Na enige vertraging wordt het Peppol-systeem voor elektronische facturering in januari 2026 in België ingevoerd voor alle transacties, inclusief B2B. Laten we eens nader kijken naar de Belgische regelgeving inzake elektronische facturering.

Overzicht

Vanaf 2022 heeft de Vlaamse overheid haar e-facturatiedoelstellingen bereikt. Dit betekent dat overheidsinstanties verplicht zijn om e-facturatie toe te passen onder de Europese richtlijn 2014/55/EU. Sinds 2017 eist de Vlaamse overheid e-facturen van al haar leveranciers.

Op 31 januari 2025 werd een akkoord bereikt over de vorming van een nieuwe Belgische federale regering. Het coalitieakkoord omvat aanzienlijke wijzigingen in het belastingbeleid met als doel ondernemerschap en concurrentievermogen te bevorderen. Een belangrijke btw-maatregel in het akkoord is de invoering van bijna real-time rapportage, die gepland staat om in 2028 te beginnen. Dit initiatief, ontworpen om btw-fraude te bestrijden, zal de verplichte e-factureringsvereiste aanvullen die op 1 januari 2026 van kracht wordt.

Als je nog niet over de juiste software beschikt, heeft de Belgische belastingdienst een lijst gedeeld met mogelijke softwareoplossingen die je kunnen helpen. Er zijn verschillende soorten software beschikbaar: software die alleen e-facturen kan verzenden, software die e-facturen kan verzenden en ontvangen en software die de e-facturen ook onmiddellijk kan verwerken in je boekhoudsysteem. Op deze website vindt u een lijst met softwaretoepassingen die aan de eisen voldoen.

E-facturatie voor B2G

E-facturatie tussen bedrijven en de overheid is verplicht sinds 1 maart 2024, behalve voor contracten onder de drempel van 3.000 euro (behoudens uitzondering). Alle overheidsinstanties moeten e-facturen kunnen ontvangen en geselecteerde leveranciers van overheidsinstanties moeten hun facturen in het gespecificeerde elektronische formaat (PEPPOL BIS) verzenden.

End-to-End E-Procurement

Vlaanderen, de officiële toegangspoort van de Vlaamse overheid, geeft aan dat de Vlaamse overheid inzet op een volledig digitale verwerking van overheidsopdrachten en aanverwante processen: end-to-end e-procurement. Sinds 2015 heeft de Vlaamse overheid bepaald dat alle bedrijven e-facturen moeten kunnen ontvangen.

De introductie van B2B e-facturatie in België

Minister van Financiën Vincent Van Peteghem heeft in de Ministerraad een akkoord bereikt over de verplichte invoering van digitale facturatie (e-facturatie) tussen bedrijven vanaf 1 januari 2026. Hoewel deze verplichting al geldt voor facturen aan de overheid, zorgt minister Van Peteghem ervoor dat gestructureerde elektronische facturen vanaf 1 januari 2026 ook de standaard worden voor transacties tussen belastingplichtige bedrijven.

Kortom, Belgische btw-geregistreerde bedrijven zullen verplicht worden om gestructureerde e-facturen rechtstreeks tussen hun systemen uit te wisselen via een gereguleerde standaard. België heeft gekozen voor de Europese norm EN 16931, net als voor B2G-e-facturen, en vertrouwt op het Peppol-netwerk om deze overgang te realiseren.

In juli 2024 heeft de Belgische Federale Overheidsdienst Financiën nieuwe richtlijnen gepubliceerd voor de overgang naar B2B e-facturatie. Daarin staat dat de verplichting tot gestructureerde elektronische facturatie bijna altijd zal gelden voor transacties tussen twee Belgische btw-plichtige vennootschappen.

Er is geen verplichting om gestructureerde elektronische facturen te sturen voor:

• Failliete btw-plichtigen
• Ondernemingen die enkel handelingen verrichten die zijn vrijgesteld door artikel 44 WBTW
• btw-plichtigen die niet in België gevestigd zijn zonder vaste inrichting
• Forfaitair belaste btw-plichtigen (artikel 56 WBTW, ten laatste vervallen op 1 januari 2028)

Er is geen verplichting om gestructureerde elektronische facturen te kunnen ontvangen voor:

• Ondernemingen die enkel handelingen verrichten die zijn vrijgesteld door artikel 44 WBTW
• Er is geen verplichting om gestructureerde elektronische facturen te verzenden of te ontvangen als de handeling is vrijgesteld door artikel 44 WBTW.
• De overheid heeft ervoor gekozen om voor deze nieuwe ontwikkeling gebruik te maken van het Europese PEPPOL-netwerk. Wanneer een bedrijf zich aansluit bij dit netwerk, maakt het automatisch verbinding met alle andere deelnemers aan dit netwerk. Dit netwerk wordt al gebruikt in veel andere EU-lidstaten.

Conclusie

2026 wordt het jaar van de invoering van elektronische facturering in Europa. België vormt hierop geen uitzondering, want we moeten ons met ViDA voorbereiden op de volgende grote stap in 2030.
Om ervoor te zorgen dat u aan alle internationale regelgeving blijft voldoen, moet u een provider kiezen die u in alle landen kan ondersteunen. SPS Commerce biedt uitgebreide oplossingen om u te helpen voorop te blijven lopen bij alle wijzigingen in de regelgeving. Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie over ons aanbod op het gebied van elektronische facturering.

Context

Net als in andere Europese landen is een van de belangrijkste redenen waarom e-facturering in Polen is ingevoerd, het voorkomen van belastingfraude, hoewel dit slechts de laatste van een reeks voorzorgsmaatregelen is die het land al heeft genomen. Op dit moment heeft Polen al maandelijkse btw-rapportage, elektronische financiële analyse en een online fiscaal kassasysteem voor het monitoren van transacties (in de detailhandel) ingevoerd. Met de invoering van elektronische facturering komt Polen nu een stap dichter bij het uitbannen van btw-fraude.

B2G e-facturatie in Polen

B2G-e-facturering is al verplicht in Polen. Alle overheidsinstanties moeten e-facturen kunnen ontvangen via het nationale e-factureringsplatform van het land, het PEF. Het PEF wordt gebruikt voor B2G-e-facturering tussen particuliere bedrijven en overheidsinstanties bij openbare aanbestedingen. Leveranciers van overheidsinstanties zijn niet verplicht om hun facturen elektronisch in te dienen, maar veel leveranciers kiezen ervoor om dit vrijwillig te doen door een dienstverlener te kiezen die als PEPPOL-toegangspunt fungeert, zoals SPS Commerce.

Het PEF werd voor het eerst geïntroduceerd in 2019 en sindsdien zijn alle subcentrale Poolse overheidsinstanties verplicht zich op dit platform te registreren om e-facturen te kunnen ontvangen. Het PEF ondersteunt het verzenden en ontvangen van e-facturen en andere transactiedocumenten in een gestandaardiseerd XML-formaat. Het platform bestaat uit twee PEPPOL-toegangspunten die door dienstverleners worden geïmplementeerd.

