Kroatië breidt zijn digitale fiscalisering uit met Fiscaliztion 2.0, een ingrijpende hervorming die realtime e-facturering en e-rapportage voor B2B-transacties verplicht stelt. Vanaf 1 januari 2026 zullen alle btw-geregistreerde bedrijven verplicht zijn om elektronische facturen uit te wisselen en deze in realtime te rapporteren aan de Kroatische belastingdienst. Dit is een belangrijke stap in de richting van een volledig gedigitaliseerd, datagestuurd btw-systeem, vergelijkbaar met de Continuous Transaction Controls (CTC)-modellen die al zijn geïmplementeerd in landen als Italië, Frankrijk en Polen.

Voor bedrijven die actief zijn in of met Kroatië betekent dit dat factuurprocessen, systemen en partners klaar moeten zijn voor volledig gestructureerde, realtime conforme e-facturering.

Realtime naleving onder Fiscalization 2.0

De nieuwe wetgeving introduceert een op goedkeuring gebaseerd e-facturatiemodel, waarbij facturen eerst door de belastingdienst worden gevalideerd voordat ze aan de ontvangers worden bezorgd. Vanaf 2026 zijn bedrijven verplicht om:

• Verzend en ontvang gestructureerde e-facturen (XML, EN 16931) voor B2B-transacties
• Rapporteer alle factuurgegevens in realtime aan de belastingdienst
• Maandelijks, uiterlijk op de 20e, ontvangen betalingen rapporteren
• Gebruik gecertificeerde leveranciers die AD4, Peppol of EDI ondersteunen.

Deze nieuwe wet vervangt de vorige wet inzake de fiscalisering van contant geld en breidt het toepassingsgebied ervan aanzienlijk uit, met inbegrip van:

• B2B: verplichte elektronische facturering en realtime rapportage
• B2C: Alle ontvangsten moeten elektronisch worden gerapporteerd, ongeacht de betaalmethode.
• M2G: al sinds 2019 verplicht via het nationale eRačun-platform

Een verbonden ecosysteem voor elektronische facturering: Peppol, AMS en nationale goedkeuring

Om interoperabiliteit te garanderen, implementeert Kroatië een gedecentraliseerd model dat werkt met gecertificeerde dienstverleners en een nationale AMS (Addressing & Metadata Service). Wat dit betekent voor bedrijven:

• Elke organisatie moet voorkeursformaten, protocollen en identificatiegegevens registreren in de AMS-directory.
• Factuurverzenders halen automatisch de gegevens van de ontvanger op via het AMS.
• De belastingdienst controleert de factuurgegevens voordat deze aan de ontvanger worden geleverd.

Bedrijven die al gebruikmaken van Peppol of EDI kunnen onder dit nieuwe Kroatische model veel sneller aan de slag.

Tijdschema voor de implementatie van de verplichting tot elektronische facturering in Kroatië

Vanaf 1 september 2025 – Testfase

Er komt een testomgeving beschikbaar voor bedrijven, ERP-leveranciers en aanbieders van e-facturering om workflows, fiscale digitale handtekeningen, realtime rapportage en AMS-registratie te testen.

1 januari 2026 – Verplichte elektronische facturering voor btw-geregistreerde entiteiten.

Alle btw-geregistreerde bedrijven moeten e-facturen uitgeven en ontvangen voor binnenlandse transacties. De verplichting om facturen te ontvangen geldt ook voor:

• Bedrijven
• Eenmanszaken en freelancers
• Staatsbestuur
• Lokale overheidsinstanties
• Begrotings- en buitenbegrotingsentiteiten

B2C-transacties vallen vanaf deze datum ook onder de fiscaliteitsregels.

1 januari 2027 – Volledige invoering

Tegen deze datum moeten ook alle overheidsinstanties en niet-btw-geregistreerde begrotingsentiteiten e-facturen kunnen uitgeven.

Waarom dit belangrijk is voor wereldwijde supply chains

Nu Europese landen realtime digitale belastingnaleving invoeren, raken papieren documenten, handmatige controles en foutgevoelige processen in onbruik. Voor supply chain leveranciers en logistieke partners biedt deze verschuiving:

• Consistentere factuurgegevens
• Verbeterde traceerbaarheid in de hele supply chain
• Snellere betalingen en minder geschillen
• Volledige transparantie voor accountants en belastingautoriteiten
• Betere integratie tussen systemen en partners

Bedrijven die vroeg een robuuste internationale oplossing voor elektronische facturering invoeren, kunnen risico’s en operationele lasten verminderen.

Hoe SPS Commerce naleving ondersteunt in Kroatië en daarbuiten

Met duizenden wereldwijde handelspartners, bewezen cloudprestaties en een sterke connectiviteit met nationale en internationale e-factureringsnetwerken biedt SPS Commerce alles wat bedrijven nodig hebben om soepel over te stappen naar de Kroatische regelgeving.

SPS ondersteunt:

• Peppol-, AS4- en EDI-connectiviteit
• Geïntegreerde e-factureringworkflows voor debiteuren- en crediteurenadministratie
• Automatische validatie en realtime belastingaangifte
• ERP-systeemintegratie
• Schaalbare partneronboarding

Met een internationale compliance-architectuur die al in meerdere CTC-landen actief is, zijn bedrijven beter gepositioneerd voor een soepele digitale transformatie.

Conclusie

De Kroatische verplichting tot elektronische facturering in 2026 betekent een belangrijke stap naar meer transparantie, betere naleving en een volledig digitale belastingketen. Bedrijven die nu al beginnen met de voorbereidingen – door middel van integratie, selectie van leveranciers en afstemming van processen – zullen goed gepositioneerd zijn wanneer de verplichting van kracht wordt. Met een moderne, wereldwijd verbonden architectuur voor elektronische facturering helpt SPS Commerce organisaties niet alleen om aan de regels te blijven voldoen, maar ook om slimmer, sneller en efficiënter te werken in de hele supply chain.

Aarzel niet om contact met ons op te nemen om te zien waar we u kunnen helpen.

Na enige vertraging wordt het Peppol-systeem voor elektronische facturering in januari 2026 in België ingevoerd voor alle transacties, inclusief B2B. Laten we eens nader kijken naar de Belgische regelgeving inzake elektronische facturering.

Overzicht

Vanaf 2022 heeft de Vlaamse overheid haar e-facturatiedoelstellingen bereikt. Dit betekent dat overheidsinstanties verplicht zijn om e-facturatie toe te passen onder de Europese richtlijn 2014/55/EU. Sinds 2017 eist de Vlaamse overheid e-facturen van al haar leveranciers.

