En début d’année, le Conseil européen a confirmé que la facturation électronique sera obligatoire en Pologne pour les transactions interentreprises, notamment pour contribuer à éliminer la fraude à la TVA. Ce mandat entrera en vigueur en février 2026, rejoignant ainsi l’obligation de facturation électronique B2G qui existe déjà.

Contexte

À l’instar d’autres pays européens, l’une des principales raisons pour lesquelles la facturation électronique a été mise en place en Pologne est la prévention de la fraude fiscale, même si ce n’est pas la seule mesure prise par le pays. À ce jour, la Pologne a déjà mis en place la déclaration mensuelle de la TVA, l’analyse financière électronique et un système de caisse enregistreuse fiscale en ligne pour le suivi des transactions (dans le secteur du commerce de détail). Aujourd’hui, avec l’introduction de la facturation électronique, la Pologne se rapproche un peu plus de l’élimination totale de la fraude à la TVA.

Facturation électronique B2G

La facturation électronique B2G est déjà obligatoire en Pologne. Toutes les autorités publiques doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques via la plateforme nationale de facturation électronique du pays, la PEF. La PEF est utilisée pour la facturation électronique B2G entre les entreprises privées et les entités gouvernementales dans le cadre des marchés publics. Les fournisseurs des pouvoirs publics ne sont pas tenus de soumettre leurs factures par voie électronique, mais de nombreux fournisseurs choisissent de le faire volontairement en choisissant un prestataire de services qui sert de point d’accès Peppol, comme SPS Commerce.

La PEF a été introduite pour la première fois en 2019 et depuis lors, toutes les entités publiques polonaises sous-centrales sont tenues de s’inscrire sur cette plateforme afin de pouvoir recevoir des factures électroniques. La PEF prend en charge l’envoi et la réception de factures électroniques, ainsi que d’autres documents transactionnels dans un format XML standardisé. La plateforme se compose de deux points d’accès Peppol implémentés par des prestataires de services.

Facturation électronique B2B

En Pologne, les transactions de facturation électronique interentreprises sont possibles sur la base du volontariat depuis début 2022 et l’UE a accordé à la Pologne l’autorisation provisoire d’imposer la facturation électronique B2B obligatoire entre février et décembre 2026.

Le 7 août 2023, le Président de la Pologne a signé la loi du 16 juin 2023 modifiant la loi polonaise sur la TVA et plusieurs autres lois, à l’origine pour juillet 2024. Cependant, le ministère polonais des finances a publié le 4 avril 2024 un résumé des options juridiques proposées pour le mandat de facturation électronique polonais révisé “KSeF”. Ainsi, à partir du 1er février 2026, les contribuables doivent se préparer à la facturation électronique obligatoire et au système national de facturation électronique (KSeF – Krajowy System e-Faktur).

Actuellement, KSeF est une solution sur la base du volontariat – vous pouvez choisir d’émettre une facture structurée dans KSeF ou comme auparavant (sur papier ou électroniquement, par exemple dans un fichier PDF).

• À compter du 1^er février 2026, la facturation électronique sera obligatoire pour les entreprises dont le chiffre d’affaires annuel dépasse 200 millions de PLN (environ 46 millions d’euros)
• À partir du 1er avril 2026, cette obligation s’étendra aux petites entreprises, qui seront tenues d’utiliser le système de compensation des factures électroniques géré par le gouvernement
• Les entités dont le chiffre d’affaires mensuel ne dépasse pas 10 000 PLN seront autorisées à passer à la facturation électronique d’ici le 31 décembre 2026

L’obligation d’envoyer et de recevoir des factures électroniques structurées ne s’appliquera pas aux entités étrangères en Pologne, ni aux entités qui ne disposent pas d’un établissement permanent, mais qui sont enregistrées uniquement sur le registre TVA en Pologne. Ces contribuables peuvent continuer à émettre des factures sur la base des règles existantes (sous forme électronique ou sur papier), et la facturation électronique volontaire via KSeF restera possible pour eux.

Normes et exigences techniques

La Pologne utilise le format standard (EN 16931) et PEPPOL BIS Billing 3.0. Étant donné que les factures sont conformes à la norme EN16931 et à PEPPOL BIS Billing 3.0, toutes les entités publiques polonaises enregistrées devraient être en mesure de recevoir des factures électroniques provenant d’autres entités connectées à PEPPOL.

Les contribuables ont besoin d’un système ERP qui combine leurs registres financiers avec le portail KSeF via l’API certifiée PEPPOL pour traiter et échanger des factures électroniques en Pologne.

Conclusion

La Pologne s’oriente vers la digitalisation complète de la facturation. Bien que la participation au KSeF reste volontaire jusqu’au début de l’année 2026, les entreprises ne doivent pas tarder à se préparer. Le système deviendra obligatoire par étapes à partir de février 2026, pour une couverture complète d’ici avril 2026.

Les entreprises opérant en Pologne doivent s’assurer que leurs systèmes comptables, leurs flux de travail internes et leurs processus de conformité sont prêts à se connecter au KSeF avant l’échéance afin d’éviter toute perturbation une fois que l’obligation entrera en vigueur.

La Croatie intensifie sa fiscalisation digitale avec la réforme majeure Fiscalization 2.0, qui impose la facturation et la déclaration électroniques en temps réel pour les transactions B2B. À partir du 1er janvier 2026, toutes les entreprises enregistrées à la TVA devront échanger des factures électroniques et les déclarer en temps réel à l’administration fiscale croate. Cette mesure marque une étape importante vers la mise en place d’un système de TVA entièrement digitalisé et basé sur les données, comparable aux modèles de contrôle continu des transactions (CTC) déjà en vigueur dans des pays comme l’Italie, la France et la Pologne.

Pour les entreprises opérant en Croatie ou avec la Croatie, cela signifie que leurs processus, systèmes et partenaires de facturation doivent être prêts pour une facturation électronique entièrement structurée et conforme en temps réel.