B2B e-facturatie in Polen

In Polen zijn B2B-e-factureringstransacties sinds begin 2022 toegestaan, maar vrijwillig. De EU heeft Polen voorlopige toestemming verleend om B2B-e-facturering verplicht te stellen van februari tot april 2026.

Op 7 augustus 2023 heeft de president van Polen de wet van 16 juni 2023 ondertekend tot wijziging van de Poolse btw-wet en verschillende andere wetten. Het Poolse ministerie van Financiën heeft echter op 4 april 2024 een samenvatting gepubliceerd van de voorgestelde wettelijke opties voor het herziene Poolse mandaat voor elektronische facturering “KSeF”. Als gevolg hiervan moeten belastingplichtigen zich vanaf 1 februari 2026 voorbereiden op verplichte elektronische facturering en het nationale elektronische factureringssysteem (KSeF – Krajowy System e-Faktur).

Momenteel is KSeF een vrijwillige oplossing: u kunt kiezen of u een gestructureerde factuur in KSeF wilt uitgeven of zoals voorheen (op papier of elektronisch, bijvoorbeeld in een pdf-bestand). Vanaf 1 februari 2026 geldt het volgende:

* Vanaf 1 februari 2026 wordt elektronische facturering verplicht voor bedrijven met een jaaromzet van meer dan 200 miljoen PLN (ongeveer 46 miljoen EUR).
* From February 1, 2026, electronic invoicing will become mandatory for companies with an annual turnover exceeding PLN 200 million (approximately EUR 46 million).
* Entiteiten waarvan de maandelijkse omzet niet hoger is dan 10.000 PLN, mogen uiterlijk op 31 december 2026 overschakelen op elektronische facturering.

De verplichting om gestructureerde e-facturen te verzenden en te ontvangen geldt niet voor buitenlandse entiteiten in Polen, noch voor entiteiten die geen vaste inrichting hebben, maar uitsluitend voor btw-doeleinden in Polen zijn geregistreerd. Deze belastingplichtigen kunnen facturen blijven uitgeven op basis van de bestaande regels (elektronisch of op papier), en vrijwillige elektronische facturering via KSeF blijft voor hen mogelijk.

Normen en technische vereisten

Polen gebruikt het standaardformaat (EN 16931) en PEPPOL BIS Billing 3.0. Aangezien facturen voldoen aan EN16931 en PEPPOL BIS Billing 3.0, zouden alle geregistreerde Poolse overheidsinstanties elektronische facturen moeten kunnen ontvangen van andere instanties die zijn aangesloten op PEPPOL.

Belastingbetalers hebben een ERP-systeem nodig dat hun financiële gegevens combineert met het KSeF-portaal via de PEPPOL-gecertificeerde API om e-facturen in Polen te verwerken en uit te wisselen.

Conclusie

Polen is bezig met de volledige digitalisering van de facturering. Hoewel deelname aan KSeF tot begin 2016 vrijwillig blijft, moeten bedrijven niet te lang wachten met de voorbereidingen. Het systeem wordt vanaf februari 2026 in fasen verplicht gesteld en zal in april 2026 volledig zijn ingevoerd.

Bedrijven die in Polen actief zijn, moeten ervoor zorgen dat hun boekhoudsystemen, interne workflows en complianceprocessen tijdig klaar zijn om verbinding te maken met KSeF, zodat er geen verstoringen ontstaan zodra de verplichting van kracht wordt.

De digitalisering van supply chains begrijpen

Digitalisering in supply chains gaat verder dan het implementeren van flitsende technologieën; het gaat om het creëren van een ecosysteem waarin informatie vrij kan stromen en processen worden geoptimaliseerd. In essentie is digitalisering de transformatie van supply chain-activiteiten door gebruik te maken van technologie om gegevens te integreren, taken te automatiseren en de connectiviteit tussen belanghebbenden te verbeteren.

Het ecosysteem van de supply chain omvat vaak het beheer van complexe netwerken van leveranciers, distributeurs, retailers en klanten. In deze omgeving biedt digitalisering de tools om workflows te stroomlijnen, besluitvorming te verbeteren en de klanttevredenheid te verhogen.

Laten we eens kijken naar de belangrijkste aspecten van digitalisering in supply chains:

Data-integratie: de basis van een supply chain

Een supply chain is slechts zo sterk als de gegevens waarop deze is gebaseerd. Gegevensintegratie houdt in dat verschillende systemen, platforms en belanghebbenden met elkaar worden verbonden om een uniform beeld van de bedrijfsvoering te creëren. Met de juiste integratietools hebben supply chain managers toegang tot realtime gegevens over voorraadniveaus, leveranciersprestaties, transportschema’s en de vraag van klanten.

Waarom het belangrijk is:

• Verbeterde zichtbaarheid: geïntegreerde gegevens bieden end-to-end zichtbaarheid, waardoor managers snel knelpunten en inefficiënties kunnen identificeren.

• Verbeterde besluitvorming: een gecentraliseerd datasysteem maakt nauwkeurige prognoses en weloverwogen beslissingen mogelijk op basis van realtime inzichten.

• Samenwerking: Integratie overbrugt de kloof tussen afdelingen en partners en bevordert betere communicatie en coördinatie.

Voorbeeld in de praktijk: stel je een retailer voor die geïntegreerde datasystemen gebruikt om de voorraadniveaus van leveranciers te monitoren en de bestelhoeveelheden automatisch aan te passen op basis van trends in de vraag van klanten. Dit niveau van synchronisatie zorgt ervoor dat de schappen gevuld blijven zonder dat magazijnen overbelast raken.

Handmatige inspanningen verminderen met automatisering

Automatisering is een van de meest tastbare voordelen van digitalisering van de supply chain. Door repetitieve handmatige taken te vervangen door geautomatiseerde workflows wordt niet alleen tijd bespaard, maar worden ook fouten geminimaliseerd en komt er personeel vrij voor strategische activiteiten.

Waarom het belangrijk is:

• Efficiëntieverbeteringen: geautomatiseerde processen stroomlijnen de bedrijfsvoering, van orderverwerking tot voorraadbeheer.

• Kostenbesparingen: Door handmatige interventies te verminderen, dalen de operationele kosten en stijgt de productiviteit.

• Schaalbaarheid: geautomatiseerde systemen kunnen grotere werkvolumes aan zonder dat dit ten koste gaat van de nauwkeurigheid of snelheid.

Voorbeeld in de praktijk: Een distributiecentrum dat is uitgerust met geautomatiseerde pick-and-pack-systemen kan duizenden bestellingen per dag verwerken met minimale menselijke tussenkomst, wat zorgt voor snellere levertijden en lagere arbeidskosten.

Bouwen aan een samenwerkend ecosysteem met connectiviteit

Digitalisering draait in wezen om connectiviteit: het verbinden van systemen, mensen en processen om een naadloos supply chain-netwerk te creëren. Connectiviteit zorgt ervoor dat alle belanghebbenden, van leveranciers tot klanten, op één lijn zitten, wat leidt tot betere samenwerking en transparantie.

Waarom het belangrijk is:

• Realtime updates: verbonden systemen bieden directe updates over de verzendstatus, voorraadniveaus en productieschema’s.

