihre technologische Sprache.

Bei der E-Rechnungsstellung kommt noch eine weitere Schwierigkeit hinzu: Jedes Land hat seine eigenen Gesetze für Handelsgeschäfte. All dies erfordert einen umfassenden Ansatz, sowohl aus rechtlicher als auch aus technologischer Sicht, und ein starkes Änderungsmanagement.

Minderung von Risiken und Unterbrechungen

Die Unterbrechungen der Lieferkette können durch eine Vielzahl von Faktoren verursacht werden, von denen Naturkatastrophen, geopolitische Spannungen und Pandemien die wichtigsten sind.

Die Manager der Lieferkette müssen Resilienzstrategien entwickeln, um diese Risiken zu mindern. Die elektronische Rechnungsstellung kann eine Schlüsselrolle bei der Bereitstellung von Echtzeitdaten und einer verbesserten Transparenz spielen, was eine schnellere Entscheidungsfindung im Krisenfall ermöglicht.

Nutzung von Technologie für optimiertes Management

Die Einführung von Spitzentechnologien wie künstlicher Intelligenz, dem Internet der Dinge und Blockchain verändert das Lieferkettenmanagement. Die elektronische Rechnungsstellung ist eine der technologischen Innovationen in diesem Wandel, die mehr Genauigkeit, weniger Betrug und eine bessere Finanzkontrolle bietet.

Die Integration dieser Technologien erfordert jedoch Investitionen und, wie bereits erwähnt, ein umfangreiches Änderungsmanagement.

Wie können wir eine effiziente Auftragsabwicklung gewährleisten?

Supply Chain Manager stehen unter dem ständigen Druck, die Effizienz der Auftragsabwicklung zu verbessern. Insbesondere müssen sie die Durchlaufzeiten für alle Beteiligten verkürzen, optimale Lagerbestände aufrechterhalten und natürlich die pünktliche Lieferung an die Kunden sicherstellen.

Die Digitalisierung der Lieferkette hilft, diese Effizienz langfristig aufrechtzuerhalten. Die Sichtbarkeit aller Bestellungen, Bestände und sogar Lieferungen ermöglicht Größenvorteile und ein besseres Risikomanagement.

Was ist mit der elektronischen Rechnungsstellung in der Lieferkette?

Sie müssen auch wissen, wie Sie sich in den Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung zurechtfinden. Mit der Einführung neuer Vorschriften in diesem Bereich müssen die Manager der Lieferkette die Einhaltung der Vorschriften in verschiedenen Rechtsordnungen sicherstellen. Die Herausforderung besteht darin, diese E-Invoicing-Systeme zu integrieren, ohne die Abläufe in der Lieferkette zu stören.

Neben der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften trägt die Integration der elektronischen Rechnungsstellung auch zur Rationalisierung von Prozessen bei, indem sie den Papierkram reduziert und Fehler minimiert. Sie erfordert jedoch auch robuste IT-Systeme und Mitarbeiterschulungen, um das Beste daraus zu machen.

Wie kann SPS Commerce Ihnen helfen?

SPS Commerce ist sich dieser Herausforderungen bewusst und bietet Lösungen zur Rationalisierung Ihrer Lieferkettenabläufe. Unsere umfassenden E-Invoicing-Lösungen gewährleisten die Einhaltung internationaler Vorschriften, verbessern die Ausführungseffizienz und sorgen für globale Transparenz in der Lieferkette. Durch die Zusammenarbeit mit SPS Commerce können Supply Chain Manager von effektiven Lösungen für diese Herausforderungen profitieren.

Immer mehr Unternehmen erhalten von ihren Kunden die Aufforderung, elektronische Rechnungen zu versenden. Hier erfahren Sie, was das für Sie als Lieferant bedeutet und wie Sie damit beginnen können.

Immer mehr Unternehmen erhalten von ihren Kunden die Aufforderung, elektronische Rechnungen zu versenden. Im Prinzip bedeutet die Forderung nach elektronischen Rechnungen, dass die Papierrechnung, die Sie per Post verschicken, oder die PDF-Rechnung, die Sie per E-Mail versenden, reicht nicht mehr aus. Natürlich möchten Sie eine gute Geschäftsbeziehung erhalten und dem Wunsch Ihres Kunden schnell nachkommen, aber wie können Sie Ihre Ausgangsrechnungen elektronisch übermitteln?

Eine elektronische Rechnung ist wie eine kleine Datenbank, in der alle in der Rechnung enthaltenen Informationen bzw. Rechnungsdaten in einer festen Struktur gespeichert sind. Die E-Rechnung entspricht den gesetzlichen und steuerlichen Vorgaben und kann automatisch in das interne System Ihres Kunden übertragen werden. Dies gilt für Papier- und PDF-Rechnungen nicht, bei denen eine zusätzliche Software zur Konvertierung erforderlich ist.

Vorteile von Automatisierung Ihres Rechnungsausgangs

Eine automatisierte Verwaltung Ihrer Ausgangsrechnungen durch elektronische Rechnungsstellung bietet viele Vorteile an:

• Echtzeit-Zugriff auf ausstehende Rechnungen
• Automatische Zahlungserinnerungen
• Benachrichtigungen über den Rechnungseingang des Kunden
• Schnellere Rechnungsbearbeitung und Zahlung
• Möglichkeit der direkten Zahlung

Welche Software sollten Sie verwenden?