Conformité en temps réel dans le cadre de la fiscalisation 2.0

La nouvelle législation introduit un modèle de facturation électronique basé sur la validation, dans lequel les factures sont d’abord validées par l’administration fiscale avant d’être transmises aux destinataires.

À partir de 2026, les entreprises seront tenues de :

• Envoyer et recevoir des factures électroniques structurées (XML, EN 16931) pour les transactions B2B
• Déclarer toutes les données des factures en temps réel à l’administration fiscale
• Déclarer les paiements reçus avant le 20 du mois
• Utiliser des fournisseurs certifiés prenant en charge AS4, Peppol ou EDI

Cette nouvelle loi remplace l’ancienne loi sur la fiscalisation des espèces et élargit considérablement son champ d’application.

• B2B : facturation électronique obligatoire et déclaration en temps réel
• B2C : toutes les recettes doivent être déclarées par voie électronique, quel que soit le mode de paiement
• B2G : la facturation électronique est déjà obligatoire depuis 2019 via la plateforme nationale eRačun.

Un écosystème de facturation électronique connecté : Peppol, AMS et autorisation nationale

Pour garantir l’interopérabilité, la Croatie met en œuvre un modèle décentralisé qui fonctionne avec des prestataires de services certifiés et un AMS (Addressing and Metadata Service) national.

Voici ce que cela signifie pour les entreprises :

• Chaque organisation doit enregistrer ses formats, protocoles et identifiants préférés dans l’annuaire AMS
• Les expéditeurs de factures récupèrent automatiquement les informations sur les destinataires via l’AMS
• L’administration fiscale valide les données des factures avant leur livraison au destinataire.

Les entreprises qui utilisent déjà Peppol ou l’EDI peuvent beaucoup plus rapidement s’adapter à ce nouveau modèle croate.

Calendrier de mise en œuvre de l’obligation de facturation électronique en Croatie

Depuis le 1er septembre 2025 : phase de test

Un environnement de test est mis à la disposition des entreprises, des fournisseurs de logiciels de gestion d’entreprise (ERP) et des prestataires de services de facturation électronique pour tester les workflows, les signatures électroniques fiscales, le reporting en temps réel et l’enregistrement AMS.

À partir du 1er janvier 2026 : facturation électronique obligatoire pour les entités assujetties à la TVA

Toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent alors émettre et recevoir des factures électroniques pour les transactions nationales. L’obligation de recevoir des factures s’applique également :

• Aux entreprises
• Aux entrepreneurs individuels et aux travailleurs indépendants (freelance)
• Aux organismes administratifs de l’État
• Aux collectivités locales
• Aux entités budgétaires et extrabudgétaires.

Les transactions B2C sont également soumises à ces règles à compter de cette date.

1er janvier 2027 : Adoption complète

À cette date, toutes les entités gouvernementales et budgétaires non assujetties à la TVA devront également être en mesure d’émettre des factures électroniques.

Pourquoi est-ce important pour la supply chain mondiale ?

À mesure que les pays européens s’orientent vers la conformité fiscale électronique en temps réel, les documents papier, les contrôles manuels et les processus sujets aux erreurs deviennent obsolètes. Pour les fournisseurs et les partenaires logistiques de la supply chain, cette évolution offre :

• Des données de facturation plus cohérentes
• Une meilleure traçabilité tout au long de la supply chain
• Des paiements plus rapides et moins de litiges
• Une visibilité totale pour les auditeurs et les autorités fiscales
• Une meilleure intégration entre les systèmes et les partenaires

Les entreprises qui adoptent rapidement une solution internationale robuste de facturation électronique peuvent réduire les risques et la charge opérationnelle.

Découvrez comment SPS Commerce soutient la conformité en Croatie et au-delà

Grâce à son réseau de milliers de partenaires commerciaux mondiaux, à sa plateforme cloud éprouvée et à sa forte connectivité aux réseaux nationaux et internationaux de facturation électronique, SPS Commerce fournit tout ce dont les entreprises ont besoin pour passer en douceur à la conformité croate.

SPS prend en charge :

• La connectivité Peppol, AS4 et EDI
• Les workflows de facturation électronique intégrés pour les comptes clients et fournisseurs
• La validation automatique et la déclaration fiscale en temps réel
  – L’intégration des systèmes ERP
• L’intégration évolutive des partenaires.

Grâce à une architecture de conformité internationale déjà active dans plusieurs pays, les entreprises sont mieux placées pour opérer une transformation digitale en douceur.

Conclusion

L’obligation de facturation électronique en Croatie, qui entrera en vigueur en 2026, marque une étape importante vers une plus grande transparence, une meilleure conformité et une chaîne fiscale entièrement digitale. Les entreprises qui commencent à se préparer dès maintenant, en intégrant, en sélectionnant leurs fournisseurs et en harmonisant leurs processus, seront bien positionnées lorsque l’obligation entrera en vigueur.

Grâce à une architecture de facturation électronique moderne et connectée à l’échelle mondiale, SPS Commerce aide les organisations à rester conformes, mais aussi à fonctionner de manière plus intelligente, plus rapide et plus efficace tout au long de la supply chain.

Après plusieurs reports, le système de facturation électronique Peppol sera mis en place en Belgique pour toutes les transactions, y compris B2B, en janvier 2026. Zoom sur la réglementation belge en matière de facturation électronique.

Aperçu

En 2022, le gouvernement flamand a atteint ses objectifs en matière de facturation électronique. Cela signifie que les entités gouvernementales sont tenues d’utiliser la facturation électronique en vertu de la directive européenne 2014/55/UE. Depuis 2017, le gouvernement flamand exige des factures électroniques de la part de tous ses fournisseurs.

Le 31 janvier 2025, un accord a été conclu sur la formation d’un nouveau gouvernement fédéral belge. L’accord de coalition comprend d’importants changements de politique fiscale visant à promouvoir l’esprit d’entreprise et la compétitivité. L’une des mesures clés de l’accord en matière de TVA est l’introduction de la déclaration en temps quasi réel, qui devrait débuter en 2028. Cette initiative, conçue pour lutter contre la fraude à la TVA, viendra compléter l’obligation de facturation électronique qui entrera en vigueur le 1er janvier 2026.