• Klanttevredenheid: verbeterde connectiviteit zorgt voor snellere responstijden en betere communicatie met klanten.

• Veerkracht: Verbonden netwerken zijn beter toegerust om zich aan te passen aan verstoringen, waardoor de continuïteit bij uitdagingen gewaarborgd blijft.

Voorbeeld in de praktijk: een supply chain manager die gebruikmaakt van IoT-trackingapparatuur kan de exacte locatie en staat van zendingen tijdens het transport volgen en waar nodig aanpassingen doorvoeren om vertragingen of schade te voorkomen.

Waarom digitalisering cruciaal is voor supply chains

In de snel veranderende wereld van supply chain management is meer nodig dan alleen AI of robotica om concurrerend te blijven. Digitalisering biedt een holistische benadering voor het transformeren van bedrijfsprocessen door te focussen op de integratie van data, automatisering van processen en connectiviteit tussen belanghebbenden. Hierdoor kunnen supply chains:

• Sneller reageren op veranderingen in de markt.

• Kosten verlagen met behoud van een hoog serviceniveau.

• Bevorder samenwerking binnen het ecosysteem van de supply chain.

Actie ondernemen: hoe u kunt beginnen met het digitaliseren van uw supply chain

1. Beoordeel uw huidige systemen: identificeer gebieden waar datasilo’s, handmatige processen of connectiviteitstekorten bestaan.

1. Investeer in schaalbare oplossingen: kies technologieën die meegroeien met uw bedrijf, zoals cloudgebaseerde platforms en IoT-apparaten.

1. Train uw team: geef uw medewerkers de vaardigheden om digitale tools effectief te gebruiken.

1. Samenwerken met partners: Werk samen met leveranciers, distributeurs en technologieleveranciers om een uniform digitaal ecosysteem te creëren.

De toekomst van gedigitaliseerde supply chains

Naarmate supply chains steeds mondialer en complexer worden, zal digitalisering een cruciale rol blijven spelen in het vormgeven van de toekomst van de sector. Supply chain managers die vandaag de dag digitalisering omarmen, zullen beter gepositioneerd zijn om te floreren in een wereld waar flexibiliteit, efficiëntie en samenwerking de sleutel tot succes zijn.

Vergeet niet dat digitalisering niet alleen gaat om het invoeren van AI of robotica, maar ook om het creëren van slimmere, beter verbonden supply chains. Door zich te richten op data-integratie, automatisering en connectiviteit kunnen supply chain managers het ware potentieel van digitalisering benutten en hun activiteiten naar een veerkrachtigere en efficiëntere toekomst leiden.

SPS Commerce zet zich in om bedrijven in verschillende sectoren en op verschillende continenten te ondersteunen om te groeien in steeds competitievere markten. We zijn er trots op dat we de verbindingen mogelijk maken die de wereld van de handel vooruit helpen. Toen SPS Commerce zijn bereik uitbreidde naar Europa, kregen we een beter inzicht in de complexiteit van de Europese markt en zetten we ons in om bedrijven te helpen uitdagingen te overwinnen, zich aan te passen aan veranderingen en blijvend succes te behalen, ongeacht de uitdagingen waar de wereld ons voor stelt.

Wat SPS Commerce onderscheidt

Eerder in 2025 werd SPS Commerce uitgeroepen tot de nummer 1 IT-infrastructuursoftware in de G2’s 2025 Best Software Awards, wat voor ons een ongelooflijke mijlpaal was. Wij beschouwen het succes van onze klanten als ons eigen succes en kijken ernaar uit om oplossingen te blijven bieden waarmee bedrijven zich kunnen concentreren op de groei van hun activiteiten in plaats van op het beheer van hun tools.

Eenvoud is essentieel. We zijn trots op onze snelle onboarding en versnelde time-to-value voor onze klanten. Met intuïtieve platforms en deskundige begeleiding kunnen bedrijven naadloos integreren en beginnen met het uitwisselen van gegevens. Geen lange doorlooptijden, maar efficiënte workflows die zijn ontworpen om vanaf dag één succes te garanderen.

Retailverbindingen met slechts één muisklik. Retail is geen one-size-fits-all, en dat geldt ook voor SPS Commerce. Ons onboardingproces is volledig gericht op de specifieke behoeften van de retail en zorgt ervoor dat u voldoet aan de eisen van uw handelspartners. Of u nu te maken hebt met complexe nalevingsnormen of unieke verwachtingen van retailers, wij hebben de tools en expertise om dit mogelijk te maken.

Verbeter de naleving. Terwijl de meeste aanbieders alleen voldoen aan wettelijke vereisten, zorgt SPS ervoor dat zowel aan wettelijke als zakelijke vereisten wordt voldaan, door uw gegevens aan te passen aan de unieke behoeften van elke handelspartner. Deze tweeledige benadering van naleving stroomlijnt de bedrijfsvoering, versterkt relaties en verhoogt de efficiëntie voor onze klanten.

Hoe SPS Commerce supply chains helpt bloeien

Onze waarden inspireren ons elke dag tot voortdurende verbetering. Bij alles wat we doen staan onze klanten centraal. We worden gedreven door een passie om hun behoeften te begrijpen, hun uitdagingen aan te pakken en betekenisvolle waarde te leveren aan hun bedrijven. Als vertrouwde adviseurs richten we ons op het smeden van duurzame partnerschappen die zijn ontworpen om het succes en de groei van onze klanten op lange termijn te versterken.

Uw persoonlijke EDI-afdeling

In de dynamische markt van vandaag betekent het uitbreiden van uw bedrijf dat u steeds meer verkoopkanalen, partners en klanten moet beheren. Dit leidt vaak tot een chaotische mix van e-mails, spreadsheets, portals en de complexiteit van EDI-compliance. Stop met alles handmatig te beheren en laat Fulfillment van SPS Commerce uw dagelijkse activiteiten vereenvoudigen voor maximale groei.

Zet uw retailgegevens om in omzetgroei

Wanneer u overal verkoopt, hebt u gegevens nodig die net zo hard werken als u. Analytics van SPS Commerce neemt deze frustratie weg door al uw omnichannelstatistieken samen te brengen in één krachtig platform. Krijg duidelijkheid om uw voorraad te optimaliseren, nauwkeurige verkoopprognoses te maken en datagestuurde beslissingen te nemen die groei stimuleren, terwijl u tegelijkertijd de chaos van gefragmenteerde retailgegevens overwint.

Een uitgebreide oplossing voor elektronische facturering

Steeds meer landen verplichten elektronische facturering tussen bedrijven (B2B). In Europa wordt naleving van e-facturering de nieuwe norm nu de Europese Commissie werkt aan het voorstel voor btw in het digitale tijdperk. Bij SPS Commerce hebben we naleving van e-facturering naar een hoger niveau getild. We zorgen niet alleen voor naleving van fiscale en wettelijke vereisten over de hele wereld, maar stellen u ook in staat om te voldoen aan zowel uw eigen commerciële factuurbehoeften als die van uw handelspartners. Naleving is veelzijdig – en met e-facturering door SPS Commerce hebben we de expertise om ons te onderscheiden in de e-factureringssector.