Wenn Sie sich zum ersten Mal mit der elektronischen Rechnungsstellung und den verschiedenen Formaten für elektronische Rechnungen befassen, kann die Auswahl überwältigend sein. Nachdem die Softwareauswahl klar wird, stellen Sie lieber fest, dass Ihre Rechnungen in das richtige Format konvertiert werden können. Mit anderen Worten: Vergewissern Sie sich, dass von Ihnen benötigte Formate unterstützt werden und dass alles den lokalen und branchenüblichen Standards entspricht.

Denken Sie daran, dass diese Entscheidung von Ihren persönlichen Zielen bei der elektronischen Rechnungsstellung abhängt, oder davon, was Sie mit der elektronischen Rechnungsstellung erreichen wollen. Übliche Formate sind XML, UBL, UN/CEFACT, XBRL und EDI, aber Ihre Kunden und Lieferanten können andere Präferenzen haben.

Im Folgenden finden Sie einige mögliche Optionen, die Sie bei dieser Entscheidung in Betracht ziehen können.

Option 1: Rechnungsstellung über Ihr Softwarepaket

Um die Option der elektronischen Rechnungsstellung in Ihrem aktuellen Finanz- oder Buchhaltungspaket zu aktivieren, ist in der Regel ein zusätzliches Modul erforderlich. Sie können den Anbieter des Softwarepakets fragen, was Sie für den Versand einer elektronischen Rechnung benötigen. Über einen Zugangspunkt (z. B. SPS Commerce) kann vom System aus eine Verbindung zum europäischen Peppol-Netzwerk oder woanders hergestellt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die elektronischen Rechnungen über eine sichere Verbindung ausgetauscht werden.

Verfügen Sie über ein ERP- oder Buchhaltungssystem und tauschen Sie regelmäßig Rechnungen mit einem bestimmten Kunden aus? Dann ist eine direkte Verbindung zwischen beiden Systemen die richtige Lösung. E-Invoicing-Dienstleister mit Integrationshintergrund sorgen dafür, dass Ihr System und das System des Kunden miteinander “kommunizieren” können.

Option 2: Rechnungsstellung über ein E-Invoicing-Portal

Verfügen Sie (noch) nicht über eine Finanzsoftware oder versenden Sie zu wenige Rechnungen, um eine Investition zu rechtfertigen? Dann wäre es am besten, ein Konto bei einem E-Invoicing-Portal einzurichten, das von den meisten E-Invoicing-Anbietern angeboten wird. Nachdem Sie ein Konto eingerichtet haben, können Sie die Rechnungsdaten manuell eingeben und ganz einfach eine elektronische Rechnung (im XML- oder einem anderen Format) erstellen. Anschließend wird die Rechnung sicher und direkt an das System Ihres Kunden übermittelt.

Option 3: PDF-Rechnungen automatisch in E-Rechnungen umwandeln

Ihre Software erstellt eine standarte PDF-Rechnung, doch möchten Sie dem Wunsch des Kunden nach einer elektronischen Rechnung schnell nachkommen? Es gibt Lösungen, die Ihre PDF-Rechnung automatisch in eine XML-Rechnung oder Rechnung in sonstiges Format umwandeln. Der einzige Unterschied liegt darin, dass Sie die Rechnung nicht mehr an die E-Mail-Adresse des Kunden senden. Stattdessen laden Sie diese in eine App hoch, die Sie auf Ihrem Gerät installiert haben. Die elektronische Rechnung wird dann automatisch erstellt und sicher an Ihren Kunden übermittelt.

Extra-Tipp: Wählen Sie eine zukunftssichere Lösung

Schauen Sie über Ihre eigene Abteilung hinaus. Welche Systeme werden in Ihrem Unternehmen bereits verwendet? Gibt es ein bestimmtes Buchhaltungspaket, ein ERP-System oder einen EDI-/Integrationsdienst, der verwendet wird? Im Idealfall ist die E-Invoicing-Lösung in ein bestehendes System oder einen Dienst integriert, oder zumindest sollte dies in Zukunft möglich sein.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Bevor wir uns den Unterschieden zwischen ZUGFeRD und XRechnung zuwenden, lassen Sie uns klären, was eine elektronische Rechnung überhaupt ist. Im Wesentlichen handelt es sich um eine Rechnung, die in einem elektronischen Format vorliegt und somit digital übertragen, empfangen und gespeichert werden kann. Dies bedeutet, dass Sie Papierdokumente und manuelle Prozesse vermeiden können, und auf diese Weise Zeit und Ressourcen sparen.

Was ist der Unterschied zwischen einer elektronischen und digitalen Rechnung?
Bevor wir uns den spezifischen Standards ZUGFeRD und XRechnung zuwenden, ist es wichtig zu verstehen, dass es einen Unterschied zwischen elektronischen und digitalen Rechnungen gibt. Eine digitale Rechnung ist eine Rechnung in einem elektronischen Format, die jedoch immer noch als Bilddatei oder PDF-Dokument vorliegen kann. Eine elektronische Rechnung hingegen ist ein maschinenlesbares Dokument, das strukturierte Daten enthält, die von Computersystemen verarbeitet werden können. Beide sind eine Verbesserung gegenüber Papierrechnungen, aber elektronische Rechnungen ermöglichen eine noch effizientere Verarbeitung und Automatisierung.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”. Es handelt sich dabei um einen deutschen Standard für elektronische Rechnungen. Das Besondere an ZUGFeRD ist, dass es sowohl strukturierte Daten als auch ein visuelles PDF-Dokument in einer Datei kombiniert. Dies erleichtert die Kommunikation zwischen Unternehmen und ermöglicht eine nahtlose Integration in bestehende Prozesse. ZUGFeRD ist flexibel und kann in verschiedenen Branchen und Unternehmensgrößen eingesetzt werden.

