De Billentis Studie

Analisten bij Billentis verklaarden dat multinationale bedrijven gemiddeld tussen de drie en twintig dienstverleners gebruiken voor hun inkomende elektronische facturen, en tussen de twintig en 160 dienstverleners voor uitgaande elektronische facturatie en elektronische rapportage.

Hoewel de potentiële kostenbesparingen en efficiëntiewinsten door digitalisering en automatisering duidelijk lijken, blijft de weerstand tegen adoptie bestaan. Volgens de enquêteresultaten waren de meest genoemde uitdagingen technische zorgen, waaronder gegevensbeveiliging (54%), integratie van interne systemen (45%), implementatiekosten (39%) en de algehele complexiteit van de technologie (39%). Dit bevestigt dat e-facturatie een integratie-uitdaging is, een uitdaging die het beste kan worden aangepakt aan de “rand” van uw bedrijf, waar u uw interne applicaties verbindt met uw externe partners.

Het interne verschuivende landschap van geïsoleerde applicaties, gecombineerd met externe druk van verschillende regionale mandaten, zorgt voor echte zorgen bij bedrijven. Het is geen verrassing dat onderzoek aantoont dat 84 procent van de bedrijven het waardevol zou vinden om een enkele wereldwijde partner te hebben om e-Invoicing uitdagingen te overwinnen. Bedrijven hadden een lange lijst met mogelijkheden die ze van deze partner verwachtten, zoals integratie en onboarding expertise, geleverd in een cloudgebaseerde omgeving met ingebouwde gegevensbeveiliging en contractuele garanties voor naleving.

Ontelbare Oplossingen

Volgens Billentis nadert het aantal leveranciers dat optreedt als elektronische factureringsserviceprovider nu wereldwijd de 2.000. De oplossingen die door deze leveranciers worden aangeboden, vallen in verschillende hoofdcategorieën, zoals bedrijfssoftware (on-premises), diensten/SaaS/cloudoplossingen, of niche-applicaties, die meestal complementair zijn aan bredere oplossingen maar een beperkte reikwijdte bieden. ERP-leveranciers, supply chain-automatiseringssuites, verkoop- en fulfilment (verkooporderbeheer), P2P-suites/e-Procurement (sourcing/besteding), crediteurenadministratie, debiteurenadministratie, documentvastlegging/automatisering (OCR), belastingnaleving, supply chain-financiering, betalingen/financiële diensten en BPO (business process outsourcing)… de lijst gaat verder.

Al deze oplossingsklassen bieden slechts een gedeeltelijke oplossing voor de vele en gevarieerde e-Invoicing uitdagingen. Hoewel de focus van deze oplossingen verschillend is, bieden ze allemaal vergelijkbare functionaliteit als het gaat om het elektronische factureringsproces. Helaas dupliceren ze effectief kosten en voegen ze complexiteit toe in termen van technische implementatie, ondersteuning, nalevingsonderhoud en archivering voor belastingcontrole doeleinden.

Waarom SPS Commerce de juiste keuze is

Als marktleider in B2B-integratie wereldwijd, is SPS Commerce uniek gepositioneerd om het e-Invoicing probleem op te lossen. SPS Commerce biedt schaalbaarheid en flexibiliteit aan klanten, met een scala aan oplossingen voor kleine bedrijven tot de grootste ondernemingen. De e-Invoicing oplossing wordt geleverd als een verenigd, cloudgebaseerd bedrijfsplatform. SPS Commerce heeft Active Invoices with Compliance, dat e-Invoicing mogelijkheden in het B2B platform integreert. Dit platform kan bedrijven onmiddellijk verbinden met een bestaande wereldwijde gemeenschap van klanten, leveranciers en andere supply chain-partners met beproefde integraties. Bedrijven kunnen overstappen van onveilige en risicovolle e-mail/PDF-gebaseerde factureringsprocessen naar volledig geautomatiseerde e-Invoicing. Dit voldoet aan gegevensbeveiligingsvereisten en stelt nauwere samenwerking met supply chain-partners mogelijk.

Naast facturen stelt het SPS Commerce platform bedrijven in staat om ook hun gerelateerde zakelijke documenten via het platform uit te wisselen om te voldoen aan industriestandaarden en lokale regelgeving en overheidsmandaten na te leven. Het platform ondersteunt elk documentformaat, technologiestandaard of communicatieprotocol om automatisch uitgaande debiteuren e-facturen te leveren, evenals inkomende crediteurenstromen te ondersteunen.