Op 31 januari 2025 werd een akkoord bereikt over de vorming van een nieuwe Belgische federale regering. Het coalitieakkoord omvat aanzienlijke wijzigingen in het belastingbeleid met als doel ondernemerschap en concurrentievermogen te bevorderen. Een belangrijke btw-maatregel in het akkoord is de invoering van bijna real-time rapportage, die gepland staat om in 2028 te beginnen. Dit initiatief, ontworpen om btw-fraude te bestrijden, zal de verplichte e-factureringsvereiste aanvullen die op 1 januari 2026 van kracht wordt.

Als je nog niet over de juiste software beschikt, heeft de Belgische belastingdienst een lijst gedeeld met mogelijke softwareoplossingen die je kunnen helpen. Er zijn verschillende soorten software beschikbaar: software die alleen e-facturen kan verzenden, software die e-facturen kan verzenden en ontvangen en software die de e-facturen ook onmiddellijk kan verwerken in je boekhoudsysteem. Op deze website vindt u een lijst met softwaretoepassingen die aan de eisen voldoen.

E-facturatie voor B2G

E-facturatie tussen bedrijven en de overheid is verplicht sinds 1 maart 2024, behalve voor contracten onder de drempel van 3.000 euro (behoudens uitzondering). Alle overheidsinstanties moeten e-facturen kunnen ontvangen en geselecteerde leveranciers van overheidsinstanties moeten hun facturen in het gespecificeerde elektronische formaat (PEPPOL BIS) verzenden.

End-to-End E-Procurement

Vlaanderen, de officiële toegangspoort van de Vlaamse overheid, geeft aan dat de Vlaamse overheid inzet op een volledig digitale verwerking van overheidsopdrachten en aanverwante processen: end-to-end e-procurement. Sinds 2015 heeft de Vlaamse overheid bepaald dat alle bedrijven e-facturen moeten kunnen ontvangen.

De introductie van B2B e-facturatie in België

Minister van Financiën Vincent Van Peteghem heeft in de Ministerraad een akkoord bereikt over de verplichte invoering van digitale facturatie (e-facturatie) tussen bedrijven vanaf 1 januari 2026. Hoewel deze verplichting al geldt voor facturen aan de overheid, zorgt minister Van Peteghem ervoor dat gestructureerde elektronische facturen vanaf 1 januari 2026 ook de standaard worden voor transacties tussen belastingplichtige bedrijven.

Kortom, Belgische btw-geregistreerde bedrijven zullen verplicht worden om gestructureerde e-facturen rechtstreeks tussen hun systemen uit te wisselen via een gereguleerde standaard. België heeft gekozen voor de Europese norm EN 16931, net als voor B2G-e-facturen, en vertrouwt op het Peppol-netwerk om deze overgang te realiseren.

In juli 2024 heeft de Belgische Federale Overheidsdienst Financiën nieuwe richtlijnen gepubliceerd voor de overgang naar B2B e-facturatie. Daarin staat dat de verplichting tot gestructureerde elektronische facturatie bijna altijd zal gelden voor transacties tussen twee Belgische btw-plichtige vennootschappen.

Er is geen verplichting om gestructureerde elektronische facturen te sturen voor:

• Failliete btw-plichtigen
• Ondernemingen die enkel handelingen verrichten die zijn vrijgesteld door artikel 44 WBTW
• btw-plichtigen die niet in België gevestigd zijn zonder vaste inrichting
• Forfaitair belaste btw-plichtigen (artikel 56 WBTW, ten laatste vervallen op 1 januari 2028)

Er is geen verplichting om gestructureerde elektronische facturen te kunnen ontvangen voor:

• Ondernemingen die enkel handelingen verrichten die zijn vrijgesteld door artikel 44 WBTW
• Er is geen verplichting om gestructureerde elektronische facturen te verzenden of te ontvangen als de handeling is vrijgesteld door artikel 44 WBTW.
• De overheid heeft ervoor gekozen om voor deze nieuwe ontwikkeling gebruik te maken van het Europese PEPPOL-netwerk. Wanneer een bedrijf zich aansluit bij dit netwerk, maakt het automatisch verbinding met alle andere deelnemers aan dit netwerk. Dit netwerk wordt al gebruikt in veel andere EU-lidstaten.

Conclusie

2026 wordt het jaar van de invoering van elektronische facturering in Europa. België vormt hierop geen uitzondering, want we moeten ons met ViDA voorbereiden op de volgende grote stap in 2030.
Om ervoor te zorgen dat u aan alle internationale regelgeving blijft voldoen, moet u een provider kiezen die u in alle landen kan ondersteunen. SPS Commerce biedt uitgebreide oplossingen om u te helpen voorop te blijven lopen bij alle wijzigingen in de regelgeving. Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie over ons aanbod op het gebied van elektronische facturering.

Met het oog op de aanstaande e-factureringhervorming willen we u graag een overzicht geven van het Franse e-factureringssysteem. Lees deze blog om te ontdekken waarom e-facturering een hot topic is geworden in Frankrijk en hoe het zal helpen bij de bestrijding van belastingfraude en het stroomlijnen van transactieprocessen.

Definitieve kalender van de wet

De stemming over de hervorming is gekenmerkt door talrijke uitstelmaatregelen. We zullen deze blog regelmatig bijwerken om u op de hoogte te houden van de laatste ontwikkelingen.

De hervorming van elektronische facturering is geen nieuw onderwerp in Frankrijk, waar elektronische facturering tussen bedrijven en overheden (B2G) tegen 2020 verplicht zal worden. Nu heeft de Franse regering opgeroepen tot een gestandaardiseerd systeem voor elektronische facturering voor alle transacties (B2B, B2C), zowel voor verkopen als aankopen.

Op 28 juli 2023 heeft de Franse regering in een persbericht aangekondigd dat de invoering van elektronische facturering opnieuw wordt uitgesteld, zonder verdere details te geven. Pas later werd het nieuwe tijdschema bekendgemaakt met het amendement van 17 oktober 2023, met als belangrijkste data september 2026 en september 2027 voor een gefaseerde invoering bij bedrijven op basis van hun omvang. Dit tijdschema werd in december 2023 goedgekeurd met de nieuwe financiële wet en zal niet worden gewijzigd.

Een laatste donderslag in het najaar van 2024 met de aankondiging van de intrekking van het PPF (het platform van de regering) impliceert een reorganisatie van de Y-regeling en de rol van de PA (voorheen PDP), maar keert niet terug naar het in 2023 goedgekeurde gefaseerde tijdschema. Deze reorganisatie verplicht bedrijven om tegen september 2026 een platform te kiezen om aan de nieuwe regelgeving te voldoen. Hieronder gaan we dieper in op de punten van de hervorming en de verplichtingen die deze met zich meebrengt.

Hier volgt een uitleg over hoe de hervorming zal werken met de verwijdering van het openbare portaal.