Was ist XRechnung?

Im Gegensatz dazu ist die XRechnung ein spezifischer Standard, der im Rahmen der E-Rechnungs-Initiative der deutschen Bundesregierung entwickelt wurde. XRechnung ist ein rein strukturierter Datenaustauschstandard und basiert auf der europäischen Norm EN 16931. Dies bedeutet, dass XRechnung ausschließlich maschinenlesbare Daten enthält und kein visuelles PDF-Dokument enthält. Es wurde entwickelt, um die Interoperabilität und den Datenaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen zu verbessern.

Obwohl die XRechnung sich auf XML basiert, ist sie keine XML-Rechnung per se. Mehr über den Unterschied zwischen einer XML- und E-Rechnung haben wir in unserem anderen Blogbeitrag geschrieben.

Der Unterschied zwischen Formaten

Die Entscheidung zwischen ZUGFeRD und XRechnung für B2B elektronische Rechnungen hängt von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich der Anforderungen Ihrer Geschäftspartner, Ihrer eigenen internen Prozesse und Ihrer Präferenzen. Beide Standards haben ihre Vor- und Nachteile. Hier sind einige Überlegungen:

ZUGFeRD:

1. Kombiniertes Format: ZUGFeRD ermöglicht es, strukturierte Daten und ein visuelles PDF in einer einzigen Datei zu kombinieren. Dies erleichtert die Kommunikation, da Geschäftspartner die visuelle Rechnung leicht lesen können.
2. Flexibilität: ZUGFeRD ist flexibel und kann in verschiedenen Branchen und Unternehmensgrößen eingesetzt werden. Es bietet verschiedene Profile, darunter “Basis” und “Comfort”, je nach den Anforderungen.
3. Verbreitung: ZUGFeRD wird in Deutschland weit verbreitet und von vielen Unternehmen akzeptiert.
4. Integration: Es gibt eine Vielzahl von Softwarelösungen und Dienstleistern, die ZUGFeRD unterstützen, was die Integration in bestehende Systeme erleichtert. Es ist auch möglich, die Landeslösung zu verwenden, die eine Rechnung im ZUGFeRD-Format erstellt.

XRechnung:

1. Rein strukturiertes Format: XRechnung ist ein rein strukturierter Datenaustauschstandard und basiert auf der europäischen Norm EN 16931. Es enthält keine visuellen PDF-Dokumente.
2. Standardisiert: Die XRechnung ist eine standardisierte Lösung, die speziell von der deutschen Bundesregierung entwickelt wurde, um den Datenaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen zu erleichtern.
3. Interoperabel: Aufgrund seiner Standardisierung ist die XRechnung gut für den Datenaustausch mit öffentlichen Einrichtungen und Behörden in Deutschland geeignet.
4. Zukunftssicher: Da die XRechnung auf europäischen Normen basiert, kann es in Zukunft eine breitere Akzeptanz finden und möglicherweise die Interoperabilität mit anderen europäischen Lösungen erleichtern. Dies wird besonders aktuell wegen der ankommenden ViDA-Vorschrift.

Fazit

Die Wahl zwischen ZUGFeRD und XRechnung sollte von Ihren individuellen Geschäftsanforderungen abhängen. Wenn Ihre Geschäftspartner oder Kunden bereits einen der Standards verwenden oder bevorzugen, sollten Sie sich an deren Anforderungen orientieren. Wenn Sie flexiblere Optionen wünschen und die Möglichkeit haben möchten, visuelle Rechnungsdokumente zu erstellen, kann ZUGFeRD attraktiv sein. Die XRechnung bietet hingegen eine standardisierte Lösung, die besonders für die Zusammenarbeit mit deutschen Behörden geeignet ist.

Wir empfehlen aber, dass Sie sich mit den aktuellen Anforderungen und Entwicklungen in Ihrem Markt vertraut machen und gegebenenfalls mit Ihren Geschäftspartnern und Steuerberatern zu konsultieren, um die beste Wahl für Ihre B2B elektronischen Rechnungen zu treffen.

Insgesamt sind sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung wichtige Schritte in Richtung einer effizienteren und digitaleren Verwaltung von Rechnungen und Finanzdaten in Deutschland. Der Hauptunterschied zwischen ihnen liegt jedoch in ihrer Herangehensweise: ZUGFeRD kombiniert strukturierte Daten mit einem visuellen PDF, während XRechnung ausschließlich auf strukturierte Daten setzt. Die Wahl zwischen den beiden Standards hängt von den individuellen Bedürfnissen und Prozessen Ihres Unternehmens ab. In jedem Fall bieten sie die Möglichkeit, den Rechnungsaustausch zu optimieren und die Effizienz zu steigern.

Im Jahr 2015 entfielen 65 % der Schweizer Importe und 44 % der Warenexporte auf die EU. Die Schweiz ist ein gut strukturiertes Land, in dem die Standardisierung von Informationen von entscheidender Bedeutung ist, und 2016 hatte sie bereits eine Reihe gut etablierter E-Invoicing-Anforderungen geschaffen. Obwohl die Schweiz nicht Teil der EU ist, kommen die E-Invoicing-Standards des Landes für unsere Zwecke häufig zum Tragen. Tatsächlich wurden 2017 mehr als 25 % der Rechnungen in der Schweiz elektronisch ausgestellt.