Ingebouwde analysetools kunnen ervoor zorgen dat e-Invoicing een geïntegreerde rol speelt in de verbetering van financiële en supply chain-processen. Het vermindert de kosten en risico’s die gepaard gaan met handmatige factureringsprocessen en geïsoleerde puntsoplossingen, terwijl het de cashflow verbetert door vermindering van de dagen verkoopuitstaande. Boetes voor te late betalingen worden verminderd en bedrijven krijgen meer toegang tot vroegbetalerskortingen, dus een wereldwijd elektronisch factureringsplatform zoals SPS Commerce levert een snelle return on investment die zichzelf terugbetaalt.

Ontworpen met de behoeften van wereldwijde multinationals in gedachten, biedt Active Invoices with Compliance bedrijven een enkel, wereldwijd bedrijfs e-Invoicing platform ondersteund door deskundige diensten om handel te drijven met een gemeenschap van partners en leveranciers wereldwijd.

Servië heeft aanzienlijke vooruitgang geboekt op het gebied van e-facturering. Het Servische ministerie van Financiën heeft in 2021 de wet op elektronisch factureren aangekondigd (Staatsblad van de Republika Srpska, nr. 44/2021 en 129/2021). Het nieuwe nationale e-facturatiesysteem heet Sistem e-Faktura. Elektronische facturering wordt in Servië vanaf januari 2023 verplicht voor alle bedrijven en overheidssectoren. Het implementatieproces bestaat uit drie fasen, van 1 mei 2022 tot 1 januari 2023.

Recente updates

Het Servische parlement heeft op 9 december 2022 amendementen aangenomen op de wet inzake elektronische facturering, die op 1 januari 2023 van kracht worden. De wet is niet van toepassing op natuurlijke personen die geen zelfstandige belasting betalen. De termijn voor elektronische registratie van btw-berekeningen wordt verkort van 15 tot 10 dagen vanaf 1 januari 2024. Er zijn ook wijzigingen voor aanpassingen van douanegerelateerde e-facturering vanaf augustus 2024.

Omvang van het e-facturatiesysteem

De wet op e-facturatie heeft betrekking op het genereren, overzetten, ontvangen, verwerken en archiveren van elektronische facturen. Zowel publieke als private entiteiten (B2G en G2B), transacties tussen belastingbetalers (B2B) en ook die tussen overheden (G2G) zijn verplicht voor elke transactie.

Tijdlijn van implementatie

De implementatie van het nieuwe systeem zal geleidelijk worden uitgebreid en de tijdlijn zal in drie fasen worden voltooid:

Fase 1 (vanaf 1 mei 2022): Bedrijven zijn verplicht om e-facturen aan overheidsinstanties te sturen, terwijl overheidsinstanties verplicht zijn om e-documenten te ontvangen en te archiveren (B2G-transacties). Daarnaast zijn overheidsinstanties ook verplicht om e-facturen te verzenden en te ontvangen voor zaken met andere overheidsinstanties (G2G-transacties).

Fase 2 (vanaf 1 juli 2022): Overheidsinstanties zijn verplicht om e-facturen uit te reiken en te verzenden naar entiteiten uit de particuliere sector (G2B-transacties). Bedrijven uit de privésector worden verplicht om e-facturen te ontvangen en te archiveren.

Fase 3 (vanaf 1 januari 2023): De volledige implementatie is voltooid en elektronische facturen worden verplicht voor de particuliere sector bij onderlinge transacties (B2B-transacties).

Technische details van het nieuwe e-facturatiesysteem

Een elektronische factuur moet worden verzonden en ontvangen in overeenstemming met de norm EN 16931-3-2, die in XML-formaat is opgesteld. Elektronische facturen kunnen op verschillende manieren worden verzonden. Elektronische facturen gegenereerd of ontvangen door overheidsinstanties moeten permanent worden gearchiveerd in het e-factuursysteem van de overheid. Anderzijds moeten elektronische facturen die worden aangemaakt en verzonden door bedrijven uit de privésector gedurende 10 jaar vanaf het einde van het jaar waarin de elektronische factuur werd uitgereikt, worden bewaard in het elektronische facturatiesysteem of in het systeem van de dienstverlener (het systeem van de tussenpersoon).

