Was ist EDI und wie ist er entstanden?

Electronic Data Interchange (EDI) ist eine standardisierte Methode zum Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen verschiedenen Unternehmen. Statt Papierdokumente oder E-Mails zu verwenden, ermöglicht EDI den automatischen und sicheren Austausch elektronischer Dokumente wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine.

EDI entstand in den 1960er und 1970er Jahren als Möglichkeit für Unternehmen, Daten effizienter auszutauschen. In den ersten Jahren waren es vor allem große Unternehmen und Behörden, die EDI zur Standardisierung und Automatisierung des Datenaustauschs nutzten. Die Entwicklung standardisierter Formate wie ANSI X12 und EDIFACT ermöglichte die breite Einführung von EDI in verschiedenen Branchen, darunter Einzelhandel, Fertigung und Logistik. Im Laufe der Jahre wurde EDI weiterentwickelt und verfeinert, so dass es heute eine zuverlässige und effiziente Methode zur Verwaltung von Geschäftsprozessen und zur Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Handelspartnern darstellt.

Die Vorteile von EDI

EDI bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, die Wert auf Effizienz und Genauigkeit legen. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

• Kosteneinsparungen: Durch EDI entfallen Papierdokumente und die manuelle Dateneingabe. Dies verringert die Gefahr menschlicher Fehler und spart Papier-, Post- und Arbeitskosten. Darüber hinaus können Unternehmen mit EDI von schnelleren Transaktionen und einem verbesserten Cashflow profitieren.
• Verbesserte Genauigkeit: Die manuelle Dateneingabe ist fehleranfällig. Mit EDI werden diese Fehler durch den automatisierten Datenaustausch eliminiert, was zu einer höheren Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Daten führt.
• Schnellere Transaktionen: Mit EDI können Unternehmen Informationen schneller und effizienter austauschen. Das bedeutet, dass Aufträge schneller bearbeitet werden können, Rechnungen schneller bezahlt werden können und Versandinformationen sofort verfügbar sind. Dies beschleunigt nicht nur die Geschäftsprozesse, sondern verbessert auch die Kundenzufriedenheit.
• Bessere Beziehungen zu Handelspartnern: EDI fördert die Zusammenarbeit zwischen Handelspartnern, indem es die Kommunikation rationalisiert und die Transparenz der Lieferkette verbessert. Dies führt zu engeren Beziehungen und einer besseren Koordination zwischen Lieferanten, Händlern und Kunden.
• Verbesserte Transparenz: EDI bietet einen transparenten Überblick über die Lieferkette und ermöglicht die Nachverfolgung und Statusaktualisierung in Echtzeit. Diese Transparenz stärkt die Zusammenarbeit und ermöglicht eine fundierte Entscheidungsfindung.

Wie funktioniert EDI?

EDI funktioniert, indem Geschäftsdokumente in ein standardisiertes Format übersetzt werden, das von Computern gelesen werden kann. Dies sind die wichtigsten Schritte des EDI-Prozesses:

• Vorbereitung der Dokumente: Aufbereitung der Geschäftsdokumente wie Bestellungen oder Rechnungen in einem Standardformat.
• Übersetzung der Dokumente: Verwendung von EDI-Software zur Übersetzung der Dokumente in ein standardisiertes EDI-Format.
• Übertragung der Dokumente: Versenden der übersetzten Dokumente über ein sicheres Netzwerk an den Handelspartner.
• Empfang und Verarbeitung der Belege: Der Handelspartner empfängt die EDI-Dokumente, übersetzt sie zurück in ein lesbares Format und verarbeitet sie in seinem eigenen System.

EDI in unterschiedlichen Industrien

EDI wird in zahlreichen Branchen eingesetzt, um die Effizienz und Genauigkeit von Geschäftsprozessen zu verbessern. Hier sind einige Beispiele für den Einsatz von EDI in verschiedenen Industrien:

• Einzelhandel: Im Einzelhandel hilft EDI bei der Verwaltung der komplexen Lieferkette. Es automatisiert den Austausch von Bestellungen, Lieferavisen und Rechnungen zwischen Einzelhändlern und Lieferanten. Dies führt zu einem schnelleren Lagerumschlag, einer besseren Auftragsgenauigkeit und einer höheren Kundenzufriedenheit.
• Gesundheitswesen: Im Gesundheitswesen wird EDI für den Austausch von medizinischen Ansprüchen, Patientendaten und Versicherungsinformationen verwendet. Dies verbessert die Datengenauigkeit, verkürzt die Bearbeitungszeit von Ansprüchen und gewährleistet eine bessere Patientenversorgung durch rechtzeitigen und genauen Informationsaustausch.
• Fertigung: In der Fertigungsindustrie trägt EDI zur Rationalisierung von Prozessen wie Einkauf, Produktionsplanung und Logistik bei. Es ermöglicht einen nahtlosen Datenaustausch zwischen Herstellern, Zulieferern und Logistikpartnern, was zu höherer Effizienz, geringeren Kosten und kürzeren Durchlaufzeiten führt.
• Logistik und Transport: In der Logistikbranche ermöglicht EDI den elektronischen Austausch von Transportdokumenten wie Frachtbriefen, Zollerklärungen und Lieferavisen. Dies beschleunigt die Bearbeitungszeit, reduziert den Papierkram und verbessert die Rückverfolgbarkeit der Sendungen.
• Finanzdienstleistungen: Bei Finanzdienstleistungen wird EDI für den elektronischen Austausch von Finanzdokumenten wie Zahlungsanweisungen, Kontoauszügen und Berichten verwendet. Dies erhöht die Geschwindigkeit und Genauigkeit von Finanztransaktionen und verringert das Fehlerrisiko.

Brauchen Sie E-Rechnungen zusammen mit EDI?

Grundsätzlich ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die der Norm EN 16931 entspricht. In Punkt „2.3.3 Andere E-Rechnungsformate” des BMF-Schreibens geht es darum, dass Rechnungsempfänger und -steller sich auf ein strukturiertes Format der Rechnung einigen können, das von der Norm EN 16931 abweicht. Eine wichtige Voraussetzung hierfür ist, dass das abgestimmte Format die korrekte und vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Daten in das Format der EN 16931 oder ein mit dieser interoperables Format ermöglicht. Unter diesen Bedingungen gelten EDI-Rechnungen also bis zur letzten Übergangsphase Anfang 2028 als E-Rechnungen.

Wenn Sie mehr über EDI und E-Rechnungsstellung erfahren möchten, kontaktieren Sie uns hier.

Die Billentis-Studie

Das Analystenhaus Billentis stellte fest, dass multinationale Unternehmen im Durchschnitt zwischen 3 und 20 Dienstleister für die Bearbeitung ihrer eingehenden elektronischen Rechnungen und zwischen 20 und 160 Dienstleister für die ausgehende elektronische Rechnungsstellung und das elektronische Berichtswesen in Anspruch nehmen.

Obwohl die potenziellen Kosteneinsparungen und Effizienzgewinne durch die Digitalisierung und Automatisierung offensichtlich sind, gibt es nach wie vor Widerstände gegen die Einführung. Den Umfrageergebnissen zufolge waren die am häufigsten genannten Probleme technischer Natur, einschließlich der Datensicherheit (54 %), der Integration interner Systeme (45 %), der Implementierungskosten (39 %) und der allgemeinen Komplexität der Technologie (39 %). Dies bestätigt, dass die elektronische Rechnungsstellung eine Integrationsherausforderung ist, eine Herausforderung, die am besten “am Rande“ Ihres Unternehmens angegangen wird, wo Sie Ihre internen Anwendungen mit Ihren externen Partnern verbinden.

