Luxemerken integreren AI inmiddels in hun volledige bedrijfsvoering, terwijl fastfashionspelers de technologie inzetten om alles te versnellen: van vraagvoorspelling tot logistiek. Steeds meer merken benutten AI om hun productieplanning te verfijnen, onderhoud aan machines proactief in te plannen en fulfilmentprocessen efficiënter te maken.

Zoals we in duizenden supply chains in ons netwerk zien, gaat het bij AI niet langer alleen om het behalen van concurrentievoordeel; tegenwoordig is het een basisvoorwaarde.

AI zal in de komende jaren grote inpact hebben op bedrijven. Maar het is belangrijk om te begrijpen dat uw AI slechts zo goed is als de gegevens die u erin stops.

Wat werkt er vandaag de dag met AI?

Elke dag horen we over nieuwe toepassingen van AI op de markt:

• Generatieve AI voor scenarioplanning: Toonaangevende retailers gebruiken AI om ‘wat als’-scenario’s uit te voeren, waarbij ze pieken in de vraag, leveranciersproblemen en logistieke beperkingen simuleren met behulp van digitale tweelingen. In plaats van reactief te blijven, testen ze hun reacties voordat er verstoringen optreden.
• Afval omzetten in winst: bedrijven passen AI toe om rendementen te optimaliseren, verpakkingsafval te verminderen en nauwkeurigere prognoses te maken om overproductie te voorkomen. Traditionele kostenposten als afvalbeheer en duurzaamheid worden steeds meer instrumenten om marges te beschermen.
• Verbonden automatisering: Van slimme magazijnen tot automatisering van uitzonderingen, retailers gebruiken AI om handmatig werk te verminderen en bedrijfsprocessen te vereenvoudigen.

Hoe staat het met uw gegevens? Een realiteitscheck

Als het gaat om waar we AI in supply chain zien werken, zijn de bedrijven die succesvol zijn met AI niet de bedrijven met de meest geavanceerde algoritmen, maar de bedrijven met de meest overzichtelijke, gestandaardiseerde gegevens van hun handelspartners.

En dit is waarom:

• Uw AI kan prachtige modellen voor leveranciersverstoring bouwen, maar als de doorlooptijdgegevens inconsistent zijn, zijn de aanbevelingen waardeloos wanneer zich echte problemen voordoen.
• Het optimaliseren van retourzendingen met AI zou moeten werken, maar zonder nauwkeurige productgegevens van handelspartners kan AI geen onderscheid maken tussen defecten en voorkeuren van klanten.
• Terwijl uw klanten een vlekkeloze uitvoering verwachten, kan uw AI alleen presteren als de gegevens van uw partners in elke relatie consistent nauwkeurig zijn.

Wat heeft u nodig voor een betere gegevensbasis?

In ons hele retail supply chain-netwerk zien we dat bedrijven die AI succesvol toepassen, gebruikmaken van gestandaardiseerde, realtime partnergegevens. Zonder die gegevens kan AI niet presteren.

De vereiste basisvoorwaarden voor AI-implementaties zijn onder meer:

• Schone EDI-gegevens: AI-systemen hebben consistente productinformatie, orderbevestigingen en verzendmeldingen nodig. Wanneer deze gegevens per handelspartner verschillen, leveren uw AI-modellen onbetrouwbare resultaten op.
• Gestandaardiseerde communicatie: Voor automatisering van uitzonderingen moeten partners verstoringen in standaardformaten communiceren. Handmatige, inconsistente communicatie verstoort AI-workflows telkens opnieuw.
• Realtime zichtbaarheid: AI leeft op actuele informatie. U hebt up-to-date partnerfeeds nodig, maar bij diverse handelsrelaties kunnen de meeste bedrijven deze niet bijhouden.

Wanneer AI-idealen de realiteit ontmoeten

Hoewel nieuwe technologie altijd deel uitmaakt van de discussie in het moderne bedrijfsleven, is wat we horen over het gebruik van AI bij klanten consistent: bedrijven zijn in eerste instantie enthousiast over de mogelijkheden die AI hen biedt, maar realiseren zich al snel dat het niet zal werken zonder eerst hun data te standaardiseren.