Boetes voor niet-naleving e-factuur

Boetes variëren tussen rechtspersonen en hun verantwoordelijke vertegenwoordiger. Als de belastingdienst bijvoorbeeld ontdekt dat een rechtspersoon zich niet houdt aan de gepubliceerde normen of data, variëren de boetes van EUR 1.701 tot EUR 17.011, en de boetes voor de vertegenwoordiger variëren van EUR 425 tot EUR 1.276.

Conclusie

Omarm de digitale revolutie en overweeg SPS Commerce als uw toonaangevende internationale E-invoicing provider. Of u nu een bedrijfseigenaar, een accountant of een nieuwsgierige leerling bent, als u op de hoogte blijft door u te abonneren op onze nieuwsbrief over ontwikkelingen op het gebied van e-facturatie en meer, kunt u betere beslissingen nemen en uw financiële processen stroomlijnen.

In 2022 schafte de Tsjechische regering de verplichting af met ingang van januari 2023, vanwege het afnemende aantal contante transacties. Op dit moment is er dus geen verplichte digitale rapportageverplichting van kracht in Tsjechië. Belastingbetalers kunnen hun verkoopgegevens tot 31 december 2023 op vrijwillige basis rapporteren.
Hoewel er geen verplichte verplichting bestaat, moeten elektronische facturen voor B2G-transacties worden geaccepteerd als ze een formaat hebben dat compatibel is met de Europese norm voor e-facturering. Aanbestedende diensten mogen een e-factuur in dit formaat niet kunnen weigeren.

Wetgeving en naleving

• Oktober 2016: Openbare aanbestedende diensten in Tsjechië mogen een e-factuur van een ondernemer niet langer afwijzen als deze is opgesteld in een formaat dat compatibel is met de Europese norm.
•    April 2019: Richtlijn 2014/55/EU werd omgezet in nationale wetgeving. Als gevolg daarvan moeten alle overheidsinstanties elektronische facturen kunnen ontvangen en verwerken in overeenstemming met de Europese norm voor e-facturering (EN-16931).

E-facturatie formatublic

De volgende formaten worden vaak gebruikt voor e-facturatie in Tsjechië:
•    ISDOC
•    EDIFACT
•    UBL 2.1

Het nationale e-factureringsnetwerk

Tsjechië heeft het Národní elektronický nástroj (NEN) als nationaal e-factuurnetwerk.

Belastingdienst en e-handtekening

•    Belastingdienst: Het ministerie van Financiën houdt toezicht op de naleving van e-facturering.
•    e-handtekening: Niet vereist voor e-facturen.

Real-Time Rapportage / Fiscalisatie

Verplichte realtime rapportage en fiscalisering in Tsjechië werd van kracht op 1 december 2016, volgens de wet Elektronische Registratie van Verkopen (EET). Deze wet is van toepassing op B2B-, B2C- en B2G-bedrijven, waaronder de horeca, detailhandel en groothandel. Alle rapporten moeten in realtime worden doorgegeven aan de Tsjechische financiële administratie. Overtreding van deze regelgeving kan leiden tot hoge boetes.

Huidige status van e-facturatie in Malta

Op dit moment is e-facturatie niet verplicht in Malta. De Maltese regering stimuleert echter actief de overstap naar e-facturatie als onderdeel van haar nationale strategie Digital Malta. De strategie is het resultaat van Malta’s deelname aan het door de EU gefinancierde project “eInvoicing4Islands”, dat tussen juni 2019 en Q3 2021 werd uitgevoerd.

Ondanks het ontbreken van een verplicht e-facturatieplatform is het ministerie van Financiën, met de steun van het Malta Information Technology Agency (MITA), bezig met de implementatie van een Corporate Financial Management Solution (CFMS). Deze oplossing zal de verwerking van e-facturen in de hele centrale overheid omvatten.

Status van de implementatie van de Europese norm voor e-facturering

De commissie voor e-facturering, bestaande uit belanghebbenden bij de overheid in Malta, heeft besloten om de Peppol BIS Billing 3.0 en de bijbehorende Core Invoice Usage Specification (CIUS) te adopteren. Om dit te kunnen doen is Malta lid geworden van OpenPeppol als eindgebruiker.

