Deze blog biedt bruikbare inzichten voor leveranciers die willen uitblinken in leveranciers compliance en de prestaties van hun supply chain willen verbeteren.

Wat is leveranciers compliance?

Leveranciers compliance verwijst naar het naleven door leveranciers van de specifieke vereisten en normen die zijn vastgesteld door hun retailpartners of andere entiteiten binnen de supply chain. Deze vereisten kunnen verschillende aspecten omvatten, waaronder verpakking, etikettering, verzending, EDI-processen (Electronic Data Interchange) en naleving van regelgeving. Het niet voldoen aan deze vereisten kan leiden tot boetes, gespannen relaties en verminderde efficiëntie.

Waarom is naleving door leveranciers belangrijk in supply chains?

De naleving door leveranciers is van cruciaal belang voor een soepele doorstroming van producten, gegevens en communicatie binnen de supply chain. Hier volgen enkele redenen waarom naleving voordelen oplevert voor uw bedrijf:

1. Kostenbesparing: Niet-naleving kan leiden tot boetes, herstelkosten en vertragingen. Door aan de vereisten te voldoen, worden deze onnodige kosten voorkomen.
2. Operationele efficiëntie: een leverancier die aan de regels voldoet, zorgt voor naadloze processen, vermindert knelpunten en verbetert de flexibiliteit van de supply chain.
3. Sterkere relaties: Detailhandelaren en partners waarderen leveranciers die aan hun normen voldoen, waardoor vertrouwen en langdurige samenwerking worden bevorderd.
4. Concurrentievoordeel: Leveranciers die uitblinken in compliance onderscheiden zich op de markt en trekken meer zakelijke kansen aan.

Hoe u naadloze naleving door leveranciers kunt bereiken

Het bereiken van leveranciers compliance lijkt misschien een hele opgave, maar met de juiste strategieën kan dit worden gestroomlijnd. Hier volgen enkele belangrijke stappen om leveranciers te begeleiden:

Begrijp de vereisten van retailers grondig

Elke retailer heeft unieke nalevingsrichtlijnen. Leveranciers moeten tijd investeren om deze vereisten volledig te begrijpen, waaronder mogelijk:

• EDI-normen: Veel retailers vereisen EDI voor een naadloze gegevensuitwisseling. Zorg ervoor dat uw systemen elektronisch bestellingen, facturen en verzendingsmeldingen kunnen verwerken.
• Regels voor verpakking en etikettering: Correcte etikettering en verpakking zijn cruciaal om te voorkomen dat zendingen worden geweigerd.
• Verzend- en leveringstermijnen: Houd u aan de opgegeven leveringstermijnen om het vertrouwen van uw partners te behouden.

Stel proactief vragen, vraag om verduidelijking en vraag om documentatie om geen ruimte voor onduidelijkheid te laten.

Maak gebruik van technologie voor automatisering

Technologie is een gamechanger op het gebied van leveranciers compliance. Implementeer tools die compliance-taken vereenvoudigen en automatiseren, zoals:

• EDI-oplossingen: Investeer in een robuust EDI-platform om cruciale documenten naadloos en in realtime uit te wisselen.
• Software voor naleving door leveranciers: gebruik software om nalevingsstatistieken moeiteloos te controleren, bij te houden en te beheren.
• Data-analysetools: analyseer supply chain-gegevens om patronen te identificeren en processen te optimaliseren.

Automatisering vermindert handmatige fouten en zorgt ervoor dat normen consistent worden nageleefd.

Zorg voor duidelijke communicatie in de hele supply chain

Effectieve communicatie overbrugt verschillen in begrip en uitvoering. Leveranciers moeten:

• Werk nauw samen met retailers: Neem regelmatig contact op met partners om op de hoogte te blijven van veranderende vereisten.
• Train hun teams: Leid medewerkers op in nalevingsnormen om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit.
• Deel documentatie: Door alle zakenpartners duidelijke en nauwkeurige documentatie te verstrekken, voorkomt u misverstanden.

Transparantie en samenwerking zorgen voor betere nalevingsresultaten.

Voer regelmatige controles uit

Periodieke controles helpen bij het identificeren van verbeterpunten en zorgen ervoor dat de nalevingsnormen continu worden nageleefd. Leveranciers moeten:

• Belangrijke statistieken monitoren: houd statistieken bij zoals de nauwkeurigheid van bestellingen, de tijdigheid van leveringen en de naleving van EDI-normen.
• Processen evalueren: analyseer workflows om inefficiënties op te sporen.
• Reageer op feedback: gebruik feedback van retailers om best practices te verfijnen.

Audits keep your compliance strategy dynamic and responsive.

