Qu’est-ce que l’EDI et comment est-il né ?

L’échange de données informatisé (EDI) est une méthode standardisée d’échange de documents commerciaux entre différentes organisations. Au lieu d’utiliser des documents papier ou des e-mails, l’EDI permet aux entreprises d’échanger automatiquement et en toute sécurité des documents électroniques tels que des commandes, des factures et des avis d’expédition.
L’EDI est apparu dans les années 1960 et 1970 pour permettre aux entreprises d’échanger des données plus efficacement. Au départ, ce sont principalement les grandes entreprises et les agences gouvernementales qui utilisaient l’EDI pour normaliser et automatiser l’échange de données. Le développement de formats normalisés, tels que ANSI X12 et EDIFACT, a permis à l’EDI d’être largement mis en œuvre dans tous les secteurs d’activité, notamment la vente au détail, la fabrication et la logistique. Au fil des ans, l’EDI a évolué et s’est perfectionné, devenant une méthode fiable et efficace pour gérer les processus commerciaux et améliorer la collaboration entre les entreprises.

Les avantages de l’EDI

L’EDI offre de nombreux avantages aux entreprises qui accordent de l’importance à l’efficacité et à la précision. Voici quelques-uns des principaux avantages :

• Réduction des coûts : l’utilisation de l’EDI élimine le besoin de documents papier et de saisie manuelle des données. Cela réduit le risque d’erreurs humaines et permet de réaliser des économies sur le papier, les frais postaux et les coûts de main-d’œuvre. De plus, grâce à l’EDI, les entreprises peuvent bénéficier de transactions plus rapides et d’une amélioration de leur trésorerie.
• Amélioration de la précision : la saisie manuelle des données est source d’erreurs. L’EDI élimine ces erreurs grâce à l’échange automatisé de données, offrant ainsi une plus grande précision et fiabilité des informations échangées.
• Transactions plus rapides : l’échange de données informatisées permet aux entreprises d’effectuer des transactions plus rapidement et de manière plus efficace. Les commandes peuvent ainsi être traitées plus efficacement, les factures payées plus rapidement et les informations d’expédition sont facilement accessibles. Cela permet non seulement d’accélérer les processus commerciaux, mais aussi d’améliorer la satisfaction des clients.
• Meilleures relations avec les partenaires commerciaux : l’EDI favorise la collaboration entre les partenaires commerciaux en rationalisant la communication et en améliorant la visibilité de la supply chain. Cela conduit à des relations plus solides et à une meilleure coordination entre les fournisseurs, les distributeurs et les clients.
• Visibilité améliorée : l’EDI offre une vue transparente de la chaîne logistique et permet un suivi en temps réel ainsi que des mises à jour de statut. Cette visibilité renforce la collaboration et permet une prise de décision éclairée dans tous les services.

Comment fonctionne l’EDI ?

Il traduit les documents commerciaux dans un format standardisé lisible par les ordinateurs. Voici les principales étapes du processus EDI :

• Préparation des documents : préparation des documents commerciaux tels que les bons de commande ou les factures dans un format standard.
• Traduction des documents :utilisation d’un logiciel EDI pour traduire les documents dans un format EDI standardisé.
• Transmission des documents : envoi des documents traduits via un réseau sécurisé au partenaire commercial.
• Réception et traitement des documents :le partenaire commercial reçoit les documents EDI, les retranscrit dans un format lisible et les traite dans son propre système.

L’EDI dans différents secteurs

L’échange de données informatisées est utilisé dans de nombreux secteurs pour améliorer l’efficacité et la précision des processus commerciaux. Voici quelques exemples d’utilisation de l’EDI dans différents secteurs :

• Commerce de détail (Retail) : l’EDI aide à gérer la complexité de la supply chain. Il automatise l’échange des bons de commande, des avis d’expédition et des factures entre les détaillants et les fournisseurs. Cela se traduit par une rotation plus rapide des stocks, des commandes plus précises et une satisfaction accrue des clients.
• Santé :dans ce secteur, l’EDI est utilisé pour échanger les demandes de remboursement, les données des patients et les informations relatives aux assurances. Cela permet d’améliorer la précision des données, de réduire le temps de traitement des demandes et d’offrir de meilleurs soins aux patients grâce à un échange d’informations rapide et précis.
• Industrie manufacturière : l’EDI permet de rationaliser les processus d’achat, de planification de la production et de logistique. Il garantit un échange fluide de données entre les fabricants, les fournisseurs et les partenaires logistiques, permettant ainsi d’accroître l’efficacité, de réduire les coûts et d’accélérer les délais d’exécution.
• Logistique et transport : dans le secteur de la logistique, l’EDI permet l’échange électronique de documents de transport tels que les connaissements, les déclarations en douane et les avis d’expédition. Cela permet d’accélérer le traitement, de réduire la paperasserie et d’améliorer la traçabilité des expéditions.
• Services financiers : dans ce secteur, l’EDI permet d’échanger électroniquement des documents financiers tels que des instructions de paiement, des relevés bancaires et des rapports. Il permet d’accélérer et de fiabiliser les transactions financières tout en réduisant les risques d’erreurs.

Comment l’EDI peut-il aider votre entreprise ?

Si vous souhaitez améliorer l’efficacité de votre entreprise en mettant en place l’échange de données informatisé (EDI), il est temps de découvrir tous les avantages de cette technologie. En automatisant vos processus, vous réduisez le risque d’erreurs, accélérez vos transactions et diminuez vos coûts.

Chez SPS Commerce, nous comprenons l’importance d’un échange de données efficace. C’est pourquoi nous proposons des solutions EDI complètes conçues pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Nous veillons à ce que vous tiriez pleinement parti de l’EDI, de la mise en œuvre à l’exploitation quotidienne. Contactez SPS Commerce dès aujourd’hui pour découvrir comment nous pouvons vous aider à optimiser vos échanges de données.

La Commission européenne est déterminée à lutter contre la fraude fiscale et a présenté la proposition ViDA (TVA à l’ère du numérique) pour soutenir cette volonté. Cet article de blog est là pour vous tenir au courant des derniers développements et votes et sera mis à jour régulièrement.

ECOFIN

Il est utile de savoir que les discussions autour de ViDA ont lieu lors du Conseil ECOFIN, généralement une fois par mois, le dernier s’est tenu le 21 janvier 2025, désormais sous la présidence polonaise.

L’objectif principal sera de « relever le défi du déclin de la compétitivité de l’UE ». La présidence polonaise souhaite une économie plus forte grâce à une rationalisation du marché unique.

En ce qui concerne notre sujet ViDA, l’ECOFIN a validé les trois piliers de la proposition le 5 novembre 2024, sous la présidence hongroise. Un compromis satisfaisant pour les 27 Etats membres a été trouvé après des mois de négociation.