B2G E-Invoicing

Seit 2016 ist die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und Behörden (B2G) in der Schweiz obligatorisch. In der Schweiz muss jede B2G-Transaktion mit einem Wert von mehr als 5.000 CHF an die Bundesverwaltung übermittelt werden. Die Schweiz empfiehlt offiziell das hybride Rechnungsformat ZUGFeRD/Factur-X (deutsch/französischer Standard). Es soll jedoch die bestehenden EDI-Verfahren zum jetzigen Zeitpunkt nicht ersetzen. Alle Rechnungen müssen gemäß Artikel 958f des Schweizerischen Obligationenrechts 10 Jahre lang archiviert werden.

Die digitale Signatur, die in der Schweiz bis 2016 vorgeschrieben war, um Rechnungsdaten so zu verknüpfen, dass spätere Änderungen nachvollzogen werden können, ist nicht mehr zwingend erforderlich. Heute trägt das Schweizer Recht den Fortschritten in der technischen Sicherheit Rechnung und erlaubt die Verwendung elektronischer Signaturen zur Validierung von Rechnungen.

B2B & B2C E-Invoicing

In der Schweiz ist die elektronische Rechnungsstellung für B2B- und B2G-Transaktionen freiwillig, jedoch müssen alle elektronischen Rechnungen für 10 Jahre archiviert werden. Derzeit gibt es in der Schweiz keine Diskussion über die Einführung einer E-Rechnungspflicht. Angesichts der Popularität der E-Rechnung in vielen europäischen Ländern ist dies jedoch möglich.

Fazit

Wir wissen, dass die Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung in Europa zu 100 % elektronisch ist. Obwohl die Schweiz nicht Teil der EU ist, ist die EU sicherlich ein wichtiger Handelspartner für viele Schweizer Unternehmen. Daher ist es nicht unwahrscheinlich, dass die Schweiz irgendwann die gesamte elektronische Rechnungsstellung vorschreibt, zumal B2G-Transaktionen bereits eine digitale Form der Verarbeitung erfordern. Und angesichts der Tatsache, dass die papiergestützte Rechnungsstellung immer unbeliebter wird, scheint es wahrscheinlich, dass dies eher früher als später geschehen könnte.

Für weitere Details zu den Bestimmungen und der Situation in der Schweiz klicken Sie hier.

Wie in vielen europäischen Ländern wurde auch in Zypern die Richtlinie 2014/55/EU umgesetzt, die die elektronische Rechnungsstellung für B2G-Transaktionen zur Pflicht macht. B2B-Transaktionen sind derzeit noch nicht betroffen, aber mit der Umsetzung des ViDA-Vorschlags sind einige Änderungen zu erwarten.

Zypern hat das System der elektronischen Rechnungsstellung erfolgreich eingeführt, so dass alle öffentlichen Einrichtungen des Landes ab 2020 in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Allerdings sind diese Einrichtungen derzeit nicht verpflichtet, elektronische Rechnungen an ihre Lieferanten oder für Transaktionen zwischen Unternehmen (B2B) zu senden. Für B2B-Transaktionen sind bilaterale Vereinbarungen zwischen Geschäftspartnern erforderlich.

Das Modell der elektronischen Rechnungsstellung folgt der Norm EN 16931, und die Übermittlung der elektronischen Rechnungen erfolgt über das Peppol-Netzwerk. Eine elektronische Signatur (E-Signatur) ist nicht erforderlich, und der Archivierungszeitraum für E-Rechnungen beträgt acht Jahre.

Wie funktioniert das?

Das Finanzministerium ist für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Zypern zuständig, aber das Finanzministerium empfängt die Rechnungen in seinem Portal (das früher ARIADNE hieß; wir werden weiter unten mehr darüber berichten).

Die Hauptargumente der Regierung für die elektronische Rechnungsstellung sind Nachhaltigkeit, aber auch die Förderung einer intelligenten und integrativen Wirtschaft und Gesellschaft.

Es wird erwartet, dass Zypern eine zentralisierte Plattform für die elektronische Rechnungsstellung entwickelt, die einem ERP-System (Enterprise Resource Planning) ähnelt und in einem Hybridmodell betrieben wird.

Derzeit übermitteln die Wirtschaftsbeteiligten elektronische Rechnungen an das Finanzministerium der Republik auf freiwilliger Basis über den Peppol-Zugangspunkt für elektronische Rechnungen und über www.gov.cy, das Gateway-Portal der zyprischen Regierung, das den Katalog der digitalen Dienstleistungen ARIADNE ersetzt hat. Die elektronischen Rechnungen werden manuell bearbeitet, aber das System wird für eine automatisierte Version aktualisiert, sobald das zentralisierte ERP-System der zyprischen Regierung in Betrieb genommen wird.

Wir bei SPS Commerce ermutigen Unternehmen dazu, ihren Dokumentenaustausch zu digitalisieren, aber warum? Weil Unternehmen mit 7 wiederkehrenden Risiken konfrontiert sind, wenn sie traditionelle Papierrechnungen verwenden. Werfen wir einen genaueren Blick auf diese Risiken, um sie besser vermeiden zu können.