Die sich verändernde interne Landschaft mit isolierten Anwendungen in Verbindung mit externem Druck durch unterschiedliche regionale Vorschriften bereitet den Unternehmen echte Sorgen. Es überrascht daher nicht, dass 84 Prozent der Unternehmen einen einzigen globalen Partner für die Bewältigung der Herausforderungen der elektronischen Rechnungsstellung für geeignet halten. Die Unternehmen hatten eine lange Liste von Fähigkeiten, die sie von diesem Partner erwarteten, wie z. B. Integrations- und Onboarding-Know-how, die Bereitstellung in einer Cloud-basierten Umgebung mit integrierter Datensicherheit und vertragliche Zusicherungen der Compliance.

Zahlreiche Lösungen

Nach Angaben von Billentis nähert sich die Zahl der Anbieter von Dienstleistungen für die elektronische Rechnungsstellung inzwischen weltweit 2.000. Die von diesen Anbietern angebotenen Lösungen lassen sich in verschiedene übergeordnete Kategorien einteilen, wie z. B. Unternehmenssoftware (vor Ort), Dienstleistungen/SaaS/Cloud-Lösungen oder Nischenanwendungen, die in der Regel eine Ergänzung zu umfassenderen Lösungen darstellen, aber nur einen begrenzten Anwendungsbereich bieten. ERP-Anbieter, Supply-Chain-Automatisierungssuites, Vertrieb und Fulfillment (Auftragsverwaltung), P2P-Suites/e-Procurement (Sourcing/Spend), Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Dokumentenerfassung/-automatisierung (OCR), Steuerkonformität, Supply-Chain-Finanzierung, Zahlungsverkehr/Finanzdienstleistungen und BPO (Business Process Outsourcing) … die Liste ließe sich fortsetzen.

Alle diese Lösungsklassen bieten nur eine Teillösung für die zahlreichen und vielfältigen Herausforderungen der elektronischen Rechnungsstellung. Obwohl der Schwerpunkt dieser Lösungen unterschiedlich ist, bieten sie alle ähnliche Funktionen für den elektronischen Rechnungsprozess. Leider verdoppeln sie effektiv die Kosten und erhöhen die Komplexität in Bezug auf die technische Bereitstellung, den Support, die Einhaltung der Vorschriften und die Archivierung für Steuerprüfungszwecke.

Warum SPS Commerce die richtige Wahl ist

Als weltweiter Marktführer im Bereich B2B-Integration ist SPS Commerce einzigartig positioniert, um das Problem der elektronischen Rechnungsstellung zu lösen. SPS Commerce bietet seinen Kunden Skalierbarkeit und Flexibilität, mit einer Reihe von Lösungen für kleine Unternehmen bis hin zu den größten Unternehmen. Die Lösung für die elektronische Rechnungsstellung wird als einheitliche, cloudbasierte Unternehmensplattform bereitgestellt. SPS Commerce verfügt über aktive Invoices with Compliance, die die Funktionen für die elektronische Rechnungsstellung in die B2B-Plattform einbettet. Diese Plattform kann Unternehmen sofort mit einer bestehenden globalen Gemeinschaft von Kunden, Lieferanten und anderen Lieferkettenpartnern mit bewährten Integrationen verbinden. Unternehmen können von ungesicherten und risikoreichen E-Mail-/PDF-basierten Rechnungsprozessen auf die vollautomatisierte elektronische Rechnungsstellung umsteigen. Dies erfüllt die Anforderungen an die Datensicherheit und ermöglicht gleichzeitig eine engere Zusammenarbeit mit den Partnern in der Lieferkette.

Neben Rechnungen können Unternehmen mit der SPS Commerce Plattform auch ihre zugehörigen Geschäftsdokumente über die Plattform austauschen, um Industriestandards zu erfüllen und lokale Vorschriften und behördliche Auflagen einzuhalten. Die Plattform unterstützt jedes Dokumentenformat, jeden Technologiestandard und jedes Kommunikationsprotokoll, so dass sie in der Lage ist, automatisch e-Rechnungen für ausgehende Forderungen zu liefern und eingehende Kreditorenströme zu unterstützen.

Eingebaute Analysedienste können sicherstellen, dass die elektronische Rechnungsstellung eine integrierte Rolle bei der Verbesserung der Finanz- und Lieferkettenprozesse spielt. Sie reduziert die Kosten und Risiken, die mit manuellen Rechnungsprozessen und isolierten Einzellösungen verbunden sind, und verbessert gleichzeitig den Cashflow durch die Verringerung der Außenstandsdauer der Verkäufe. Strafen für verspätete Zahlungen werden reduziert, und Unternehmen erhalten vermehrt Zugang zu Frühzahlungsrabatten, so dass eine globale elektronische Rechnungsplattform wie SPS Commerce einen schnellen Return on Investment liefert, der sich selbst bezahlt macht.

Active Invoices with Compliance wurde mit Blick auf die Bedürfnisse globaler multinationaler Unternehmen entwickelt und bietet Unternehmen eine einzige, globale Plattform für die elektronische Rechnungsstellung, die durch fachkundige Dienstleistungen unterstützt wird, um den Handel mit einer Gemeinschaft von Partnern und Lieferanten weltweit zu erleichtern.

Stand der E-Rechnungsstellung in Estland

Die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich ist in Estland seit Juli 2019 obligatorisch. Das Rechnungslegungsgesetz besagt, dass elektronische Rechnungen bei der Übertragung von Waren oder Dienstleistungen an eine Rechnungslegungsstelle des öffentlichen Sektors obligatorisch sind. Das Gesetz schreibt auch die Verwendung bestimmter Formate vor, entweder den estnischen Standard (nationaler XML-basierter Standard) oder den europäischen Standard für die elektronische Rechnungsstellung.

B2G E-Invoicing in Estland

Die estnische Regierung schreibt keine Anbieter von E-Invoicing-Diensten vor und empfiehlt sie auch nicht. In einer Erklärung des Finanzministeriums heißt es, dass es den Wirtschaftsakteuren freisteht, ihre e-Invoicing-Lösungen zu wählen. Allerdings haben sowohl das Finanzministerium als auch die Kommission vereinbart, dass Unternehmen e-Financials kostenlos nutzen können.

e-Financials, eine automatisierte Buchhaltungssoftware, die vom RIK (einer staatlichen Agentur, die dem estnischen Justizministerium untersteht) angeboten wird, hilft Unternehmern bei der Organisation ihrer Buchhaltung und der Erstellung elektronischer Rechnungen. Unternehmen, die e-Financials nutzen, können dies kostenlos tun. Dies gilt jedoch nur für den Fall, dass Unternehmen e-Financials nutzen, um elektronische Rechnungen an den öffentlichen Sektor zu senden. Alle Unternehmen, die elektronische Rechnungen erstellen, sind im RIK registriert, das alle Informationen zur Übermittlung elektronischer Rechnungen an registrierte Unternehmen und Einrichtungen verwaltet.

Der Ansatz Estlands: Plattform- und Managementlösungen

Estland hat sich dafür entschieden, elektronische Rechnungen dezentral zu verarbeiten, d.h. die öffentlichen Auftraggeber erhalten die elektronischen Rechnungen einzeln und nicht über eine zentrale Plattform. Folglich gibt es mehrere private Dienstleister, die Dienstleistungen für den Austausch elektronischer Rechnungen anbieten. Im privaten Sektor gibt es einige Dienstleister, aus denen die Unternehmen wählen können: Billberry, E-arveldaja, Finbite, Telema und Unifiedpost.

Alle diese Anbieter sind durch Vereinbarungen miteinander verbunden, die es ermöglichen, elektronische Rechnungen von einer Buchhaltungssoftware oder ERP-Lösung des einen Betreibers an die Software eines anderen zu senden. Gegenwärtig gibt es kein System zur Überwachung der elektronischen Rechnungsstellung im B2G-Bereich. Es ist jedoch möglich, in einem vom RIK bereitgestellten eBusiness-Register zu sehen, ob ein Privatunternehmen elektronische Rechnungen empfangen kann oder nicht.