Wat zijn de volgende stappen?

• 2025: Levering van directory en lancering van pilot voor grondige tests. De PA’s hebben tijdelijke registraties ontvangen en sommige zijn al aangesloten op de staatsadministratie
• 1 september 2026: Uitgifte van e-facturen voor grote bedrijven – Ontvangst van e-facturen verplicht voor iedereen
• 1 september 2027: Uitgifte van e-facturen voor kmo’s en kleine bedrijven in september

Vraagt u zich af waar uw bedrijf past?

De overheid heeft verschillende hulpmiddelen beschikbaar gesteld om u te helpen het systeem beter te begrijpen. U kunt een korte vragenlijst invullen op de website impots.gouv.fr. En voor een algemeen overzicht zijn hier de officiële categorieën:

– Kleine en middelgrote ondernemingen worden gedefinieerd als ondernemingen met minder dan 5.000 werknemers en een jaaromzet van minder dan 1,5 miljard euro of een balanstotaal van minder dan 2 miljard euro.

– Kleine ondernemingen worden gedefinieerd als ondernemingen met minder dan 250 werknemers en een jaaromzet van minder dan 50 miljoen euro of een balanstotaal van minder dan 43 miljoen euro.

De deadlines komen snel dichterbij en het is nooit te vroeg om te beginnen met de voorbereidingen, zelfs als uw bedrijf tot de categorie kleine bedrijven behoort, aangezien u vanaf 1 september 2026 elektronische facturen moet kunnen ontvangen.

We blijven deelnemen aan de verschillende discussies om u te helpen bij de overgang naar elektronische facturering. Blijf op de hoogte van het laatste nieuws over e-facturering in Frankrijk en bereid u voor op 2026!

Introductie

Tussen uitstel en beraadslagingen door zijn er bij dit langdurige project van de overheid veel partijen betrokken, waaronder dienstverleners zoals SPS Commerce. Interoperabiliteit tussen verschillende e-factureringsplatforms is een belangrijke prioriteit van de groep. Om deze uitwisseling te vergemakkelijken is er een Peppol-autoriteit opgericht, die is overgenomen door de Franse overheid.

Met dit nieuwe initiatief wil de regering btw-fraude bestrijden en transactieprocessen efficiënter maken.

Context

De Europese Unie en de Europese Commissie willen de relaties tussen bedrijven onderling (B2B) vereenvoudigen en vergemakkelijken. De uitbreiding van de vereisten voor elektronische facturering voor binnenlandse transacties tussen btw-plichtige bedrijven, evenals voor buitenlandse B2B-transacties, heeft geleid tot de opkomst van e-facturering. In 2022 waren er 4 miljoen Franse bedrijven btw-plichtig, waarvan 96% kleine bedrijven.

Dit mandaat heeft vier hoofddoelstellingen:

• Beperkte btw-fraude
• Beperkte beperkingen tussen bedrijven (dankzij realtime transacties tussen leveranciers en klanten)
• Transparantie voor overheidsinstanties
• Gebruik van nieuwe technologieën

Wat u kunt verwachten

Bedrijven zullen elektronische facturen moeten versturen voor hun transacties tussen bedrijven onderling – dit staat bekend als “e-facturering”. Het tweede deel, bekend als “e-rapportage”, betreft factuurgegevens die niet onder e-facturering vallen, maar die wel onder de btw vallen.

Om aan de regels te voldoen, moeten bedrijven gebruikmaken van een goedgekeurd commercieel partnerplatform van een derde partij, “Plateforme Agréée” (voorheen “Plateforme de Dematerialization Partenaire” (PDP)). In oktober 2024 besloot de regering namelijk haar platform (het Portail Public de Facturation) terug te trekken, waardoor de bij de regering geregistreerde platforms meer gewicht kregen – zie bovenstaande grafiek.

Plateforme Agréée (PA)

Een PA is een tussenpersoon tussen een leverancier en een klant. PA’s zijn de enige platforms die elektronische facturen rechtstreeks naar hun ontvangers kunnen verzenden EN de gegevens naar de autoriteiten kunnen doorsturen. Ze spelen nu een centrale rol in de hervorming en moeten ervoor zorgen dat de integriteit, authenticiteit en volledigheid van de gegevens gewaarborgd blijven. PA’s worden geregistreerd door de overheid en zullen ook een interne rol vervullen, zoals het beheer van een directory. En ja, SPS Commerce ondersteunt zowel B2G- als B2B-e-factureringseisen in Frankrijk. We zijn geregistreerd onder nummer 0010.

Formaten voor elektronische facturering

Alle Franse aanbieders van elektronische facturering moeten ervoor zorgen dat UBL, CII en Factur-X (de drie belangrijkste Franse formaten voor elektronische facturen) worden ondersteund. Daarnaast kunnen er pdf-facturen worden aangemaakt, maar deze mogen niet gescand zijn. Als u enigszins bekend bent met elektronische facturering, is dit niets nieuws.

Volgende stappen

Als u een bedrijf bent dat onderworpen is aan btw in Frankrijk, zijn deze wetten op u van toepassing. U hoeft zich echter geen zorgen te maken als u kiest voor een dienstverlener die aan alle nalevingsvereisten voldoet (zoals SPS Commerce). En als u ervoor kiest om klant te worden van SPS Commerce, kunt u erop vertrouwen dat u niet alleen aan alle regelgeving voldoet, maar ook al uw bedrijfsprocessen eenvoudig kunt digitaliseren.

Heeft u vragen? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen u graag verder!

Context

Net als in andere Europese landen is een van de belangrijkste redenen waarom e-facturering in Polen is ingevoerd, het voorkomen van belastingfraude, hoewel dit slechts de laatste van een reeks voorzorgsmaatregelen is die het land al heeft genomen. Op dit moment heeft Polen al maandelijkse btw-rapportage, elektronische financiële analyse en een online fiscaal kassasysteem voor het monitoren van transacties (in de detailhandel) ingevoerd. Met de invoering van elektronische facturering komt Polen nu een stap dichter bij het uitbannen van btw-fraude.

B2G e-facturatie in Polen

B2G-e-facturering is al verplicht in Polen. Alle overheidsinstanties moeten e-facturen kunnen ontvangen via het nationale e-factureringsplatform van het land, het PEF. Het PEF wordt gebruikt voor B2G-e-facturering tussen particuliere bedrijven en overheidsinstanties bij openbare aanbestedingen. Leveranciers van overheidsinstanties zijn niet verplicht om hun facturen elektronisch in te dienen, maar veel leveranciers kiezen ervoor om dit vrijwillig te doen door een dienstverlener te kiezen die als PEPPOL-toegangspunt fungeert, zoals SPS Commerce.