Het dilemma:

• Zelfs de meest geavanceerde AI faalt als handelspartners geen accurate, tijdige informatie kunnen verstrekken.
• Handmatige uitzonderingsafhandeling wordt vervangen door geautomatiseerde workflows, maar alleen wanneer de onderliggende gegevens triggers daadwerkelijk werken.

Waar gaan we heen?

De toekomst van supply chain zou wel eens door AI kunnen worden bepaald.

We evolueren naar autonome systemen die zonder menselijke tussenkomst reageren op verstoringen: verbonden ecosystemen, waarbij AI de workflows tussen alle handelspartners coördineert en duurzame toepassingen het gebruik van hulpbronnen optimaliseren.

Maar hoe goed dit werkt (of niet), hangt af van de vraag of er gestandaardiseerde, betrouwbare partnergegevens beschikbaar zijn.

Leg nu uw basis

De bedrijven die zullen winnen met AI begrijpen dat AI-transformatie begint met betere data. Ze investeren in gestandaardiseerde dataformaten voor handelspartners, realtime inzicht in de prestaties van partners en geautomatiseerde workflows die handmatige fouten elimineren.

AI heeft een ongelooflijk potentieel om de supply chain in de detailhandel te transformeren. Maar daarvoor moet u wel beschikken over schone, gestandaardiseerde en realtime leveranciersgegevens.

Wilt u zien hoe toonaangevende retailers hun supply chain voorbereiden op de toekomst? Bekijk onze nieuwste inzichten.

Wat betekent dit? SPS Commerce versterkt supply chain-bedrijven door klantgerichte oplossingen te bieden die schaalbaarheid en succes mogelijk maken. Ontdek hoe we waarde leveren door middel van automatisering, samenwerking en data-inzichten.

Klantgerichte supply chain-software: afgestemd op jouw groeidoelen

Bij SPS Commerce geloven we dat elk bedrijf uniek is, met eigen behoeften, uitdagingen en ambities. Daarom verdiepen we ons in de doelen van onze klanten en leveren we oplossingen op maat die écht verschil maken.

• Persoonlijke ondersteuning: Of je nu een internationale retailer bent of een kleinschalige leverancier, wij werken nauw samen met onze klanten om ervoor te zorgen dat onze oplossingen aansluiten bij hun bedrijfsstrategie. Van de eerste onboarding tot langdurige ondersteuning: we zijn er bij elke stap.
• Klantverhalen:
  • Stel u bijvoorbeeld een leverancier voor die worstelt om aan de eisen van een groeiende retailer te voldoen. De EDI-oplossingen van SPS Commerce maken soepele communicatie mogelijk, verminderen fouten en stroomlijnen de orderverwerking. Het resultaat? Snellere groei en verbeterde relaties over de hele linie.
  • Een ander klantverhaal gaat over een retailer die voor inventarisatieproblemen stond. Met de analysetools van SPS Commerce kregen ze inzicht in trends en optimaliseerden ze hun voorraadstrategie, wat leidde tot betere verkoopprestaties en minder afval.

Oplossingen die efficiëntie en groei stimuleren

SPS Commerce’s suite van oplossingen is ontworpen om supply chain operaties te vereenvoudigen, te versnellen en meer samen te werken. Hier zijn enkele van de belangrijkste manieren waarop we onze klanten meer mogelijkheden bieden:

1. EDI gemakkelijk gemaakt::
   Vergeet de hoofdpijn van handmatige processen! Onze EDI-oplossingen in de cloud automatiseren de communicatie tussen handelspartners, verminderen fouten en besparen tijd. Of u nu inkooporders, facturen of verzendberichten verstuurt, onze tools maken het u gemakkelijk.
2. Connectiviteit voor retailnetwerken:
   SPS Commerce verbindt bedrijven met het grootste retailnetwerk in de industrie. Leveranciers, detailhandelaren en distributeurs kunnen gemakkelijk nieuwe handelspartners vinden en met hen samenwerken, wat de deur opent naar groeimogelijkheden.
3. Analytics voor slimmere beslissingen:
   Kennis is macht, vooral in de retail. De analysetools van SPS Commerce bieden waardevolle inzichten in verkooptrends, voorraadprestaties en consumentengedrag. Gewapend met deze gegevens kunnen bedrijven weloverwogen beslissingen nemen die de winstgevendheid verhogen.
4. Omnichannel inschakelen::
   Klanten verwachten tegenwoordig een naadloze ervaring, of ze nu online, in de winkel of via mobiele apps winkelen. SPS Commerce helpt bedrijven zich aan te passen aan de eisen van omnichannel door ervoor te zorgen dat hun supply chains flexibel en efficiënt zijn en klaar om te leveren.