Si vous ne disposez pas encore du logiciel approprié, l’administration fiscale belge a dressé une liste de solutions logicielles potentielles qui peuvent vous aider. Il existe différents types de logiciels : des logiciels qui peuvent uniquement envoyer des factures électroniques, des logiciels qui peuvent envoyer et recevoir des factures électroniques et des logiciels qui peuvent également traiter immédiatement les factures électroniques dans votre système comptable. La liste des applications logicielles conformes est disponible sur ce site web.

Facturation électronique B2G

La facturation électronique entre entreprises et administrations est obligatoire depuis le 1er mars 2024, sauf pour les marchés inférieurs au seuil de 3 000 euros (sous réserve d’exception). Toutes les autorités publiques doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques et certains fournisseurs des autorités publiques sont tenus d’envoyer leurs factures dans le format électronique spécifié (PEPPOL BIS).

E-procurement de bout en bout

Vlaanderen, la passerelle officielle du gouvernement flamand, a indiqué que l’approche du gouvernement flamand est un engagement en faveur du traitement entièrement digital des marchés publics et des processus connexes : l’approvisionnement électronique de bout en bout. Depuis 2015, le gouvernement flamand a décrété que toutes les entreprises devaient être en mesure de recevoir des factures électroniques.

L’introduction de la facturation électronique interentreprises en Belgique

Le ministre des finances Vincent Van Peteghem est parvenu à un accord en Conseil des ministres sur l’introduction obligatoire de la facturation électronique (e-invoicing) entre les entreprises à partir du 1er janvier 2026. Alors que cette exigence s’applique déjà aux factures fournies au gouvernement, le ministre Van Peteghem assure qu’à partir du 1er janvier 2026, les factures électroniques structurées deviendront également la norme pour les transactions entre les entreprises imposables.

En résumé, les entreprises belges assujetties à la TVA seront tenues d’échanger des factures électroniques structurées directement entre leurs systèmes via une norme réglementée. La Belgique a choisi la norme européenne EN 16931, comme pour les factures électroniques B2G, et s’appuie sur le réseau Peppol pour réaliser cette transition.

Pour aller plus loin

En juillet 2024, le Service public fédéral belge Finances a publié de nouvelles lignes directrices pour la transition vers la facturation électronique B2B. Selon ces lignes directrices, l’obligation de facturation électronique structurée s’appliquera presque toujours aux transactions entre deux entreprises belges assujetties à la TVA.

Il n’y a pas d’obligation d’envoyer des factures électroniques structurées pour :

• Les assujettis à la TVA en faillite ;
• Les entreprises qui ne réalisent que des opérations exonérées en vertu de l’article 44 du code de la TVA ;
• Les assujettis à la TVA qui ne sont pas établis en Belgique et qui n’ont pas d’établissement stable ;
• Les redevables forfaitaires de la TVA (article 56 du Code de la TVA, éteint au plus tard le 1^(er) janvier 2028) ;

Il n’y a pas d’obligation de pouvoir recevoir des factures électroniques structurées pour :

• Les entreprises qui ne réalisent que des opérations exonérées par l’article 44 du Code de la TVA ;
• Il n’y a pas d’obligation d’envoyer ou de recevoir des factures électroniques structurées si l’opération est exemptée par l’article 44 du Code de la TVA.

Le gouvernement a choisi d’utiliser le réseau européen PEPPOL pour ce nouveau développement. Lorsqu’une entreprise rejoint ce réseau, elle se connecte automatiquement à tous les autres participants. Ce réseau est déjà utilisé dans de nombreux autres États membres de l’UE.

Conclusion

2026 sera l’année de la mise en œuvre de la facturation électronique en Europe, et la Belgique ne fait pas exception, et nous devons également nous préparer à la prochaine grande étape de 2030 avec ViDA.

Pour vous assurer de rester en conformité avec toutes les réglementations internationales, vous devez choisir un fournisseur capable de vous accompagner dans tous les pays. SPS Commerce propose des solutions complètes pour vous aider à garder une longueur d’avance sur tous les changements réglementaires. Contactez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus sur nos offres de facturation électronique.

Avec l’arrivée de la future Réforme Facturation Electronique, nous souhaitons vous donner un aperçu du système de facturation électronique français. Découvrez dans ce blog pourquoi la facturation électronique est devenue un sujet en France et comment elle doit permettre de lutter contre la fraude fiscale et d’optimiser les processus de transaction.

Le calendrier définitif de la Réforme

De nombreux reports ont ponctué le vote de la réforme, et nous tenons régulièrement ce blog à jour pour vous tenir au courant des dernières avancées.

La Réforme pour la facturation électronique n’est pas un nouveau sujet en France, là où le e-invoicing entre entreprises et administrations (B2G) est obligatoire depuis 2020. Maintenant, le gouvernement français a demandé un système de facturation électronique standardisé pour toutes les transactions (B2B, B2C), tant du côté des ventes que des achats.

Le 28 juillet 2023, l’Etat français a sorti un communiqué de presse annonçant un nouveau report de la mise en œuvre de la facturation électronique sans plus de précisions. Ce n’est que plus tard que le nouveau calendrier a été dévoilé avec l’amendement du 17 octobre 2023, avec les dates clefs de septembre 2026 et septembre 2027 pour un déploiement échelonné auprès des entreprises en fonction de leur taille. Ce calendrier a été voté en décembre 2023 avec la nouvelle Loi de Finances et ne changera plus.

Un dernier coup de tonnerre à l’automne 2024 avec l’annonce du retrait de la PPF implique une réorganisation du schéma en Y ainsi que du rôle des Plateformes Agréées (anciennes PDP), mais ne revient pas sur le calendrier échelonné voté en 2023. Cette réorganisation oblige les entreprises à choisir une plateforme pour se mettre en conformité dès septembre 2026, nous détaillons un peu plus bas les points de la Réforme et ses obligations.