Het PEF werd voor het eerst geïntroduceerd in 2019 en sindsdien zijn alle subcentrale Poolse overheidsinstanties verplicht zich op dit platform te registreren om e-facturen te kunnen ontvangen. Het PEF ondersteunt het verzenden en ontvangen van e-facturen en andere transactiedocumenten in een gestandaardiseerd XML-formaat. Het platform bestaat uit twee PEPPOL-toegangspunten die door dienstverleners worden geïmplementeerd.

B2B e-facturatie in Polen

In Polen zijn B2B-e-factureringstransacties sinds begin 2022 toegestaan, maar vrijwillig. De EU heeft Polen voorlopige toestemming verleend om B2B-e-facturering verplicht te stellen van februari tot april 2026.

Op 7 augustus 2023 heeft de president van Polen de wet van 16 juni 2023 ondertekend tot wijziging van de Poolse btw-wet en verschillende andere wetten. Het Poolse ministerie van Financiën heeft echter op 4 april 2024 een samenvatting gepubliceerd van de voorgestelde wettelijke opties voor het herziene Poolse mandaat voor elektronische facturering “KSeF”. Als gevolg hiervan moeten belastingplichtigen zich vanaf 1 februari 2026 voorbereiden op verplichte elektronische facturering en het nationale elektronische factureringssysteem (KSeF – Krajowy System e-Faktur).

Momenteel is KSeF een vrijwillige oplossing: u kunt kiezen of u een gestructureerde factuur in KSeF wilt uitgeven of zoals voorheen (op papier of elektronisch, bijvoorbeeld in een pdf-bestand). Vanaf 1 februari 2026 geldt het volgende:

* Vanaf 1 februari 2026 wordt elektronische facturering verplicht voor bedrijven met een jaaromzet van meer dan 200 miljoen PLN (ongeveer 46 miljoen EUR).
* From February 1, 2026, electronic invoicing will become mandatory for companies with an annual turnover exceeding PLN 200 million (approximately EUR 46 million).
* Entiteiten waarvan de maandelijkse omzet niet hoger is dan 10.000 PLN, mogen uiterlijk op 31 december 2026 overschakelen op elektronische facturering.

De verplichting om gestructureerde e-facturen te verzenden en te ontvangen geldt niet voor buitenlandse entiteiten in Polen, noch voor entiteiten die geen vaste inrichting hebben, maar uitsluitend voor btw-doeleinden in Polen zijn geregistreerd. Deze belastingplichtigen kunnen facturen blijven uitgeven op basis van de bestaande regels (elektronisch of op papier), en vrijwillige elektronische facturering via KSeF blijft voor hen mogelijk.

Normen en technische vereisten

Polen gebruikt het standaardformaat (EN 16931) en PEPPOL BIS Billing 3.0. Aangezien facturen voldoen aan EN16931 en PEPPOL BIS Billing 3.0, zouden alle geregistreerde Poolse overheidsinstanties elektronische facturen moeten kunnen ontvangen van andere instanties die zijn aangesloten op PEPPOL.

Belastingbetalers hebben een ERP-systeem nodig dat hun financiële gegevens combineert met het KSeF-portaal via de PEPPOL-gecertificeerde API om e-facturen in Polen te verwerken en uit te wisselen.

Conclusie

Polen is bezig met de volledige digitalisering van de facturering. Hoewel deelname aan KSeF tot begin 2016 vrijwillig blijft, moeten bedrijven niet te lang wachten met de voorbereidingen. Het systeem wordt vanaf februari 2026 in fasen verplicht gesteld en zal in april 2026 volledig zijn ingevoerd.

Bedrijven die in Polen actief zijn, moeten ervoor zorgen dat hun boekhoudsystemen, interne workflows en complianceprocessen tijdig klaar zijn om verbinding te maken met KSeF, zodat er geen verstoringen ontstaan zodra de verplichting van kracht wordt.

Wat is EDI en hoe is het ontstaan?

Electronic Data Interchange (EDI) is een gestandaardiseerde methode voor het uitwisselen van bedrijfsdocumenten tussen verschillende organisaties. In plaats van papieren documenten of e-mails te gebruiken, kunnen bedrijven met EDI elektronische documenten zoals bestellingen, facturen en verzendingsberichten automatisch en veilig uitwisselen.

EDI ontstond in de jaren ’60 en ’70 van de vorige eeuw als een manier voor bedrijven om gegevens efficiënter uit te wisselen. In de beginjaren waren het vooral grote bedrijven en overheidsinstellingen die EDI gebruikten om gegevensuitwisseling te standaardiseren en te automatiseren. De ontwikkeling van gestandaardiseerde formaten, zoals ANSI X12 en EDIFACT, maakte het mogelijk om EDI breed te implementeren in verschillende sectoren, waaronder de detailhandel, productie en logistiek. Door de jaren heen is EDI geëvolueerd en verfijnd, waardoor het een betrouwbare en efficiënte methode is geworden voor het beheren van bedrijfsprocessen en het verbeteren van de samenwerking tussen handelspartners.

De voordelen van EDI

EDI biedt tal van voordelen voor bedrijven die efficiëntie en nauwkeurigheid hoog in het vaandel hebben staan. Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen:

• Kostenbesparing: Het gebruik van EDI elimineert de behoefte aan papieren documenten en handmatige gegevensinvoer. Dit vermindert de kans op menselijke fouten en bespaart op kosten van papier, post en arbeid. Bovendien kunnen bedrijven met EDI profiteren van snellere transacties en verbeterde cashflow.
• Verbeterde nauwkeurigheid: Handmatige gegevensinvoer is foutgevoelig. EDI elimineert deze fouten door automatische gegevensuitwisseling, wat leidt tot een hogere nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van de gegevens.
• Snellere transacties: Met EDI kunnen bedrijven informatie sneller en efficiënter uitwisselen. Dit betekent dat bestellingen sneller kunnen worden verwerkt, facturen sneller kunnen worden betaald en verzendingsinformatie direct beschikbaar is. Dit versnelt niet alleen de bedrijfsprocessen, maar verbetert ook de klanttevredenheid.
• Betere relaties met handelspartners: EDI bevordert de samenwerking tussen handelspartners door de communicatie te stroomlijnen en de zichtbaarheid van de supply chain te verbeteren. Dit leidt tot sterkere relaties en betere coördinatie tussen leveranciers, distributeurs en klanten.
• Verbeterde zichtbaarheid: EDI biedt een transparant overzicht van de supply chain dor real-time tracking en statusupdates te bieden. Deze zichtbaarheid versterkt de samenwerking en maakt geïnformeerde besluitvorming mogelijk binnen verschillende afdelingen.

Hoe werkt EDI?