Zullen we elkaar leren kennen?

SPS Commerce zet zich in om bedrijven te helpen bij het navigeren door complexiteit, het aanpassen aan veranderingen en het floreren in concurrerende markten. Onze producten zijn ontworpen om uw unieke uitdagingen aan te pakken en tegelijkertijd onze belofte van naadloze verbindingen, naleving en efficiëntie waar te maken.

Geïnteresseerd? Ontdek de oplossingen van SPS Commerce en ontdek hoe wij u kunnen helpen uw bedrijfsdoelstellingen te bereiken.

Welke Europese landen zullen e-facturatie verplichten voor B2B-transacties in 2025 en 2026?

De regelgeving voor e-facturatie evolueert snel in Europa, waarbij verschillende landen in de komende jaren elektronische facturatie voor B2B-transacties verplicht zullen stellen. In 2025 zullen landen als Duitsland, Letland en Griekenland e-facturatie verplicht stellen voor B2B-transacties. Verwacht wordt dat in 2026 andere Europese landen dit voorbeeld zullen volgen, waaronder Frankrijk, Polen, Kroatië en België. Op de hoogte blijven van deze regelgeving is cruciaal voor bedrijven die actief zijn in deze regio’s om naleving te garanderen en mogelijke boetes te vermijden.

Compliance voor organisaties bij zowel binnenlandse als grensoverschrijdende zakelijke transacties

De wereldwijde suppy chain heeft veel te maken met complexe regelgeving. Verschillende landen hebben verschillende voorschriften en normen waaraan bedrijven moeten voldoen, waaronder handelswetten, tarieven en import-/exportbeperkingen. Het navigeren door deze regelgeving vereist een grondige kennis van de wettelijke vereisten van elk rechtsgebied. Hoewel e-facturatiesystemen niet elke uitdaging kunnen oplossen, kunnen ze wel worden geprogrammeerd om ervoor te zorgen dat facturen voldoen aan de specifieke wettelijke vereisten van verschillende landen, waaronder belastingwetten en factureringsnormen.

Er zijn drie belangrijke onderdelen van e-facturatie die overheden reguleren: het aanmaken van een e-factuur die aan de regels voldoet, het uitwisselen van e-facturen via kanalen die aan de regels voldoen en het archiveren van e-facturen die aan de regels voldoen. Elk land heeft zijn eigen specificaties en regels, die elkaar soms (maar niet altijd) overlappen. Welk e-factuurformaat is geschikt voor u wanneer u facturen uitwisselt met uw buitenlandse zakenpartners? Hoe organiseert u de uitwisseling van e-facturen tussen kantoren van hetzelfde bedrijf die zich in verschillende landen bevinden? Houd er rekening mee dat dit een zeer dynamische sector is en dat de regelgeving wereldwijd snel verandert. Beschikt u over betrouwbare bronnen om op de hoogte te blijven van de laatste veranderingen? En misschien wel een van de belangrijkste vragen – hoe kunt u uw processen aanpassen aan e-facturatie met maximale dekking van de regelgeving tegen optimale kosten?

E-facturatie vereenvoudigt de naleving van zowel binnenlandse als grensoverschrijdende transacties aanzienlijk. Door het facturatieproces te automatiseren, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat hun facturen nauwkeurig zijn en voldoen aan de wettelijke vereisten van elk rechtsgebied waarin ze actief zijn. Dit vermindert niet alleen het risico op fouten, maar zorgt er ook voor dat bedrijven blijven voldoen aan de verschillende belastingwetten en factureringsregels in verschillende landen. E-facturatie vergemakkelijkt naadloze en transparante transacties, die essentieel zijn voor het onderhouden van goede zakelijke relaties en het vermijden van juridische complicaties.

Verbeter zelfs de meest complexe supply chain

Het is belangrijk om te onthouden dat e-facturatie geen juridisch of boekhoudkundig domein is, maar een holistisch, gestroomlijnd proces dat helpt bij het aanpakken van problemen zoals logistieke uitdagingen, gebrek aan zichtbaarheid van de toeleveringsketen en inefficiënt kostenbeheer. Veel supply chain teams willen de efficiëntie van de hele keten verbeteren en e-facturatie kan de sleuteltechnologie zijn om een aantal bedrijfsdoelstellingen te bereiken. Het speelt een cruciale rol in het verbeteren van de efficiëntie van deze supply chains. Door het facturatieproces te digitaliseren, kunnen bedrijven snellere verwerkingstijden realiseren, handmatige fouten verminderen en het cashflowbeheer verbeteren. Daarnaast biedt e-facturatie real-time inzicht in de status van transacties, waardoor bedrijven hun suppy chains effectiever kunnen beheren en snel kunnen reageren op verstoringen. Deze digitale transformatie zorgt ervoor dat suppy chains veerkrachtiger en flexibeler zijn en kunnen voldoen aan de eisen van de moderne handel.

SPS Commerce als uw e-factuurprovider, overal ter wereld

Als het aankomt op e-facturatie, is het hebben van een betrouwbare en ervaren leverancier cruciaal voor het garanderen van compliance en operationele efficiëntie. SPS Commerce biedt uitgebreide e-factuuroplossingen voor bedrijven van alle groottes en industrieën. Met een wereldwijde aanwezigheid en expertise in het navigeren door complexe regelgevende omgevingen, zorgt SPS Commerce ervoor dat uw facturatieprocessen gestroomlijnd zijn en voldoen aan lokale en internationale regelgeving. We ondersteunen datagedreven partnerschappen met innovatieve cloudtechnologie, klantgerichte service en toegankelijke experts, zodat onze klanten zich kunnen richten op wat ze het beste kunnen. Meer dan 45.000 klanten met terugkerende inkomsten in de detailhandel, levensmiddelenindustrie, distributie, toelevering, productie en logistiek hebben SPS gekozen als hun retailnetwerk.

Als leverancier van goederen of diensten aan bedrijven of de overheid is het versturen van een factuur natuurlijk niet iets nieuws; het is de manier waarop u betaald krijgt voor de door u geleverde goederen of diensten.

Wat mogelijk wel nieuw voor u is zijn de veranderingen aan de facturatie-eisen van uw klanten. Mocht u er nog niet mee te maken hebben gehad (of het nog even uitstellen), ga er dan maar van uit dat u er niet heel lang meer aan kunt ontkomen!

Geschiedenis van de factuur

Laten we beginnen bij het begin: We zijn begonnen met schrift door de noodzaak om verzonden en ontvangen voorwerpen te factureren of registreren. De eerst gevonden (zeer simpele) facturen zijn meer dan 7000 jaar oud en werden geschreven op steen, klei en zelfs bot.

Over de tijd heen veranderde dit uiteraard naar papier en in 1981 werd de eerste factuur gegenereerd door een computer. In de geschiedenis heeft de factuur ter verbetering verschillende transformaties doorgebracht.

De kans is groot dat u op dit moment gewend bent om via de computer een PDF-factuur te sturen per mail of via uw boekhoudsysteem. De logische volgende stap is de e-factuur.