Voici le nouveau fonctionnement de la Réforme avec la suppression du Portail Public.

Quelles sont les prochaines étapes ?

• 2025 : Livraison de l’annuaire et lancement du pilote permettant de tester en profondeur. Les PA ont reçu des immatriculations provisoires et certaines sont déjà connectées à l’état
• 1er septembre 2026 : Obligation de réception des factures électroniques pour TOUS. Obligation d’émission pour les grandes entreprises et ETI
• 1er septembre 2027 : Obligation d’émission pour tous (TPE et PME en plus des grands groupes)

Vous vous demandez où se situe votre entreprise ?

L’état a mis en place différents outils pour vous aider à y voir plus clair, vous pouvez répondre à un questionnaire rapide sur le site d’impots.gouv.fr. Et pour les grandes lignes, voici les catégories officielles :

– Les entreprises de taille intermédiaire sont définies comme des entreprises employant moins de 5 000 personnes et dont les ventes annuelles sont inférieures à 1,5 milliard d’euros ou dont le bilan est inférieur à 2 milliards d’euros. 

– Les petites entreprises sont définies comme des entreprises employant moins de 250 personnes et dont le chiffre d’affaires annuel est inférieur à 50 millions d’euros ou dont le bilan est inférieur à 43 millions d’euros. 

Les échéances approchent rapidement et il n’est jamais trop tôt pour se préparer, même si votre entreprise entre dans la catégorie des petites entreprises, en effet, vous devrez être en capacité de recevoir des factures électroniques dès le 1^er septembre 2026.

Nous continuons de participer à ces différentes discussions pour vous accompagner au mieux dans cette transition vers la facturation électronique, restez connectés pour connaître les dernières actualités sur la facturation électronique en France.

Historique

Parmi les reports et les délibérations, ce travail de longue haleine initié par le gouvernement implique de nombreux acteurs, y compris des fournisseurs de services comme SPS Commerce. L’interopérabilité entre les différentes plateformes de facturation électronique a été une priorité du groupe. Une autorité Peppol assumée par le gouvernement français a d’ailleurs été mise en place pour faciliter ces échanges.

Rappelons que l’objectif principal du gouvernement vise à lutter contre la fraude à la TVA et à rendre les processus de transaction plus efficaces.

Contexte

L’Union européenne et la Commission européenne veulent simplifier et faciliter les relations entre entreprises (B2B). L’extension des exigences de facturation électronique pour les transactions nationales entre entreprises assujetties à la TVA, ainsi que les transactions B2B non nationales, ont donné naissance à la facturation électronique. En 2022, il y avait 4 millions d’entreprises françaises assujetties à la TVA, dont 96% de petites entreprises.

Il y a 4 objectifs principaux à cette réforme :

• Limiter la fraude à la TVA
• Limiter les contraintes entre entreprises (grâce aux transactions en temps réel entre fournisseurs et clients)
• Transparence vis-à-vis des pouvoirs publics
• Utilisation des nouvelles technologies

Ce à quoi il faut s’attendre

Les entreprises devront donc envoyer des factures électroniques pour leurs transactions interentreprises, il s’agit du “e-invoicing”. Le second volet, dit “e-reporting” concerne les données de facturation qui ne rentrent pas dans le cadre du e-invoicing, mais qui restent des transactions assujetties à la TVA.

Pour se mettre en conformité, il faudra passer par une Plateforme Agréée (anciennement Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)). En effet, le gouvernement a décidé, en octobre 2024, de retirer sa plateforme (le Portail Public de Facturation), donnant ainsi plus de poids aux plateformes agréées par l’état (se référer au schéma plus haut).

Plateforme Agréée ou PA

Une PA est un intermédiaire entre un fournisseur et un client. Les PA sont les seules plateformes qui peuvent transmettre des factures électroniques directement à leurs destinataires ET transmettre les données à l’état. Elles ont désormais un rôle central dans la Réforme et doivent garantir l’intégrité, l’authenticité et l’exhaustivité des données. Les PA sont immatriculées par l’administration et joueront également un rôle interne, comme la gestion d’un annuaire. Evidemment, SPS Commerce supporte les exigences de facturation électronique B2G et B2B en France et est immatriculée (sous réserve) sous le numéro 0010.

Formats de facture électronique

Tous les prestataires de facturation électronique français devront s’assurer que les formats UBL, CII et Factur-X (les trois principaux formats du e-invoicing français) sont pris en charge. Attention, les factures PDF peuvent être créées, mais ne peuvent pas être scannées, si vous êtes un tant soit peu familier avec la facturation électronique, ce n’est pas nouveau.

Prochaines étapes

Si vous êtes une entreprise assujettie à la TVA en France, ces lois vous concernent. Cependant, vous n’avez pas à vous inquiéter si vous choisissez d’utiliser un fournisseur de services qui répond à toutes les exigences de conformité (comme SPS Commerce). Et, si vous choisissez de devenir un client de SPS Commerce, vous pouvez être rassuré en sachant que non seulement vous respectez toutes les réglementations, mais vous pouvez aussi facilement digitaliser tous vos processus commerciaux.

Intégration transparente avec les principaux systèmes ERP

Les solutions de facturation électronique de SPS Commerce sont conçues pour s’intégrer de manière transparente à un large éventail de systèmes ERP et comptables. Cela inclut des systèmes tels que SAP, Oracle, Microsoft Dynamics et bien d’autres encore. Elles sont conçues pour être compatibles avec ces plateformes, ce qui garantit un processus d’intégration efficace et sans heurts.

Vous pouvez bénéficier des dernières technologies sans changer votre façon de travailler, grâce à la force de notre intégration transparente. Voici comment nous procédons :

Connecteurs prêts à l’emploi

Afin de faciliter une intégration rapide et efficace, SPS Commerce propose des connecteurs prédéfinis pour de nombreux systèmes ERP et comptables. Ces connecteurs simplifient le processus d’intégration en permettant une communication directe entre la solution de facturation électronique et les systèmes existants.