EDI werkt door het vertalen van bedrijfsdocumenten in een gestandaardiseerd formaat dat door computers kan worden gelezen. Dit zijn de belangrijkste stappen in het EDI-proces:

• Documentvoorbereiding: Het opstellen van de bedrijfsdocumenten zoals inkooporders of facturen in een standaardformaat.
• Documentvertaling: Het gebruik van EDI-software om de documenten te vertalen naar een gestandaardiseerd EDI-formaat.
• Documenttransmissie: Het verzenden van de vertaalde documenten via een beveiligd netwerk naar de handelspartner.
• Documentontvangst en -verwerking: De handelspartner ontvangt de EDI-documenten, vertaalt ze terug naar een leesbaar formaat, en verwerkt ze in hun eigen systeem.

EDI in verschillende industrieën

EDI wordt in tal van industrieën toegepast om de efficiëntie en nauwkeurigheid van zakelijke processen te verbeteren. Hier zijn enkele voorbeelden van hoe EDI in verschillende sectoren wordt gebruikt

• Detailhandel: In detailhandel helpt EDI bij het beheren van de complexe supply chain. Het automatiseert de uitwisseling van inkooporders, verzendmeldingen en facturen tussen retailers en leveranciers. Dit leidt tot snellere voorraadomzet, betere ordernauwkeurigheid en verbeterde klanttevredenheid.
• Gezondheidszorg: In de gezondheidszorg wordt EDI gebruikt voor het uitwisselen van medische claims, patiëntgegevens en verzekeringsinformatie. Dit verbetert de nauwkeurigheid van gegevens, verkort de verwerkingstijd van claims en zorgt voor een betere patiëntenzorg door tijdige en nauwkeurige informatie-uitwisseling.
• Productie: In de productie-industrie helpt EDI bij het stroomlijnen van processen zoals inkoop, productieplanning en logistiek. Het zorgt voor een naadloze uitwisseling van gegevens tussen fabrikanten, leveranciers en logistieke partners, wat leidt tot een verbeterde efficiëntie, lagere kosten en snellere doorlooptijd.
• Logistiek en transport: In de logistieke sector maakt EDI het mogelijk om transportdocumenten zoals vrachtbrieven, douaneaangiften en verzendmeldingen elektronisch uit te wisselen. Dit versnelt de verwerkingstijd, vermindert papierwerk en verbetert de traceerbaarheid van zendingen.
• Financiële diensten: In de financiële sector wordt EDI gebruikt voor de elektronische uitwisseling van financiële documenten zoals betalingsinstructies, bankafschriften en rapportages. Dit verhoogt de snelheid en nauwkeurigheid van financiële transacties en vermindert de kans op fouten.

Hoe kan EDI uw bedrijf helpen?

Als u de efficiëntie van uw bedrijf wilt verbeteren door elektronische gegevensuitwisseling (EDI) te implementeren, is het tijd om te ontdekken wat EDI voor u kan betekenen. Door de overstap naar geautomatiseerde processen vermindert u de kans op fouten, versnelt u uw transacties en bespaart u kosten.

Bij SPS Commerce begrijpen we de waarde van efficiënte gegevensuitwisseling. Daarom bieden wij uitgebreide EDI-oplossingen die zijn ontworpen om uw specifieke bedrijfsbehoeften te ondersteunen. Wij zorgen ervoor dat u optimaal profiteert van de voordelen van EDI, van implementatie tot dagelijkse werking. Neem vandaag nog contact op met SPS Commerce en ontdek hoe wij u kunnen helpen bij het verbeteren van uw gegevensuitwisseling.

Deze blog onderzoekt hoe deze technologieën het dagelijks leven van een Sales Director beïnvloeden en welke voordelen en uitdagingen ze met zich meebrengen.

Orderverwerking stroomlijnen

EDI en e-facturatie hebben een revolutie teweeggebracht in de manier waarop orders worden verwerkt. Voor een Sales Director betekent dit een snellere en nauwkeurigere orderverwerking. EDI maakt de naadloze uitwisseling van documenten zoals inkooporders, facturen en verzendberichten tussen handelspartners mogelijk.

Deze automatisering vermindert handmatige gegevensinvoer, minimaliseert fouten en versnelt de order-to-cash cyclus. Het resultaat is dat verkoopdirecteuren ervoor kunnen zorgen dat hun teams de orders efficiënter verwerken, wat leidt tot een grotere klanttevredenheid.

Nauwkeurigheid en zichtbaarheid van gegevens verbeteren

Accurate en real-time gegevens zijn cruciaal voor een Sales Director om weloverwogen beslissingen te kunnen nemen. EDI en e-facturatie zorgen voor een grotere nauwkeurigheid van gegevens door fouten bij handmatige invoer te elimineren en ervoor te zorgen dat alle documenten gestandaardiseerd zijn.

Deze verbeterde nauwkeurigheid leidt tot een beter inzicht in verkoopactiviteiten, voorraadniveaus en klantorders. Verkoopdirecteuren hebben toegang tot realtime gegevens om prestaties te controleren, trends te identificeren en strategische beslissingen te nemen die de bedrijfsgroei stimuleren. Bovendien is het eenvoudig om een analysetool in het proces te integreren voor real-time gegevensanalyse.

Klantrelaties verbeteren

Tijdige en nauwkeurige facturatie is essentieel voor het onderhouden van sterke klantrelaties. E-facturatie stroomlijnt het facturatieproces door ervoor te zorgen dat facturen onmiddellijk worden aangemaakt en geleverd. Dit vermindert betalingsachterstanden en geschillen, wat leidt tot een betere cashflow en klanttevredenheid. Voor Sales Directors betekent dit minder klachten van klanten en een sterkere focus op het opbouwen van langdurige relaties en loyaliteit.

Naleving van regelgeving garanderen

Verkoopdirecteuren moeten door een complex landschap van regelgeving navigeren, vooral wanneer ze in meerdere regio’s actief zijn. EDI- en e-factuuroplossingen zijn ontworpen om naleving van verschillende regelgevingen te garanderen, waaronder belastingwetten en e-facturatiemandaten. Deze oplossingen automatiseren nalevingscontroles, waardoor het risico op niet-naleving en bijbehorende boetes afneemt.

Verkoopdirecteuren kunnen gerust zijn wetende dat hun facturatieprocessen in overeenstemming zijn met de wettelijke vereisten. Dit stelt de klant gerust en biedt betere vooruitzichten voor de toekomst, wat de verlenging van commerciële overeenkomsten bevordert.

Operationele kosten verlagen

Door terugkerende taken te automatiseren en de behoefte aan handmatige interventie te verminderen, helpen EDI en e-facturatie de operationele kosten te verlagen. Deze technologieën verminderen de noodzaak voor papieren processen, minimaliseren fouten en verminderen de tijd die aan administratieve taken wordt besteed.