Wat is een e-factuur?

Net als een PDF is een e-factuur een digitaal bestand, maar dat maakt een PDF nog geen e-factuur!

Een e-factuur is een gestructureerd bestand waarbij elk onderdeel een vaste locatie heeft, bepaald door de gebruikte standaard. Door de structuur kan een e-factuur geautomatiseerd elektronisch worden uitgewisseld tussen verschillende systemen.

De e-factuur moet dezelfde informatie bevatten als elk andere factuur (en eventueel aanvullende informatie waar uw klant om vraagt).

Hoe maak ik een e-factuur?

Er zijn verschillende manieren waarop u een e-factuur kunt maken. Dit ligt ook helemaal aan de facturatie-eisen die uw klant stelt en de opties die uw klant biedt. Maar ook de capaciteiten van uw bedrijf en het aantal facturen dat u stuurt heeft invloed.

Direct vanuit uw boekhoud- of ERP-systeem

Zo kunt u ervoor kiezen om een directe koppeling te maken tussen uw systeem en het systeem van uw klant. EDI (elektronische document uitwisseling) is de software die deze directe koppeling mogelijk maakt.

Bij EDI zijn geen menselijke handelingen of papier nodig om de uitwisseling te laten plaatsvinden. U kunt zich indenken dat als er een groot aantal documenten uitgewisseld moet worden dit veel tijd en papier scheelt, en de voordelen stoppen daar niet.

Aan EDI zit wel een prijskaartje wat in veel gevallen enkel interessant is om in te investeren op het moment dat er tientallen facturen (of andere documenten) of meer per maand worden uitgewisseld.

Van (geboren) PDF naar e-factuur

Bent u heel erg gebonden aan het sturen van uw facturen in PDF-formaat? Dan kunt u ervoor kiezen om software af te nemen die uw ‘digitaal geboren’ PDF facturen converteert naar e-facturen.

‘Digitaal geboren’ houdt in dat de PDF gegenereerd is door een boekhoudsysteem, herkenbaar aan dat u de tekst kunt selecteren in het bestand. Een scan of door OCR gecreëerde PDF zijn niet geschikt. Dat zou in theorie wel mogelijk zijn, maar zijn zo onnauwkeurig dat het niet wordt gebruikt.

Zoals eerder benoemd zitten er kosten aan het afnemen van deze software. U zult dus moeten overwegen of het interessant voor u is. Als u slechts enkele facturen stuurt is dat meestal niet het geval.

Met behulp van WebEDI/een leveranciersportaal of e-facturatieportaal van uw klant

Op het moment dat u slechts enkele facturen stuurt per jaar staat u waarschijnlijk niet te springen om te investeren in een EDI-oplossing of software om PDF’s te converteren. Dit is dan kostentechnisch simpelweg niet interessant.

Voor deze leveranciers wordt er vaak een leveranciersportaal (of e-facturatieportaal of welke naam het ook heeft) aangeboden. Dit wordt ook wel WebEDI genoemd en biedt de mogelijkheid aan leveranciers om facturen handmatig online in te voeren in een portaal. Deze worden vervolgens omgezet naar het gewenste e-factuurformaat van de afnemer en zonder menselijke handelingen verstuurd naar het systeem van de afnemer.

Het gebruik van zo’n portaal is kosteloos voor de leverancier; het portaal wordt namelijk gefaciliteerd door de afnemer en deze organisatie is dan ook eigenaar van het e-facturatieportaal.

Voorbeeld ter verduidelijking:

De Gemeente Amsterdam neemt de software voor het portaal af van een service provider. Deze software is dan van de Gemeente die het gebruikt als haar e-facturatieportaal voor leveranciers die niet de capaciteiten hebben om een EDI-oplossing af te nemen.

Hoe stuur ik een factuur via Peppol?

Het kan zijn dat uw klant vraagt om uw factuur te sturen via Peppol. Peppol is een netwerk dat steeds populairder wordt over de hele wereld. Aan het netwerk zitten vele bedrijven en overheden aangesloten. Zodra u toegang heeft tot dit netwerk kunt u met alle aangesloten partijen op een zeer veilige manier facturen uitwisselen.

Alle facturen die verstuurd worden via Peppol moeten voldoen aan het Peppol formaat: Peppol BIS Billing 3.0. Om toegang te krijgen tot het Peppol netwerk heeft u een Peppol Access Point nodig (zoals SPS Commerce). Access points zijn (meestal) service providers die door de overkoepelende organisatie OpenPeppol zijn gescreend op een aantal kwaliteitseisen.

Conclusie

Tussen de eerste factuur en nu is enorm veel veranderd en dit zal in de toekomst blijven veranderen. De e-factuur bestaat inmiddels ook al een tijd en wordt nu na de grote organisaties ook steeds meer omarmd door kleinere organisaties. Dat komt mede door de voordelen en de verschillende mogelijkheden om e-facturen te sturen, elk passend bij een situatie. Zo maken we het voor iedereen makkelijk en toegankelijk om te beginnen met e-factureren.

Steeds meer bedrijven krijgen het verzoek van klanten om een e-factuur te sturen. In principe houdt het verzoek om een e-factuur in dat de pdf-factuur die u altijd per e-mail verstuurde, niet langer volstaat. Natuurlijk wilt u de relatie goed houden en snel aan de klantwens voldoen. Maar hoe pakt u het digitaliseren van de uitgaande facturen aan?

Een e-factuur is een databestand waarin de factuurgegevens in een vaste structuur staan. De e-factuur voldoet aan wettelijke en fiscale richtlijnen en kan geautomatiseerd worden ingelezen in het systeem van de klant. Een pdf-factuur is dus geen e-factuur en die is zonder extra software niet automatisch uit te lezen.

Uitgaande factuurstroom digitaliseren

Het digitaliseren van de administratie en uitgaande facturatie biedt veel voordelen:

• Real-time inzage in openstaande facturen;
• Herinneringen automatisch versturen;
• U ontvangt notificaties wanneer de klant de factuur ontvangt;
• Facturen sneller verwerken en betalen.
• U faciliteert met e-facturatie de mogelijkheid tot directe betaling (bijvoorbeeld d.m.v. iDeal).

Welk formaat gaat u gebruiken?

Wanneer u start met inlezen over e-facturatie en de verschillende e-factuurformaten, dan kunnen de keuzes overweldigend zijn. De keuze qua formaat dient zo veel mogelijk aan te sluiten op wat er aanwezig is in de branche of wat klanten en leveranciers wensen te ontvangen.

Houd in gedachten dat de keuze voortvloeit uit wat u wenst te bereiken met e-facturatie. Begrippen die u bijvoorbeeld tegen kunt komen zijn XML, UBL, UN/CEFACT, XBRL en EDI.

Optie 1: Factureren vanuit uw softwarepakket

Voor het activeren van de e-facturatiemogelijkheid binnen uw huidige financiële of boekhoudpakket is doorgaans een extra module nodig. Bij de leverancier van het softwarepakket kunt u navragen wat u moet regelen voor het versturen van een e-factuur. Vanuit het systeem kan er door een Access Point (zoals SPS Commerce) een verbinding gelegd worden met het PEPPOL-netwerk. Dit zorgt ervoor dat e-facturen uitgewisseld worden via een beveiligde verbinding.