Werk samen met compliance-experts

Soms is externe expertise nodig om leveranciers compliance te realiseren. Samenwerken met compliance consultants of externe leveranciers kan u helpen om:

• Navigeer door complexe vereisten: specialisten kunnen u begeleiden bij ingewikkelde nalevingsrichtlijnen.
• Implementeren van best practices: hun kennis benutten om processen te optimaliseren.
• Vermijd kostbare fouten: hun ervaring minimaliseert fouten en boetes.

Het uitbesteden van bepaalde aspecten van compliance kan tijd en middelen besparen en tegelijkertijd de prestaties verbeteren.

De rol van leveranciers compliance in het succes van de supply chain

Naadloze naleving door leveranciers is niet alleen een noodzaak, maar ook een strategisch voordeel. Leveranciers die naleving hoog in het vaandel hebben staan, positioneren zich als betrouwbare partners in het ecosysteem van de supply chain. Dit leidt op zijn beurt tot betere samenwerking, verhoogde efficiëntie en sterkere relaties met retailers.

Conclusie

Het bereiken van naadloze leveranciers compliance is een continu proces dat begrip, technologie, communicatie, controles en samenwerking vereist. Door de hierboven beschreven strategieën te implementeren, kunnen leveranciers niet alleen voldoen aan de normen van retailers, maar ook operationele uitmuntendheid nastreven en zich onderscheiden in het competitieve landschap van de supply chain.

Investeren in leveranciers compliance is investeren in het succes van uw supply chain — wacht niet langer en zet de eerste stap.

Door zich te richten op naleving door leveranciers, kunnen leveranciers het volledige potentieel van hun supply chain benutten en zo zorgen voor groei en succes op de lange termijn.

1. Digitale transformatie versnelt de industrie

De distributiesector voor voeding en foodservice evolueert snel, doordat bedrijven digitale oplossingen implementeren om hun activiteiten te verbeteren en een concurrentievoordeel te behalen. Grote distributeurs lopen voorop, maar kleine en middelgrote spelers halen snel in. Deze transformatie richt zich vooral op het upgraden van belangrijke bedrijfssystemen, zoals ERP-, voorraad- en ordermanagementsystemen.

De echte kans ligt echter in de integratie van leveranciersgegevens met deze systemen. Vooruitstrevende distributeurs begrijpen dat de robuuste gegevensuitwisseling essentieel is voor real-time updates en een nauwkeurige informatiestroom door de hele supply chain. Deze integratie stelt distributeurs in staat om effectiever te communiceren met zowel klanten als leveranciers. Ook stroomlijnt het processen zoals het plaatsen van orders, voorraadbeheer en het volgen van leveringen.

2. Strengere traceerbaarheidseisen in de supply chain

Initiatieven voor traceerbaarheid en transparantie zijn steeds belangrijker, gedreven door een groeiend consumentenbewustzijn en strenge wetgeving, zoals FSMA 204. Digitale technologieën staan aan de basis van deze transformatie en verbeteren de zichtbaarheid in de hele supply chain. Voedseldistributeurs passen deze tools snel toe om te voldoen aan zowel de nalevingsnormen als de verwachtingen van consumenten.

Een goed voorbeeld hiervan is Gordon Foods uit de Verenigde Staten, die de uitdagingen op het gebied van traceerbaarheid en naleving overwon door de gegevensuitwisseling binnen zijn netwerk van meer dan 500 leveranciers te automatiseren. Deze strategische stap stelde het bedrijf in staat zich beter voor te bereiden op de FSMA en leverde aanzienlijke operationele voordelen op. Het bedrijf verbeterde het voorraadbeheer, verkortte de doorlooptijden en kreeg beter inzicht in de prijzen en marges.

Met de naderende deadline van FSMA 204 in 2026, moeten distributeurs prioriteit geven aan de implementatie van robuuste traceerbaarheidssystemen. Deze inspanningen gaan niet alleen over naleving. Ze transformeren de bedrijfsvoering, vergroten de efficiëntie en versterken het consumentenvertrouwen in een tijd waarin voedselveiligheid en transparantie essentieel zijn.

3. Gegevensanalyse hervormt de relaties met leveranciers

Data-analyse en voorspellende modellen veranderen de manier waarop distributeurs relaties met leveranciers beheren. Dankzij geavanceerde analyses kunnen distributeurs belangrijke vragen beantwoorden, zoals: “Wie zijn mijn belangrijkste leveranciers?” “Hoe presteren mijn leveranciers?” en “Hoe moet ik mijn benadering van leveranciers aanpassen?”.