Ordnungsrechtliche Sanktionen und Geldbußen

Der erste Grund ist derjenige, der sich auf die Geldbörse auswirkt: Bußgelder für die Nichteinhaltung von Vorschriften sind in der Regel die schwersten Strafen. Wir haben hier 2 Anwendungsfälle, die zu zusätzlichen Zahlungen führen können:

Strafen für die Nichteinhaltung von Vorschriften: Weltweit schreiben Regierungen zunehmend die elektronische Rechnungsstellung vor, um die Einhaltung der Steuervorschriften zu verbessern und Betrug zu verringern. In Europa gibt es bereits viele Länder mit verbindlichen E-Invoicing-Vorschriften. Die Nichteinhaltung der Vorschriften kann zu hohen Geldstrafen und Bußgeldern führen.

Zinsbelastungen: Verspätete oder fehlerhafte Steuererklärungen aufgrund manueller Fakturierungsverfahren können zu Zinsbelastungen auf nicht gezahlte Steuern führen.

Betriebliche Unterbrechungen

Der zweite Grund ist menschlicher Natur. Da sie eher dazu neigen, Fehler zu machen, kann dies zu Betriebsstörungen führen und den gesamten Rechnungsstellungsprozess verzögern. Außerdem wird dringend empfohlen, so früh wie möglich auf die elektronische Rechnungsstellung umzustellen, um dies zu vermeiden:

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Last-Minute Scramble: Unternehmen, die den Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung verzögern, müssen möglicherweise mit einer überstürzten Umsetzung rechnen, wenn die Vorschriften verbindlich werden. Dies kann zu Betriebsstörungen und erhöhten Kosten führen.

Audit-Herausforderungen: Bei der manuellen Rechnungsstellung kann es schwierig sein, genaue Aufzeichnungen zu führen, was zu Problemen bei Prüfungen und potenziellen rechtlichen Problemen führen kann.

Nachteil gegenüber der Konkurrenz

Denn Ihre Konkurrenten sind mit Sicherheit dabei, auf die elektronische Rechnungsstellung umzusteigen oder nutzen sie bereits. Wenn Sie ins Hintertreffen geraten, kann dies führen zu:

Effizienzlücken: Konkurrenten, die die elektronische Rechnungsstellung frühzeitig einführen, können ihre Prozesse straffen, Kosten senken und den Cashflow verbessern und sich so einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Marktreputation: Kunden und Partner ziehen es möglicherweise vor, mit Unternehmen zusammenzuarbeiten, die durch die elektronische Rechnungsstellung Compliance und Effizienz demonstrieren. Auch die Beziehungen zu Geschäftspartnern, die bereits E-Invoicing-Lösungen einsetzen, werden privilegiert sein.

Erhöhte Betriebskosten

Was die Wettbewerbsvorteile betrifft, so spart Ihr Unternehmen vor allem aus 2 Gründen Geld:

Papiergestützte Prozesse: Die Beibehaltung der papiergestützten Rechnungsstellung verursacht höhere Kosten für Druck, Versand und Lagerung. All diese Kosten würden mit der elektronischen Rechnungsstellung entfallen.

Fehlermanagement: Die manuelle Rechnungsstellung ist fehleranfällig, was zu zusätzlichen Kosten für Fehlerkorrekturen und Streitbeilegung führt.

Sicherheits- und Betrugsrisiken

Wussten Sie, dass die meisten Angriffe auf die Lieferkette über den Austausch von E-Mails erfolgen? Die Automatisierung Ihrer Dokumentenprozesse bedeutet auch die Sicherung Ihrer Prozesse!

Datenschutzverletzungen: Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen erhöht das Risiko von Datenverstößen und Betrug. E-Invoicing-Systeme verfügen häufig über erweiterte Sicherheitsfunktionen zum Schutz sensibler Daten.

Betrügerische Rechnungen: Eine verzögerte Einführung der elektronischen Rechnungsstellung kann Unternehmen anfällig für betrügerische Rechnungen machen, die in einem manuellen System schwerer zu erkennen sind.

Verpasste finanzielle Vorteile

Wenn Ihre Rechnungen nicht automatisiert sind, werden Sie mit Sicherheit Geld verlieren, wegen der:

Verspäteten Zahlungen: Die elektronische Rechnungsstellung beschleunigt den Rechnungsstellungsprozess und führt zu schnelleren Zahlungen. Wenn Sie die Umstellung verzögern, kann dies zu einem langsameren Cashflow und zur Verweigerung von Skontozahlungen führen.

Ineffizienten Nutzung von Ressourcen: Manuelle Prozesse erfordern mehr personelle Ressourcen, die in strategischen Bereichen des Unternehmens besser eingesetzt werden könnten.

Technologischer Rückstand

Schließlich will niemand im Jahr 2024 zurückliegen, schon gar nicht in der Technologie!

Veraltete Systeme: Unternehmen, die die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung hinauszögern, geraten möglicherweise in einen technologischen Rückstand, der künftige Umstellungen erschwert und kostspielig macht.

Probleme bei der Integration: Eine verspätete Einführung kann komplexere Integrationen mit bestehenden Systemen erfordern, was zu zusätzlichen Herausforderungen bei der Implementierung führt. Je früher Sie sich vorbereiten, desto reibungsloser verläuft die Umstellung.

All diese Risiken sind miteinander verknüpft und können durch die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung gemildert werden. Eine zu 100 % digitalisierte Lieferkette macht den Unterschied – sehen Sie sich die Beispiele unserer Kunden an.

Sie sind noch nicht überzeugt? Wenden Sie sich an einen unserer E-Invoicing-Experten, um zu erfahren, wie SPS Commerce Ihnen helfen kann.