Cela permet à nos équipes techniques respectives de gagner du temps et de l’énergie ; nos connecteurs réduisent la nécessité d’une personnalisation poussée et accélèrent le délai de mise en œuvre.

Services d’intégration personnalisés

Bien entendu, si votre entreprise a des besoins spécifiques, vous pouvez aller au-delà de nos connecteurs prédéfinis.

Pour les organisations ayant des systèmes uniques ou complexes, SPS Commerce offre des services d’intégration sur mesure. Son équipe d’experts travaille en étroite collaboration avec l’entreprise pour comprendre ses besoins spécifiques et développer des solutions personnalisées qui s’intègrent parfaitement à l’infrastructure existante.

Cela garantit que le système de facturation électronique est entièrement compatible avec les processus et les flux de travail de l’organisation, tout en restant conforme à toutes les exigences réglementaires.

Mappings complets des données

SPS Commerce s’assure que tous les champs de données pertinents des systèmes ERP et comptables existants sont correctement mis en correspondance avec la solution de facturation électronique. Ce « mapping » complet des données garantit que toutes les informations nécessaires sont capturées et transférées correctement, réduisant ainsi le risque d’erreur et l’intégrité des données.

C’est la base de notre travail. Si les données ne sont pas correctement mappées, c’est tout l’écosystème qui est menacé.

Tests et validation robustes

Pour s’assurer que ces mappings fonctionnent correctement, SPS Commerce effectue des tests et une validation approfondis avant la mise en service.

Ils testent notamment les flux de données, vérifient la conformité aux exigences réglementaires et s’assurent que toutes les interactions entre les systèmes fonctionnent comme prévu. Ce processus de test rigoureux permet d’identifier et de résoudre les problèmes potentiels avant qu’ils n’affectent les opérations.

Support et maintenance en continu

SPS Commerce fournit un support et une maintenance continus afin de garantir le bon fonctionnement de la solution de facturation électronique une fois celle-ci intégrée. Cela comprend des mises à jour régulières, une assistance au dépannage et l’accès à une équipe de support dédiée.

En fournissant un support continu, SPS Commerce aide les entreprises à résoudre rapidement tout problème qui pourrait survenir et à maintenir une performance optimale du système. Nous sommes fiers d’avoir des équipes locales, entièrement dédiées aux besoins de votre entreprise, et disponibles pour répondre à vos questions en français, en anglais, en néerlandais ou en allemand !

Formation et ressources

Afin d’assurer une transition en douceur, SPS Commerce propose à votre personnel des formations et des ressources. Cela comprend de la documentation, des webinaires et des sessions de formation pratique pour s’assurer que les employés sont à l’aise avec le nouveau système de facturation électronique. En dotant les employés des connaissances et des compétences nécessaires, SPS Commerce contribue à minimiser les perturbations et à assurer une intégration réussie.

En s’appuyant sur ces stratégies, SPS Commerce garantit que ses solutions de facturation électronique sont parfaitement compatibles avec les systèmes ERP et comptables existants, ce qui permet aux entreprises de maintenir des opérations efficaces et de minimiser les perturbations.

Quels sont les pays européens qui imposeront la facturation électronique pour les transactions interentreprises en 2025 et 2026 ?

Les réglementations en matière de facturation électronique évoluent rapidement en Europe, et plusieurs pays introduiront cette obligation dans les années à venir. En 2025, des pays comme l’Allemagne, la Lettonie et la Grèce devraient imposer la facturation électronique pour les transactions B2B. D’autres pays européens devraient suivre en 2026, notamment la France, la Pologne, la Croatie et la Belgique. Il est essentiel pour les entreprises opérant dans ces régions de se tenir au courant de ces réglementations afin d’en assurer la conformité et d’éviter des sanctions.

Conformité des organisations dans les transactions commerciales nationales et transfrontalières

La supply chain internationale est marquée par une grande complexité réglementaire. Les différents pays ont en effet des réglementations et des normes variées auxquelles les entreprises doivent se conformer, y compris des lois commerciales, des droits de douane et des restrictions à l’importation et à l’exportation. Pour s’y retrouver dans ces réglementations, une connaissance approfondie des exigences légales de chaque juridiction est nécessaire. Si les systèmes de facturation électronique ne peuvent pas résoudre tous les problèmes, ils peuvent être programmés pour garantir que les factures répondent aux exigences réglementaires spécifiques des différents pays, y compris les lois fiscales et les normes de facturation.

Les gouvernements réglementent trois éléments principaux de la facturation électronique : la création de factures électroniques conformes, leur échange par des canaux conformes et leur archivage conforme. Chaque pays a ses propres spécifications et règles, qui se superposent parfois (mais pas toujours). Quel format de facture électronique vous convient pour échanger des factures avec vos partenaires commerciaux étrangers ? Comment organiser l’échange de factures électroniques entre les bureaux d’une même entreprise situés dans différents pays ? N’oubliez pas qu’il s’agit d’un secteur très dynamique et que les réglementations évoluent rapidement partout dans le monde. Disposez-vous de ressources fiables pour vous tenir au courant des dernières évolutions ? Et peut-être la question la plus importante : comment pouvez-vous adapter vos processus à la facturation électronique tout en optimisant la couverture réglementaire et les coûts ?

La facturation électronique simplifie considérablement la conformité des transactions nationales et transfrontalières. En automatisant le processus de facturation, les entreprises peuvent s’assurer que leurs factures sont exactes et qu’elles respectent les exigences réglementaires de chaque juridiction dans laquelle elles opèrent. Cela permet non seulement de réduire le risque d’erreurs, mais aussi de garantir la conformité des entreprises avec les différentes législations fiscales et réglementations en matière de facturation en vigueur dans les différents pays. La facturation électronique facilite les transactions fluides et transparentes, ce qui est essentiel pour maintenir de bonnes relations commerciales et éviter les complications juridiques.