Samenwerking is essentieel

Een van de grootste uitdagingen in de retail is het bevorderen van de samenwerking binnen een divers netwerk van leveranciers, retailers en logistieke dienstverleners. SPS Commerce overbrugt deze kloven en stelt bedrijven in staat om effectiever samen te werken.

• Een uniek platform: SPS Commerce biedt één platform voor communicatie, het delen van gegevens en samenwerking, waardoor silo’s verdwijnen en iedereen op één lijn zit.
• Sterkere relaties opbouwen: Wanneer handelspartners hun gegevens en processen kunnen vertrouwen, bloeien relaties op. SPS Commerce helpt bedrijven deze connecties te versterken, wat de weg vrijmaakt voor succes op de lange termijn.

SPS Commerce: toonaangevende partner in supply chain digitalisering

Klanten de mogelijkheden bieden betekent meer dan alleen tools aanreiken; het betekent ook expertise delen, industrienormen bepalen en bedrijven voorbereiden op de toekomst.

• Thought Leadership: SPS Commerce blijft retailtrends voor en biedt klanten inzicht in de toekomst van de branche.
• Toewijding aan innovatie: We ontwikkelen onze oplossingen voortdurend om te voldoen aan de veranderende behoeften van onze klanten. Van het omarmen van AI-gestuurde analyses tot het verkennen van nieuwe manieren om partners te verbinden, we richten ons op het leveren van geavanceerde technologie.

Bedrijven versterken, één verbinding per keer

Onze missie bij SPS Commerce is eenvoudig: bedrijven helpen succesvol te zijn door de supply chain voor de detailhandel te vereenvoudigen, te versnellen en te stroomlijnen. We zijn er trots op dat we onze klanten in staat stellen om te gedijen in een steeds veranderende branche door operationele complexiteit te verminderen en groeimogelijkheden te ontsluiten.

Ben je klaar om te zien hoe SPS Commerce jouw bedrijf kan helpen groeien? Laten we samen de volgende stap zetten. Neem vandaag nog contact met ons op!

Is e-facturatie mogelijk in Oostenrijk?

Het korte antwoord is ja. Er zijn een aantal politieke en economische processen in Europa die ook invloed hebben op Oostenrijkse facturatie. Laten we eens kijken naar enkele daarvan.

B2B e-facturatieverplichting in Duitsland

B2B e-facturatie zal vanaf 2025 verplicht zijn in Duitsland. De overheid heeft overgangsregelingen voor bedrijven opgesteld. Volgens deze regelingen is het belangrijk dat e-facturen vanaf 2025 kunnen worden ontvangen. Natuurlijk zullen er altijd bedrijven zijn die niet snel een bijbehorende oplossing willen implementeren. Voor Duitse bedrijven is de overstap naar e-facturatie echter cruciaal en velen willen investeren in een langdurige oplossing.

Oostenrijkse bedrijven met Duitse zakenpartners moeten nu al nadenken over hoe ze een juridisch conforme factuuruitwisseling voor Duitsland en Oostenrijk vanaf 2025 kunnen mogelijk maken.

BTW in het digitale tijdperk (ViDA)

ViDA is een wetgevingspakket dat is voorgesteld door de Europese Commissie om het btw-systeem te moderniseren voor het digitale tijdperk. Het richt zich op de belangrijkste uitdaging van btw-fraude door e-facturatie, digitale rapportage en realtime zichtbaarheid van transacties mogelijk te maken. Volgens ViDA moeten alle EU-lidstaten vanaf 2030 verplichte e-facturatie invoeren.

Digitale Rapportage Verplichting (DRR)

DRR is elke verplichting voor btw-plichtigen om regelmatig of continu gegevens over al hun transacties in digitale vorm aan de belastingautoriteiten te verstrekken, inclusief verplichte e-facturatie. DRR kan worden onderverdeeld in periodieke transactiebewaking (bijv. SAF-T) of continue transactiebewaking (bijv. realtime rapportage of verplichte e-facturatie).