Le 12 février 2025, le Parlement européen a approuvé le projet de directive du Conseil modifiant la directive 2006/112/CE en ce qui concerne les règles de TVA à l’ère numérique. Le projet nécessite l’approbation politique finale du Conseil de l’Union européenne. Le rapport sur le projet de directive du Conseil modifiant la directive 2006/112/CE en ce qui concerne les règles de TVA pour l’ère numérique est disponible ici.

Les 3 piliers de ViDA

Comme nous avons rédigé un article sur les questions les plus courantes concernant ViDA, cette section va se concentrer sur un point de vue plus technique avec les règles spécifiques qui sont discutées au cours du conseil. Pour résumer, ViDA s’articule autour de 3 piliers principaux :

Facturation et déclaration électroniques (DRR)
Comme ViDA vise à lutter contre la fraude fiscale et à réduire l’écart de TVA, la proposition met en œuvre ce que l’on appelle les DRR – Digital Reporting Requirements – afin d’obtenir une vue en temps réel des factures échangées au niveau transfrontalier dans l’UE. Ce premier pilier implique une norme commune (EN16931) pour les factures électroniques qui seront émises, avec des informations spécifiques devant figurer sur la facture.

Plateformes en ligne
Cette partie vise la location de logements de courte durée et le transport de passagers par le biais de plateformes (par exemple Uber ou AirBnB). Avec les nouvelles règles, “les États membres devront mettre à la disposition des assujettis les moyens nécessaires à cette transmission”. Cela simplifiera le processus pour les PME et les prestataires de services individuels. Enfin, elle est considérée comme “plus équitable” pour les petites entreprises qui peuvent avoir une lourde charge administrative liée à la collecte de la taxe.

Enregistrement unique de la TVA
Le guichet unique (One Stop Shop – OSS) représentera le modèle décentralisé envisagé pour ViDA. Il permettra l’attribution d’un numéro unique d’enregistrement de la TVA, ce qui simplifiera le travail administratif des entreprises qui ne s’enregistreront qu’une seule fois pour s’acquitter de leurs obligations en matière de TVA dans toute l’Europe.

Ce qui change

• La facturation électronique devient le système par défaut
  • Mais les États peuvent utiliser d’autres moyens de facturation pour les transactions nationales
• La norme EN16931 est obligatoire pour l’émission de factures électroniques
  • Les formats hybrides doivent également être acceptés
• Les factures électroniques doivent être émises au maximum 10 jours après la vente

• La déclaration de TVA se fera par l’intermédiaire de la DRR pour les livraisons transfrontalières de biens et de services
  • Elle doit se faire en temps réel
• Les transactions nationales ne sont pas (encore) régies par la directive européenne sur la TVA

Quelles sont les échéances ?

La Commission européenne a approuvé de nouvelles mesures visant à moderniser le système de TVA de l’UE. Cela signifie que les États membres de l’UE peuvent introduire la facturation électronique obligatoire sous certaines conditions.

À partir du 1er janvier 2027, de légères clarifications sont attendues pour ceux qui utilisent les systèmes de guichet unique (OSS et IOSS).À partir du 1er juillet 2028, les éléments d’enregistrement unique à la TVA entreront en vigueur :

• Extension des régimes OSS
• Autoliquidation obligatoire pour les fournisseurs non identifiés.

À partir du 1er juillet 2030, les mesures relatives aux exigences de déclaration numérique entrent en vigueur – principal impact sur les entreprises effectuant des livraisons transfrontalières d’entreprise à entreprise.D’ici le 1er juillet 2035, date limite pour l’alignement des obligations nationales de déclaration numérique en temps réel basées sur les transactions sur le système de l’UE.

Pourquoi est-ce si important ?

Comme nous avons développé le sujet dans des blogs précédents, nous présentons les principaux objectifs communiqués par l’UE :

• Harmoniser les règles de l’UE en matière de VTA
• Réduire la charge administrative des entreprises
• Réduire l’écart de TVA
• Augmenter la précision de la TVA

SPS Commerce, en tant que prestataire de services internationaux, ne peut que vous encourager à passer à la facturation électronique dès maintenant. Faire confiance à l’un des leaders du marché vous aidera à vous conformer à toutes les réglementations en matière de TVA, qu’elles soient locales, internationales ou en cours d’élaboration, comme la proposition ViDA.

Pourquoi la Roumanie a-t-elle décidé d’implémenter la facturation électronique ?

La Roumanie a décidé de mettre en place la facturation électronique afin de réduire l’évasion fiscale et de combler l’écart de TVA, qui était le plus important de l’UE en 2019. La digitalisation des factures est conforme à la directive 55/2014/UE sur la facturation électronique et à la proposition relative à la TVA à l’ère numérique (ViDA). L’introduction de la facturation électronique fait également partie de la stratégie plus large de la Roumanie pour entrer dans l’ère du digital.

Le système roumain e-Factura présente d’importants avantages tant pour l’administration publique que pour le secteur privé :

• Il fournit une vue d’ensemble en temps réel de l’exécution du budget et, dans un deuxième temps, des transactions interentreprises (B2B) ;
• Il contribue de manière significative à la réduction de la fraude à la TVA au niveau national et au sein de l’Union Européenne. Il contribuera également à réduire les pertes liées à l’évasion fiscale ;
• Son système sera interconnecté avec les autres systèmes des États membres de l’UE ;
• Il garantit la possibilité pour toute entité de n’importe quel État membre de l’Union Européenne de participer au processus de passation des marchés publics ;
• Le système fournira des données en temps réel, ce qui permettra d’améliorer l’efficacité du processus de collecte et, implicitement, d’assurer les besoins d’investissement de l’État roumain ;
• Efficacité, prévisibilité et transparence dans l’utilisation des fonds par les institutions publiques ;
• Contribuera au développement du mécanisme de vérification documentaire (bureau – audit – contrôle ANAF – antifraude à distance) pour les actions de conformité et de prévention ;
• Les données collectées grâce à ce système permettront de réaliser des analyses prédictives plus détaillées de l’évolution de l’économie, d’identifier les asymétries dans l’économie et de mettre en œuvre des politiques fiscales pertinentes qui garantissent un cadre naturel pour le développement de l’environnement des affaires ;
• Éliminer les faiblesses de l’ancien système de comptabilité papier.

La mise en œuvre de la déclaration RO e-VAT pré-remplie a été approuvée en août 2024 pour les assujettis à la TVA enregistrés en Roumanie. La déclaration RO e-VAT pré-remplie doit être envoyée aux contribuables, pour chaque période de déclaration, par voie électronique, au plus tard le 5 du mois suivant la date limite légale de dépôt de la déclaration de TVA (D300).

Les dispositions légales concernant la déclaration RO e-VAT pré-remplie entrent en vigueur le 1er janvier 2025, et pour les assujettis appliquant le système de la TVA à la collecte, les dispositions s’appliqueront à partir du 1er août 2025 (Source PwC Roumanie).