Distributeurs gebruiken deze gegevens om hun dienstverlening te verbeteren en effectiever samen te werken met leveranciers. Voorspellende analyses kunnen potentiële verstoringen in de supply chain voorspellen en de planning met belangrijke leveranciers ondersteunen om deze verstoringen te beperken.

Door de kracht van gegevens te benutten, maken distributeurs bestaande processen efficiënter en geven ze hun leveranciersrelaties een fundamenteel nieuwe vorm. Dit resulteert in meer wederzijds voordeel voor zowel distributeurs als leveranciers.

4. Klantverwachtingen bepalen nieuwe servicenormen

De stijgende verwachtingen van klanten dwingen voedseldistributeurs om hun serviceaanbod te verbeteren. Klanten verwachten snellere, flexibelere leveringen, kortere levertijden en de mogelijkheid om urgente bestellingen te plaatsen.

Naadloze digitale bestelervaringen, proactieve communicatie met real-time orderopvolging en consistente, tijdige levering zijn standaardverwachtingen. Ze worden niet langer gezien als onderscheidende factoren. Distributeurs moeten flexibele bestelhoeveelheden aanbieden zonder buitensporige kosten en een balans vinden tussen minimum bestelvereisten en de behoefte om kleinere, urgente bestellingen te verwerken.

Een goed voorbeeld hiervan is Shamrock Foods uit de Verenigde Staten, die te maken kreeg met vertragingen en een slechte vullingsgraad bij speciale artikelen van kleine leveranciers. Om dit probleem aan te pakken, implementeerden ze een oplossing voor het efficiënt delen van bestel-, verzend- en factuurgegevens met 350 leveranciers, waarvan velen met beperkte technische mogelijkheden hadden. Dit initiatief leidde tot genormaliseerde voorraadniveaus en verbeterde prijsnauwkeurigheid. Hierdoor konden ze de flexibele en betrouwbare service bieden die klanten tegenwoordig eisen.

Bent u klaar om uw distributiebedrijf aan te passen aan de uitdagingen en kansen die voor u liggen? Neem contact op met ons team voor meer inzichten over hoe u zich kunt aanpassen aan dit veranderende landschap en van uw bedrijf kunt positioneren voor langdurig succes.

Bij SPS Commerce waren veel van onze retaildeskundigen vroeger inkoper bij grote retailers. Ze hebben honderden vergaderingen met nieuwe leveranciers bijgewoond en weten uit eerste hand wat er nodig is om indruk te maken op een drukke afnemer.

Hier vindt u hun advies over hoe u van uw volgende afnemersbijeenkomst een succes kunt maken.

1. Beheers uw financiën

Financiële prestaties vormen de kern van het besluitvormingsproces van elke koper. Detailhandelaren richten zich op winstmarges, marktaandeel en hoe uw product zal bijdragen aan hun nettowinst. U moet voorbereid zijn met overtuigende financiële gegevens die het succes of potentieel van uw product aantonen.

Als uw product een staat van dienst heeft, deel dan specifieke gegevens zoals marktaandeelwinst, omzetgroei en hoe het beter heeft gepresteerd dan concurrenten. Het is ook goed om te vertellen op welke markten het product het beste presteert.

Richt u bij nieuwe producten op de geschiedenis van uw bedrijf met succesvolle lanceringen van soortgelijke producten. Laat zien hoe elk product presteerde en hoe uw go-to-market strategie leidde tot financieel succes in een winkel- of online omgeving. Gebruik marktinzichten, trendanalyses en concurrentiegegevens om uw prognoses te ondersteunen. Deze rapporten kunnen verkrijgbaar zijn bij Nielsen, IRI of andere leveranciers van industrieel onderzoek.

Uw doel is om een overtuigend financieel verhaal te creëren dat kopers ervan overtuigt dat uw product een winstgevende aanvulling is op hun assortiment.

2. Het proces van de retailer begrijpen

Inkopers waarderen leveranciers die blijk geven van een grondige kennis van hun interne processen. Dit inzicht, van het tijdig indienen van monsters tot nauwkeurige productinformatie (zoals gewichten, afmetingen en verpakkingsdetails), laat uw competentie en bereidheid zien.

Maak u voor uw vergadering vertrouwd met de richtlijnen en vereisten voor het indienen van monsters door de retailer. Deze zijn meestal online beschikbaar of worden vooraf door het bedrijf aan u verstrekt. Wees duidelijk over wat er verwacht wordt en zorg ervoor dat u aan die eisen voldoet.

Wees voorbereid om te bespreken of u een exclusieve deal voor uw product zou overwegen en welke verbintenis of niveau van bulkinkoop u zou vereisen.