De Europese Unie bevordert de harmonisatie van e-facturatie met de Digitale Rapportage Verplichting (DRR). DRR heeft de volgende doelstellingen:

• Op dit moment kunnen verschillende btw-regels in elk EU-land een hoofdpijn zijn voor bedrijven. De EU wil één set regels creëren zodat het makkelijker te begrijpen en te volgen is.
• Om btw-fraude te bestrijden, zal het samenvattend rapport (recapitulative statement) worden vervangen door een nieuw systeem (GDR). Dit nieuwe systeem zal bedrijven en hun vertegenwoordigers verplichten om transactiedetails rechtstreeks binnen 2 dagen na facturering naar de belastingautoriteiten te sturen.
• Om bedrijven geld te besparen en digitale processen te bevorderen, zullen elektronische facturen verplicht worden voor GDR’s volgens de EU-normen.

Huidige status van elektronische facturatie in Oostenrijk

In Oostenrijk is e-facturering al wijdverbreid in de publieke sector (B2G). Vanaf 2020 moeten publieke klanten facturen elektronisch ontvangen en verwerken.

In de B2B-sector is het gebruik van e-facturering echter nog steeds vrijwillig. Momenteel zijn op PDF gebaseerde facturen, verzonden via e-mail, het meest verspreid. Bedrijven kunnen profiteren van e-facturering door overeenkomsten met hun zakenpartners. Volgens § 11 (2) UStG wordt “een elektronische factuur ook als een factuur beschouwd als de ontvanger heeft ingestemd met deze vorm van facturering”. Dit is de reden waarom e-facturen momenteel minder worden gebruikt in Oostenrijk.

In de B2C-sector is er daarentegen momenteel geen verplichting om facturen elektronisch uit te reiken.

Wat is de toekomst van e-facturatie in Oostenrijk?

Vanwege de politieke situatie is het onderwerp elektronische facturering veel besproken in Oostenrijk. Het is duidelijk dat Oostenrijkse bedrijven in de toekomst zullen moeten voldoen aan de ViDA-regels. In de EU zijn twee modellen voor e-facturering met rapportageverplichtingen bijzonder relevant:

Italiaans model: In Italië moeten alle e-facturen worden verzonden naar een centraal CTC-platform (V-model).

Frans model: In Frankrijk, net als in Duitsland, is er een gedecentraliseerde uitwisseling met validatie en rapportage via gecertificeerde dienstverleners.

Er is nog geen definitieve beslissing genomen welk model in Oostenrijk zal worden gebruikt. Het potentieel voor het Franse model in Oostenrijk is echter groter.

Bereid uw bedrijf voor op elektronische facturatie

Verplichte elektronische facturering in Oostenrijk komt eraan. Bent u en uw bedrijf klaar voor de digitale toekomst? Mis de boot niet en voorzie uzelf nu van de juiste e-factureringsoplossing!

SPS Commerce is een actief lid van belangrijke brancheverenigingen zoals GENA/EESPA (European Association of E-Invoicing Service Providers), VeR (Vereniging voor Elektronische Facturering), Peppol en andere organisaties die zich inzetten voor een veilig en conform e-factureringsproces. Onze oplossingen voldoen aan alle Europese, Duitse en Oostenrijkse regelgeving. Met onze hulp kunt u eenvoudig uw facturen maken en converteren in XRechnung, ZUGFeRD, ebInterface en vele andere formaten.

De CRA (Canadese belastingdienst)

Hoewel er in Canada geen mandaat is voor e-facturatie, onderzoekt de Canadese overheid actief de voordelen van elektronische facturen en geeft ze richtlijnen voor de implementatie ervan.

De Canada Revenue Agency (CRA) is verantwoordelijk voor de handhaving van de belastingwetgeving. De CRA moedigt bedrijven sterk aan om gebruik te maken van elektronische facturering vanwege de vele voordelen. Om ervoor te zorgen dat bedrijven met een gerust hart aan de regels kunnen voldoen, heeft de CRA uitgebreide regels en voorschriften opgesteld voor alle factureringskwesties:

Opslag: Processen moeten de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van facturen garanderen. Ze moeten ook gemakkelijk terug te vinden zijn als ze nodig zijn.