Aspects importants de la facturation électronique en Roumanie

Le processus de mise en œuvre de l’e-invoicing se déroulera en deux phases, comme suit :

Dans un premier temps, entre le 1er janvier 2024 et le 30 juin 2024, les opérateurs économiques – assujettis établis en Roumanie, qu’ils soient ou non enregistrés aux fins de la TVA, ont l’obligation de déclarer dans le système national de facturation électronique RO e-Factura toutes les factures émises dans le cadre B2B et avec les institutions publiques, à l’exception de celles émises dans la relation B2G, pour lesquelles il y a une obligation d’utiliser RO e-Factura depuis le 1er juillet 2022.

Le Ministère des Finances a publié une ordonnance d’urgence prolongeant la période d’atterrissage en douceur pour les déclarations électroniques jusqu’au 31 mai 2024. À partir du 1er juillet, le mandat évolue vers un mandat d’échange de facturation électronique B2B complet (un modèle de compensation et d’échange centralisé). La période d’absence de sanctions/pénalités est désormais prolongée pour aider les entreprises à “adapter davantage leurs procédures/systèmes pour la transmission des factures dans le système national de facturation électronique RO e-Factura”.

Dans un deuxième temps, à partir du 1er juillet 2024, les émetteurs de factures électroniques ont l’obligation de les transmettre aux destinataires en utilisant le système national de facturation électronique RO e-Factura.

De plus, à partir du 1er janvier 2024, les assujettis non établis immatriculés à la TVA en Roumanie seront tenus d’enregistrer dans le système national de facturation électronique RO e-Factura toutes les factures émises dans le cadre d’une relation B2B pour la fourniture de biens et de services dont le lieu de livraison ou de fourniture se situe en Roumanie.

Les opérations suivantes sont exemptées de l’obligation d’utiliser le système national de facturation électronique RO e-Factura :

• Les livraisons de biens expédiés ou transportés en dehors de l’Union Européenne par le fournisseur ou une autre personne pour son compte ;
• Les livraisons de biens expédiés ou transportés en dehors de l’Union Européenne par l’acheteur qui n’est pas établi en Roumanie, ou par une autre personne pour son compte, à l’exception des biens transportés par l’acheteur lui-même et utilisés pour équiper ou approvisionner des bateaux et des embarcations de plaisance ou d’autres moyens de transport à usage privé ;
• Les livraisons intracommunautaires de biens.

Période d’archivage : Les factures électroniques et les messages communiqués entre l’émetteur et le destinataire restent disponibles dans le système e-Factura du RO pendant 60 jours, puis sont archivés électroniquement et ne peuvent être obtenus que sur demande. Les émetteurs et les destinataires doivent conserver toutes les factures (émises et reçues) pendant au moins 10 ans.

Signatures électroniques : La Roumanie a déjà mis en place des règles relatives aux signatures électroniques. Aucune signature électronique n’est requise pour les factures électroniques.

Plateforme nationale roumaine de facturation électronique : La plateforme RO eInvoicing est disponible depuis novembre 2021 pour l’échange de factures avec les administrations publiques (B2G) et entre les entreprises privées (B2B).

Obligation de déclaration électronique : À partir de 2022, toutes les sociétés roumaines et toutes les sociétés étrangères enregistrées en Roumanie aux fins de la TVA devront déclarer leurs informations fiscales et comptables au format SAF-T. Pour en savoir plus sur le format SAF-T, consultez notre article de blog.

Sites web pertinents du gouvernement roumain :

• Ministry of Public Finance – Le Ministère des Finances Publiques
• National Agency of Fiscal Administration (ANAF) – L’Agence Nationale de l’Administration Fiscale
• RO e-Invoicing platform – La plateforme de facturation électronique en Roumanie

Facturation électronique B2G en Roumanie

Depuis le 1er juillet 2022, la facturation électronique est devenue obligatoire pour les transactions entre entreprises et administrations (B2G), conformément à la loi 139/20224. Toutes les transactions avec les organismes publics roumains doivent donner lieu à l’émission de factures électroniques par l’intermédiaire du système national de facturation RO e-Factura.

Perspectives d’avenir

Le paysage de la facturation électronique en Roumanie évolue rapidement. En se tenant informées des réglementations et en explorant les solutions disponibles, les entreprises peuvent se préparer à la transition et récolter les avantages de la facturation électronique.

La facturation électronique devient de plus en plus importante dans les transactions B2B et B2G à travers l’Europe. Il y a quelques années, elle était essentiellement volontaire et seuls ceux qui étaient conscients des avantages de la facturation électronique en termes de sécurité, de commodité et d’automatisation des données en profitaient. Aujourd’hui, si vous êtes une entreprise enregistrée en Roumanie ou si vous avez des partenaires commerciaux roumains, vous devez vous conformer aux réglementations en matière de facturation électronique B2B, tant en Roumanie que dans votre pays d’enregistrement.

Si vous devez vous conformer aux exigences de la facturation électronique non seulement en Roumanie, mais aussi dans d’autres pays, vous devez choisir un fournisseur international de facturation électronique. Chez SPS Commerce, nous permettons à plus de 120 000 entreprises dans le monde entier de bénéficier de solutions de facturation électronique sécurisées et conformes.

Lorsque l’on parle d’automatisation, on pense souvent aux robots qui remplacent les emplois humains. Mais dans le contexte de la facturation électronique, l’automatisation consiste à augmenter les capacités humaines plutôt qu’à les remplacer. Il s’agit de réduire la charge des tâches répétitives et de libérer votre équipe financière pour qu’elle se concentre sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

L’automatisation de la facturation électronique ne consiste pas seulement à scanner et à numériser les factures, mais aussi à extraire intelligemment les données, à les valider et à les intégrer à vos systèmes existants. Lorsque nous parlons d’automatisation, il est important de comprendre le quoi et le pourquoi, plutôt que de suivre aveuglément la tendance. En repensant l’automatisation de cette manière, des entreprises comme la vôtre peuvent atteindre une plus grande précision, des temps de traitement plus rapides et des économies significatives.

Libérer vos équipes de la saisie des données

Pour un département financier, le processus de facturation est toujours marqué par la saisie et la validation manuelles des données. Ce travail manuel n’est pas seulement chronophage, il est aussi source d’erreurs. Chaque décimale mal placée ou chaque détail incorrect concernant un fournisseur peut entraîner des retards de paiement, des relations tendues avec les fournisseurs, voire des pertes financières. C’est là que l’intégration et l’automatisation des données peuvent réellement améliorer votre service.

Traditionnellement, le processus de comptabilité fournisseurs implique un examen manuel des factures, des flux de travail d’approbation et la saisie de données dans votre ERP. Bien qu’apparemment simples, ces tâches peuvent nuire considérablement à l’efficacité. Considérez les points forts de votre équipe : ce sont des magiciens de la finance, des maîtres de la gestion des commandes et des paiements. S’enlisent-ils dans la conversion des données et les processus manuels à l’arrivée des factures ?