Beschikt u over een ERP- of boekhoudsysteem en wisselt u met regelmaat facturen uit met een specifieke klant? Dan is een directe koppeling tussen beide systemen de juiste oplossing. E-facturatie dienstverleners met een integratie achtergrond zorgen ervoor dat jouw systeem en het systeem van de klant met elkaar kunnen ‘communiceren’.

Optie 2: Factureren via een e-facturatie portaal

Heeft u (nog) geen financiële software of verstuurt u onvoldoende facturen om een investering te rechtvaardigen? Maak dan een account aan bij een e-facturatie portaal van een e-facturatie dienstverlener. Na het aanmaken van een account kunt u handmatig de gegevens van de factuur invullen en creëert u met gemak een e-factuur (XML-factuur). Vervolgens wordt de factuur met behulp van een applicatie veilig en rechtstreeks in het systeem van uw klant afgeleverd.

Optie 3: PDF-factuur automatisch omzetten naar e-factuur

Maakt uw softwareprogramma standaard een pdf-factuur en wilt u snel voldoen aan de klantwens voor het ontvangen van een e-factuur? Er zijn oplossingen die uw pdf-factuur automatisch omzetten in een XML-factuur. Het enige dat u hoeft te veranderen in het facturatieproces is dat u de factuur niet langer stuurt naar het e-mailadres van de klant, in plaats daarvan uploadt u de factuur naar een applicatie die u op uw apparaat hebt geïnstalleerd. De e-factuur wordt dan automatisch aangemaakt en veilig bij uw klant afgeleverd. Let er wel op dat de factuur alle vereiste informatie bevat.

Kies een toekomstbestendige oplossing

Kijk ook verder dan uw eigen afdeling. Welke systemen gebruikt uw organisatie al? Is er een bepaald boekhoudpakket, ERP-systeem of een EDI/integratie service in gebruik?? Idealiter is de e-facturatie oplossing geïntegreerd binnen een bestaand systeem of service of dient dit in de toekomst nog mogelijk te zijn.

Waarom Roemenië besloot e-facturatie te implementeren

Roemenië heeft besloten om e-facturering te implementeren om belastingontduiking te verminderen en de btw-kloof, die in 2019 de grootste in de EU was, te dichten. De digitalisering van facturen is in overeenstemming met de e-factureringsrichtlijn 55/2014/EU van de EU en het voorstel voor de btw in het digitale tijdperk (ViDA). De invoering van e-facturering maakt ook deel uit van de bredere strategie van Roemenië om het digitale tijdperk te omarmen.

Het Roemeense e-Factura heeft belangrijke voordelen voor zowel de overheid als de particuliere sector:

• Het biedt een realtime overzicht van de uitvoering van budgetten en, in een volgende stap, van business-to-business (B2B) transacties;
• Het draagt aanzienlijk bij aan de vermindering van btw-fraude op nationaal niveau en binnen de Europese Unie. Het zal ook de verliezen door belastingontduiking verminderen;
• Het systeem zal worden gekoppeld aan de andere systemen van de EU-lidstaten;
• Het garandeert de mogelijkheid voor elke entiteit uit elke lidstaat van de Europese Unie om deel te nemen aan het aanbestedingsproces;
• Het systeem zal realtime gegevens leveren, wat zal leiden tot de efficiëntie van het inzamelingsproces en, impliciet, tot het verzekeren van de investeringsbehoeften van de Roemeense staat;
• Efficiëntie, voorspelbaarheid en transparantie bij de besteding van middelen door openbare instellingen;
• Draagt bij aan de ontwikkeling van het mechanisme voor documentaire verificatie (desk – audit – ANAF-controle – fraudebestrijding op afstand) voor nalevings- en preventiemaatregelen;
• De gegevens die via dit systeem worden verzameld, zullen ondersteuning bieden voor meer gedetailleerde voorspellende analyses van de economische ontwikkeling, het identificeren van asymmetrieën in de economie en het implementeren van relevant fiscaal beleid dat zorgt voor een natuurlijk kader voor de ontwikkeling van het ondernemingsklimaat;
• De zwakke punten van het oude papieren boekhoudsysteem elimineren.

Belangrijke aspecten van e-facturatie in Roemenië

Het implementatieproces van e-Facture zal in twee fasen verlopen, als volgt:

In de eerste fase, tussen 1 januari 2024 en 30 juni 2024, moeten marktdeelnemers – belastingplichtigen die in Roemenië zijn gevestigd, ongeacht of zij al dan niet voor btw-doeleinden zijn geregistreerd – alle facturen die zijn uitgereikt in de B2B-relatie en in de relatie met overheidsinstellingen melden in het nationale elektronische factureringssysteem RO e-Factura, met uitzondering van de facturen die zijn uitgereikt in de B2G-relatie, waarvoor het gebruik van RO e-Factura verplicht is vanaf 1 juli 2022.

Het ministerie van Financiën heeft een noodverordening uitgevaardigd die de zachte landingsperiode voor elektronisch melden verlengt tot 31 mei 2024. Vanaf 1 juli evolueert het mandaat naar een volledig B2B e-factureringsuitwisselingsmandaat (een gecentraliseerd clearing- en uitwisselingsmodel). De periode van geen sancties/boetes wordt nu verlengd om bedrijven te ondersteunen bij “…de verdere aanpassing van hun procedures/systemen voor de verzending van facturen in het nationale elektronische facturatiesysteem RO e-Factura”.

In de tweede fase, vanaf 1 juli 2024, zijn de opstellers van elektronische facturen verplicht om deze door te sturen naar de ontvangers, met behulp van het nationale elektronische factuursysteem RO e-Factura. 

Vanaf 1 januari 2024 zijn niet in Roemenië gevestigde belastingplichtigen die voor btw-doeleinden in Roemenië zijn geregistreerd, ook verplicht om alle facturen die worden uitgereikt in het kader van B2B-relaties voor de levering van goederen en diensten met de plaats van levering of dienst in Roemenië, te registreren in het nationale elektronische factureringssysteem RO e-Factura.

De volgende transacties zijn vrijgesteld van de verplichting om het nationale elektronische factureringssysteem RO e-Factura te gebruiken:

• Leveringen van goederen die buiten de Europese Unie worden verzonden of vervoerd door de leverancier of een andere persoon namens hem;
• leveringen van goederen die door de niet in Roemenië gevestigde koper of namens hem door een andere persoon buiten de Europese Unie worden verzonden of vervoerd, met uitzondering van goederen die de koper zelf vervoert en die dienen voor de uitrusting of bevoorrading van schepen en pleziervaartuigen of andere vervoermiddelen voor privégebruik;
• intracommunautaire leveringen van goederen.

Archiveringsperiode: Elektronische facturen en berichten die zijn gecommuniceerd tussen de verstrekker en de ontvanger blijven 60 dagen beschikbaar in het RO e-Factura systeem en worden daarna elektronisch gearchiveerd en alleen op verzoek opgevraagd. Verzenders en ontvangers moeten alle facturen (uitgegeven en ontvangen) ten minste 10 jaar bewaren.