Um die Kommunikation zwischen den Betreibern elektronischer Rechnungen zu verbessern, ist es notwendig, sich an das Peppol-Netz anzuschließen, was mehr Möglichkeiten für den grenzüberschreitenden Austausch elektronischer Rechnungen schaffen wird.

B2B-Rechnungsstellung

Die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich ist nicht obligatorisch, aber Unternehmen, die sie nutzen wollen, müssen bestimmte Regeln befolgen. Die Unternehmen müssen über eine Buchhaltungs- oder ERP-Software verfügen, um elektronische Rechnungen erstellen zu können, oder sie können diese an verschiedene Softwareanbieter auslagern. Die bereits erwähnten Dienstleister können auch Verwaltungsdienste für die elektronische Rechnungsstellung anbieten, einschließlich der Erstellung von elektronischen Rechnungen.

Den Wirtschaftsbeteiligten steht es frei, sich an private oder öffentliche Softwareanbieter wie das RIK zu wenden. Wenn ein B2B-Unternehmen elektronische Rechnungen ausstellen möchte, muss der Empfänger oder Käufer seine Zustimmung geben.

Sowohl bei der elektronischen Rechnungsstellung im B2B- als auch im B2G-Bereich ist keine elektronische Signatur erforderlich. Abgesehen von der Einhaltung des XML-Formats gilt für alle elektronischen Rechnungen eine Archivierungsfrist von 7 Jahren.

Mehrwertsteuer: Digitale Meldepflichten

Alle steuerpflichtigen Personen, die in Estland für die Mehrwertsteuer registriert sind, einschließlich Nichtansässiger, müssen den Anhang zur Mehrwertsteuererklärung (Formular KMD INF) ausfüllen, wenn sie Daten zu Mehrwertsteuertransaktionen melden. Dies gilt für B2B- und B2G-Verkäufe und -Käufe sowie für Transaktionen, die unter bestimmten Bedingungen der normalen oder reduzierten Mehrwertsteuer unterliegen.

Die Häufigkeit der Meldungen wird voraussichtlich monatlich oder vierteljährlich erfolgen. Ab Januar 2016 müssen die Informationen für jeden Umsatz einzeln übermittelt werden.

Die Daten können auf drei Arten übermittelt werden:

1. Manuelle Eingabe der Daten oder Hochladen von Dateien im XML-Format auf das Portal der Steuerbehörde
2. Mit X-Road über eine Machine-to-Machine (M2M) Schnittstelle
3. in Ausnahmefällen auf Papier

Zukünftige Erwartungen

Im Mai 2024 billigte die estnische Regierung die vorgeschlagene Überarbeitung des Rechnungslegungsgesetzes. Vorbehaltlich der Genehmigung durch das Parlament könnte dies in naher Zukunft zu erheblichen Änderungen führen. Wenn das Parlament dem Gesetz zustimmt, werden ab dem 1. Januar 2025 alle Käufer, einschließlich aller öffentlichen Stellen, befugt sein, von ihren Lieferanten elektronische Rechnungen zu verlangen.

Das Gesetz würde die derzeitige Situation der Unternehmen verbessern, die mit der Verwendung nur eines Standards beginnen. Dies könnte bedeuten, dass man sich von der estnischen Norm abwendet und die europäische Norm übernimmt, um eine einheitliche Geschäftspraxis zu erreichen und Verwirrung zu vermeiden. Zumal die estnische Norm nicht mehr weit verbreitet ist und nicht mehr weiterentwickelt wird.

Der Vorschlag sieht vor, dass Unternehmen, die im Unternehmensregister als Empfänger von elektronischen Rechnungen eingetragen sind, von ihren Lieferanten elektronische Rechnungen anfordern können.

Die Überarbeitung zielt darauf ab, das System der elektronischen Rechnungsstellung in Estland zu vereinfachen und zu harmonisieren, den Verwaltungsaufwand und die Kosten für Unternehmen zu verringern, die Datenqualität und Interoperabilität zu verbessern und die Vision einer Echtzeit-Wirtschaft zu unterstützen.

Der Gesetzentwurf soll der Regierung im Jahr 2024 vorgelegt werden. Wann er umgesetzt wird, ist unklar, könnte aber je nach Gesetzgebungsverfahren schon 2025 sein.

Weitere Informationen über die Auswirkungen der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung auf andere EU-Länder finden Sie in unseren früheren Blogs.

Wenn Menschen „Automatisierung“ hören, denken sie oft an Roboter, die menschliche Arbeitsplätze ersetzen. Im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung geht es bei der Automatisierung jedoch um die Ergänzung menschlicher Fähigkeiten, nicht um deren Ersatz. Es geht darum, die Belastung durch sich wiederholende Aufgaben zu verringern und Ihrem Finanzteam den Rücken frei zu halten, damit es sich auf höherwertige Tätigkeiten konzentrieren kann.

Bei der Automatisierung der elektronischen Rechnungsstellung geht es nicht nur um das Scannen und Digitalisieren von Rechnungen, sondern auch um intelligente Datenextraktion, Validierung und Integration mit Ihren bestehenden Systemen. Wenn wir über Automatisierung sprechen, ist es wichtig, das Was und das Warum zu verstehen, anstatt blind dem Trend zu folgen. Wenn Sie die Automatisierung auf diese Weise neu überdenken, können Unternehmen wie das Ihre eine höhere Genauigkeit, schnellere Bearbeitungszeiten und erhebliche Kosteneinsparungen erzielen.

Befreien Sie Ihr Kreditorenteam von der Dateneingabe

Für eine Finanzabteilung ist der Rechnungsstellungsprozess immer noch mit der manuellen Dateneingabe und -validierung verbunden. Diese manuelle Arbeit ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Jedes falsch gesetzte Komma oder jede falsche Lieferantenangabe kann zu Zahlungsverzögerungen, angespannten Lieferantenbeziehungen und sogar zu finanziellen Verlusten führen. Hier kann die Datenintegration und -automatisierung Ihre Abteilung tatsächlich aufwerten.

Traditionell beschäftigt sich die Kreditorenbuchhaltung mit der manuellen Prüfung von Rechnungen, Genehmigungsworkflows und der Dateneingabe in Ihr ERP-System. Obwohl diese Aufgaben scheinbar einfach sind, können sie die Effizienz erheblich beeinträchtigen. Denken Sie an die Stärken Ihres Teams: Es sind Finanzfachleute, die die Auftragsverwaltung und den Zahlungsverkehr beherrschen. Werden sie durch Datenkonvertierung und manuelle Prozesse beim Eingang von Rechnungen aufgehalten? Dann könnte die Automatisierung der Rechnungsstellung über die ERP-Integration eine gute Wahl für Sie sein.

Die Kraft der ERP-Integration

Stellen Sie sich Folgendes vor: Eine Rechnung kommt an, aber anstatt dass Ihr ERP-System die Daten manuell eingeben muss, übernimmt das System die schwere Arbeit. Ihre E-Invoicing-Lösung wandelt die eingehenden Daten nahtlos um und macht sie für die mühelose Übernahme durch Ihr bestehendes ERP-System bereit. So könnten Sie die Automatisierung der Rechnungsstellung angehen, indem Sie die Datenintegration aus Ihrem ERP-System herausholen.

Plötzlich kann sich Ihr Team auf die wichtigsten Aktivitäten konzentrieren – Datenanalyse in Echtzeit, Identifizierung von Kosteneinsparungsmöglichkeiten und Optimierung der Finanzabläufe. Durch die Automatisierung des Rechnungsstellungsprozesses können Sie den Schwerpunkt Ihres Finanzteams von der Datengymnastik auf strategische Finanzen verlagern.