Zowel de centrale overheid als de decentrale overheden zullen e-facturen kunnen ontvangen via het Peppol e-Delivery netwerk of via een leveranciersportaal. Bij de decentrale overheden zijn er verschillende oplossingen in de verschillende entiteiten. Bestaande oplossingen kunnen dus in gebruik blijven. In dit verband wordt van aanbestedende diensten en entiteiten (zoals gedefinieerd in de richtlijn inzake e-facturering) verwacht dat zij zorgen voor toegang tot of het opzetten van een e-factureringscapaciteit die de ontvangst en verwerking van Europese standaard e-facturen via het Peppol eDelivery-netwerk ondersteunt.

Aanpak voor het ontvangen en verwerken van e-facturen

Aangezien Malta de Peppol BIS Billing 3.0 zal overnemen, zal het e-facturen kunnen ontvangen via het Peppol e-Delivery netwerk. Bovendien komt er een leveranciersportaal waar leveranciers hun factuurgegevens kunnen invoeren en naar het betreffende ministerie, departement, entiteit of gemeente kunnen sturen. Dit portaal is gerechtvaardigd omdat de meeste leveranciers hun systemen nog niet klaar hebben om automatisch een e-factuur te genereren.

De voordelen van elektronische facturering worden gemaximaliseerd wanneer het genereren, verzenden, verzenden, ontvangen en verwerken van een factuur volledig geautomatiseerd kan verlopen. Verwacht wordt dat een wijdverspreide invoering van elektronische facturering in de EU aanzienlijke economische voordelen zal opleveren.

De overstap van papieren naar volledig geautomatiseerde e-facturen stelt overheidsinstellingen die goederen of diensten kopen in staat om hun bedrijfskosten te verlagen en bij te dragen aan de modernisering van de binnenlandse betalingsinfrastructuur. Dit wordt bereikt door:

• Geautomatiseerde validatie en import van informatie in betalings- en boekhoudsystemen, wat resulteert in een snellere en meer kosteneffectieve verwerking, waardoor het handmatig invoeren van gegevens niet meer nodig is.
• Efficiënte controle over de cashflow, wat essentieel is voor bedrijven om hun activiteiten in stand te houden.
• Vermindering van leverings- en afdrukkosten en het niet meer nodig hebben van papieren archieven, enveloppen, papier en postzegels, waardoor de materiaalkosten en de impact op het milieu afnemen.
• Handmatige gegevensinvoer wordt verwijderd en gegevensfouten worden verminderd, waardoor de tijd die wordt besteed aan het in evenwicht brengen van rekeningen en het zoeken naar afwijkingen aanzienlijk wordt teruggebracht.
• Het vergroten van de transparantie van de gehele Procure-to-Pay (P2P) cyclus, waardoor bedrijven een duidelijker beeld krijgen van het gehele proces.
• Leveranciers toegang bieden tot alle informatie over de e-factuurstatus, waardoor ze aanzienlijk minder tijd kwijt zijn aan het beheren van vragen van leveranciers.

Voor e-facturen is geen elektronische handtekening vereist en de archiveringsperiode bedraagt 6 jaar.

De toekomst van e-facturatie in Malta

De Europese Commissie heeft een voorstel aangenomen voor digitale rapportageverplichtingen en e-facturering, dat de Europese btw de komende jaren zal moderniseren. Dit voorstel benadrukt de ambitieuze visie van de Europese Commissie op de manier waarop btw-rapportage moet worden gedigitaliseerd, met een implementatietijdlijn die begin 2028 van start moet gaan.

Het voorstel omvat een verplichting om gestructureerde e-facturen uit te reiken voor alle intracommunautaire leveringen van goederen en diensten en om de gegevens van deze facturen in bijna realtime door te sturen naar het elektronische portaal van de relevante nationale btw-autoriteiten. Dit vergt aanzienlijke systeem- en proceswijzigingen en investeringen van alle bedrijven die zich bezighouden met grensoverschrijdende handel binnen de EU.

Conclusie

Omarm de digitale revolutie en overweeg SPS Commerce als uw toonaangevende internationale E-invoicing provider.

Of u nu een bedrijfseigenaar, een accountant of een nieuwsgierige leerling bent, als u op de hoogte blijft door u te abonneren op onze nieuwsbrief over ontwikkelingen op het gebied van e-facturatie en meer, kunt u betere beslissingen nemen en uw financiële processen stroomlijnen.