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Fragen

Stand der elektronischen Rechnungsstellung in Slowenien

Frühzeitige Einführung: Slowenien ist ein Vorreiter bei der elektronischen Rechnungsstellung und führt seit 2015 obligatorische elektronische Rechnungen (E-Invoices) für Transaktionen des öffentlichen Sektors ein.

Die elektronische Rechnung in Slowenien besteht aus den folgenden Dokumenten:

• E-Invoice Envelope, E-Invoice Envelope Schematic (ein XML-Dokument, das als Leitfaden für die e-Invoice dient).
• e-SLOG, UBL 2.1 und CEFACT 100.D16B (standardisiertes Format der elektronischen Rechnung in XML-Struktur).
• Optionale Anhänge (z.B. Visualisierung der e-Rechnung im PDF-Format) – Quelle.
• In Slowenien sind elektronische Signaturen für elektronische Rechnungen nicht zwingend vorgeschrieben; die Archivierungsfrist für elektronische Rechnungen beträgt 10 Jahre und erhöht sich auf 20 Jahre für unbewegliches Vermögen. Eine elektronische Signatur ist zwar nicht erforderlich, aber die Einhaltung der vorgegebenen Formate und Archivierungsfristen ist für die elektronische Rechnungsstellung in Slowenien unerlässlich.

Die slowenische Regierung hat die Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung eingeführt, weil sie verstanden hat, warum elektronische Rechnungen besser sind als PDF- und Papierrechnungen:

• Die elektronische Rechnungsstellung verbessert die Transparenz von Rechnungen und Steuern,
• sie bietet einen schnellen und genauen Überblick über die einzelnen Transaktionen,
• die elektronische Rechnungsstellung rationalisiert den Rechnungsstellungsprozess,
• eInvoicing spart Kosten bei der Verarbeitung und Zustellung von Rechnungen (z. B. Druck, Porto usw.),
• sie macht die Darstellung von Rechnungen auf Websites überflüssig,
• sie beseitigt die Hindernisse für Unternehmen bei der grenzüberschreitenden Kommunikation und der elektronischen Rechnungsstellung zwischen den EU-Ländern.

B2G E-Rechnungsstellung in Slowenien

B2G-Konformität: Alle Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen an öffentliche Behörden in Slowenien liefern, müssen elektronische Rechnungen verwenden und dabei bestimmte technische Standards einhalten.

B2B-Einführung: Obwohl die elektronische Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen (Business-to-Business) nicht vorgeschrieben ist, gewinnt sie aufgrund ihrer zahlreichen Vorteile, wie z. B. schnellere Bearbeitung, geringere Fehlerquote und höhere Effizienz, zunehmend an Bedeutung.

Verpflichtend für alle Lieferanten: Alle Unternehmen, die am öffentlichen Beschaffungswesen beteiligt sind, müssen das PPA eInvoicing System nutzen, eine zentralisierte Plattform, die von der Verwaltung für öffentliche Zahlungen (UJP) entwickelt wurde.

Peppol-Integration: Das PPA-eInvoicing-System ist in das Peppol-Netzwerk integriert und ermöglicht den nahtlosen Versand und Empfang elektronischer Rechnungen über die Grenzen hinweg mit Unternehmen, die bei Peppol ID registriert sind, in anderen Ländern wie dem Vereinigten Königreich und Saudi-Arabien.

B2B E-Rechnungsstellung in Slowenien

Freiwillige Einführung: Die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich bleibt freiwillig, was den Unternehmen Flexibilität bei der Wahl ihres Ansatzes ermöglicht.

Wachsende Popularität: Obwohl die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich nicht verpflichtend ist, erfreut sie sich aufgrund ihrer kostensparenden Vorteile und der verbesserten Effizienz bei der Verwaltung von Geschäftsdokumenten zunehmender Beliebtheit.

Standardisierte Formate: Unternehmen haben Zugang zu verschiedenen eInvoicing-Lösungen und -Software, die Peppol BIS-Formate wie Peppol invoice (UBL) verwenden, um eine reibungslose Kommunikation und Kompatibilität über verschiedene Plattformen hinweg zu gewährleisten.

Fazit

Die elektronische Rechnungsstellung wird in der gesamten Europäischen Union zum Standard für B2G- und B2B-Transaktionen. Indem sie sich über die Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung informieren und die verfügbaren Lösungen prüfen, können Unternehmen in Slowenien die Vorteile dieser Technologie nutzen, um:

• Verringerung des Verwaltungsaufwands, der mit der papiergestützten Rechnungsstellung verbunden ist
• den Cashflow durch schnellere Rechnungsbearbeitung und Zahlungen zu verbessern
• Minimierung von Fehlern bei der Dateneingabe und Dokumentenverwaltung
• Erhöhung der Sicherheit und Einhaltung der EU-Vorschriften
• einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen, indem Sie Ihren Partnern einen rationalisierten und effizienten Geschäftsprozess anbieten
• Eine Investition in die elektronische Rechnungsstellung kann Ihre Geschäftsabläufe erheblich verbessern, so dass Sie sich auf Ihre Kerntätigkeiten konzentrieren und einen Wettbewerbsvorteil auf dem globalen Markt erzielen können. Entdecken Sie die zahlreichen verfügbaren eInvoicing-Lösungen und Peppol-Dienste und führen Sie Ihre Geschäftstransaktionen in das digitale Zeitalter.