Archivering: Alle facturen moeten minimaal zes jaar worden gearchiveerd. 

Formaat: E-facturen moeten het UBL-model volgen (op basis van XML). 

Factureringsgegevens: Informatie zoals de datum, het factuurnummer en een duidelijke beschrijving van de goederen of diensten moeten worden vermeld. Daarnaast moeten de contactgegevens van het bedrijf en de klant worden vermeld.

De CRA en ondergrondse economie

Een belangrijke reden waarom de overheid e-facturatie overweegt, is om de activiteit in de ondergrondse economie (UE) te verminderen. De ondergrondse economie is een economische activiteit/transactie die verborgen wordt gehouden voor de overheid om belastingen en andere verplichtingen te ontduiken.

In 2021 lanceerde het CRA een initiatief om de haalbaarheid van een B2B e-factureringsmandaat te bestuderen.

Het hoofddoel was om de potentiële voordelen van e-facturering voor bedrijven te evalueren. Deze voordelen omvatten verhoogde efficiëntie, verbeterde naleving van de omzetbelasting, ontmoediging van deelname aan de ondergrondse economie en verbeterde ervaringen van belastingbetalers met e-facturering. Het onderzoek verschafte echter ook inzicht in de beperkingen van de overstap naar elektronische facturering.

Evaluatie e-facturatie

De CRA-studie van 2021 over e-facturatie identificeerde de belangrijkste zorgen die bedrijven hebben over het gebruik van e-facturatie. Deze beperkingen omvatten:

• Het wordt niet op grote schaal gebruikt – Deelnemers aan het onderzoek vonden dat de meeste bedrijven waarmee ze werken geen gebruik maken van e-facturatie. 
• Waarom iets repareren dat niet kapot is? Sommige bedrijven zien het nut niet in van de overstap naar elektronische facturatie omdat ze tevreden zijn met hun huidige facturatieprocessen.
• Efficiënte verwerking versus bezorgdheid over fouten – Hoewel e-facturatie de factuurverwerking kan stroomlijnen, gaven deelnemers aan het onderzoek aan bezorgd te zijn dat automatisering kan leiden tot onopgemerkte fouten. 

De deelnemers aan de CRA-studies deelden ook hun mening over hoe Canadese bedrijven zouden kunnen worden aangemoedigd om elektronisch te factureren.

De ideeën varieerden van een mandaat voor het gebruik ervan door de Canadese overheid tot grotere bedrijven die het voorbeeld geven aan kleinere bedrijven. Extra stimulansen zouden kortingen of belastingvoordelen van de Canada Revenue Agency kunnen zijn voor bedrijven die overstappen op e-facturatie.

Samengevat heeft dit onderzoek de overheid geholpen om te begrijpen wat het invoeren van elektronisch factureren zou kunnen betekenen. Het heeft inzicht gegeven in hoe Canadese bedrijven tegen e-facturatie aankijken, pijnpunten geïdentificeerd en manieren voorgesteld waarop de overheid het gebruik ervan de komende jaren zou kunnen aanmoedigen.

Waarom kiezen voor E-facturatie?

Veel landen stappen over op e-facturatie vanwege de voordelen, zoals snellere betalingen, toegankelijke documenten, verbeterde partnerrelaties, foutloze belastingaangifte en nog veel meer. De overgang naar e-facturatie is in veel landen al begonnen en het is slechts een kwestie van tijd voordat de meeste bedrijven dit model zullen overnemen.

Volg ons op LinkedIn om op de hoogte te blijven van ontwikkelingen op het gebied van e-facturatie!

]]> https://www.spscommerce.com/nl/blog/wat-is-order-x/ Fri, 20 Jan 2023 11:33:12 +0000 https://www.spscommerce.com/?p=719003 4 augustus 2021

Order X… het klinkt geheimzinnig, bijna alsof het uit een James Bond film komt! Order-X is ontstaan uit een internationale samenwerking, maar het is geen geheim en het komt ook niet uit een film.