Vragen over E-facturatie? Neem contact op met onze experts!

• Thomson Reuters neemt het Zweedse Pagero over: In een belangrijke ontwikkeling kondigde content- en technologiebedrijf Thomson Reuters Corp. de overname aan van het Zweedse Pagero Group AB.
• Zweden begint met e-facturering en digitaal btw-initiatief: De Zweedse belastingdienst (Skatteverket) beoordeelt momenteel drie verschillende modellen om te voldoen aan de vereisten voor elektronische btw (DRR) die zijn voorgesteld door de Europese Commissie (EC).

Trends

De Zweedse belastingdienst beoordeelt momenteel drie verschillende modellen om te voldoen aan de vereisten voor elektronische btw (DRR) die zijn voorgesteld door de Europese Commissie (EC). Verwacht wordt dat de dienst eind 2022 of begin 2023 een beslissing zal nemen, met een uitrol in 2024 voor bedrijven om aan deze nieuwe vereisten te voldoen.

Wetgeving

De wet op eFactureren in de publieke sector is per 1 april 2019 van kracht geworden. Vanaf 1 december 2019 moeten alle aanbestedende diensten in de publieke sector (centrale overheidsinstellingen, gemeenten en regio’s) geregistreerd zijn in Peppol. In Zweden staat de standaard die voldoet aan de eisen van de nieuwe wet bekend als Peppol BIS Billing 3.0.

De wet met betrekking tot e-facturatie bij overheidsopdrachten:

• werd van kracht op 1 april 2019;
• het bestrijkt het volledige proces van openbare aanbestedingen, boven en onder de EU-drempel en omvat rechtstreekse aanbestedingen;
• de wet verplicht leveranciers in de publieke sector om e-facturen te versturen voor alle contracten die na 1 april 2019 worden ondertekend;
• De publieke sector moet e-facturen kunnen ontvangen en verwerken volgens de Europese norm EN 16931. Er zijn echter enkele uitzonderingen, waaronder nationale veiligheid, specifieke privacysituaties, enz;
• Digg, het Agentschap voor de Digitale Overheid, kan boetes opleggen aan leveranciers die zich niet aan de wet houden;
• de wet staat het gebruik van andere/oudere formaten toe, die kunnen worden vastgelegd in bilaterale overeenkomsten;
• Digg heeft een begeleidende verordening uitgevaardigd die voorschrijft dat alle openbare entiteiten in Peppol moeten worden geregistreerd.

Reglement

E-facturatie wordt in Zweden geïmplementeerd sinds 2008, toen de Zweedse nationale autoriteit voor financieel beheer (Ekonomistyrningsverket / ESV) het verplicht stelde voor leveranciers van de Zweedse centrale overheid. De wet op e-facturatie in de publieke sector werd van kracht op 1 april 2019. Vanaf 1 december 2019 moeten alle aanbestedende diensten in de publieke sector geregistreerd zijn in Peppol.
Voordelen
E-facturatie biedt tal van voordelen, zoals tijdsbesparing doordat facturen niet meer hoeven te worden afgedrukt, gefrankeerd en gepost. Het biedt een betere controle over facturen en klanten ontvangen facturen sneller. Wanneer je als leverancier een e-factuur verstuurt, komt deze rechtstreeks in de boekhoudsoftware van je klant terecht en wordt deze automatisch geregistreerd.

Het wereldwijde landschap voor naleving van e-facturering

Het wereldwijde landschap voor naleving van e-facturering is net zo divers als de landen die het vormen. Elk land heeft zijn eigen reeks voorschriften en normen voor e-facturering. Zo heeft de Europese Unie de Europese norm voor e-facturering geïntroduceerd, terwijl landen zoals Mexico en Brazilië hun eigen specifieke vereisten hebben.

Bovendien is dit landschap niet statisch. Het ontwikkelt zich voortdurend met nieuwe regelgeving die wordt geïntroduceerd en bestaande regels die worden bijgewerkt. Op de hoogte blijven van deze veranderingen is niet alleen een regelgevingsnoodzaak, maar ook een strategisch voordeel.

Europa/EU

De Richtlijn 2014 inzake overheidsopdrachten vereiste dat alle EU-lidstaten ervoor moesten zorgen dat overheidsinstanties “e-facturering-klaar” zouden zijn, d.w.z. de mogelijkheid hebben om elektronische facturen van leveranciers te ontvangen. Verschillende EU-landen gingen een stap verder en dwongen leveranciers om e-facturen uit te geven voor alle leveringen van goederen aan de overheid (B2G).