Die elektronische Rechnungsstellung gewinnt sowohl bei B2B- als auch bei B2G-Transaktionen in ganz Europa zunehmend an Bedeutung. Noch vor einigen Jahren war die elektronische Rechnungsstellung meist freiwillig, und nur diejenigen, die sich der Vorteile der Sicherheit, des Komforts und der Datenautomatisierung bewusst waren, nutzten sie. Wenn Sie heute ein in Slowenien registriertes Unternehmen sind oder slowenische Geschäftspartner haben, müssen Sie die Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich sowohl in Slowenien als auch in Ihrem Registrierungsland einhalten.

Wenn Sie die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung nicht nur in Slowenien, sondern auch in anderen Ländern erfüllen müssen, sollten Sie sich für einen internationalen E-Invoicing-Anbieter entscheiden. Bei SPS Commerce unterstützen wir mehr als 50.000 Abonnementkunden rund um den Globus mit einer sicheren und konformen Lösung für die elektronische Rechnungsstellung.

Was ist ViDA (Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter)?

ViDA ist ein von der Europäischen Kommission vorgeschlagenes Gesetzespaket zur Modernisierung des Mehrwertsteuersystems für das digitale Zeitalter. Es geht die zentrale Herausforderung des Mehrwertsteuerbetrugs an, indem es die elektronische Rechnungsstellung, die digitale Berichterstattung und die Sichtbarkeit von Transaktionen in Echtzeit ermöglicht.

Dem Bericht über die Mehrwertsteuerlücke zufolge beläuft sich die Mehrwertsteuerlücke in Europa auf 93 Milliarden Euro, und dieser Vorschlag ermöglicht es, die Komplexität der grenzüberschreitenden Steuerberichterstattung und der Besteuerung der Plattformökonomie zu beseitigen. ViDA fördert eine gerechtere und effizientere Mehrwertsteuererhebung in der EU.

Da immer mehr EU-Länder die elektronische Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen verpflichtend einführen (Italien, Frankreich, Deutschland, Polen, Rumänien, Spanien und andere), wird ViDA die elektronische Rechnungsstellung in der gesamten Europäischen Union zu einem Muss machen.

Ist ViDA dasselbe wie das Wachstumschancengesetz?

Nein, ViDA (Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter) und das Wachstumschancengesetz sind zwei verschiedene Dinge.

ViDA (Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter) ist ein Maßnahmenpaket der EU, das darauf abzielt, die Mehrwertsteuerregeln für das digitale Zeitalter zu modernisieren. Das Wachstumschancengesetz ist ein deutsches Gesetz, das im Jahr 2023 eingeführt wurde. Es enthält eine Reihe von Maßnahmen zur Förderung des Wirtschaftswachstums, darunter die B2B E-Rechnungspflicht in Deutschland.

Obwohl ViDA und das Wachstumschancengesetz beide das Ziel verfolgen, das Wirtschaftswachstum zu fördern, handelt es sich um zwei sehr unterschiedliche Initiativen. ViDA ist eine Reihe von EU-weiten Maßnahmen, die darauf abzielen, die Mehrwertsteuervorschriften für das digitale Zeitalter zu modernisieren, während das Wachstumschancengesetz ein deutsches Gesetz ist, das darauf abzielt, das Wirtschaftswachstum durch eine Reihe von Maßnahmen zu fördern.

Ich gehöre zu einer großen Organisation, ist ViDA für uns relevant?

Ja, ViDA (Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter) ist höchstwahrscheinlich für Ihr großes Unternehmen von Bedeutung, insbesondere wenn Sie in der Europäischen Union (EU) tätig sind. Hier ist der Grund, warum ViDA so wichtig ist:

• ViDA führt die obligatorische elektronische Rechnungsstellung mit dem standardisierten Format EN-16931 ein. Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen in der Lage sein muss, Rechnungen in diesem speziellen Format elektronisch zu erstellen, zu versenden und zu empfangen.
• ViDA schlägt ein einheitliches MwSt-Registrierungssystem vor, das die MwSt-Verwaltung für Unternehmen, die in mehreren EU-Mitgliedstaaten tätig sind, vereinfachen könnte. Dies könnte Ihre Aufgaben im Bereich der Mehrwertsteuerverwaltung rationalisieren.

Eine rationalisierte elektronische Rechnungsstellung mit potenzieller Echtzeit-Mehrwertsteuerberichterstattung (die für eine spätere Phase geplant ist) könnte Prozesse automatisieren und die Datenqualität verbessern, was zu einer effizienteren Einhaltung der Mehrwertsteuer für Ihr Unternehmen führt.

Berücksichtigen Sie diese zusätzlichen Faktoren, wenn Sie die Auswirkungen von ViDA auf Ihr Unternehmen beurteilen:

• Für Unternehmen, die häufig grenzüberschreitende Transaktionen innerhalb der EU durchführen, wird die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im Format EN-16931 von entscheidender Bedeutung sein. Es gewährleistet einen reibungslosen Datenaustausch und reduziert potenziell Fehler bei grenzüberschreitenden Mehrwertsteuerberechnungen.
• Die Auswirkungen von ViDA werden für Unternehmen mit einem hohen Rechnungsaufkommen oder einer komplexen Lieferkette mit grenzüberschreitenden Transaktionen wahrscheinlich noch bedeutender sein.

Wie könnte sich ViDA auf KMU auswirken?

Es wird erwartet, dass das neue System die Verwaltungs- und Befolgungskosten für die Wirtschaftsbeteiligten in der EU senken wird, was insbesondere für KMU, Scale-ups und grenzüberschreitend tätige Unternehmen von Vorteil sein könnte.