Voor verkoopdirecteuren vertaalt dit zich in kostenbesparingen die opnieuw geïnvesteerd kunnen worden in strategische initiatieven, zoals het uitbreiden van verkoopteams of het verbeteren van marketinginspanningen.

Hoe SPS Commerce kan helpen

Bij SPS Commerce begrijpen we de uitdagingen van verkoopdirecteuren en bieden we uitgebreide EDI- en e-factuuroplossingen om hun activiteiten te stroomlijnen.

Onze oplossingen garanderen de nauwkeurigheid van gegevens, verbeteren de zichtbaarheid, verbeteren klantrelaties en zorgen voor naleving van wereldwijde regelgeving. Door samen te werken met SPS Commerce kunnen verkoopdirecteuren met vertrouwen navigeren door de complexiteit van moderne verkoopactiviteiten en zakelijk succes stimuleren.

Welke Europese landen zullen e-facturatie verplichten voor B2B-transacties in 2025 en 2026?

De regelgeving voor e-facturatie evolueert snel in Europa, waarbij verschillende landen in de komende jaren elektronische facturatie voor B2B-transacties verplicht zullen stellen. In 2025 zullen landen als Duitsland, Letland en Griekenland e-facturatie verplicht stellen voor B2B-transacties. Verwacht wordt dat in 2026 andere Europese landen dit voorbeeld zullen volgen, waaronder Frankrijk, Polen, Kroatië en België. Op de hoogte blijven van deze regelgeving is cruciaal voor bedrijven die actief zijn in deze regio’s om naleving te garanderen en mogelijke boetes te vermijden.

Compliance voor organisaties bij zowel binnenlandse als grensoverschrijdende zakelijke transacties

De wereldwijde suppy chain heeft veel te maken met complexe regelgeving. Verschillende landen hebben verschillende voorschriften en normen waaraan bedrijven moeten voldoen, waaronder handelswetten, tarieven en import-/exportbeperkingen. Het navigeren door deze regelgeving vereist een grondige kennis van de wettelijke vereisten van elk rechtsgebied. Hoewel e-facturatiesystemen niet elke uitdaging kunnen oplossen, kunnen ze wel worden geprogrammeerd om ervoor te zorgen dat facturen voldoen aan de specifieke wettelijke vereisten van verschillende landen, waaronder belastingwetten en factureringsnormen.

Er zijn drie belangrijke onderdelen van e-facturatie die overheden reguleren: het aanmaken van een e-factuur die aan de regels voldoet, het uitwisselen van e-facturen via kanalen die aan de regels voldoen en het archiveren van e-facturen die aan de regels voldoen. Elk land heeft zijn eigen specificaties en regels, die elkaar soms (maar niet altijd) overlappen. Welk e-factuurformaat is geschikt voor u wanneer u facturen uitwisselt met uw buitenlandse zakenpartners? Hoe organiseert u de uitwisseling van e-facturen tussen kantoren van hetzelfde bedrijf die zich in verschillende landen bevinden? Houd er rekening mee dat dit een zeer dynamische sector is en dat de regelgeving wereldwijd snel verandert. Beschikt u over betrouwbare bronnen om op de hoogte te blijven van de laatste veranderingen? En misschien wel een van de belangrijkste vragen – hoe kunt u uw processen aanpassen aan e-facturatie met maximale dekking van de regelgeving tegen optimale kosten?

E-facturatie vereenvoudigt de naleving van zowel binnenlandse als grensoverschrijdende transacties aanzienlijk. Door het facturatieproces te automatiseren, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat hun facturen nauwkeurig zijn en voldoen aan de wettelijke vereisten van elk rechtsgebied waarin ze actief zijn. Dit vermindert niet alleen het risico op fouten, maar zorgt er ook voor dat bedrijven blijven voldoen aan de verschillende belastingwetten en factureringsregels in verschillende landen. E-facturatie vergemakkelijkt naadloze en transparante transacties, die essentieel zijn voor het onderhouden van goede zakelijke relaties en het vermijden van juridische complicaties.

Verbeter zelfs de meest complexe supply chain

Het is belangrijk om te onthouden dat e-facturatie geen juridisch of boekhoudkundig domein is, maar een holistisch, gestroomlijnd proces dat helpt bij het aanpakken van problemen zoals logistieke uitdagingen, gebrek aan zichtbaarheid van de toeleveringsketen en inefficiënt kostenbeheer. Veel supply chain teams willen de efficiëntie van de hele keten verbeteren en e-facturatie kan de sleuteltechnologie zijn om een aantal bedrijfsdoelstellingen te bereiken. Het speelt een cruciale rol in het verbeteren van de efficiëntie van deze supply chains. Door het facturatieproces te digitaliseren, kunnen bedrijven snellere verwerkingstijden realiseren, handmatige fouten verminderen en het cashflowbeheer verbeteren. Daarnaast biedt e-facturatie real-time inzicht in de status van transacties, waardoor bedrijven hun suppy chains effectiever kunnen beheren en snel kunnen reageren op verstoringen. Deze digitale transformatie zorgt ervoor dat suppy chains veerkrachtiger en flexibeler zijn en kunnen voldoen aan de eisen van de moderne handel.

SPS Commerce als uw e-factuurprovider, overal ter wereld

Als het aankomt op e-facturatie, is het hebben van een betrouwbare en ervaren leverancier cruciaal voor het garanderen van compliance en operationele efficiëntie. SPS Commerce biedt uitgebreide e-factuuroplossingen voor bedrijven van alle groottes en industrieën. Met een wereldwijde aanwezigheid en expertise in het navigeren door complexe regelgevende omgevingen, zorgt SPS Commerce ervoor dat uw facturatieprocessen gestroomlijnd zijn en voldoen aan lokale en internationale regelgeving. We ondersteunen datagedreven partnerschappen met innovatieve cloudtechnologie, klantgerichte service en toegankelijke experts, zodat onze klanten zich kunnen richten op wat ze het beste kunnen. Meer dan 45.000 klanten met terugkerende inkomsten in de detailhandel, levensmiddelenindustrie, distributie, toelevering, productie en logistiek hebben SPS gekozen als hun retailnetwerk.

Complexiteit van de supply chain beheren

Naarmate bedrijven wereldwijd uitbreiden, worden supply chains steeds complexer. Het beheren van meerdere leveranciers, fabrikanten en distributeurs in verschillende geografische gebieden draagt ook bij aan de complexiteit. Dit betekent dat u hun taal moet spreken, in alle betekenissen van het woord: zowel hun moedertaal als hun technologische taal.

