Réduire le temps de transit est un élément essentiel de leur avantage concurrentiel, de la promesse de leur marque et un objectif majeur des initiatives de l’entreprise. La gestion de la complexité croissante des données d’expédition est vitale pour les transporteurs qui souhaitent travailler avec les meilleurs expéditeurs, et le respect de toutes leurs exigences peut aider les transporteurs à se démarquer comme le meilleur choix dans un secteur hautement concurrentiel.

Dans cet article, nous allons examiner certains des effets considérables que peuvent avoir les délais de réponse aux appels d’offres et comment ils peuvent être améliorés grâce à l’introduction de l’échange de données informatisé (EDI).

Impact 1 : amélioration de la communication

Plus la communication entre un expéditeur et un transporteur est rapide et cohérente, plus ils peuvent travailler efficacement ensemble. Les processus tels que la mise à jour d’un tableur, la prise de notes sur un tableau blanc ou la connexion manuelle à plusieurs portails peuvent considérablement ralentir les délais de réponse aux appels d’offres. Ce temps supplémentaire peut faire pencher la balance en faveur de concurrents plus réactifs, car les expéditeurs privilégient les options les plus rapides. L’accélération du flux de communication entre les partenaires peut avoir un impact sur la santé financière globale d’une entreprise de transport.

L’EDI 204 (Motor Carrier Load Tender) contribue à combler le fossé entre l’expéditeur et le transporteur en envoyant instantanément des informations claires et cohérentes qui sont essentielles à la bonne réception des marchandises lors de leur transport d’un endroit à un autre. L’utilisation de l’EDI 204 pour accélérer les délais de réponse aux appels d’offres à pleine charge peut éliminer les retards liés à la gestion du flux de marchandises par téléphone ou par fax et présente l’avantage supplémentaire de réduire les processus manuels sur l’ensemble du périmètre opérationnel d’un transporteur.

Impact 2 : accès centralisé

Les transporteurs doivent souvent jongler avec plusieurs portails, identifiants et mots de passe pour chaque expéditeur. Au fur et à mesure que leur activité se développe, ils peuvent constater que le temps nécessaire pour se connecter à chacun de ces systèmes individuellement peut devenir ingérable sur un vaste réseau de partenaires et affecter la qualité de leurs relations à mesure que le temps de réponse augmente. Si un transporteur ne peut pas gérer de manière fiable la logistique quotidienne des connexions avec les systèmes de ses partenaires, sa croissance peut en être limitée.

Cependant, certaines solutions EDI d’appel d’offres de chargement, telles que SPS for 3PLs Transportation Solution, offrent l’avantage supplémentaire de regrouper toutes les communications électroniques des expéditeurs sous un seul identifiant, ce qui réduit le temps nécessaire pour rassembler les demandes, les rapports, les données et les détails provenant de plusieurs sources. La centralisation de l’accès à l’ensemble des portails des expéditeurs permet aux transporteurs de réaliser d’importantes économies de temps et d’argent lorsqu’ils travaillent avec un plus grand nombre de partenaires commerciaux.

Impact 3 : réduction des coûts

Les coûts de main-d’œuvre sont un facteur important pour les transporteurs, et les fluctuations de la disponibilité de chauffeurs ainsi que l’augmentation des salaires des employés de bureau incitent les entreprises de transport à rechercher des moyens de réduire leurs dépenses. L’efficacité accrue de la communication offerte par l’adoption de l’EDI pour les appels d’offres à pleine charge peut aider les entreprises à réduire les heures supplémentaires, mais les économies réalisées vont au-delà du redimensionnement des effectifs des transporteurs.

Les solutions EDI pour les appels d’offres de chargement peuvent également être intégrées à des logiciels de gestion et pilotage de l’activité transport (TMS) et à d’autres applications afin d’automatiser les opérations. Cela permet de gagner encore plus de temps, car les processus sont exécutés en arrière-plan au lieu de nécessiter le temps de travail des employés. De plus, la dématérialisation des opérations permet aux entreprises de réduire leurs dépenses en fournitures de bureau et d’offrir davantage d’options pour un accès centralisé aux données, ce qui génère des économies substantielles à long terme.

Impact 4 : visibilité accrue

Pour offrir une expérience client exceptionnelle, les transporteurs doivent accorder une attention particulière aux attentes qu’ils fixent avec leurs expéditeurs, mais sans une visibilité précise sur les délais de transport et de réception, les entreprises de transport peuvent mal évaluer les délais essentiels et sacrifier des relations de longue date. Les transporteurs qui cherchent à développer leur activité en traitant avec les principaux détaillants et fournisseurs doivent être en mesure de communiquer en temps réel et de fournir des informations clés à leurs partenaires au moment où cela compte le plus.

Les solutions qui offrent une visibilité en temps réel sur l’état des expéditions permettent à toutes les parties prenantes de vérifier l’avancement et de traiter tout problème de manière proactive. Cette efficacité accrue facilite la planification et la programmation des expéditions, permettant ainsi aux transporteurs d’optimiser l’espace, la main-d’œuvre et les délais. Cette efficacité accrue est un autre exemple de la manière dont les transporteurs utilisent l’EDI 204 pour réduire les coûts dans l’ensemble de leurs opérations.

À mesure que la supply chain devient plus complexe, le temps de réponse aux appels d’offres devient un élément essentiel de la rentabilité des transporteurs. Pour améliorer l’efficacité, il ne suffit pas de disposer des bonnes personnes et des bons processus, il faut également disposer d’une solution complète qui vous aide à répondre aux exigences, à assurer la communication et à assurer le suivi dont les grandes entreprises ont besoin aujourd’hui.