Wenn Sie in mehreren EU-Mitgliedstaaten tätig sind, hat ViDA erhebliche Auswirkungen. Der Vorschlag führt zu einer Harmonisierung und Vereinfachung der grenzüberschreitenden Compliance-Aufgaben. Er führt die einheitliche Mehrwertsteuerregistrierung ein, die den Unternehmen die Einhaltung der Mehrwertsteuerpflichten erleichtern soll, indem sie eine einzige Mehrwertsteuerregistrierung in einem Mitgliedstaat ermöglicht. Ab dem 1. Januar 2026 wird die Vereinfachung der Aufbewahrung auf Abruf nicht mehr verfügbar sein.

Diese Regelung der einzigen Anlaufstelle (One Stop Shop – OSS) wird auf die Beförderung eigener Waren ausgedehnt. Die OSS wird auch auf alle Arten von B2C-Verkäufen und auf grenzüberschreitende Verkäufe von Gebrauchtwaren ausgedehnt. Die Anwendung der lokalen Verlagerung der Steuerschuldnerschaft sollte für nicht etablierte Unternehmen fakultativ sein. Sie sollten die Möglichkeit haben, sich für die lokale Mehrwertsteuer registrieren zu lassen und diese abzurechnen, wenn sie dies wünschen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der ViDA-Vorschlag für Unternehmen, die bereits in mehreren Ländern tätig sind, eine Vereinfachung der administrativen Registrierungen mit einer eindeutigen Kennung mit sich bringen sollte.

Warum sollte ich etwas unternehmen, wenn das Gesetz noch nicht in Kraft ist?

ViDA ist zwar noch nicht fertiggestellt, wird aber voraussichtlich 2028 eingeführt werden. Proaktives Bewusstsein ist entscheidend. Wenn Sie die potenziellen Auswirkungen kennen, können Sie Änderungen abschätzen, Systeme aktualisieren und sich auf die reibungslose Einhaltung der Vorschriften vorbereiten, wenn das Gesetz in Kraft tritt. Die gute Nachricht ist, dass die elektronische Rechnungsstellung viele Vorteile hat: Sie spart Geld, schützt die Daten in der Lieferkette und wird mit ViDA auch die Verwaltungsaufgaben für die Mehrwertsteuerzahlungen vereinfachen.

Bis zum 1. Januar 2028 ist zwar noch Zeit, aber es ist wichtig, die Maßnahmen nicht zu verzögern. Allein mit digitalen internen Prozessen und der Möglichkeit, elektronische Rechnungen zu empfangen, ist die Einhaltung der Vorschriften noch nicht gewährleistet. Um Rechnungen rechtskonform austauschen zu können, muss der gesamte Rechnungsstellungsprozess nahtlos digital sein und Standards folgen. Viele Unternehmen benötigen Zeit und Mühe, um den aktuellen Stand der Dinge in diesem Bereich zu verstehen und ihre Rechnungsstellungsprozesse entsprechend anzupassen.

Mit einem Wort: Die Unternehmen müssen ihre aktuelle Situation bewerten und feststellen, wie sie ihre Prozesse am besten anpassen können. Ist ihr ERP-System in der Lage, elektronische Rechnungen in einem bestimmten Standard auszustellen? Verfügen sie über einen internationalen EDI-Anbieter oder besser noch über einen Peppol-Zugangspunkt? Je früher diese Fragen beantwortet werden, desto reibungsloser wird der Übergang sein, damit am Tag X die Anforderungen vollständig erfüllt werden können.

Mein Land hat die elektronische Rechnungsstellung bereits eingeführt, warum sollte ich mir die Mühe machen?

Wie wir bereits erwähnt haben, setzen viele Länder in Europa die elektronische Rechnungsstellung bereits durch. Während die elektronische Rechnungsstellung auf Landesebene der erste Schritt ist, könnten sich bei der Art und Weise, wie Sie die elektronische Rechnungsstellung bereits durchführen, einige Änderungen ergeben. Wenn Sie sich auf dem Laufenden halten, stellen Sie vielleicht fest, dass ein anderes Modell verwendet wird, und es könnten einige Anpassungen Ihrerseits erforderlich sein.

Ein gutes Beispiel ist Italien, das ein CTC-Modell eingeführt hat, während ViDA für ein dezentralisiertes Modell plädiert.

Was ist ein CTC-Modell im Vergleich zu einem dezentralen (DCTC) Modell?

Kurz gesagt, bedeutet die kontinuierliche Transaktionskontrolle, dass alle elektronischen Rechnungen von einer Steuerbehörde kontrolliert werden. Einige Länder, wie z.B. Italien, verwenden dieses Modell, um ihre Mehrwertsteuer zu kontrollieren.

Das dezentralisierte Modell hingegen sieht einen Vermittler vor, d. h. der Aussteller der Rechnung kann die elektronische Rechnung direkt an den Empfänger senden und gleichzeitig die entsprechenden Informationen an die Steuerbehörden weiterleiten.

Dieses Modell wurde von Unternehmen wie Peppol und GENA (früher EESPA) als neuer Weg der elektronischen Rechnungsstellung unterstützt. Durch die Einführung eines neuen Vermittlers wird die Interoperabilität zwischen den Unternehmen gefördert und der gesamte Austausch automatisiert, da der Weg der elektronischen Rechnung nicht an der Türschwelle der Steuerbehörden aufgehalten wird.