Alle Ihre Partner an einem Ort

Auf den B2G- und B2B-Märkten ist es immer wichtiger geworden, Dokumente auf effiziente und sichere Weise elektronisch auszutauschen. Dies kann kompliziert sein, da die Handelspartner, die miteinander Geschäfte machen, ihre eigenen ERP-/Finanzsysteme, Dokumentenformate und Konnektivität für den Versand und Empfang dieser Dokumente installiert haben.

Aus diesem Grund haben wir das Retailer-Netzwerk entwickelt. Mit mehr als 1000 Einzelhändlern in unserem Netzwerk wird es für Unternehmen einfach, mit ihren Handelspartnern zu kommunizieren und elektronische Dokumente auszutauschen – alles über einen einzigen, generischen Zugangspunkt.

Automatisierung der Rechnungsstellung mit SPS Commerce

Die wahre Stärke der E-Invoicing-Automatisierung liegt in ihrer Fähigkeit, sowohl Effizienz als auch Erkenntnisse zu liefern. Intelligente Automatisierung geht über die grundlegende Prozessautomatisierung hinaus, indem sie fortschrittliche Analysen und höchste Compliance-Standards einbezieht. Dies ermöglicht eine kontinuierliche Verbesserung und Anpassung an sich ändernde Geschäftsanforderungen.

Wir bei SPS Commerce glauben, dass die Zukunft in der Digitalisierung (und nicht in der digitalen Darstellung) liegt. Wir unterstützen datengesteuerte Partnerschaften mit innovativer Cloud-Technologie, kundenorientiertem Service und zugänglichen Experten, damit sich unsere Kunden auf das konzentrieren können, was sie am besten können. Mehr als 50.000 Abonnementkunden haben sich für SPS Commerce entschieden, um ihre EDI-, E-Invoicing- und Supply-Chain-Digitalisierungsprojekte zu unterstützen.

Welchen Teil des Rechnungsstellungsprozesses möchten Sie automatisieren? Schicken Sie uns eine kurze Nachricht, um eine persönliche Beratung für eine konforme und kosteneffiziente Rechnungsstellung und EDI-Automatisierung zu erhalten.

Anfang dieses Jahres hat der Europäische Rat bestätigt, dass die elektronische Rechnungsstellung in Polen für B2B-Transaktionen verpflichtend sein wird, insbesondere um den Mehrwertsteuerbetrug zu verhindern. Dieses Mandat wird im Februar 2026 in Kraft treten und die bereits bestehende B2G-Rechnungsstellungspflicht ergänzen.

Kontext

Wie in anderen europäischen Ländern ist einer der Hauptgründe für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Polen die Verhinderung von Steuerbetrug, obwohl dies nur die jüngste einer Reihe von Maßnahmen ist, die das Land bereits ergriffen hat. Bisher hat Polen bereits monatliche MwSt.-Reports, elektronische Finanzanalysen und ein Online-Fiskalkassensystem zur Überwachung von Transaktionen (im Einzelhandel) eingeführt. Mit der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung wird Polen einen weiteren Schritt zur Beseitigung des Mehrwertsteuerbetrugs machen.

B2G E-Invoicing in Polen

Die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich ist in Polen bereits verpflichtend. Alle öffentlichen Behörden müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen über die nationale E-Invoicing-Plattform des Landes, die PEF, zu empfangen. Die PEF wird für die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich zwischen privaten Unternehmen und öffentlichen Stellen im Rahmen des öffentlichen Auftragswesens genutzt.

Lieferanten der öffentlichen Hand sind nicht verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch einzureichen, aber viele Lieferanten entscheiden sich freiwillig dafür, indem sie einen Dienstleister wählen, der als PEPPOL-Zugangspunkt dient, wie beispielsweise SPS Commerce.

Der PEF wurde erstmals 2019 eingeführt und seitdem müssen sich alle subzentralen öffentlichen Einrichtungen in Polen auf dieser Plattform registrieren, um elektronische Rechnungen empfangen zu können. PEF unterstützt den Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen und anderen Transaktionsdokumenten in einem standardisierten XML-Format. Die Plattform besteht aus zwei PEPPOL-Zugangspunkten, die von Dienstleistern eingerichtet werden.

B2B E-Invoicing in Polen

In Polen ist die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich seit Anfang 2022 auf freiwilliger Basis erlaubt und wird erst ab Januar 2024 verpflichtend. Die EU hat Polen die vorläufige Genehmigung erteilt, die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich zwischen Januar 2024 und Dezember 2026 verpflichtend einzuführen.

Am 7. August 2023 unterzeichnete der polnische Präsident das Gesetz vom 16. Juni 2023 zur Änderung des polnischen Umsatzsteuergesetzes und einiger anderer Gesetze. Dieses Gesetz bestätigt den zuvor vom Finanzministerium angekündigten Termin für die Einführung des neuen elektronischen Rechnungsformats. Das polnische Finanzministerium hat am 4. April 2024 eine Zusammenfassung der vorgeschlagenen rechtlichen Optionen für das überarbeitete polnische E-Invoicing-Mandat “KSeF” veröffentlicht.

Derzeit ist KSeF eine freiwillige Lösung – Sie können wählen, ob Sie eine strukturierte Rechnung in KSeF oder wie bisher (auf Papier oder elektronisch, z. B. in einer PDF-Datei) ausstellen möchten. Ab dem 1. Februar 2026 wird die Ausstellung von Rechnungen in KSeF für alle (aktiven und steuerbefreiten) Steuerpflichtigen obligatorisch sein. Laut EY wird das Nationale System für elektronische Rechnungen (KSeF) für große Unternehmen (mit einem Umsatz von mehr als 200 Mio. PLN im Vorjahr) ab dem 1. Februar 2026 und für andere Unternehmen ab dem 1. April 2026 verbindlich sein.

Ein sechsmonatiger Aufschub, bis zum 31. Juli 2026, für bestimmte andere Anforderungen, wie z.B.:

* Angabe der KSeF-Nummer bei Zahlungen für elektronische Rechnungen.
* Zusätzliche Aufschübe für Rechnungen, die von Registrierkassen ausgestellt werden.
* Stundung von Strafen bei Nichteinhaltung der KSeF-Verpflichtungen.Ermöglichung der Nutzung eines Offline-Modus für alle Steuerpflichtigen bis Ende 2026.

Die Verpflichtung, strukturierte elektronische Rechnungen zu versenden und zu empfangen, gilt nicht für ausländische Unternehmen in Polen sowie für Unternehmen, die keine Betriebsstätte haben, sondern nur für Umsatzsteuerzwecke in Polen registriert sind. Diese Steuerpflichtigen können weiterhin Rechnungen auf der Grundlage der bestehenden Vorschriften ausstellen (entweder elektronisch oder in Papierform) und die freiwillige elektronische Rechnungsstellung über KSeF wird für sie weiterhin möglich sein.

Standards

Polen verwendet das Standardformat und PEPPOL BIS Billing 3.0. Da die Rechnungen EN16931 und PEPPOL BIS Billing 3.0 entsprechen, sollten alle registrierten polnischen öffentlichen Einrichtungen in der Lage sein, elektronische Rechnungen von anderen an PEPPOL angeschlossenen Einrichtungen zu erhalten.

Verarbeitung und Austausch elektronischer Rechnungen in Polen

Um elektronische Rechnungen in Polen verarbeiten und austauschen zu können, benötigen Steuerzahler ein ERP-System, das ihre Finanzdaten über die PEPPOL-zertifizierte API mit dem KSeF-Portal verbindet. Die Regeln für Registrierkassen- und Fiskaldruckerrechnungen ändern sich ebenfalls. Registrierkassenrechnungen können bis zum 31. Dezember 2024 in der bisherigen Form ausgestellt werden. Eine Fiskalquittung mit TIN wird ebenfalls bis Ende 2024 als vereinfachte Rechnung anerkannt.