Elektronische handtekeningen: Roemenië heeft al bestaande regels voor digitale handtekeningen. Voor e-facturen is geen elektronische handtekening vereist.

Roemeens Nationaal eFactureringsplatform: Het RO eInvoicing-platform is sinds november 2021 beschikbaar voor zowel de uitwisseling van facturen met overheidsinstellingen (B2G) als tussen particuliere bedrijven (B2B).

Digitale rapportageverplichting: Vanaf 2022 moeten alle Roemeense bedrijven en alle buitenlandse bedrijven die in Roemenië zijn geregistreerd voor btw-doeleinden hun belasting- en boekhoudgegevens rapporteren in SAF-T-formaat. Meer over SAF-T hebben we uitgelegd in onze vorige blogpost.

Relevante Roemeense overheidswebsites:

• Ministerie van Overheidsfinanciën
• Nationaal Agentschap voor Belastingadministratie (ANAF)
• RO e-facturatieplatform

B2G e-facturatie in Roemenië

Vanaf 1 juli 2022 is e-facturatie verplicht voor B2G-transacties (Business-to-Government) volgens Wet 139/20224. Alle transacties met Roemeense overheidsinstanties moeten elektronische facturen uitreiken via het nationale facturatiesysteem RO e-Factura.

Vooruitblik

Het e-factureringslandschap in Roemenië evolueert snel. Door op de hoogte te blijven van de regelgeving en de beschikbare oplossingen te onderzoeken, kunnen bedrijven zich voorbereiden op de overgang en de vruchten plukken van elektronisch factureren.

E-facturatie wordt steeds belangrijker bij zowel B2B- als B2G-transacties in heel Europa. Een paar jaar geleden was het meestal vrijwillig en alleen degenen die zich bewust waren van de voordelen van e-facturatie op het gebied van veiligheid, gemak en gegevensautomatisering, maakten er gebruik van. Vandaag de dag, als je als bedrijf geregistreerd staat in Roemenië of Roemeense zakenpartners hebt, moet je voldoen aan de regelgeving voor B2B e-facturatie, zowel in Roemenië als in het land waar je geregistreerd staat.

Als je niet alleen in Roemenië, maar ook in andere landen moet voldoen aan de eisen voor e-facturatie, moet je een internationale e-factuurprovider kiezen. Bij SPS Commerce helpen we meer dan 50.000 abonnementsklanten over de hele wereld met veilige en compliant oplossingen.

Wanneer mensen het woord “automatisering” horen, denken ze vaak aan robots die menselijke banen vervangen. Maar in de context van e-facturatie gaat automatisering juist over het aanvullen van menselijke capaciteiten in plaats van het vervangen ervan. Het gaat erom de last van repetitieve taken te verminderen en je financiële team de ruimte te geven om zich te concentreren op activiteiten met een hogere waarde.

Automatisering in e-facturatie betreft niet alleen het scannen en digitaliseren van facturen, maar ook intelligente gegevensextractie, validatie en integratie met je bestaande systemen. Wanneer we het over automatisering hebben, is het belangrijk om te begrijpen wat en waarom, in plaats van blindelings de trend te volgen. Door automatisering op deze manier te heroverwegen, kunnen bedrijven zoals het jouwe grotere nauwkeurigheid, snellere verwerkingstijden en aanzienlijke kostenbesparingen bereiken.

Je A/P team ontlasten van gegevensinvoer

Voor een financiële afdeling wordt het facturatieproces nog steeds gekenmerkt door handmatige gegevensinvoer en validatie. Deze handmatige klus is niet alleen tijdrovend, maar ook gevoelig voor fouten. Elk verkeerd geplaatste decimaalpunt of onjuiste leverancierinformatie kan leiden tot betalingsvertragingen, gespannen leveranciersrelaties en zelfs financiële verliezen. Dit is waar gegevensintegratie en automatisering je afdeling echt naar een hoger niveau kunnen tillen.

Traditioneel omvat het accounts payable-proces handmatige factuurcontrole, goedkeuringsworkflows en gegevensinvoer in je ERP. Hoewel dit op het eerste gezicht eenvoudig lijkt, kunnen deze taken de efficiëntie aanzienlijk belemmeren. Overweeg de kernkwaliteiten van je team: ze zijn financiële experts, meesters in orderbeheer en betalingen. Worden ze vertraagd door gegevensconversie en handmatige processen wanneer facturen binnenkomen? Dan kan automatisering van facturatie via ERP-integratie een goede keuze voor je zijn.

De kracht van ERP-integratie

Stel je dit voor: een factuur komt binnen, maar in plaats van handmatige gegevensinvoer voor je ERP, doet het systeem het zware werk. Je e-facturatieoplossing transformeert naadloos binnenkomende gegevens, zodat ze klaar zijn voor moeiteloze opname door je bestaande ERP. Dit is hoe je facturatieautomatisering zou kunnen benaderen door de gegevensintegratie vanuit je ERP-systeem te verbeteren.

Plotseling kan je team zich concentreren op activiteiten met grote impact – realtime gegevensanalyse, het identificeren van kostenbesparingsmogelijkheden en het optimaliseren van financiële workflows. Door het facturatieproces te automatiseren, kun je de focus van je financiële team verschuiven van gegevensgymnastiek naar strategische financiën.

Al uw partners op één plek

In de B2G- en B2B-markten is het steeds belangrijker geworden om documenten efficiënt en veilig elektronisch uit te wisselen. Dit kan gecompliceerd zijn omdat de handelspartners die met elkaar zaken doen, hun eigen ERP/financiële systemen, documentformaten en connectiviteit voor het verzenden en ontvangen van deze documenten hebben geïnstalleerd.

Daarom hebben wij het retailer network ontwikkeld. Met meer dan 1000 retailers op ons netwerk wordt het eenvoudig voor bedrijven om te communiceren en elektronische documenten uit te wisselen met hun handelspartners – allemaal via één enkele, generieke toegangspunt.

Facturatieautomatisering met SPS Commerce

De ware kracht van e-facturatieautomatisering ligt in het vermogen om zowel efficiëntie als inzichten te leveren. Intelligente automatisering gaat verder dan basisprocesautomatisering door geavanceerde analyses en de hoogste nalevingsnormen op te nemen. Dit maakt continue verbetering en aanpassing aan veranderende zakelijke behoeften mogelijk.

Bij SPS Commerce geloven we dat de toekomst ligt in digitalisering (en niet in digitale representatie). We ondersteunen datagestuurde partnerschappen met innovatieve cloudtechnologie, klantgerichte service en toegankelijke experts, zodat onze klanten zich kunnen concentreren op waar ze het beste in zijn. Meer dan 50.000 abonnementsklanten hebben voor SPS Commerce gekozen om hun EDI-, e-facturatie- en supply chain digitaliseringsprojecten te ondersteunen.

Welke onderdelen van het facturatieproces probeer je te automatiseren? Stuur ons een kort bericht voor persoonlijk advies over een conforme en kostenefficiënte facturatie- en EDI-automatisering.