La puissance de l’intégration ERP

Imaginez ceci : une facture arrive, mais au lieu d’exiger une saisie manuelle des données par votre ERP, le système fait le gros du travail. Votre solution de facturation électronique transforme de manière transparente les données entrantes, les rendant prêtes à être ingérées sans effort par votre ERP existant. C’est ainsi que vous pouvez aborder l’automatisation de la facturation en élevant l’intégration des données de votre système ERP.

Soudain, votre équipe est libre de se concentrer sur les activités à fort impact – l’analyse des données en temps réel, l’identification des opportunités de réduction des coûts et l’optimisation des flux financiers. En automatisant le processus de facturation, vous pouvez faire passer votre équipe financière de la gymnastique des données à la finance stratégique.

Automatisation de la facturation avec SPS Commerce

La véritable puissance de l’automatisation de la facturation électronique réside dans sa capacité à offrir à la fois efficacité et perspectives. L’automatisation intelligente va au-delà de l’automatisation des processus de base en intégrant des analyses avancées et les normes de conformité les plus strictes. Cela permet une amélioration continue et une adaptation aux besoins changeants de l’entreprise.

Chez SPS Commerce, nous pensons que l’avenir réside dans la digitalisation (et non dans la numérisation). Nous soutenons des partenariats axés sur les données avec une technologie cloud innovante, un service centré sur le client et des experts accessibles afin que nos clients puissent se concentrer sur ce qu’ils font le mieux. Plus de 120 000 entreprises ont choisi SPS Commerce pour soutenir leurs projets de digitalisation, d’EDI, de facturation électronique et de supply chain digitale.

Quelle partie du processus de facturation essayez-vous d’automatiser ? Envoyez-nous un message pour obtenir un conseil personnalisé pour une automatisation de la facturation et de l’EDI conforme et rentable.

EDI signifie Echange de Données Informatisé et désigne plus particulièrement l’échange électronique de données commerciales entre deux ou plusieurs entreprises. Les messages EDI sont transmis dans un format normalisé afin de garantir qu’ils puissent être traités correctement par les systèmes des destinataires.

L’EDI est utilisé depuis les années 1970 et a été la technologie dominante dans les premières années de la facturation électronique. Toutefois, les messages EDI peuvent contenir non seulement des factures, mais aussi d’autres documents commerciaux tels que des commandes, des bons de livraison et des confirmations de commande.

Les partenaires commerciaux qui envoient des documents par voie électronique doivent respecter les mêmes normes pour formater leurs données essentielles. Les normes sont les règles (structure, contenu, syntaxe) qui définissent le langage utilisé pour échanger des données entre partenaires commerciaux. Ces normes garantissent une signification commune entre les différents systèmes.

La plupart des partenaires commerciaux utilisent les normes EDI suivantes :

• ANSI X12 : American National Standards Institute X12
• UN/EDIFACT : EDI pour la Facilitation de l’Administration, du Commerce et du Transport

Les normes internationales couramment utilisées sont les suivantes :

• GS1 : Global Standards 1
• Peppol : Ensemble de spécifications techniques ouvertes et interopérables pour les processus commerciaux d’achat à paiement (Purchase-to-Pay – P2P)

Bien que l’EDI soit encore une technologie courante, il est de plus en plus remplacé par la facturation électronique. Les factures électroniques sont rédigées dans un format normalisé qui est pris en charge par tous les systèmes courants de traitement des factures. Elles sont donc plus faciles à utiliser et à traiter pour les entreprises.

Qu’est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique est l’échange électronique de factures entre deux ou plusieurs entreprises. Les factures électroniques sont rédigées dans un format standardisé qui peut être traité automatiquement par les systèmes des destinataires.

La facturation électronique offre un certain nombre d’avantages par rapport à la facturation sur papier, notamment :

• Efficacité : Les factures électroniques peuvent être traitées plus rapidement et plus facilement que les factures papier. Cela entraîne des économies de temps et d’argent considérables.
• Précision : Les factures électroniques sont moins sujettes aux erreurs que les factures papier. Le traitement des paiements s’en trouve amélioré.
• Traçabilité : Les factures électroniques peuvent être suivies plus facilement que les factures papier. Cela peut faciliter le dépannage et le suivi des paiements.

La facturation électronique devient obligatoire dans l’UE grâce à l’initiative “TVA à l’ère numérique”. Cette initiative prévoit qu’à partir du 1er janvier 2024, toutes les entités publiques et toutes les entreprises qui attribuent des marchés publics devront émettre des factures électroniques à l’intention des entrepreneurs publics. À partir du 1er janvier 2026, l’obligation de facturation électronique sera étendue à toutes les entreprises qui émettent des factures à l’intention d’autres entreprises dans l’UE. Ce système progressif permettra de mettre en œuvre le système de TVA ViDA d’ici 2028. Passé ce délai, les factures qui ne seront pas conformes aux nouvelles lignes directrices ne seront pas acceptées pour le paiement.

Le principal changement apporté par cette législation est que l’échange de factures se fera par l’intermédiaire des autorités fiscales. Les méthodes spécifiques peuvent varier d’un pays à l’autre, mais le concept de base reste le même : chaque facture comportant un élément de TVA passera par les autorités fiscales. Cela leur permet de contrôler le respect des obligations en matière de TVA, facture par facture.

Différence entre EDI et facturation électronique

L’EDI et la facturation électronique sont deux technologies qui permettent l’échange électronique de factures. Il existe toutefois des différences essentielles entre ces deux technologies :

• Fonctionnalité : L’EDI est capable de transmettre tous types de données (bons de commande, avis d’expédition, bons de livraison, etc.), alors que la facturation électronique est conçue exclusivement pour l’échange de factures.
• Normalisation : Les messages EDI sont rédigés dans un format propriétaire qui doit être accepté par les entreprises participantes. Les factures électroniques sont rédigées dans un format normalisé qui est pris en charge par tous les systèmes courants de traitement des factures.
• Mise en place : Les systèmes EDI peuvent être complexes et coûteux. Les systèmes de facturation électronique sont généralement plus faciles à mettre en place.
• Économies de coûts : L’EDI peut permettre de réaliser d’importantes économies, en particulier pour les entreprises qui produisent un grand nombre de documents commerciaux. Les factures électroniques peuvent également permettre de réaliser des économies, mais elles ne sont généralement pas aussi rentables que l’EDI.
• Rapidité : Les messages EDI peuvent être transmis rapidement et facilement. Les factures électroniques peuvent également être transmises rapidement et facilement.
• Exigences légales : Les messages EDI doivent répondre aux exigences du secteur et du pays concernés. Les factures électroniques doivent répondre aux exigences de l’initiative de l’UE “La TVA à l’ère numérique”.

Conclusion

L’EDI est une technologie établie qui est utilisée dans de nombreuses industries. La facturation électronique est une technologie plus récente qui gagne en importance. La facture électronique offre un certain nombre d’avantages par rapport à l’EDI, notamment une mise en œuvre plus facile, des coûts moins élevés et une meilleure conformité aux réglementations. Cependant, nous ne pouvons pas dire qu’une solution est meilleure qu’une autre, simplement parce qu’elles répondent à des objectifs différents. Le choix final du logiciel doit toujours dépendre des besoins de l’entreprise et de ses capacités techniques.