Elektronisch factureren voegt nog een laag toe aan deze moeilijkheid: elk land heeft zijn eigen wetten die commerciële transacties regelen. Dit alles vereist een allesomvattende aanpak, zowel vanuit juridisch als technologisch oogpunt, met een sterk verandermanagement.

Risico’s en verstoringen beperken

Verstoringen in de supply chain kunnen worden veroorzaakt door verschillende factoren, waarvan natuurrampen, geopolitieke spanningen en pandemieën de belangrijkste zijn.

Supply chain managers moeten veerkrachtstrategieën ontwikkelen om deze risico’s te beperken. E-facturatie kan een sleutelrol spelen bij het leveren van realtime gegevens en verbeterde zichtbaarheid, waardoor snellere besluitvorming mogelijk is in het geval van een crisis.

Technologie inzetten voor geoptimaliseerd beheer

De toepassing van geavanceerde technologieën zoals kunstmatige intelligentie, het internet der dingen en blockchain transformeert het beheer van de supply chain. Elektronische facturatie is een van de technologische innovaties in deze transformatie en biedt meer nauwkeurigheid, minder fraude en betere financiële controle.

De integratie van deze technologieën vereist echter investeringen en, zoals hierboven vermeld, een aanzienlijk veranderingsmanagement.

Hoe kunnen we een efficiënte orderafhandeling garanderen?

Supply chain managers staan voortdurend onder druk om de efficiëntie van de orderverwerking te verbeteren. Ze moeten met name de doorlooptijden voor alle spelers verkorten, optimale voorraadniveaus handhaven en natuurlijk zorgen voor tijdige levering aan klanten.

Digitalisering van de supply chain helpt om deze efficiëntie op lange termijn te behouden. Zichtbaarheid van alle bestellingen, voorraden en zelfs leveringen maakt schaalvoordelen en beter risicobeheer mogelijk.

Hoe zit het met e-facturatie in de Supply Chain?

U moet ook weten hoe u door de regelgeving voor e-facturatie moet navigeren. Met de komst van nieuwe regelgeving op dit gebied moeten supply chain managers ervoor zorgen dat ze in verschillende rechtsgebieden aan de regels voldoen. De uitdaging is om deze e-facturatiesystemen te integreren zonder de supply chain activiteiten te verstoren.

Afgezien van naleving van de wet, stroomlijnt integratie van e-facturatie processen verder door papierwerk te verminderen en fouten te minimaliseren. Het vereist echter ook robuuste IT-systemen en training van het personeel om er het maximale uit te halen.

Hoe kan SPS Commerce u helpen?

Bij SPS Commerce begrijpen we deze uitdagingen en bieden we oplossingen om uw supply chain-activiteiten te stroomlijnen. Onze uitgebreide e-factuuroplossingen zorgen voor naleving van internationale regelgeving, verbeteren de uitvoeringsefficiëntie en bieden wereldwijde zichtbaarheid van de supply chain. Door samen te werken met SPS Commerce kunnen supply chain managers profiteren van effectieve oplossingen voor deze uitdagingen.

Als leverancier van goederen of diensten aan bedrijven of de overheid is het versturen van een factuur natuurlijk niet iets nieuws; het is de manier waarop u betaald krijgt voor de door u geleverde goederen of diensten.

Wat mogelijk wel nieuw voor u is zijn de veranderingen aan de facturatie-eisen van uw klanten. Mocht u er nog niet mee te maken hebben gehad (of het nog even uitstellen), ga er dan maar van uit dat u er niet heel lang meer aan kunt ontkomen!

Geschiedenis van de factuur

Laten we beginnen bij het begin: We zijn begonnen met schrift door de noodzaak om verzonden en ontvangen voorwerpen te factureren of registreren. De eerst gevonden (zeer simpele) facturen zijn meer dan 7000 jaar oud en werden geschreven op steen, klei en zelfs bot.

Over de tijd heen veranderde dit uiteraard naar papier en in 1981 werd de eerste factuur gegenereerd door een computer. In de geschiedenis heeft de factuur ter verbetering verschillende transformaties doorgebracht.

De kans is groot dat u op dit moment gewend bent om via de computer een PDF-factuur te sturen per mail of via uw boekhoudsysteem. De logische volgende stap is de e-factuur.

Wat is een e-factuur?

Net als een PDF is een e-factuur een digitaal bestand, maar dat maakt een PDF nog geen e-factuur!

Een e-factuur is een gestructureerd bestand waarbij elk onderdeel een vaste locatie heeft, bepaald door de gebruikte standaard. Door de structuur kan een e-factuur geautomatiseerd elektronisch worden uitgewisseld tussen verschillende systemen.

De e-factuur moet dezelfde informatie bevatten als elk andere factuur (en eventueel aanvullende informatie waar uw klant om vraagt).

Hoe maak ik een e-factuur?

Er zijn verschillende manieren waarop u een e-factuur kunt maken. Dit ligt ook helemaal aan de facturatie-eisen die uw klant stelt en de opties die uw klant biedt. Maar ook de capaciteiten van uw bedrijf en het aantal facturen dat u stuurt heeft invloed.

Direct vanuit uw boekhoud- of ERP-systeem

Zo kunt u ervoor kiezen om een directe koppeling te maken tussen uw systeem en het systeem van uw klant. EDI (elektronische document uitwisseling) is de software die deze directe koppeling mogelijk maakt.

Bij EDI zijn geen menselijke handelingen of papier nodig om de uitwisseling te laten plaatsvinden. U kunt zich indenken dat als er een groot aantal documenten uitgewisseld moet worden dit veel tijd en papier scheelt, en de voordelen stoppen daar niet.

Aan EDI zit wel een prijskaartje wat in veel gevallen enkel interessant is om in te investeren op het moment dat er tientallen facturen (of andere documenten) of meer per maand worden uitgewisseld.

Van (geboren) PDF naar e-factuur

Bent u heel erg gebonden aan het sturen van uw facturen in PDF-formaat? Dan kunt u ervoor kiezen om software af te nemen die uw ‘digitaal geboren’ PDF facturen converteert naar e-facturen.

‘Digitaal geboren’ houdt in dat de PDF gegenereerd is door een boekhoudsysteem, herkenbaar aan dat u de tekst kunt selecteren in het bestand. Een scan of door OCR gecreëerde PDF zijn niet geschikt. Dat zou in theorie wel mogelijk zijn, maar zijn zo onnauwkeurig dat het niet wordt gebruikt.

Zoals eerder benoemd zitten er kosten aan het afnemen van deze software. U zult dus moeten overwegen of het interessant voor u is. Als u slechts enkele facturen stuurt is dat meestal niet het geval.