Wichtig ist, dass der KSeF derzeit nicht für Rechnungen gilt, die nach dem 1. Juli (und nach dem 31. Dezember 2024) ausgestellt werden, und dies auch in der derzeitigen Form der Regelungen nicht der Fall sein wird:

• Rechnungen an Verbraucher (B2C),
• Tickets, die wie eine Rechnung funktionieren
• und Rechnungen, die im OSS- und IOSS-Verfahren ausgestellt werden

Fazit

Im Zusammenhang mit diesen Änderungen werden alle Unternehmen in Polen ab Juli 2024 verpflichtet sein, elektronische Rechnungslösungen für ihre Transaktionen zu verwenden. Bis dahin ist die elektronische Rechnungsstellung in Polen freiwillig, d. h. sie kann nur verwendet werden, wenn sowohl der Lieferant als auch der Verkäufer zustimmen. Nach diesem Zeitraum wird die elektronische Rechnungsstellung in Polen obligatorisch.

Für weitere Informationen über die elektronische Rechnungsstellung in Polen finden Sie hier weitere Einzelheiten.

E-Invoicing ab 2025 für inländische B2B-Umsätze verpflichtend

Mit dem am 22. März 2024 verabschiedeten Wachstumschancengesetz hat der Bundesrat den Weg für die schrittweise Einführung einer verpflichtenden elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im B2B-Sektor frei gemacht. Werfen wir einen genaueren Blick auf die Übergangsregeln für deutsche Unternehmen.

Übergangsregelungen gemäß § 27 Abs. 38 UStG n.F.

Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen von ihren Geschäftspartnern zu empfangen. Dies kann durch die Nutzung von E-Invoicing-Lösungen oder durch die Einrichtung eines E-Mail-Postfachs speziell für den Empfang von Rechnungen erfolgen. Papierrechnungen sind zwar weiterhin gültig, verlieren aber ihre Priorität. Dies bedeutet, dass Unternehmen verpflichtet sind, E-Rechnungen von ihren Geschäftspartnern zu empfangen und zu verarbeiten, wenn diese ihnen in diesem Format zugesendet werden. Der Versand anderer elektronischer Rechnungsformate, wie zum Beispiel PDF, ist weiterhin möglich, allerdings nur nach ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers.

Ab dem 1. Januar 2027 müssen in Deutschland ansässige Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro ihre B2B-Rechnungen elektronisch versenden. Unternehmen mit einem geringeren Umsatz haben weiterhin die Wahl: Sie können weiterhin Papierrechnungen, PDF-Rechnungen oder andere elektronische Rechnungsformate versenden. Auch EDI-Rechnungen bleiben möglich: Im Jahr 2027 können Unternehmen weiterhin EDI-Rechnungen (Electronic Data Interchange) versenden, allerdings nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers. EDI ist ein standardisiertes Verfahren zum elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten, einschließlich Rechnungen.

Ab dem 1. Januar 2028 muss jedes im Inland ansässige Unternehmen B2B-E-Rechnungen versenden und empfangen. Das EDI-Verfahren ist erlaubt bei Interoperabilität mit der EN 16931 bezogen auf Rechnungspflichtbestandteile gem. UStG.

Welches Know-how wird im Team benötigt?

Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) in Deutschland stellt Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen. Neben der technischen Umsetzung sind rechtliche Aspekte, die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern und die Anpassung interner Prozesse zu berücksichtigen.

Um diese Herausforderungen erfolgreich zu meistern, ist es wichtig, dass entsprechendes Know-how und Erfahrungen im Unternehmen vorhanden sind.

Fachwissen in der Finanzbuchhaltung

Die E-Rechnungsstellung erfordert Anpassungen in der Finanzbuchhaltung (FiBu). Ihr Team muss mit den relevanten Bilanzierungsvorschriften vertraut sein, insbesondere mit dem Handelsgesetzbuch (HGB) und den International Financial Reporting Standards (IFRS).

Es ist wichtig sicherzustellen, dass die E-Rechnungen korrekt in der FiBu abgebildet und verarbeitet werden können. Dazu gehört die Prüfung der Rechnungsdaten, die Konvertierung in das erforderliche Format und die automatische Verbuchung.

Bei SPS Commerce unterstützen wir Ihr Finanzteam bei der gesetzeskonformen Archivierung von E-Rechnungen. SPS Commerce hat den Prozess des Empfangs, der Konvertierung und der Bereitstellung von elektronischen Dokumenten mit den GoBD-Richtlinien allgemein dokumentiert.

Steuerrechtliches Know-how

 Um die gesetzlichen Anforderungen an die E-Rechnung zu erfüllen, ist fundiertes Steuerwissen unerlässlich. Dazu gehört die Kenntnis der Richtlinie 2006/112/EG (MwSt-Richtlinie) in ihrer aktuellen Fassung mit Update 2010/45 sowie des Umsatzsteuergesetzes (UStG).

Ihr Team muss verstehen, welche Rechnungen elektronisch ausgestellt werden müssen, welche Formate zulässig sind und welche Fristen zu beachten sind. Zudem ist es wichtig, über die neuesten Entwicklungen im Steuerrecht im Zusammenhang mit der E-Rechnung informiert zu bleiben.

Ihre Compliance, unsere Priorität. Wir bei SPS Commerce verfolgen einen umfassenden Ansatz, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen fehlerfrei sind. Wir sorgen nicht nur für die Einhaltung strenger gesetzlicher Vorschriften für Prüfpfade und Steuererklärungen, sondern passen unsere Dienstleistungen auch an die individuellen Bedürfnisse jedes Ihrer Handelspartner an. Das Ergebnis sind reibungslosere Transaktionen, weniger Ablehnungen und stärkere Geschäftsbeziehungen.

Prozessoptimierung für reibungslose Abläufe

Die Umstellung auf E-Rechnungsstellung bietet die Möglichkeit, bestehende Prozesse im Rechnungswesen, in der Logistik und im Vertrieb zu optimieren.

Ihr Team sollte die bestehenden Abläufe analysieren und identifizieren, wo durch die Digitalisierung Effizienzsteigerungen möglich sind. Dazu gehört die Automatisierung von manuellen Prozessen, die Reduzierung von Medienbrüchen und die Optimierung der Schnittstellen zwischen verschiedenen Systemen.

E-Invoicing und EDI sind zwei Seiten derselben Medaille. Wir verstehen die Flexibilität, die E-Invoicing-Mandate oft bieten, und wir sind dafür da, die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen, ohne Ihre bestehenden Systeme zu stören. SPS bietet mehr als nur einen Peppol Access Point oder eine Verbindung zu einem Portal der Steuerbehörde; wir erleichtern die Beziehungen zwischen Handelspartnern und sorgen für reibungslose und effiziente Transaktionen.

Technische Expertise mit ERP-Systemen und Transaktionssystemen

 Die Implementierung der E-Rechnungsstellung erfordert technisches Know-how im Bereich von ERP-Systemen wie SAP, Oracle, Microsoft usw.

Ihr Team muss in der Lage sein, die erforderlichen Schnittstellen zu konfigurieren, die Datenübertragung zu gewährleisten und die E-Rechnungen im System zu verwalten. Zudem ist es wichtig, die Systeme regelmäßig auf Updates und Sicherheitsanforderungen hin zu überprüfen.

SPS Commerce hat es gemeistert, die ERP-Integrationen sicher, konform und nahtlos durchzuführen. Mit Lösungen von SPS Commerce können können Sie die technischen Details der Arbeit auslagern auf die wichtigsten Aktivitäten konzentrieren – Datenanalyse in Echtzeit, Identifizierung von Kosteneinsparungsmöglichkeiten und Optimierung der Finanzabläufe. Durch die Automatisierung des Rechnungsstellungsprozesses können Sie den Schwerpunkt Ihres Finanzteams von der Datengymnastik auf strategische Finanzen verlagern. Informieren Sie sich hier über unsere ERP-Verbindungen, wenn Sie mehr erfahren möchten.