La Slovaquie adopte la vague digitale, et la facturation électronique est à la pointe de cette transformation. Mais quel est l’état actuel de la facturation électronique dans le pays, et que doivent savoir les entreprises sur les réglementations B2G et B2B ? Cet article de blog se penche sur tout ce que vous devez comprendre.

Situation de la facturation électronique en Slovaquie

Les entités publiques doivent être en mesure de traiter les factures électroniques entrantes si le fournisseur choisit cette méthode. Le gouvernement slovaque prévoit d’introduire un nouveau système de Contrôle Continu des Transactions (CTC) pour les transactions nationales B2B et B2C, qui devrait devenir obligatoire à partir de 2025 (initialement prévu pour 2024). Le Système d’Information sur les Factures Electroniques (IS EFA) du gouvernement est en cours de développement et traitera les factures électroniques B2G. Les autorités ont autorisé la participation volontaire à des fins de test en 2023. Selon le Ministère des Finances, l’introduction de la facture électronique devrait contribuer à réduire davantage l’écart fiscal concernant la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et l’impôt sur le revenu. Pour les redevables trimestriels de la TVA, le retard atteint désormais 117 jours, toujours selon le Ministère des Finances.

Pourquoi le gouvernement slovaque s’oriente-t-il vers la facturation électronique ? La transmission des données de facturation des entités imposables à l’administration fiscale est un élément essentiel des mesures prises par le ministère des finances et l’administration fiscale. Elle permet de :

•    lutter contre la fraude fiscale,
•    réduire l’écart fiscal,
•    accroître l’efficacité de la collecte de l’impôt,
•    améliorer l’efficacité globale du système.

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles les factures électroniques surpassent les factures papier et les factures PDF :

•    La facturation électronique améliore la vue d’ensemble des factures et des taxes
•    Elle fournit un aperçu rapide et précis des transactions individuelles
•    La facturation électronique rationalise le processus de facturation
•    La facturation électronique permet d’économiser les coûts de traitement et de livraison des factures (impression, affranchissement, etc.)
•    Elle élimine la nécessité d’afficher les factures sur les sites web
•    Elle élimine les obstacles à la communication transfrontalière et à la facturation électronique entre les pays de l’UE.

Facturation électronique B2G en Slovaquie

L’objectif principal de l’IS EFA est la mise en œuvre de la directive 2014/55/UE du Parlement Européen et du Conseil du 16 avril 2014 relative à la facturation électronique dans les marchés publics. La directive établit l’obligation de communiquer les données de facturation dans les transactions commerciales entre les institutions publiques et leurs fournisseurs. Dans le même temps, la directive permet d’étendre la facturation électronique au secteur privé.

La première vague de facturation électronique B2G obligatoire est prévue pour le premier trimestre 2024. Elle commencera par des entités gouvernementales spécifiques et des contrats d’une valeur supérieure à 5 000€. Le déploiement se fera par étapes, avec l’ajout d’autres entités et l’abaissement des seuils au fil du temps. Restez informé sur le site du Ministère des Finances pour connaître le calendrier précis.

Toutes les factures électroniques des autorités publiques devront être envoyées via la plateforme IS EFA une fois qu’elle sera pleinement opérationnelle. Le Ministère des Finances de la République Slovaque a présenté la solution technique du nouveau système d’information de facturation électronique E-faktúra. Il s’agit d’un système de facturation électronique garantie et de transmission des données de la facture à l’administration financière. Le Ministère des Finances de la République Slovaque, en étroite collaboration avec l’Administration Fiscale, met en œuvre un processus unifié de facturation électronique et d’envoi de données de facturation structurées à l’administration fiscale par le biais d’une solution d’information et de communication – le Système d’Information de Facturation Electronique (IS EFA).

La mise en place de la facturation électronique garantie contribue notamment à réduire la charge administrative des entreprises. Le système informatique est un outil en ligne gratuit qui aide les petites entreprises à créer et à gérer des factures électroniques dans le format électronique approprié et à les contrôler en temps réel. Pour les entreprises qui utilisent leurs propres outils logiciels, l’EFA IS offre une interface de programmation ouverte qui leur permet de transférer les factures générées dans leurs systèmes vers l’EFA IS sans autre intervention de l’utilisateur.

Enfin, l’introduction d’une facturation électronique uniforme dans l’Union Européenne contribuera à promouvoir le commerce transfrontalier et à établir l’interopérabilité dans le domaine de la facturation électronique, tout en augmentant la transparence des factures émises et reçues par les administrations publiques.

Facturation électronique B2B en Slovaquie

La facturation électronique interentreprises n’est pas encore obligatoire en Slovaquie. Les transactions interentreprises (B2B) réalisées dans le secteur privé entre entrepreneurs feront partie de la deuxième phase de la solution, appelée « big e-invoice ».

La troisième phase concerne les transactions commerciales entre les entrepreneurs et leurs clients, ce que l’on appelle le segment B2C (Business-to-Customer). Ces deux phases ne devraient pas être mises en œuvre avant le 1er janvier 2024, en raison de l’interruption du processus législatif. L’intention initiale de lancer le système de déclaration des factures électroniques à partir de 2023 pour tous les types de transactions et l’introduction de ce que l’on appelle le « big e-invoice » a donc été reportée, et l’horizon temporel probable pour le lancement de l’obligation de déclaration des factures électroniques pour les transactions B2B et B2C est le début de l’année 2024. L’échéance a été repoussée sur la base de la promesse du FSRS que les entreprises disposeront d’au moins un an pour tester le système de facture électronique.

Le ministère des finances de la République slovaque a publié un projet d’amendement à la loi slovaque sur la TVA, qui apporte des changements significatifs à la facturation électronique via le système eKasa. L’une des principales propositions consiste à renforcer les règles relatives aux déductions fiscales basées sur les documents de caisse des clients du système eKasa. Actuellement, une déduction fiscale est possible si la valeur totale, taxes comprises, n’excède pas 1 000€ pour les paiements en espèces ou 1 600€ pour les paiements par carte de crédit. L’amendement propose de réduire ces seuils à 400€ pour un meilleur contrôle et pour minimiser les déductions multiples à partir d’un seul reçu. Outre les outils gouvernementaux, les entreprises slovaques peuvent choisir différentes solutions de facturation électronique, notamment des applications web, des fournisseurs d’EDI et des logiciels spécialisés. Par exemple, la Slovaquie utilise le format PEPPOL BIS Billing 3.0 pour les factures électroniques, ce qui garantit la compatibilité entre les différentes solutions.