Améliorer la supply chain, même la plus complexe

Il est important de se rappeler que la facturation électronique ne relève pas du domaine juridique ou comptable, mais qu’il s’agit d’un processus global et rationalisé qui aide à résoudre des problèmes tels que les défis logistiques, le manque de visibilité de la supply chain et la gestion inefficace des coûts. De nombreuses équipes chargées de la supply chain cherchent à l’améliorer dans son ensemble, et la facturation électronique peut être la technologie clé pour atteindre divers objectifs commerciaux. Elle joue un rôle essentiel dans l’optimisation de ces supply chains. En digitalisant le processus de facturation, les entreprises peuvent accélérer les délais de traitement, réduire les erreurs manuelles et améliorer la gestion des flux de trésorerie. En outre, la facturation électronique offre une visibilité en temps réel de l’état des transactions, ce qui permet aux entreprises de gérer leurs supply chains de manière plus efficace et de réagir rapidement aux perturbations. Cette transformation digitale garantit que les supply chains sont plus résilientes, agiles et capables de répondre aux exigences du commerce moderne.

SPS Commerce, votre fournisseur de services de facturation électronique partout dans le monde

Dans le domaine de la facturation électronique, il est essentiel de choisir un fournisseur fiable et expérimenté pour garantir la conformité et l’efficacité opérationnelle. SPS Commerce offre des solutions complètes de facturation électronique adaptées aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs. Grâce à sa présence mondiale et à son expertise dans la gestion d’environnements réglementaires complexes, SPS Commerce vous aide à rationaliser vos processus de facturation et à vous conformer aux réglementations locales et internationales. Nous bâtissons des partenariats axés sur les données avec une technologie cloud innovante, un service orienté client et des experts accessibles afin que nos clients puissent se concentrer sur leur cœur de métier. Plus de 45 000 clients à revenus récurrents, issus des secteurs de la vente au détail, de l’épicerie, de la distribution, de l’approvisionnement, de la fabrication et de la logistique, ont choisi SPS comme réseau de vente au détail.

Ce blog examine l’impact de ces technologies sur le quotidien d’un directeur commercial, en mettant en lumière les avantages et les obstacles qu’elles représentent.

Rationalisation du traitement des commandes

L’EDI et la facturation électronique ont révolutionné ce processus. Pour un directeur commercial, cela se traduit par une exécution plus rapide et plus précise des commandes. L’EDI permet l’échange transparent de documents tels que les bons de commande, les factures et les avis d’expédition entre les différents partenaires commerciaux.

Cette automatisation permet de réduire la saisie manuelle des données, de minimiser les erreurs et d’accélérer le cycle de la commande à l’encaissement. Les directeurs commerciaux peuvent ainsi s’assurer que leurs équipes traitent les commandes de manière plus efficace, ce qui contribue à améliorer la satisfaction des clients.

Améliorer la précision et la visibilité des données

Des données précises et en temps réel sont essentielles pour qu’un directeur commercial puisse prendre des décisions éclairées. L’EDI et la facturation électronique permettent d’améliorer la précision des données en éliminant les erreurs de saisie manuelle et en garantissant l’uniformité des documents.

Cette précision accrue offre une meilleure visibilité des opérations de vente, des niveaux de stock et des commandes des clients. Les directeurs commerciaux peuvent alors accéder à des données en temps réel pour contrôler les performances, identifier les tendances et prendre des décisions stratégiques favorisant la croissance de l’entreprise. De plus, un outil analytique peut être facilement intégré au processus d’analyse et donc fournir des analyses en temps réel.

Améliorer les relations avec les clients

Pour ce faire, il est essentiel de veiller à ce que la facturation soit précise et effectuée dans les délais impartis. La facturation électronique rationalise le processus de facturation en garantissant que les factures sont créées et livrées dans les délais impartis. Les retards de paiement et les litiges sont ainsi réduits, ce qui a un impact positif sur la trésorerie et la satisfaction des clients. Pour les directeurs commerciaux, cela signifie moins de réclamations de la part des clients et une plus grande attention portée à l’établissement de relations durables.

Assurer la conformité

Les directeurs commerciaux doivent naviguer dans un paysage complexe d’exigences réglementaires, en particulier lorsqu’ils opèrent dans plusieurs pays. Les solutions EDI et de facturation électronique sont conçues pour garantir la conformité avec les différentes réglementations, y compris les lois fiscales et les mandats de facturation électronique. Elles automatisent les contrôles de conformité, réduisant ainsi le risque de non-conformité et les pénalités associées.

Les responsables des ventes peuvent ainsi garantir la conformité de leurs processus de facturation. Cela rassurera le client et donnera une meilleur perspective d’avenir en plus de favoriser une reconduite des accords commerciaux.

Réduire les coûts opérationnels

En automatisant les tâches répétitives et en réduisant le besoin d’intervention manuelle, l’EDI et la facturation électronique permettent de diminuer les coûts opérationnels. Ces technologies éliminent la nécessité de recourir à des processus papier, minimisent les erreurs et réduisent le temps consacré aux tâches administratives.

Pour les directeurs commerciaux, cela se traduit par des économies qui peuvent être réinvesties dans des initiatives stratégiques, telles que l’élargissement des équipes de vente ou l’amélioration des efforts de marketing.

Comment SPS Commerce peut vous aider

Chez SPS Commerce, nous comprenons les défis auxquels les directeurs commerciaux sont confrontés et nous proposons des solutions complètes d’EDI et de facturation électronique, conçues pour rationaliser leurs opérations.

Nos solutions garantissent l’exactitude des données, améliorent la visibilité, renforcent les relations avec les clients et garantissent la conformité avec les réglementations internationales. En s’associant à SPS Commerce, les directeurs commerciaux peuvent surmonter avec confiance les complexités des opérations de vente et contribuer à la réussite de l’entreprise.

Naviguer dans la complexité des réglementations sur la facturation électronique

Les DSI doivent s’assurer que leurs organisations respectent une myriade de réglementations en matière de facturation électronique, qui varient considérablement d’une région à l’autre. Ces réglementations exigent notamment que les factures soient soumises aux autorités fiscales dans les délais impartis et avec précision. Le défi consiste à intégrer ces exigences dans les systèmes et processus existants sans perturber la supply chain.