Het Duitse Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) en Franse Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques (FNFE-MPE) hebben een standaard voor elektronische bestellingen (e-ordering) ontwikkeld als aanvulling op de standaard voor elektronische facturatie ZUGFeRD (in Duitsland)/Factur-X (in Frankrijk). Volgens bovenstaande partijen zullen beide standaarden samen zorgen voor een consequente purchase-to-pay workflow voor zowel mens, als machine.

Voordat we dieper ingaan op Order-X, is het verstandig eerst toe te lichten wat een e-order precies is.

Wat is e-ordering?

Een e-order, zoals de naam het al zegt, is een elektronische bestelling. E-ordering is onderdeel van Het volledig automatiseren van het inkoopproces (e-procurement) en het is onmisbaar bij het 100% digitaliseren van de supply chain.

Nadat u e-facturatie volledig heeft geïmplementeerd, is e-procurement dé logische automatiseringsstap. Het brengt u vele voordelen, namelijk:

• Kostenbesparingen (bovenop de al bespaarde kosten door e-facturatie)
• Het is veel nauwkeuriger, omdat de order niet meer handmatig hoeft worden ingevoerd
• Het niet handmatig invoeren bespaart uw leverancier veel tijd

Waaruit bestaat Order-X?

Order-X is gebaseerd op de UN/CEFACT Supply Chain Reference Data Model (SCRDM). Het SCRDM biedt een internationale basis voor het opzetten van data uitwisselingsstructuren voor zowel het bedrijfsleven, als de overheid.

Het formaat is hybride. Dat betekent dat het bestaat uit een PDF-bestand met een ingesloten XML-code. Dit maakt het voor zowel de mens als voor een computer leesbaar en zeer geschikt voor het MKB. Het grootste voordeel is namelijk dat de traditionele uitwisseling van PDF- (of papieren) orders kan worden vervangen door PDF-bestellingen met gestructureerde gegevens die automatisch door een computer kunnen worden verwerkt. Het blijft dus een PDF die leesbaar is voor de mens, maar dat ook elektronisch verwerkt kan worden door organisaties die hiertoe in staat zijn.

Order-X in de praktijk

Zoals de naam het al zegt is Order-X een standaard formaat voor elektronische orders, oftewel bestellingen. Omdat het is gebaseerd zijn op hetzelfde gegevensmodel als ZUGFeRD/Factur-X, is met Order-X een naadloze stroom van ordercreatie tot facturering mogelijk is.

Er worden drie verschillende ordermeldingen ondersteunt die nodig zijn om de purchase-to-pay workflow te ondersteunen:

ORDER
Een bestelling die wordt verstuurd door de afnemer naar de leverancier.

ORDER RESPONSE
De bevestiging van de bestelling, afwijzing of wijziging die wordt verstuurd van de leverancier naar de afnemer.

ORDER CHANGE
In het geval van een wijziging van de bestelling wordt deze verstuurd door de afnemer naar de leverancier.

Bent u klaar voor de volgende automatiseringsstap?

Bij SPS Commerce helpen wij u om een 100% digitale supply chain te bereiken. Wij ondersteunen dan ook e-ordering. Ook al werkt uw leverancier met een ander e-ordering formaat dan u, we converteren het naar elk benodigde formaat. Daarnaast zorgen we met behulp van validatie dat er altijd wordt gecontroleerd dat de gegevens op de e-factuur kloppen met de gegevens op de e-order of elk ander document. Zo kunt u uw digitale processen tot (vrijwel) in de perfectie stroomlijnen.

Van elektronisch facturen (e-factureren) heeft u mogelijk al gehoord, maar wat is een UBL-factuur? UBL staat voor Universal Business Language. Het is een internationale standaard in XML-formaat die speciaal is ontwikkeld voor elektronische documenten, zoals facturen, maar ook bijvoorbeeld inkooporders en pakbonnen.

UBL wordt beheerd door de Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS). Deze non-profit is een van de meest gerespecteerde instanties voor standaardisatie ter wereld. De UBL standaard is gratis te gebruiken en op 15 juni 2021 is de laatste versie, UBL 2.3, gepubliceerd.

De standaard wordt vooral veel gebruikt in Scandinavische landen zoals Denemarken, Zweden en Noorwegen. Maar ook in Nederland is het een veelvoorkomende standaard.