Met behulp van WebEDI/een leveranciersportaal of e-facturatieportaal van uw klant

Op het moment dat u slechts enkele facturen stuurt per jaar staat u waarschijnlijk niet te springen om te investeren in een EDI-oplossing of software om PDF’s te converteren. Dit is dan kostentechnisch simpelweg niet interessant.

Voor deze leveranciers wordt er vaak een leveranciersportaal (of e-facturatieportaal of welke naam het ook heeft) aangeboden. Dit wordt ook wel WebEDI genoemd en biedt de mogelijkheid aan leveranciers om facturen handmatig online in te voeren in een portaal. Deze worden vervolgens omgezet naar het gewenste e-factuurformaat van de afnemer en zonder menselijke handelingen verstuurd naar het systeem van de afnemer.

Het gebruik van zo’n portaal is kosteloos voor de leverancier; het portaal wordt namelijk gefaciliteerd door de afnemer en deze organisatie is dan ook eigenaar van het e-facturatieportaal.

Voorbeeld ter verduidelijking:

De Gemeente Amsterdam neemt de software voor het portaal af van een service provider. Deze software is dan van de Gemeente die het gebruikt als haar e-facturatieportaal voor leveranciers die niet de capaciteiten hebben om een EDI-oplossing af te nemen.

Hoe stuur ik een factuur via Peppol?

Het kan zijn dat uw klant vraagt om uw factuur te sturen via Peppol. Peppol is een netwerk dat steeds populairder wordt over de hele wereld. Aan het netwerk zitten vele bedrijven en overheden aangesloten. Zodra u toegang heeft tot dit netwerk kunt u met alle aangesloten partijen op een zeer veilige manier facturen uitwisselen.

Alle facturen die verstuurd worden via Peppol moeten voldoen aan het Peppol formaat: Peppol BIS Billing 3.0. Om toegang te krijgen tot het Peppol netwerk heeft u een Peppol Access Point nodig (zoals SPS Commerce). Access points zijn (meestal) service providers die door de overkoepelende organisatie OpenPeppol zijn gescreend op een aantal kwaliteitseisen.

Conclusie

Tussen de eerste factuur en nu is enorm veel veranderd en dit zal in de toekomst blijven veranderen. De e-factuur bestaat inmiddels ook al een tijd en wordt nu na de grote organisaties ook steeds meer omarmd door kleinere organisaties. Dat komt mede door de voordelen en de verschillende mogelijkheden om e-facturen te sturen, elk passend bij een situatie. Zo maken we het voor iedereen makkelijk en toegankelijk om te beginnen met e-factureren.

Steeds meer bedrijven krijgen het verzoek van klanten om een e-factuur te sturen. In principe houdt het verzoek om een e-factuur in dat de pdf-factuur die u altijd per e-mail verstuurde, niet langer volstaat. Natuurlijk wilt u de relatie goed houden en snel aan de klantwens voldoen. Maar hoe pakt u het digitaliseren van de uitgaande facturen aan?

Een e-factuur is een databestand waarin de factuurgegevens in een vaste structuur staan. De e-factuur voldoet aan wettelijke en fiscale richtlijnen en kan geautomatiseerd worden ingelezen in het systeem van de klant. Een pdf-factuur is dus geen e-factuur en die is zonder extra software niet automatisch uit te lezen.

Uitgaande factuurstroom digitaliseren

Het digitaliseren van de administratie en uitgaande facturatie biedt veel voordelen:

• Real-time inzage in openstaande facturen;
• Herinneringen automatisch versturen;
• U ontvangt notificaties wanneer de klant de factuur ontvangt;
• Facturen sneller verwerken en betalen.
• U faciliteert met e-facturatie de mogelijkheid tot directe betaling (bijvoorbeeld d.m.v. iDeal).

Welk formaat gaat u gebruiken?

Wanneer u start met inlezen over e-facturatie en de verschillende e-factuurformaten, dan kunnen de keuzes overweldigend zijn. De keuze qua formaat dient zo veel mogelijk aan te sluiten op wat er aanwezig is in de branche of wat klanten en leveranciers wensen te ontvangen.

Houd in gedachten dat de keuze voortvloeit uit wat u wenst te bereiken met e-facturatie. Begrippen die u bijvoorbeeld tegen kunt komen zijn XML, UBL, UN/CEFACT, XBRL en EDI.

Optie 1: Factureren vanuit uw softwarepakket

Voor het activeren van de e-facturatiemogelijkheid binnen uw huidige financiële of boekhoudpakket is doorgaans een extra module nodig. Bij de leverancier van het softwarepakket kunt u navragen wat u moet regelen voor het versturen van een e-factuur. Vanuit het systeem kan er door een Access Point (zoals SPS Commerce) een verbinding gelegd worden met het PEPPOL-netwerk. Dit zorgt ervoor dat e-facturen uitgewisseld worden via een beveiligde verbinding.

Beschikt u over een ERP- of boekhoudsysteem en wisselt u met regelmaat facturen uit met een specifieke klant? Dan is een directe koppeling tussen beide systemen de juiste oplossing. E-facturatie dienstverleners met een integratie achtergrond zorgen ervoor dat jouw systeem en het systeem van de klant met elkaar kunnen ‘communiceren’.

Optie 2: Factureren via een e-facturatie portaal

Heeft u (nog) geen financiële software of verstuurt u onvoldoende facturen om een investering te rechtvaardigen? Maak dan een account aan bij een e-facturatie portaal van een e-facturatie dienstverlener. Na het aanmaken van een account kunt u handmatig de gegevens van de factuur invullen en creëert u met gemak een e-factuur (XML-factuur). Vervolgens wordt de factuur met behulp van een applicatie veilig en rechtstreeks in het systeem van uw klant afgeleverd.

Optie 3: PDF-factuur automatisch omzetten naar e-factuur

Maakt uw softwareprogramma standaard een pdf-factuur en wilt u snel voldoen aan de klantwens voor het ontvangen van een e-factuur? Er zijn oplossingen die uw pdf-factuur automatisch omzetten in een XML-factuur. Het enige dat u hoeft te veranderen in het facturatieproces is dat u de factuur niet langer stuurt naar het e-mailadres van de klant, in plaats daarvan uploadt u de factuur naar een applicatie die u op uw apparaat hebt geïnstalleerd. De e-factuur wordt dan automatisch aangemaakt en veilig bij uw klant afgeleverd. Let er wel op dat de factuur alle vereiste informatie bevat.

Kies een toekomstbestendige oplossing

Kijk ook verder dan uw eigen afdeling. Welke systemen gebruikt uw organisatie al? Is er een bepaald boekhoudpakket, ERP-systeem of een EDI/integratie service in gebruik?? Idealiter is de e-facturatie oplossing geïntegreerd binnen een bestaand systeem of service of dient dit in de toekomst nog mogelijk te zijn.