Haftungsausschluss: Die in diesem Blog enthaltenen Informationen dienen nur der allgemeinen Information und stellen keine Rechtsberatung dar.

Belgien wollte im Juli 2024 ein auf PEPPOL basierendes E-Invoicing-System einführen. Leider wurden diese Pläne verschoben. Lesen Sie mehr über die neuesten Updates in unserem Blog.

Übersicht

Ab 2022 hat die flämische Regierung ihre E-Invoicing-Ziele erreicht. Dies bedeutet, dass staatliche Stellen gemäß der europäischen Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet sind, elektronische Rechnungen zu verwenden. Seit 2017 verlangt die flämische Regierung elektronische Rechnungen von allen ihren Lieferanten.

Am 31. Januar 2025 wurde eine Einigung über die Bildung einer neuen belgischen föderalen Regierung erzielt. Die Koalitionsvereinbarung enthält wichtige steuerpolitische Änderungen, die auf die Förderung von Unternehmertum und Wettbewerbsfähigkeit abzielen. Eine der wichtigsten Mehrwertsteuer-Maßnahmen in der Vereinbarung ist die Einführung von Echtzeit-Meldungen, die im Jahr 2028 beginnen sollen. Diese Initiative zur Bekämpfung des Mehrwertsteuerbetrugs wird die obligatorische elektronische Rechnungsstellung ergänzen, die am 1. Januar 2026 in Kraft treten wird.

Wenn Sie noch nicht über die entsprechende Software verfügen, haben die belgischen Steuerbehörden eine Liste möglicher Softwarelösungen bereitgestellt, die Ihnen helfen können. Es gibt verschiedene Arten von Software: Software, die nur elektronische Rechnungen senden kann, Software, die elektronische Rechnungen senden und empfangen kann, und Software, die die elektronischen Rechnungen auch sofort in Ihrem Buchhaltungssystem verarbeiten kann. Eine Liste der kompatiblen Softwareanwendungen finden Sie auf dieser Website.

B2G E-Invoicing in Belgien

Die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und Behörden ist seit dem 1. März 2024 verpflichtend, mit Ausnahme von Verträgen unter dem Schwellenwert von 3.000 Euro (vorbehaltlich einer Ausnahme). Alle öffentlichen Behörden müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, und ausgewählte Lieferanten der öffentlichen Hand müssen ihre Rechnungen in dem vorgeschriebenen elektronischen Format (PEPPOL BIS) übermitteln.

End-to-End E-Procurement

Vlaanderen, das offizielle Portal der flämischen Regierung, wies darauf hin, dass der Ansatz der flämischen Regierung eine Verpflichtung zur vollständig digitalen Abwicklung des öffentlichen Auftragswesens und der damit verbundenen Prozesse ist: durchgängiges E-Procurement. Seit 2015 hat die flämische Regierung festgelegt, dass alle Unternehmen in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu erhalten.

Einführung der elektronischen B2B-Rechnungsstellung in Belgien

Belgien plante die Einführung eines PEPPOL-basierten E-Invoicing-Systems im Juli 2024. Die vorgeschlagenen E-Invoicing-Reformen sollten die Steuereinnahmen erhöhen und die Mehrwertsteuerlücke verringern.

Leider wurden diese Pläne verschoben. Die Oppositionsparteien im belgischen Parlament haben den Vorschlag abgelehnt und die mit dem Plan verbundenen Einnahmeprognosen der Regierung in Frage gestellt. Die Bemühungen um einen politischen Konsens und die Überprüfung der Reformen müssen bis nach den Wahlen 2024 warten. Aufgrund dieser Verschiebung wurde beschlossen, dass die Reform der elektronischen Rechnungsstellung in Belgien ab Januar 2026 umgesetzt wird.

Finanzminister Vincent Van Peteghem hat im Ministerrat eine Einigung über die verbindliche Einführung der elektronischen Rechnungsstellung (E-Invoicing) zwischen Unternehmen ab dem 1. Januar 2026 erzielt. Während diese Anforderung bereits für Rechnungen an die Regierung gilt, stellt Minister Van Peteghem sicher, dass ab dem 1. Januar 2026 strukturierte elektronische Rechnungen auch zum Standard für Transaktionen zwischen steuerpflichtigen Unternehmen werden.

Im Juli 2024 hat der belgische Föderale Öffentliche Dienst Finanzen neue Leitlinien für den Übergang zur elektronischen B2B-Rechnungsstellung veröffentlicht. Demnach wird die Verpflichtung zur strukturierten elektronischen Rechnungsstellung fast immer für Transaktionen zwischen zwei mehrwertsteuerpflichtigen belgischen Unternehmen gelten.

Es besteht keine Verpflichtung zur Übermittlung strukturierter elektronischer Rechnungen für:

• In Konkurs gegangene MwSt.-Steuerpflichtige
• Unternehmen, die nur Umsätze tätigen, die nach Artikel 44 des Mehrwertsteuergesetzes befreit sind
• nicht in Belgien ansässige MwSt.-Zahler ohne feste Niederlassung
• Pauschalbesteuerte (Artikel 56 des MwSt.-Gesetzes, der spätestens am 1. Januar 2028 ausläuft)

Es besteht keine Verpflichtung, strukturierte elektronische Rechnungen erhalten zu können für:

• Unternehmen, die nur Umsätze tätigen, die nach Artikel 44 des MwSt.-Gesetzbuchs befreit sind
• Es besteht keine Verpflichtung, strukturierte elektronische Rechnungen zu versenden oder zu empfangen, wenn der Umsatz gemäß Artikel 44 des MwSt.-Gesetzbuchs befreit ist.
• Die Regierung hat sich dafür entschieden, das europäische PEPPOL-Netz für diese neue Entwicklung zu nutzen. Wenn sich ein Unternehmen diesem Netz anschließt, wird es automatisch mit allen anderen Teilnehmern dieses Netzes verbunden. Dieses Netz wird bereits in vielen anderen EU-Mitgliedstaaten genutzt.

Die Regierung hat sich dafür entschieden, das europäische PEPPOL-Netzwerk für diese neue Entwicklung zu nutzen. Wenn ein Unternehmen diesem Netzwerk beitritt, verbindet es sich automatisch mit allen anderen Teilnehmern dieses Netzes. PEPPOL wird bereits in vielen anderen EU-Mitgliedstaaten genutzt.

Fazit

Was die Informationen über die Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung für B2B betrifft, so dürften die Pläne noch immer dem derzeitigen Zeitplan entsprechen. Angesichts der Situation können sich die Entscheidungen jedoch ändern. Weitere Einzelheiten finden Sie hier.

Zu Beginn dieses Jahres führte das irische Finanzministerium eine Konsultation durch, die auf künftige Änderungen der Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung hindeuten könnte. Sie erwägen die obligatorische Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung für B2B- und B2G-Transaktionen.

Am 27. Juni fand eine neue Konsultation statt, in der die Modernisierung des Mehrwertsteuerverwaltungssystems angeregt wurde. Revenue, die irische Steuer- und Zollbehörde, ist sich der Notwendigkeit bewusst, während des Prozesses in engem Kontakt mit der Wirtschaft und den Interessengruppen zu bleiben, und wird versuchen, den Zeitplan, die vorgesehenen Verzögerungen und den erforderlichen Verwaltungsaufwand so klar wie möglich darzustellen.

Die Steuerverwaltung nimmt auch den bevorstehenden ViDA-Vorschlag zur Kenntnis, der die elektronische Rechnungsstellung auf dem EU-Markt beschleunigen wird. Nachdem die Steuerbehörde nun die Priorität der Modernisierung des irischen Mehrwertsteuersystems anerkannt hat, werden wir die zukünftigen Diskussionen genau verfolgen.