Conclusion

La facturation électronique devient de plus en plus importante dans les transactions B2B et B2G à travers l’Europe. Il y a quelques années, elle était essentiellement volontaire et seuls ceux qui étaient conscients des avantages de la facturation électronique en termes de sécurité, de commodité et d’automatisation des données en profitaient. Aujourd’hui, si vous êtes une entreprise enregistrée en Slovaquie ou si vous avez des partenaires commerciaux slovaques, vous devez vous conformer aux réglementations en matière de facturation électronique B2B, tant en Slovaquie que dans votre pays d’enregistrement.

Si vous devez répondre aux exigences de la facturation électronique non seulement en Slovaquie, mais aussi dans d’autres pays, assurez-vous de choisir un fournisseur international de facturation électronique. Chez SPS Commerce, nous aidons plus de 150 entreprises dans le monde entier à mettre en place des solutions de facturation électronique sûres et conformes. Confiez cette activité à de vrais professionnels et n’ayez plus jamais à vous soucier de rester conforme en Slovaquie, aux États-Unis, en Australie ou dans n’importe quel autre pays.

La facturation électronique est-elle possible en Autriche ?

La réponse courte est oui.
Un certain nombre de processus politiques et économiques en Europe influencent également la facturation autrichienne. Examinons-en quelques-uns.

Mandat de facturation électronique B2B en Allemagne

La facturation électronique B2B sera obligatoire en Allemagne à partir de 2025. Le gouvernement a élaboré des règles transitoires pour les entreprises. Selon cette réglementation, il est important que les factures électroniques puissent être reçues à partir de 2025. Bien sûr, il y aura toujours des entreprises qui ne seront pas pressées d’introduire une solution pour ce faire. Pour les entreprises allemandes, cependant, le passage à la facturation électronique est crucial et nombre d’entre elles souhaitent investir dans une solution à long terme.

Les entreprises autrichiennes qui ont des partenaires commerciaux allemands devraient commencer à réfléchir dès maintenant à la manière dont elles pourront mettre en place un échange de factures légalement conforme pour l’Allemagne et l’Autriche à partir de 2025.

La TVA à l’ère du numérique (ViDA)

ViDA est un paquet législatif proposé par la Commission européenne pour moderniser le système de TVA à l’ère du numérique. Il s’attaque au défi majeur de la fraude à la TVA en permettant la facturation électronique, la déclaration électronique et la visibilité en temps réel des transactions. Selon la ViDA, tous les États membres de l’UE doivent introduire l’obligation de la facturation électronique à partir de 2030.

Obligation de déclaration électronique (DRR)

La DRR est l’obligation pour les assujettis à la TVA de soumettre régulièrement ou continuellement aux autorités fiscales des données sur toutes (ou la plupart) de leurs transactions sous forme électronique, y compris la facturation électronique obligatoire. La DRR peut être divisée en contrôles périodiques des transactions (par exemple SAF-T) ou en contrôles continus des transactions (par exemple la déclaration en temps réel ou la facturation électronique obligatoire).

L’Union Européenne fait avancer l’harmonisation de la facturation électronique avec l’exigence de déclaration électronique (DRR). Les objectifs du DRR sont les suivants :

• À l’heure actuelle, les différentes règles de TVA en vigueur dans chaque pays de l’UE peuvent constituer un véritable casse-tête pour les entreprises. L’UE souhaite créer un ensemble unique de règles afin qu’elles soient plus faciles à comprendre et à suivre.

• Pour lutter contre la fraude à la TVA, l’état récapitulatif sera remplacé par un nouveau système. Ce nouveau système obligera les entreprises et leurs représentants à envoyer les détails des transactions directement aux autorités fiscales dans les deux jours suivant la facturation.

• Afin d’économiser l’argent des entreprises et d’encourager les processus électroniques, les factures électroniques deviendront obligatoires, conformément aux normes de l’UE.

Situation actuelle de la facturation électronique en Autriche

En Autriche, la facturation électronique est déjà largement répandue dans le secteur public (B2G). Depuis 2020, les clients du publics doivent recevoir et traiter les factures par voie électronique.

Dans le secteur B2B, en revanche, l’utilisation de la facturation électronique reste sur la base du volontariat. Actuellement, les factures au format PDF transmises par courrier électronique sont les plus répandues. Les entreprises peuvent profiter des avantages de la facturation électronique en concluant des accords avec leurs partenaires commerciaux. Selon l’article 11 (2) de l’UStG, “une facture électronique est également considérée comme une facture si le destinataire a accepté ce type de facturation”. C’est la raison pour laquelle les factures électroniques sont actuellement moins utilisées en Autriche.

Dans le secteur B2C, en revanche, il n’existe actuellement aucune obligation d’émettre des factures par voie électronique.

Quel est l’avenir de la facturation électronique en Autriche ?

En raison de la situation politique, la question de la facturation électronique a fait l’objet de nombreuses discussions en Autriche. Il est clair que les entreprises autrichiennes devront à l’avenir se conformer aux futures règles de ViDA. Dans l’Union européenne, deux modèles de facturation électronique avec obligation de déclaration sont particulièrement pertinents :

Le modèle italien : En Italie, toutes les factures électroniques doivent être transmises à une plateforme CTC centrale (modèle en V).

Le modèle français : En France, comme en Allemagne, il existe un échange décentralisé avec validation et déclaration par l’intermédiaire de prestataires de services certifiés.

Le choix du modèle autrichien n’est pas encore définitif. Toutefois, le potentiel du modèle français en Autriche est plus important.

Préparez votre entreprise à la facturation électronique

La facturation électronique obligatoire en Autriche approche. Votre entreprise est-elle prête pour l’avenir électronique ? Ne ratez pas le coche et équipez-vous dès maintenant de la bonne solution de facturation électronique !

SPS Commerce est un membre actif d’importantes associations industrielles telles que GENA/EESPA (European Association of E-Invoicing Service Providers), VeR (Electronic Invoicing Association), Peppol et d’autres organisations qui s’engagent à assurer un processus de facturation électronique sécurisé et conforme. Nos solutions sont conformes à toutes les réglementations européennes, allemandes et autrichiennes. Avec notre aide, vous pouvez facilement créer et convertir vos factures dans les formats XRechnung, ZUGFeRD, ebInterface et bien d’autres.

Devriez-vous vous mettre en conformité même si le mandat n’est pas en place dans votre pays ?

Réponse courte : Oui ! Bien qu’il s’agisse encore d’un travail en cours dans de nombreux pays, les principes de base sont établis et ne devraient pas changer radicalement. L’une de ces règles est la suivante : qu’est-ce qu’une facture électronique ? Si vous lisez nos blogs depuis un certain temps, vous pourriez penser que la question ne se pose plus. Pourtant, il vaut mieux le répéter : une facture électronique est une facture émise électroniquement ; un document scanné ou un PDF n’est pas une facture électronique.