L’arrivée de ViDA (TVA à l’ère du numérique) va aider à uniformiser la TVA au sein de l’union européenne, mais il va falloir attendre 2030 avant sa mise en place. De ce fait, nous conseillons aux entreprises de mettre en place des systèmes qui se rapprochent le plus des exigences légales qui fonctionnent avec le réseau Peppol. En effet, ce type de modèle décentralisé sera la norme européenne et le réseau est également utilisé à l’international pour l’échange de factures électroniques.

Améliorer l’efficacité de la supply chain

Améliorer l’efficacité de la supply chain est l’une des principales responsabilités des DSI et des directeurs des opérations. Cela implique d’optimiser les processus, de réduire les délais d’exécution et de veiller à ce que les commandes soient honorées dans les délais impartis. La facturation électronique peut rationaliser ces processus en réduisant la paperasse, le traitement manuel et en minimisant les erreurs, mais elle nécessite également des systèmes robustes et une formation complète du personnel.

Pour améliorer l’efficacité, il vaut mieux choisir un système agile qui permet d’intégrer plusieurs technologies à un système existant, comme nous l’expliquons ci-dessous.

Gérer l’intégration technologique

L’intégration de nouvelles technologies, y compris les systèmes de facturation électronique, représente un défi important pour les directeurs des systèmes d’information (DSI). Ces responsables doivent veiller à ce que ces nouvelles technologies soient intégrées de manière transparente aux systèmes ERP et comptables existants. Cela nécessite une planification minutieuse, des investissements et une coordination entre les différents services afin d’assurer un fonctionnement optimal et des perturbations minimales.

Choisir un offreur de solution qui a déjà de nombreux partenariats solides avec différents ERP pourra vous aiguiller dans votre choix. Une intégration transparente, sans effort de la part de vos équipes, permettra une mise en place rapide et efficace.

Garantir la sécurité des données et la conformité

Dans un contexte de facturation électronique, la sécurité et la conformité des données sont devenues primordiales. Les DSI et les directeurs des opérations doivent mettre en œuvre des mesures de sécurité strictes pour protéger les données financières sensibles. Les systèmes de facturation électronique doivent être conformes aux réglementations en matière de protection des données, en plus de répondre à toutes les exigences légales classiques, ce qui ajoute une responsabilité supplémentaire à leurs fonctions.

Ils doivent également s’adapter à des environnements en constante évolution. Ils doivent rester à l’affût des tendances du secteur, des avancées technologiques et des changements réglementaires. La facturation électronique n’est qu’un aspect de ce paysage dynamique qui exige une attention et une adaptation permanentes pour garantir la conformité et l’efficacité.

Comment SPS Commerce peut vous aider

Chez SPS Commerce, nous comprenons les défis auxquels les directeurs des systèmes d’information et les directeurs des opérations sont confrontés. Nous proposons des solutions conçues pour rationaliser leurs activités. Nos solutions complètes de facturation électronique garantissent la conformité avec les réglementations internationales, améliorent l’efficacité de la supply chain et renforcent la sécurité des données.

En s’associant à SPS Commerce, les organisations peuvent naviguer en toute confiance dans les complexités de la gestion moderne de la supply chain et de la facturation électronique.

La Commission européenne est déterminée à lutter contre la fraude fiscale et a présenté la proposition ViDA (TVA à l’ère du numérique) pour soutenir cette volonté. Cet article de blog est là pour vous tenir au courant des derniers développements et votes et sera mis à jour régulièrement.

ECOFIN

Il est utile de savoir que les discussions autour de ViDA ont lieu lors du Conseil ECOFIN, généralement une fois par mois, le dernier s’est tenu le 21 janvier 2025, désormais sous la présidence polonaise.

L’objectif principal sera de « relever le défi du déclin de la compétitivité de l’UE ». La présidence polonaise souhaite une économie plus forte grâce à une rationalisation du marché unique.

En ce qui concerne notre sujet ViDA, l’ECOFIN a validé les trois piliers de la proposition le 5 novembre 2024, sous la présidence hongroise. Un compromis satisfaisant pour les 27 Etats membres a été trouvé après des mois de négociation.

Le 12 février 2025, le Parlement européen a approuvé le projet de directive du Conseil modifiant la directive 2006/112/CE en ce qui concerne les règles de TVA à l’ère numérique. Le projet nécessite l’approbation politique finale du Conseil de l’Union européenne. Le rapport sur le projet de directive du Conseil modifiant la directive 2006/112/CE en ce qui concerne les règles de TVA pour l’ère numérique est disponible ici.

Les 3 piliers de ViDA

Comme nous avons rédigé un article sur les questions les plus courantes concernant ViDA, cette section va se concentrer sur un point de vue plus technique avec les règles spécifiques qui sont discutées au cours du conseil. Pour résumer, ViDA s’articule autour de 3 piliers principaux :

Facturation et déclaration électroniques (DRR)
Comme ViDA vise à lutter contre la fraude fiscale et à réduire l’écart de TVA, la proposition met en œuvre ce que l’on appelle les DRR – Digital Reporting Requirements – afin d’obtenir une vue en temps réel des factures échangées au niveau transfrontalier dans l’UE. Ce premier pilier implique une norme commune (EN16931) pour les factures électroniques qui seront émises, avec des informations spécifiques devant figurer sur la facture.

Plateformes en ligne
Cette partie vise la location de logements de courte durée et le transport de passagers par le biais de plateformes (par exemple Uber ou AirBnB). Avec les nouvelles règles, “les États membres devront mettre à la disposition des assujettis les moyens nécessaires à cette transmission”. Cela simplifiera le processus pour les PME et les prestataires de services individuels. Enfin, elle est considérée comme “plus équitable” pour les petites entreprises qui peuvent avoir une lourde charge administrative liée à la collecte de la taxe.