Die Einführung von B2G eInvoicing

Im April 2019 führte Irland die elektronische Rechnungsstellung für B2G ein und verpflichtete öffentliche Einrichtungen, elektronische Rechnungen von Lieferanten zu akzeptieren, die diese Methode wählen. Das Gesetz schreibt den Lieferanten zwar nicht vor, elektronische Rechnungen an öffentliche Einrichtungen zu übermitteln, macht es aber denjenigen leichter, die sich für diese Methode entscheiden. Eine Reihe von Lieferanten hat sich bereits für die elektronische Rechnungsstellung im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Stellen in Irland entschieden.

Bestehende Richtlinien

Die irischen Bemühungen um die elektronische Rechnungsstellung orientieren sich am Standard der Europäischen Union für die elektronische Rechnungsstellung.

Irland hat sich für das PEPPOL-Netz als Netzwerk für elektronische Rechnungen und elektronische Beschaffungsdokumente entschieden und folgt damit dem Beispiel vieler anderer europäischer Länder. Um den EU-Standards noch besser zu entsprechen, hat das Amt für öffentliches Beschaffungswesen einen Leitfaden für den Versand konformer elektronischer Rechnungen veröffentlicht. Der Leitfaden für die elektronische Rechnungsstellung richtet sich an die vier öffentlichen Einrichtungen in Irland, die Finanzdienstleistungen für das Gesundheits- und Bildungswesen, für lokale Behörden und für die Zentralregierung erbringen.

Bei den öffentlichen Einrichtungen handelt es sich um die folgenden:

• Ministerien der Zentralregierung und das National Shared Services
• Office (NSSO), sowie die lokale Regierung. Die Local Government Management Agency (LGMA)
• Nationale Finanzabteilung der Gesundheitsbehörde der Republik Irland (HSE)
• die ETBs des Bildungsministeriums, Education Shared Business

Die Leitlinien zeigen Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen den Organisationen auf.

Die Konsultation 2024: Die Zukunft der E-Rechnungsstellung

Zum besseren Verständnis der aktuellen Situation in Irland ist es wichtig, die Erklärung des Finanzministers Michael McGrath zu berücksichtigen.

Im Oktober 2023 gab Minister McGrath eine Erklärung über den Plan der Regierung ab, das System für die Rechnungsstellung und die Berichterstattung über die Mehrwertsteuer im Haushalt 2024 zu modernisieren.

Kurz darauf leitete die Steuerbehörde eine öffentliche Konsultation ein, um Ansichten, Bedenken und Meinungen darüber einzuholen, wie die irische Mehrwertsteuerberichterstattung digitalisiert werden kann und wie das System aussehen sollte. Die Steuerbehörde erwägt derzeit die Einführung einer Mehrwertsteuer-Meldepflicht für den inländischen B2B- und B2G-Handel. Der Konsultationszeitraum endete im Januar 2024, daher ist unklar, wann sich die Steuerbehörde an die Öffentlichkeit wenden wird.

Es gibt keinen festen Zeitrahmen für die Umsetzung dieser potenziellen Änderungen. Daher gehen wir davon aus, dass vor der Umsetzung neuer Vorschriften eine angemessene Ankündigungsfrist eingehalten werden muss. Die irische Steuerbehörde ist sich der bevorstehenden Schwierigkeiten bewusst. Die meisten EU-Behörden mussten die Umsetzung ähnlicher Vorschriften aus verschiedenen Gründen verschieben. Daher wird es wahrscheinlich zwei bis drei Jahre dauern, bis es zu wesentlichen Änderungen kommt.

Die öffentlichen Auftraggeber und Sektoren in Irland sind unterschiedlich gut auf die elektronische Rechnungsstellung vorbereitet und verfolgen unterschiedliche Ansätze für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Einige verlassen sich immer noch auf manuelle und halbautomatische Verfahren, während andere über fortschrittliche, standardbasierte, automatisierte und integrierte Systeme verfügen.

Die digitale Entwicklung stellt eine Verlagerung hin zu einer stärker vernetzten und effizienteren Unternehmenslandschaft in Irland dar. Wir sind gespannt, wie die nächsten Schritte aussehen werden. Weitere Informationen über die Auswirkungen der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung auf andere EU-Länder finden Sie in unseren früheren Blogs.

B2B E-Invoicing

Business-To-Business elektronische Rechnungsstellung ist in Österreich nicht verpflichtend. Es ist allerdings möglich (und empfehlenswert) geschäftliche Transaktionen mithilfe E-Rechnungen zu schaffen. Diese elektronischen Dokumente kann man im österreichischen nationalen Format ebInterface durch PEPPOL-Netzwerk verschicken. Mehr und mehr Organisationen benutzen diese Methode, besonders wenn sie die elektronischen Dokumente oft mit Geschäftspartners im Ausland austauschen. Wie bekannt, der elektronische Rechnungsverkehr ist schneller, sicherer und mehr kosteneffektiv im Vergleich zu traditionellem Austausch von Papierrechnungen.

B2G E-Invoicing

Im Gegensatz dazu ist die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und staatlichen Stellen in Österreich obligatorisch. Seit Januar 2014 ist die elektronische Rechnungsstellung für jedes Unternehmen, das Dokumente mit einer staatlichen Organisation austauscht, verpflichtend.

Alle Behörden müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, und alle Lieferanten der Behörden sind verpflichtet, ihre Rechnungen in einem bestimmten elektronischen Format zu versenden (ebInterface, PEPPOL, BIS und UBL sind alle Optionen). Die Behörden und ihre Lieferanten können ihren eigenen E-Invoicing-Lösungsanbieter wählen (hier kommt ein Unternehmen wie SPS Commerce ins Spiel), vorausgesetzt, der Anbieter ist in der Lage, die österreichischen E-Invoicing-Anforderungen zu erfüllen (und das können wir natürlich).

E-Rechnungsstellung gewinnt Popularität?

Die Wirtschaftskammer Österreich (kurz WKÖ) hat die Rechnungsstellungspräferenzen in Österreich in Jahren 2009 – 2018 analysiert. Die Statistik zeigt, dass 57,3 % der Unternehmen den Austausch von PDF-Rechnungen bevorzugen und E-Mail als Transportmittel verwenden (76,1 %). Andererseits verwenden nur 4,5 % der Unternehmen strukturierte elektronische Rechnungsformate (z. B. eBInterface, XML oder EDIFACT), die sie über das entsprechende Webportal austauschen (4,8 % der Unternehmen bevorzugten dieses Verfahren).

Eine bessere unf gesetzeskonforme Alternative für österreichische Unternehmen ist die Möglichkeit, jeden verfügbaren E-Invoicing-Dienstleister zu nutzen, sofern dieser eine Plattform verwendet, die an das Bundesserviceportal (USP) angeschlossen ist. E-Rechnungen müssen über das Online-Portal eingereicht werden. Die österreichische Regierung hat die ebInterface eingerichtet, um Unternehmen den Austausch elektronischer Rechnungen mit der Regierung zu ermöglichen.

Was bedeutet das für die Unternehmen? Da sie Rechnungen meist als PDF-Dateien per E-Mail austauschen, bedeutet dies, dass sie mehr Ressourcen für die Buchhaltung aufwenden müssen. Stellen Sie sich vor, wie zeitaufwändig es ist, Rechnungen manuell zu bearbeiten (hoffentlich ohne spätere Fehlerkorrekturen). Eine weitere beliebte Option ist der Ausdruck von PDF-Rechnungen. Damit geht jedoch das gesamte Konzept der elektronischen Rechnungsstellung und -aufbewahrung verloren.