Aangezien een CTC-aanpak het post-auditmodel vervangt, worden vroege B2G-mandaten nu vergezeld door zakelijke equivalenten (B2B). Turkije en Italië hebben volwassen mandaten voor B2B-elektronische facturering en Frankrijk, Duitsland, Spanje, België en Polen zijn bezig met de implementatie van mandaten. Er is weinig standaardisatie gezien rond e-factureringmandaten, omdat weinig landen gemeenschappelijke standaarden zoals Peppol implementeren. Sommige landen die zich richten op e-rapportage als een middel om e-facturering te combineren met andere belastingdocumentatie en transactiegegevens, hebben SAF-T (Standard Audit File for Tax) aangenomen.

Noord-Amerika

Canada heeft een btw-regime, maar belastingfraude is laag. De Verenigde Staten hebben geen btw-regime. In beide landen zijn de regels daarom minimaal. Ondanks het ontbreken van regelgevende obstakels en de vele potentiële voordelen, verloopt de vrijwillige acceptatie van e-facturering bij particuliere bedrijven traag. Het OMB (Office of Management and Budget) heeft interesse getoond in B2G e-facturering, en de Federal Reserve heeft een initiatief gelanceerd onder de “Business Payments Coalition” om een technisch factureringsstandaard en interoperabiliteitskader te definiëren dat past bij de Amerikaanse markt. Het gedefinieerde model is een open e-factureringskader dat losjes is gebaseerd op de Peppol-aanpak zonder grote eisen of obstakels die door de wet worden opgelegd.

Hoewel e-factureringsverplichtingen mogelijk niet direct relevant zijn voor veel Amerikaanse bedrijven, omdat ze alleen van toepassing zijn op binnenlandse e-facturen, moeten bedrijven met activiteiten in het buitenland in btw-regimes toch nota nemen. Bovendien kunnen bedrijven in de VS nog steeds profiteren van aanzienlijke kostenbesparingen en operationele efficiëntie door over te schakelen naar volledig geautomatiseerde elektronische facturering.

Latijns-Amerika
Mexico en Brazilië waren de pioniers in verplichte e-facturatie met realtime goedkeuring, en hun aanpak is snel de standaard geworden voor elektronische facturatie in de regio. Landelijke mandaten zijn sindsdien ingevoerd in onder andere Argentinië, Chili, Colombia, Costa Rica, Ecuador, Guatemala, Honduras en Peru. Voor veel Latijns-Amerikaanse landen zijn belastingregimes begonnen documenten zoals transportdocumenten, loonstroken en andere op te nemen om een breder inzicht in belastingprocessen te krijgen.

Wereldwijde facturatie-naleving: De wortel en de stok

Hoewel het invoeren van elektronische facturatie duidelijk efficiënties biedt die leiden tot kostenbesparingen en cashflowverbeteringen – een aantrekkelijke wortel voor degenen die e-facturatie aannemen, is er ook een zeer grote stok. Niet-naleving van de regelgeving brengt het risico van aanzienlijke zakelijke en financiële schade met zich mee, waaronder:

• Administratieve boetes
  Hoewel de boetes per land verschillen, kunnen organisaties in sommige EU-landen tot €2.000 of meer per factuur krijgen. Handelspartners die betrokken zijn bij een audit kunnen ook worden bestraft.
• Juridische sancties
  Niet-naleving kan gelijkgesteld worden met belastingontduiking, waardoor organisaties aansprakelijk worden voor sancties onder zowel belasting- als strafrecht.
• Verlies van btw-rechten
  Bedrijven die geen bewijs van aankopen kunnen overleggen, moeten mogelijk de betaalde btw terugbetalen, mogelijk meer dan hun initiële winstmarge.
• Audits van handelspartners
  Als een belastingautoriteit de activiteiten van handelspartners controleert en verifieert, kan de zakelijke relatie gespannen raken.
• Geografische wederzijdse bijstandsprocedures
  Auditors kunnen tijdens hun onderzoek in andere landen onderzoeken instellen, wat meer tijd kost en de mogelijke blootstelling vergroot.
• Langdurige audits
  Audits kunnen weken of zelfs maanden lang expertbronnen opslokken en mogelijk aanvullende onderzoeken voortbrengen. Maar liefst een kwart van de door IDG ondervraagde bedrijven gaf toe in de afgelopen 12 maanden een of meer van deze gevolgen te hebben ervaren door niet-naleving, waarbij overheidsaudits en belastingfraude de meest voorkomende zijn.