Une fois que vous savez ce qu’est une facture électronique, vous devez examiner les solutions que vous utilisez déjà et voir si elles permettent d’émettre des documents électroniques. Il se peut que vous puissiez déjà utiliser la facturation électronique, mais vous devrez vous assurer qu’elle fournit des documents conformes à un large éventail d’exigences réglementaires. Le choix d’un prestataire de services qui suit des normes génériques, comme Factur-X, ou qui fait partie de réseaux mondiaux comme Peppol, devrait vous aider à vous conformer à la plupart des mandats qui sont en train de se mettre en place.

Enfin, la mise en œuvre de la facturation électronique à un stade précoce vous aidera lorsque (et non pas si) un mandat sera appliqué. Vous utiliserez déjà la facturation électronique et, dans le pire des cas, vous n’aurez qu’à procéder à de petits ajustements pour être totalement en conformité. Grâce à votre anticipation de la mise en œuvre des factures électroniques dans vos processus quotidiens, c’est un fardeau que vous n’aurez plus à porter lorsque l’échéance approchera.

Faites l’inventaire de vos solutions

Comme nous l’avons mentionné précédemment, un bon point de départ consiste à vérifier quelles sont vos solutions informatiques et ce qu’elles font. L’une d’entre elles fournit peut-être déjà des solutions de facturation électronique, mais sont-elles sur la bonne voie pour les futurs mandats ? S’agit-il d’un supplément à ajouter à ce que vous utilisez actuellement ?

Avec plus de 20 ans d’expertise en supply chain et 93 trimestres consécutifs de croissance, SPS Commerce est là pour rester. Notre longévité témoigne de notre engagement envers nos clients et le marché. Lorsque vous faites affaire avec nous, vous pouvez être assuré que nous sommes un partenaire stable et fiable, prêt à vous soutenir dans tous les changements et défis qui peuvent survenir.

Un autre obstacle à une transition en douceur est généralement le manque de communication entre les différents services de l’entreprise. La comptabilité peut utiliser un ERP qui n’est pas connecté aux services de vente. S’assurer que toutes les solutions communiquent et sont totalement intégrées est la clé du succès. Il est préférable qu’aucune information ne soit manquante entre deux étapes du flux de factures électroniques !

Faites l’inventaire de vos partenaires commerciaux

On pourrait penser que la facturation électronique n’est qu’une question de conformité aux exigences légales et fiscales. Ce n’est qu’une partie de l’équation, car il y a d’autres éléments à prendre en compte lors du passage à la facturation électronique. Le fait d’avoir une vision claire de vos clients et de vos partenaires commerciaux vous aidera également dans votre mise en œuvre. Certains partenaires peuvent utiliser la facturation électronique depuis des années, d’autres peuvent n’avoir aucune idée de ce dont il s’agit. Un partenaire très important peut préférer utiliser une certaine norme mieux intégrée à ses systèmes. Si vous n’avez pas une vision claire de ces exigences, vous risquez de perdre les bonnes relations que vous entretenez avec eux.

Nous vous conseillons de faire partie d’un réseau mondial tel que Peppol. Il vous aidera à identifier les entreprises et les fournisseurs qui peuvent vous accompagner dans votre démarche de facturation électronique. De plus, l’implication de vos partenaires crée une situation gagnant-gagnant, où les factures électroniques sont émises plus rapidement, et donc payées dans un délai plus court également.

Chez SPS Commerce, nous considérons nos partenaires commerciaux comme une grande communauté et nous sommes là pour vous aider à atteindre une conformité globale, aux mandats fiscaux, mais aussi avec vos clients et partenaires commerciaux existants.

L’Australie a adopté Peppol comme norme et réseau communs pour la facturation électronique. Depuis juillet 2022, la facturation électronique est obligatoire pour les transactions B2G.

L’Australie et la Nouvelle-Zélande ont travaillé conjointement pour créer le “Australia and New Zealand Government Electronic Invoicing Arrangement”. Depuis juillet 2022, la facturation électronique est obligatoire, avec Peppol comme cadre choisi, pour toutes les agences du gouvernement australien.

En mai 2024, le gouvernement australien a alloué 23,3 millions de dollars pour la supervision et l’exploitation du réseau de facturation électronique sécurisée sur quatre ans. Cette décision s’inscrit dans la stratégie gouvernementale de lutte contre les escroqueries et de renforcement de l’infrastructure numérique.

Pour l’instant, la facturation électronique interentreprises fait toujours l’objet de discussions et est largement encouragée par le gouvernement, étant donné que plus de 1,2 milliard de factures sont échangées chaque année en Australie.

L’autorité australienne de Peppol

L’ATO est l’Autorité Peppol Australienne et définit la norme Peppol à utiliser pour les factures concernant la taxe sur les produits et services (GST, Good and Services Tax). Elle est également chargée de sélectionner et d’approuver les points d’accès Peppol pour l’Australie. Enfin, elle travaille avec les fournisseurs et les entreprises pour s’assurer que le cadre est bien mis en œuvre et qu’il répond aux besoins de chacun.

A ce jour, le standard utilisé est le PEPPOL BIS Billing 3.0. et l’ATO a accrédité plus de 40 points d’accès Peppol.

Comment faire de la facturation électronique en Australie

Les entreprises doivent s’inscrire au réseau Peppol pour pouvoir procéder à la facturation électronique. Différentes options s’offrent à elles : utiliser leur logiciel de facturation électronique existant, choisir un nouveau fournisseur de services ou trouver une solution en ligne.

La bonne nouvelle, c’est que SPS Commerce est déjà un point d’accès Peppol de confiance pour l’Australie et la Nouvelle-Zélande !

N’oubliez pas qu’une facture électronique est identique à une facture papier. Elle doit contenir un certain nombre d’informations, telles que l’ABN (Australian Business Number), la date et le montant total. La seule différence réside dans le mode de transmission de la facture, en l’occurrence via le réseau sécurisé Peppol.

Pour l’instant, les factures électroniques doivent être archivées pendant 5 ans. Là encore, les factures électroniques répondent aux mêmes règles que les factures papier, c’est-à-dire qu’elles doivent respecter les “Cinq règles pour la conservation des documents“, comme le stockage des documents de manière à protéger l’information contre toute modification.

Spécificités des Etats et Territoires

Depuis le 1er juillet 2022, les transactions B2G sont concernées par le mandat de facturation électronique. Plongeons dans les spécificités de chaque Etat.

La Nouvelle-Galles du Sud a été l’un des pionniers en Australie à mettre en place la facturation électronique.
L’Australie-Méridionale reçoit principalement des factures électroniques, moins de 10 agences ne sont pas encore prêtes.
L’Australie-Occidentale a mis en place un programme pilote à partir de 2023 afin d’être prête pour la facturation électronique au quatrième trimestre 2023.
Le Queensland devait passer à la facturation électronique en 2022/2023.
Le Territoire de la capitale australienne passera à la facturation électronique en 2022/2023.

Qu’est-ce que ViDA (TVA à l’ère du numérique) ?