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Pour relever ce défi, les transporteurs prennent des mesures comme proposer des temps de réponse plus rapides, une formation accrue des représentants et de nouveaux canaux d’assistance à la clientèle, comme les chatbots. Malheureusement, ces méthodes ne font que masquer les goulots d’étranglement opérationnels sous-jacents qui compromettent la confiance des clients. Remédier aux inefficacités courantes aux points de contact entre les expéditeurs et les transporteurs peut contribuer à rationaliser la collaboration et à améliorer l’expérience client au-delà du centre d’appels.

Nous allons examiner comment les transporteurs de la supply chain peuvent améliorer leurs relations avec leurs clients en accordant une attention particulière aux points de friction opérationnels qui peuvent leur coûter du temps et de l’argent.

N°1 : accélération de l’intégration des expéditeurs

Pour les transporteurs, la rapidité et l’agilité sont des attentes fondamentales de l’entreprise, et elles s’appliquent à tous les aspects, des opérations à l’acquisition de nouveaux clients et partenaires. Pourtant, de nombreux transporteurs s’appuient encore sur des processus manuels et obsolètes qui ralentissent le processus d’intégration des expéditeurs, frustrent les clients et nuisent aux résultats financiers.

L’intégration est l’une des premières interactions entre les expéditeurs et les transporteurs dans le cadre d’un partenariat de travail, et une expérience fluide donne le ton, instaure la confiance et réduit le taux de désabonnement. De plus, un processus d’intégration rapide et transparent permet de raccourcir le cycle de vente et stimule l’acquisition de clients ; les transporteurs qui offrent une intégration plus rapide se démarquent. Lorsqu’un expéditeur doit choisir entre un transporteur qui prend des mois pour l’intégrer et un autre qui prend quelques semaines, le choix est vite fait.

Les solutions qui automatisent l’intégration peuvent réduire la saisie manuelle de données, les erreurs et les retards, qui sont autant de sources de frustration pour les clients. Une intégration rationalisée donne aux clients le sentiment d’être prioritaires, tout en libérant les équipes internes qui peuvent ainsi se concentrer sur la prestation de services plutôt que sur la gestion administrative. Lorsqu’ils évaluent les options, les transporteurs doivent chercher à mettre en œuvre des processus rapides, reproductibles et basés sur la technologie qui leur permettent de développer leurs partenariats et de répondre à de nouvelles opportunités sans perturber leur flux de travail.

N° 2 : portails clients consolidés

Les portails des expéditeurs permettent aux transporteurs d’accéder à de nouvelles informations sur les expéditions, aux documents, aux factures, à l’assistance, etc. Cependant, à mesure que les transporteurs se développent, ils peuvent se retrouver à utiliser une multitude de portails disparates pour différents services, régions ou unités commerciales. Cette fragmentation peut nuire à l’expérience client et créer des problèmes pour les expéditeurs comme pour les transporteurs.

Un portail unique et unifié est plus facile à maintenir et évite aux transporteurs d’avoir à jongler entre plusieurs identifiants, interfaces ou canaux d’assistance. Il est également plus facile à utiliser pour les équipes internes et externes, et offre une expérience cohérente, que les membres de l’équipe suivent un conteneur ou paient des factures. De plus, grâce à un point d’accès unique, les besoins en infrastructures redondantes et en personnel d’assistance supplémentaire sont réduits, permettant ainsi à l’entreprise de réaliser des économies.

À mesure qu’ils progressent, les transporteurs devraient envisager d’adopter une plateforme leur permettant de consolider l’accès tout en améliorant la visibilité et en simplifiant le flux de travail opérationnel. La combinaison d’une gestion efficace des données avec d’autres avantages à la pointe du secteur, tels que la rationalisation de la communication et la simplification de l’acceptation des chargements, peut aider les entreprises de transport à centraliser davantage leurs opérations pour réaliser des gains encore plus importants.

N°3 : communication remaniée

Chaque expéditeur a des besoins, des formats de données, des accords de niveau de service et des préférences d’intégration qui lui sont propres. Si la flexibilité est précieuse, la complexité des exigences en matière d’expédition peut ralentir les opérations et entraîner une hausse des coûts. D’un autre côté, une gestion inefficace des exigences changeantes peut entraîner la rupture de la relation client dans son ensemble.

Mais la pression liée à la demande constante d’informations sur les expéditions ne peut être ignorée. À mesure que les transporteurs se développent, les solutions manuelles et les configurations ponctuelles pour les clients ne sont plus adaptées, ce qui impose une charge supplémentaire aux équipes internes et introduit un risque d’erreurs. La rationalisation de la manière dont les transporteurs gèrent les exigences uniques de chaque expéditeur leur permet de servir plus facilement un plus grand nombre de clients sans augmenter proportionnellement leurs effectifs ou leurs coûts.

Les solutions qui automatisent la communication des données critiques sur les chargements peuvent aider les transporteurs en pleine expansion à répondre aux exigences changeantes des clients sans augmenter considérablement leurs ressources. Les expéditeurs peuvent ainsi rester informés en temps réel de la situation de leurs marchandises, tandis que les transporteurs simplifient leur charge opérationnelle.

Une intégration plus fluide des expéditeurs, des solutions à point unique et une communication instantanée peuvent aider les transporteurs à créer une meilleure expérience client tout en développant leur activité.