De uitdaging van handmatige processen

Handmatige processen zijn al lang een vast onderdeel van supply chain management. Echter, ze brengen uitdagingen met zich mee die efficiëntie beperken en groei in de weg staan. Handmatige gegevensinvoer is tijdrovend en gevoelig voor fouten, wat leidt tot vertragingen, onnauwkeurigheden en communicatieproblemen. In een wereld waar snelheid en nauwkeurigheid van het grootste belang zijn, kunnen dergelijke inefficiënties resulteren in gemiste kansen en gespannen zakelijke relaties.

Een ander probleem met handmatige gegevensverwerking is het gebrek aan zichtbaarheid dat het veroorzaakt. Het is essentieel om leveranciersgegevens up-to-date te houden in systemen voor supply chain management, enterprise resource planning (ERP), financiën of crediteurenadministratie.

Echter, alle waardevolle gegevens zijn vaak verborgen in spreadsheets, databases en externe data files. Deze cruciale informatie is afgezonderd in elke bedrijfseenheid, inkoopafdeling en regionaal kantoor. Als gevolg hiervan is het vaak onmogelijk om toegang te krijgen tot en te handelen op basis van een geconsolideerd, compleet en betrouwbaar overzicht van al uw leveranciers en onderaannemers.

• 77% van de wereldwijde supply chain leiders was van plan digitale technologieën te implementeren voor zichtbaarheid in de supply chain (McKinsey)
• Slechts 6% van de bedrijven beweert volledige zichtbaarheid in de supply chain te hebben. (g2.com)

Geautomatiseerde gegevenskwaliteitsprocessen zijn het geheime wapen van de supply chain. Als ze effectief worden geïntegreerd, verbeteren ze de kwaliteit van leveranciersgegevens terwijl ze handmatige inspanningen en kosten verminderen.

De kracht van EDI omarmen

Elektronic Data Interchange (EDI) is een technologie die bedrijven in staat stelt om gegevens uit te wisselen in een gestandaardiseerd elektronisch formaat. In plaats van te vertrouwen op papieren documenten, fax of e-mail, automatiseert EDI de uitwisseling van cruciale zakelijke documenten zoals inkooporders, facturen en verzendmeldingen. Deze automatisering elimineert de behoefte aan handmatige gegevensinvoer, waardoor fouten en verwerkingstijden aanzienlijk worden verminderd.

EDI elimineert papier en maakt geautomatiseerde gegevensuitwisseling tussen handelspartners mogelijk. EDI-documenten bevatten dezelfde informatie als hun papieren tegenhangers – bijvoorbeeld, een elektronische factuur zou alle dezelfde elementen (datum, regelitem, artikelnummer, kosten, enz.) hebben als een papieren factuur. Er is echter geen noodzaak voor iemand om tijd te besteden aan het doorspitten van tientallen facturen per dag om te vinden wat ze nodig hebben . EDI-documenten automatiseren dat proces voor u door gestandaardiseerde elektronische berichten (zakelijke documenten) te creëren tussen handelspartners en die documenten beschikbaar te maken op één locatie, hoogstwaarschijnlijk een ERP-systeem.

De voordelen van EDI-oplossingen

1. Verbeterde nauwkeurigheid: Door handmatige gegevensinvoer uit de vergelijking te halen, wordt het risico op menselijke fouten drastisch verminderd. Dit leidt tot een nauwkeurige en betrouwbare gegevensuitwisseling, wat garandeert dat de juiste producten op het juiste moment op de juiste plaats worden geleverd.

2. Snellere verwerking: Handmatige processen kunnen tijdrovend zijn, vooral bij het omgaan met grote hoeveelheden documenten. EDI versnelt de documentuitwisseling, wat real-time communicatie tussen handelspartners mogelijk maakt en de algehele supply chain operaties versnelt.

3. Kostenbesparing: Door het verminderen van handmatige interventie, besparen organisaties op arbeidskosten die verband houden met gegevensinvoer en documentverwerking. Bovendien betekent minder fouten dat er minder middelen worden besteed aan het corrigeren van fouten.

4. Verbeterde zichtbaarheid: EDI biedt een transparant overzicht van de supply chain door real-time tracking en statusupdates te bieden. Deze zichtbaarheid versterkt de samenwerking en maakt geïnformeerde besluitvorming mogelijk binnen verschillende afdelingen.

5. Versterkte partnerrelaties: EDI bevordert een betere communicatie tussen handelspartners. De naadloze uitwisseling van documenten versterkt relaties, wat leidt tot verbeterde samenwerking en klanttevredenheid.

SPS Commerce: uw partner in EDI-transformatie

Als leider in EDI-oplossingen van de volgende generatie staat SPS Commerce op de voorgrond van digitalisering van de supply chain. Onze expertise ligt in het in staat stellen van bedrijven om naadloos over te schakelen van handmatige processen naar geautomatiseerde EDI-oplossingen. Met ISO 27001, 27017, 27018, SOC2 en SOC3 certificeringen bieden we een veilig en betrouwbaar platform voor uw EDI-behoeften..

De overgang maken

Het kiezen van de juiste EDI-provider is makkelijker gezegd dan gedaan. Er is veel om rekening mee te houden gezien de huidige situatie van uw bedrijf – technische infrastructuur, interne expertise, enzovoort. In een van onze eerdere blogartikelen hebben we een lijst gemaakt met alle zaken waarmee u rekening moet houden bij het proberen te nemen van een beslissing, ongeacht of u een beginner bent of een ervaren veteraan.

De overstap naar EDI kan ontmoedigend lijken, maar SPS Commerce vereenvoudigt het proces. Onze oplossingen zijn ontworpen om naadloos te integreren met uw bestaande ERP- en boekhoudsoftware, wat zorgt voor een soepele en efficiënte migratie. Wij begrijpen het belang van het behouden van bedrijfscontinuïteit terwijl nieuwe technologie wordt omarmd, en ons team is toegewijd om u bij elke stap te ondersteunen.

De toekomst van supply chains

De toekomst van supply chain management is digitaal, en EDI-oplossingen zijn de drijvende kracht achter deze transformatie. Door documentuitwisseling te automatiseren, fouten te elimineren en communicatie te verbeteren, kunnen bedrijven ongekende niveaus van efficiëntie en concurrentievermogen bereiken. Als marktleiders zet SPS Commerce zich in om organisaties te ondersteunen bij deze cruciale stap naar een gestroomlijnde en veerkrachtige supply chain.

Samenvattend, de verschuiving van handmatige processen naar EDI-oplossingen vertegenwoordigt een monumentale sprong voorwaarts in supply chain management. Met de expertise en innovatieve technologie van SPS Commerce kunnen bedrijven een nieuw tijdperk van efficiëntie, nauwkeurigheid en samenwerking ontgrendelen. Omarm de toekomst van supply chains – omarm de kracht van EDI.

Klaar om uw supply chain te revolutioneren? Kom meer te weten over de Next-Gen EDI-oplossingen van SPS Commerce en hoe deze uw operaties kunnen transformeren.