Enregistrement unique de la TVA
Le guichet unique (One Stop Shop – OSS) représentera le modèle décentralisé envisagé pour ViDA. Il permettra l’attribution d’un numéro unique d’enregistrement de la TVA, ce qui simplifiera le travail administratif des entreprises qui ne s’enregistreront qu’une seule fois pour s’acquitter de leurs obligations en matière de TVA dans toute l’Europe.

Ce qui change

• La facturation électronique devient le système par défaut
  • Mais les États peuvent utiliser d’autres moyens de facturation pour les transactions nationales
• La norme EN16931 est obligatoire pour l’émission de factures électroniques
  • Les formats hybrides doivent également être acceptés
• Les factures électroniques doivent être émises au maximum 10 jours après la vente

• La déclaration de TVA se fera par l’intermédiaire de la DRR pour les livraisons transfrontalières de biens et de services
  • Elle doit se faire en temps réel
• Les transactions nationales ne sont pas (encore) régies par la directive européenne sur la TVA

Quelles sont les échéances ?

La Commission européenne a approuvé de nouvelles mesures visant à moderniser le système de TVA de l’UE. Cela signifie que les États membres de l’UE peuvent introduire la facturation électronique obligatoire sous certaines conditions.

À partir du 1er janvier 2027, de légères clarifications sont attendues pour ceux qui utilisent les systèmes de guichet unique (OSS et IOSS).À partir du 1er juillet 2028, les éléments d’enregistrement unique à la TVA entreront en vigueur :

• Extension des régimes OSS
• Autoliquidation obligatoire pour les fournisseurs non identifiés.

À partir du 1er juillet 2030, les mesures relatives aux exigences de déclaration numérique entrent en vigueur – principal impact sur les entreprises effectuant des livraisons transfrontalières d’entreprise à entreprise.D’ici le 1er juillet 2035, date limite pour l’alignement des obligations nationales de déclaration numérique en temps réel basées sur les transactions sur le système de l’UE.

Pourquoi est-ce si important ?

Comme nous avons développé le sujet dans des blogs précédents, nous présentons les principaux objectifs communiqués par l’UE :

• Harmoniser les règles de l’UE en matière de VTA
• Réduire la charge administrative des entreprises
• Réduire l’écart de TVA
• Augmenter la précision de la TVA

SPS Commerce, en tant que prestataire de services internationaux, ne peut que vous encourager à passer à la facturation électronique dès maintenant. Faire confiance à l’un des leaders du marché vous aidera à vous conformer à toutes les réglementations en matière de TVA, qu’elles soient locales, internationales ou en cours d’élaboration, comme la proposition ViDA.

Gérer la complexité de la supply chain

À mesure que les entreprises se développent à l’échelle mondiale, les supply chains deviennent de plus en plus complexes. La gestion de multiples fournisseurs, fabricants et distributeurs dans différentes zones géographiques contribue également à la complexité. Il s’agit là de parler leur langue, dans tous les sens du terme : leur langue maternelle en plus de leur langue technologique.

La facturation électronique ajoute une couche supplémentaire à cette difficulté : chaque pays met en place sa loi pour réguler les transactions commerciales. Tout ceci nécessite une approche complète, tant d’un point de vue légal que technologique, avec une conduite du changement forte.

Atténuer les risques et les perturbations

Les perturbations de la supply chain peuvent être causées par divers facteurs, les plus impactantes étant les catastrophes naturelles, les tensions géopolitiques et les pandémies.

Les responsables de la supply chain doivent élaborer des stratégies de résilience pour atténuer ces risques. La facturation électronique peut jouer un rôle clé en fournissant des données en temps réel et en améliorant la visibilité, permettant ainsi une prise de décision plus rapide en cas de crise.

Tirer parti de la technologie pour une gestion optimisée

L’adoption de technologies de pointe telles que l’intelligence artificielle, l’Internet des objets et la blockchain transforme la gestion de la supply chain. La facturation électronique est l’une des innovations technologiques de cette transformation, offrant une plus grande précision, une réduction de la fraude et un meilleur contrôle financier.

Cependant, l’intégration de ces technologies requiert des investissements et, comme mentionné plus haut, une conduite du changement importante.

Comment garantir l’efficacité de l’exécution des commandes ?

Les responsables de la supply chain sont en effet soumis à une pression constante pour améliorer l’efficacité de l’exécution des commandes. Ils doivent notamment réduire les délais pour tous les acteurs, maintenir des niveaux de stocks optimaux et évidemment assurer une livraison en temps voulu aux clients.

La digitalisation de la supply chain permet de maintenir cette efficacité sur le long terme. La visibilité sur l’ensemble des commandes, stocks et même livraison rend possible des économies d’échelle et une meilleure gestion des risques.

Et le e-invoicing dans la supply chain ?

Il faut également savoir naviguer dans les réglementations relatives à la facturation électronique. Avec l’arrivée de nouvelles réglementations en la matière, les supply chain managers doivent s’assurer de leur conformité dans plusieurs juridictions. Ces réglementations peuvent varier considérablement, ce qui nécessite une compréhension approfondie des exigences légales de chaque marché. Le défi consiste à intégrer ces systèmes de facturation électronique sans perturber les opérations de la supply chain.

Au delà de la conformité légale, l’intégration de la facturation électronique permet de rationaliser davantage les processus en réduisant la paperasse et en minimisant les erreurs. Cependant, elle requiert également des systèmes informatiques et une formation du personnel solides pour en tirer le meilleur parti.

Comment SPS Commerce peut vous aider ?

Chez SPS Commerce, nous comprenons ces enjeux et proposons des solutions conçues pour rationaliser les opérations de votre supply chain. Nos solutions complètes de facturation électronique garantissent la conformité avec les réglementations internationales, améliorent l’efficacité de l’exécution et offrent une visibilité globale de la supply chain. En collaborant avec SPS Commerce, les responsables de la supply chain peuvent bénéficier de solutions efficaces pour relever ces défis.