Zorg ervoor dat u benadrukt dat u op tijd kunt leveren, aan hun specificaties kunt voldoen, indien nodig productafbeeldingen kunt leveren die aan hun specificaties voldoen en door hun supply chain processen kunt navigeren door EDI-geschikt te zijn.

3. Geef gedetailleerde productinformatie

Afnemers moeten volledig op de hoogte zijn van wat ze kopen. Daarom is het cruciaal dat u goed voorbereid bent met gedetailleerde productinformatie. Ze verwachten van u details over alles van de beschikbaarheid van verschillende maten en kleuren tot productiecapaciteiten en prijzen. Door deze gedetailleerdheid komt u deskundig en betrouwbaar over.

Bespreek uw productiemogelijkheden openhartig. Afnemers zullen willen weten of u aan hun vraag kunt voldoen, vooral als uw product aanslaat en u snel moet kunnen opschalen. Dit inzicht zal hen ook helpen om te bepalen of ze het product in alle winkels of op een deelverzameling van locaties moeten verkopen en wat ze online als beschikbare voorraad kunnen verwachten als ze dropshipping toepassen. Wees eerlijk over uw huidige productielimieten en hoe u indien nodig kunt opschalen.

Kwaliteit is een andere kritieke factor. Zorg ervoor dat uw product voldoet aan de kwaliteitsnormen van de retailer en wees bereid om eventuele certificeringen of naleving van industriële voorschriften te bespreken. Als uw product unieke kenmerken heeft, zoals milieuvriendelijk of lokaal geproduceerd, benadruk dit dan, want dit kunnen belangrijke verkoopargumenten zijn.

4. Gebruik voorbeelden en visuals

Monsters en beeldmateriaal zijn krachtige hulpmiddelen tijdens een vergadering met de afnemer. Breng levende monsters van uw product mee of stuur ze van tevoren op (en bevestig de ontvangst) als de vergadering virtueel is. Met deze voorwerpen kan de afnemer uw product uit eerste hand zien, voelen en ervaren, wat een grote impact kan hebben.

In de huidige omgeving, waar veel vergaderingen nog steeds virtueel plaatsvinden, moet u ervoor zorgen dat uw digitale presentaties gepolijst en professioneel zijn. Afbeeldingen van hoge kwaliteit, scherpe fotografie, gedetailleerde dia’s en een duidelijk verhaal zijn essentieel.

5. Wees professioneel en respecteer de tijd

Afnemers hebben het druk en hun tijd is kostbaar. Het is belangrijk om de vergadering met een duidelijke, beknopte en gerichte agenda te benaderen. Hoewel het opbouwen van een goede verstandhouding en een relatie belangrijk is, is het van cruciaal belang om te voorkomen dat het de zakelijke kant van de zaak overschaduwt. Elke minuut van de vergadering is kostbaar, dus het is respectvol om de koetjes en kalfjes tot een minimum te beperken.

Concentreer u op het geven van productinformatie die de afnemer nodig heeft om een beslissing te nemen. Begin met een korte introductie, maar ga snel over op de belangrijkste punten: financiële gegevens, productdetails en hoe uw aanbod aansluit bij de behoeften van de retailer. Vermijd de valkuil om u te veel te richten op het relatieaspect; uw doel is om de waarde van uw product efficiënt en effectief over te brengen. Hun beslissing is niet gebaseerd op sympathie. Het zal gebaseerd zijn op hoe goed uw product waarde toevoegt aan hun categorie.

Tot slot, verlaat de vergadering niet zonder vast te stellen hoe en wanneer de afnemer contact met u zal opnemen over de volgende stap (of, als ze dat niet doen, hen te laten weten wanneer u een follow-up zult doen), vraag om feedback en bepaal een tijdlijn voor verdere communicatie.

Sluit de vergadering met vertrouwen af

Voor uw volgende vergadering met de afnemer is meer nodig dan alleen een geweldig product. Het gaat erom dat u een overtuigende business case presenteert, de behoeften van de retailer en zijn bedrijf begrijpt en laat zien dat u een betrouwbare en deskundige partner bent die bereid is om zaken met hem te doen.

Door uw financiën te beheersen, de toeleveringsprocessen van de retailer te begrijpen, gedetailleerde productinformatie te verstrekken en de tijd van de afnemer te respecteren, vergroot u uw kansen om een plaats in hun planogram of online assortiment te bemachtigen. Vergeet niet dat de vergadering uw kans is om te laten zien waarom uw product een plaats in hun schappen verdient – zorg dat het telt.

SPS helpt leveranciers om op hun best te zijn tijdens elke bijeenkomst met afnemers. Onze experts en producten zorgen ervoor dat u over de juiste gegevens beschikt en voorbereid bent om de afnemer te verbazen met uw product en de waarde ervan voor hun bedrijf.