UBL-OHNL en de Rijksoverheid

UBL wordt veel gebruikt in de business-to-government (B2G) sector. De Europese commissie heeft zelfs officieel verklaard dat de standaard in aanmerking komt voor verwijzing in aanbestedingen van overheidsdiensten.

Sinds april 2019 heeft de Nederlandse overheid e-facturatie verplicht gesteld voor alle leveranciers. De Rijksoverheid heeft een op de internationale UBL-gebaseerde standaardformaat, UBL-OHNL, in gebruik. Deze standaard is bedoeld voor de inkoop van alle producten en diensten, met uitzondering van inhuur personeel. Naast facturen (Invoice), zijn ook andere berichttypen gedigitaliseerd: Commitment (intern overheid bericht), Application Response (intern overheid bericht), Order (inkooporders) en OrderResponse (e-retour berichten).

Waar bestaat een UBL e-factuur uit?

Een e-factuur is over het algemeen opgebouwd in een XML structuur. Dit is een programmeertaal die ervoor zorgt dat gestructureerde gegevens kan worden weergegeven in platte tekst. Dit is zowel voor machine leesbaar, als leesbaar voor de (gespecialiseerde) mens. Een XML bestand kunt u herkennen aan dat het eindigt op “.xml”.

UBL is de taal die wordt gebruikt in het XML bestand om de data van bijvoorbeeld een factuur van het ene boekhoudpakket met het andere boekhoudpakket uit te wisselen. Omdat de informatie door verschillende (soorten) systemen kan worden uitgewisseld en verwerkt, brengt dit vele voordelen met zich mee.

Zo zijn er geen (menselijke) handelingen meer nodig om de factuur te scannen, te controleren, te versturen per e-mail of te printen, wat zorgt voor een veel sneller factuurverwerkingsproces. Dit zorgt vervolgens voor veel geld- en tijdsbesparingen, maar ook voor minder menselijke fouten.

Hoe kan ik een UBL factuur maken?

Een UBL bestand maakt u niet heel gemakkelijk zelf, hier heeft u een EDI- of e-facturatieoplossing voor nodig. Als u bijvoorbeeld gebruikt maakt van een van de oplossingen van SPS Commerce, worden met behulp van het FLOW Partner Automation platform de UBL documenten automatisch gegenereerd en verstuurd naar de juiste ontvanger.

Hoe verstuur ik een UBL e-factuur?

Bij SPS Commerce kunt u met drie verschillende opties e-facturen versturen:

• Door handmatige invoer: Met een FLOW e-facturatie account kunt u laagdrempelig starten met elektronisch factureren.
• Van een PDF bestand naar elk formaat: Binnen het FLOW platform kunnen wij uw PDF factuur eenvoudig omzetten naar een e-factuur.
• Directe koppeling met uw ERP- en/of boekhoudpakket: Wij bieden gestandaardiseerde koppelingen via API’s of hebben gestandaardiseerde ERP- of andere software-koppelingen om systemen snel aan te sluiten.

Peppol Business Interoperability Specifications (BIS) zijn gebaseerd op een UBL formaat en u kunt via het Peppol-netwerk e-facturen versturen, maar dan heeft u wel toegang nodig tot een Peppol Access Point.

Internationaal facturen versturen via het Peppol-netwerk

Het verzenden van een factuur naar het buitenland zonder toegang tot een Peppol Access Point kan complex zijn. En dan hebben we het nog niet eens over de meerdere standaardformaten die er wereldwijd worden gebruikt. Naast UBL heb je: Factur-X, Finvoice, EHF en nog minstens 20 meer verschillende soorten e-facturatie formaten. Het zou goed kunnen dat u uw facturen verstuurt in UBL, maar dat de ontvanger het in een ander formaat wilt ontvangen.

Gelukkig heeft SPS Commerce de oplossing voor deze uitdaging. Al ruim 33 jaar ondersteunen wij lokale EDI en e-facturatie standaarden in verschillende landen en industrieën wereldwijd, zo wordt ook UBL ondersteunt. Met ons volledig geautomatiseerde en geïntegreerde B2B-integratiesysteem, kunnen UBL facturen automatisch worden omgezet in het gewenste e-factuur formaat van de ontvanger. Daarnaast zijn wij een Peppel Acces Point en kunt u via ons platform heel gemakkelijk factureren naar het buitenland.