ViDA est un texte législatif proposé par la Commission Européenne pour moderniser le système de TVA à l’ère numérique. Il s’attaque au problème majeur de la fraude à la TVA en permettant la facturation électronique, la déclaration électronique et la visibilité des transactions en temps réel.

Selon le rapport sur l’écart de TVA, l’écart de TVA en Europe s’élève à 93 milliards d’euros. Cette proposition permet d’éliminer la complexité des déclarations fiscales transfrontalières et de l’imposition de l’économie de plateforme. ViDA favorise une collecte plus équitable et plus efficace de la TVA dans l’UE.

Alors que de plus en plus de pays de l’UE introduisent la facturation électronique obligatoire pour les transactions B2B (Italie, France, Allemagne, Pologne, Roumanie, Espagne entre autres), ViDA assurera la place de la facturation électronique en la rendant obligatoire dans toute l’Union Européenne.

Je fais partie d’une grande entreprise, sommes-nous concernés par ViDA ?

Oui, ViDA (la TVA à l’ère du numérique) est très probablement pertinent pour votre grande entreprise, en particulier si vous opérez au sein de l’Union Européenne (UE). Voici pourquoi la proposition ViDA est importante :

• ViDA introduit la facturation électronique obligatoire avec le format normalisé EN-16931. Cela signifie que votre organisation devra être en mesure de générer, d’envoyer et de recevoir des factures électroniques dans ce format spécifique.
• ViDA propose un système d’enregistrement unique de la TVA, ce qui pourrait simplifier l’administration de la TVA pour les organisations opérant dans plusieurs États membres de l’UE. Cela pourrait rationaliser vos tâches administratives liées à la TVA.

La facturation électronique rationalisée, avec la possibilité de déclarer la TVA en temps réel (prévue à un stade ultérieur), pourrait automatiser les processus et améliorer la qualité des données, et permettrait à votre entreprise d’être plus efficace en matière de conformité à la TVA.

Tenez compte de ces facteurs supplémentaires lorsque vous évaluez l’impact de ViDA sur votre entreprise :

• Pour les organisations effectuant fréquemment des transactions transfrontalières au sein de l’UE, l’adoption de la facturation électronique au format EN-16931 sera cruciale. Ce format garantit un échange de données fluide et réduit potentiellement les erreurs de calcul de la TVA transfrontalière.
• L’impact de ViDA sera probablement plus important pour les organisations ayant un volume élevé de factures ou une supply chain complexe avec des transactions transfrontalières.

Quel est l’impact de ViDA sur les PME ?

Le nouveau système devrait réduire les coûts administratifs et de mise en conformité pour les opérateurs de l’UE, ce qui pourrait être particulièrement bénéfique pour les PME, les petites entreprises et les sociétés exerçant des activités transfrontalières.

Mon entreprise a des bureaux dans différents pays, quel est l’impact de ViDA sur moi ?

Si vous exercez vos activités dans plusieurs États membres de l’UE, ViDA a des conséquences importantes. La proposition apporte une harmonisation et simplifie les tâches de mise en conformité à travers les frontières. Elle introduit l’enregistrement unique de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), dans le but de réduire les obligations de conformité en matière de TVA pour les entreprises en permettant un enregistrement unique de la TVA dans un État membre. À partir du 1er janvier 2026, la simplification du stockage à la demande ne sera plus disponible.

Ce système de guichet unique sera étendu à la circulation des biens propres. Il sera également étendu à tous les types de ventes B2C et aux ventes transfrontalières de biens d’occasion. L’application de l’autoliquidation locale devrait être facultative pour les entreprises non établies. Elles devraient être autorisées à s’enregistrer et à comptabiliser la TVA locale si elles le souhaitent.

En résumé, si votre entreprise travaille déjà dans plusieurs pays, la proposition ViDA devrait simplifier vos enregistrements administratifs en vous apportant un identifiant unique.

Pourquoi devrais-je agir si la loi n’existe pas encore ?

Bien qu’elle ne soit pas encore finalisée, la proposition ViDA devrait être mise en œuvre en 2028. Il est essentiel d’être proactif. Comprendre l’impact potentiel vous permet d’évaluer les changements, de mettre à jour les systèmes et de vous préparer à une mise en conformité sans heurts lorsque la loi entrera en vigueur. La bonne nouvelle est que la facturation électronique présente de nombreux avantages : elle permet d’économiser de l’argent, de protéger les données dans la supply chain et, avec ViDA, de simplifier les tâches administratives liées au paiement de la TVA.

Bien qu’il reste du temps jusqu’au 1er janvier 2028, il est essentiel de ne pas tarder à prendre des mesures. Le simple fait de disposer de processus internes digitaux et de pouvoir recevoir des factures électroniques ne garantit pas la conformité. Pour échanger des factures dans le respect de la loi, l’ensemble du processus de facturation doit être entièrement électronique et respecter les normes. De nombreuses organisations ont besoin de temps et d’efforts pour comprendre la situation actuelle dans ce domaine et adapter leurs processus de facturation en conséquence.

En un mot, les entreprises doivent évaluer leur situation actuelle et déterminer comment elles peuvent adapter au mieux leurs processus. Leur ERP est-il capable d’émettre des factures électroniques dans un standard spécifique ? Disposent-elles d’un fournisseur EDI international ou, mieux encore, d’un point d’accès Peppol ? Plus les réponses à ces questions seront données tôt, plus la transition se fera en douceur pour une mise en conformité totale le jour J.

Mon pays a déjà mis en œuvre la facturation électronique, pourquoi devrais-je m’en préoccuper ?

Comme nous l’avons mentionné, de nombreux pays européens appliquent déjà la facturation électronique. Si la facturation électronique au niveau de votre pays est la première étape, il se peut qu’il y ait des changements dans la manière dont vous faites de la facturation électronique. En restant informé.e.s, vous découvrirez peut-être qu’un autre modèle va être utilisé et que des ajustements seront nécessaires de votre côté.

Un bon exemple est celui de l’Italie, qui a mis en œuvre un modèle CTC, alors que ViDA préconise un modèle décentralisé.

Qu’est-ce qu’un modèle CTC VS un modèle décentralisé (DCTC) ?

En résumé, le contrôle continu des transactions implique que toutes les factures électroniques passent par une autorité fiscale pour être contrôlées. Certains pays, comme l’Italie, utilisent ce modèle pour contrôler leur TVA.

En revanche, le modèle décentralisé supprime un intermédiaire, ce qui signifie que l’émetteur de la facture pourra envoyer la facture électronique directement au destinataire, tout en transmettant les informations pertinentes aux autorités fiscales.

Ce modèle a été soutenu par des organismes tels que Peppol et GENA (anciennement EESPA), qui le considèrent comme la nouvelle façon de faire de la facturation électronique. L’introduction d’un nouvel intermédiaire favorisera l’interopérabilité entre les entreprises et l’automatisation de tous les échanges, puisque le parcours de la facture électronique ne s’arrêtera pas à la porte de l’administration fiscale.