Inzwischen wird die elektronische Rechnungsstellung in Österreich immer beliebter, unter anderem dank der ViDA-Gesetzgebung. Die Europäische Union plant, das ViDA-Mehrwertsteuersystem bis 2030 einzuführen. Nach diesem Zeitpunkt werden Rechnungen, die nicht den neuen Richtlinien entsprechen, nicht mehr zur Zahlung akzeptiert. Die wichtigste Änderung, die diese Gesetzgebung mit sich bringt, ist, dass der Austausch von Rechnungen über die Steuerbehörden erfolgen wird. Dies ermöglicht es ihnen, die Einhaltung der Mehrwertsteuerverpflichtungen Rechnung für Rechnung zu kontrollieren. Natürlich bedeutet dieser Plan die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung in allen EU-Ländern für alle Arten von Geschäftsvorgängen.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Unternehmen elektronische Rechnungen erstellen und versenden kann, indem es sie entweder manuell über das PEPPOL-Netzwerk, das System E-RECHNUNG.GV.AT oder über einen ausgewählten E-Invoicing-Dienstleister hochlädt.

Unabhängig davon, ob es sich um B2B- oder B2G-Rechnungen handelt, gilt für alle in Österreich tätigen Unternehmen eine siebenjährige Archivierungsfrist für alle Rechnungen (sowohl in Papierform als auch elektronisch). Eine Archivierung außerhalb Österreichs ist unter bestimmten Voraussetzungen zulässig.

Weitere Details zur elektronischen Rechnungsstellung in Österreich finden Sie hier.

Die globale Landschaft für E-Invoicing Compliance

Die globale Landschaft für die Einhaltung der Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung ist so vielfältig wie die Länder, die sie bilden. Jedes Land hat seine eigenen Vorschriften und Normen für die elektronische Rechnungsstellung. So hat die Europäische Union beispielsweise die Europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung eingeführt, während Länder wie Mexiko und Brasilien ihre eigenen spezifischen Anforderungen haben.

Außerdem ist diese Landschaft nicht statisch. Sie entwickelt sich ständig weiter, denn es werden neue Vorschriften eingeführt und bestehende aktualisiert. Mit diesen Änderungen Schritt zu halten, ist nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern auch ein strategischer Vorteil.

Europa/ die EU

Die Richtlinie über das öffentliche Auftragswesen aus dem Jahr 2014 verlangt von allen EU-Mitgliedstaaten, dass die Behörden “e-Invoicing-ready” sind, d. h. dass sie in der Lage sind, elektronische Rechnungen von Lieferanten zu empfangen. Einige EU-Länder gingen noch einen Schritt weiter und zwangen die Lieferanten, elektronische Rechnungen für alle Warenlieferungen zwischen Unternehmen und Behörden (B2G) auszustellen. Da ein CTC-Ansatz das Post-Audit-Modell ablöst, kommen zu den frühen B2G-Mandaten nun auch die entsprechenden B2B-Mandate hinzu.

Die Türkei und Italien haben bereits ausgereifte Mandate für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich, und Frankreich, Deutschland, Spanien, Belgien und Polen sind dabei, solche Mandate einzuführen. Bei den Mandaten für die elektronische Rechnungsstellung ist nur eine geringe Standardisierung zu beobachten, da nur wenige Länder gemeinsame Standards wie Peppol verwenden. Einige Länder, die sich auf die elektronische Berichterstattung konzentrieren, um die elektronische Rechnungsstellung mit anderen Steuerunterlagen und Transaktionsdaten zu kombinieren, haben SAF-T (Standard Audit File for Tax) eingeführt.

Nordamerika

Kanada hat ein Mehrwertsteuersystem, aber es gibt da kaum Steuerbetrug. In den Vereinigten Staaten gibt es keine Mehrwertsteuerregelung. In beiden Ländern sind die Vorschriften daher minimal. Trotz der fehlenden rechtlichen Hindernisse und der vielen potenziellen Vorteile wird die elektronische Rechnungsstellung von Privatunternehmen nur langsam eingeführt. Das OMB (Office of Management and Budget) hat sein Interesse an der elektronischen Rechnungsstellung im B2G-Bereich bekundet, und die Federal Reserve hat im Rahmen der “Business Payments Coalition” eine Initiative gestartet, um einen technischen Standard für die Rechnungsstellung und einen Interoperabilitätsrahmen für den US-Markt zu definieren.

Das definierte Modell ist ein offener Rahmen für die elektronische Rechnungsstellung, der lose auf dem Peppol-Ansatz basiert und keine größeren Anforderungen oder Hindernisse durch das Gesetz vorsieht. Auch wenn die Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung für viele US-Unternehmen nicht direkt relevant sind, da sie nur für inländische elektronische Rechnungen gelten, müssen diejenigen, die im Ausland in einem Mehrwertsteuersystem tätig sind, sie dennoch zur Kenntnis nehmen. Darüber hinaus können Unternehmen in den USA durch die Umstellung auf eine vollautomatische elektronische Rechnungsstellung erhebliche Kosteneinsparungen und betriebliche Effizienzsteigerungen erzielen.

Lateinamerika

Mexiko und Brasilien waren die Vorreiter bei der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung in Echtzeit, und ihr Ansatz hat sich schnell zum Standard für die elektronische Rechnungsstellung in der Region entwickelt. Länderübergreifende Mandate wurden seitdem unter anderem in Argentinien, Chile, Kolumbien, Costa Rica, Ecuador, Guatemala, Honduras und Peru eingeführt. In vielen lateinamerikanischen Ländern haben die Steuersysteme begonnen, auch Transportdokumente, Gehaltsabrechnungen usw. einzubeziehen, um einen breiteren Überblick über die Steuerprozesse zu erhalten.

Globale Einhaltung der Rechnungsstellung: Das Zuckerbrot und die Peitsche

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung bringt zwar eindeutig Effizienzgewinne, die zu Kosteneinsparungen und Cashflow führen – ein saftiges Zuckerbrot für diejenigen, die die elektronische Rechnungsstellung einführen -, aber es gibt auch eine sehr große Peitsche. Die Nichteinhaltung von Vorschriften kann erhebliche geschäftliche und finanzielle Nachteile mit sich bringen:

– Bußgelder
Die Bußgelder variieren zwar von Land zu Land, aber in einigen EU-Staaten können Unternehmen mit bis zu 2.000 Euro oder mehr pro Rechnung rechnen. Handelspartner, die in eine Prüfung einbezogen werden, können ebenfalls bestraft werden.

– Rechtliche Sanktionen
Die Nichteinhaltung von Vorschriften kann mit Steuerhinterziehung gleichgesetzt werden, so dass Unternehmen mit steuer- und strafrechtlichen Sanktionen rechnen müssen.

– Verlust der Mehrwertsteuerrechte
Unternehmen, die nicht in der Lage sind, ihre Einkäufe nachzuweisen, müssen unter Umständen die Vorsteuer zurückzahlen, möglicherweise mehr als ihre ursprüngliche Gewinnspanne.

– Prüfungen von Handelspartnern 
Wenn eine Steuerbehörde die Aktivitäten von Handelspartnern prüft und verifiziert, kann die Geschäftsbeziehung belastet werden.

– Geografische Rechtshilfeverfahren
Prüfer können bei ihren Nachforschungen Untersuchungen in anderen Ländern veranlassen, was mehr Zeit in Anspruch nimmt und die potenzielle Gefährdung erhöht.

– Langwierige Audits 
Prüfungen können wochen- oder sogar monatelang Expertenressourcen beanspruchen und möglicherweise zusätzliche Ermittlungen nach sich ziehen. Ein Viertel der von IDG befragten Unternehmen gab zu, in den letzten 12 Monaten eine oder mehrere dieser Auswirkungen der Nichteinhaltung von Vorschriften erlebt zu haben, wobei staatliche Prüfungen und Steuerbetrug am häufigsten vorkamen.