In een tijdperk van snelle technologische vooruitgang hebben wetgevingskaders moeite om gelijke tred te houden met de digitale revolutie. E-facturatie, ooit een opkomende trend, is nu een wereldwijde standaard geworden.

Overheden en toezichthoudende instanties stellen wetten op die bedrijven verplichten om e-facturatie te omarmen, met als doel processen te stroomlijnen, transparantie te bevorderen en belastingontduiking tegen te gaan. CFO’s moeten een proactieve benadering hanteren ten aanzien van naleving om de voortdurend veranderende zakelijke omgeving te kunnen beheersen.

De complexiteit van grensoverschrijdende transacties

Ondernemingen die zaken over de grens doen, worden geconfronteerd met extra uitdagingen op het gebied van e-facturatievoorschriften. Verschillende landen hanteren uiteenlopende regelgeving, formaten en eisen.

Het navigeren door dit complexe web vereist kennis van lokale voorschriften, terwijl tegelijkertijd een wereldwijd perspectief wordt behouden. CFO’s moeten ervoor zorgen dat hun e-factureringsoplossingen naadloos kunnen worden aangepast aan de complexiteit van verschillende jurisdicties.

Naleving als strategisch voordeel

Naleving (compliance) is niet slechts een kwestie van vakjes afvinken; het is een strategisch voordeel. Organisaties die proactief voldoen aan de wetgeving rond e-facturatie positioneren zichzelf als betrouwbare en transparante partners. Naleving biedt tevens operationele voordelen—snelle en nauwkeurige verwerking van facturen, verminderd risico op boetes en gestroomlijnde audits. Door naleving te omarmen, versterken CFO’s de reputatie en efficiëntie van hun organisatie.

SPS Commerce: Een leidende kracht in naleving

Bij het omgaan met tal van wettelijke veranderingen wordt het essentieel om samen te werken met een expert. SPS Commerce, een pionier in e-factureringsoplossingen, geeft CFO’s de middelen om voorop te blijven lopen wat betreft wetgeving rond e-facturatie. Hun oplossingen zijn ontworpen met een diepgaand begrip van wereldwijde regelgeving, wat zorgt voor naadloze naleving in verschillende rechtsgebieden.

Een gedetailleerde blik op essentiële nalevingsaspecten

1. Deelname aan EESPA en Peppol:  Actieve betrokkenheid bij organisaties zoals EESPA (European E-Invoicing Service Providers Association) en Peppol (Pan-European Public Procurement Online) duidt op toewijding aan sectornormen. De betrokkenheid van SPS Commerce (voorheen bekend als TIE Kinetix) bij deze organisaties waarborgt dat hun oplossingen volledig in lijn zijn met voortdurend veranderende voorschriften.
2. Deskundigheid in lokale voorschriften:  Een e-facturatie wetgeving verschilt van land tot land. De oplossingen van SPS Commerce zijn op maat gemaakt om te voldoen aan lokale voorschriften, zodat CFO’s met vertrouwen de complexiteit van grensoverschrijdende transacties kunnen aanpakken.
3. Nalevingsmonitoring:  De wetten met betrekking tot e-facturatie veranderen voortdurend. SPS Commerce houdt nauwlettend toezicht op wettelijke veranderingen en zorgt ervoor dat haar oplossingen up-to-date zijn om aan de nieuwste eisen te voldoen. CFO’s kunnen gerust zijn dat hun elektronische factureringsprocessen volledig voldoen aan de regelgeving.
4. Integratie met overheidsplatforms:  In landen waar de overheid e-factureringsplatforms aanbiedt, is naadloze integratie essentieel. De oplossingen van SPS Commerce vergemakkelijken rechtstreekse integratie met deze platforms, wat naleving vereenvoudigt en de efficiëntie verbetert.

Naleving omarmen als een zakelijke stimulans

Hoewel wetgeving met betrekking tot e-facturatie uitdagingen met zich meebrengt, biedt het ook kansen voor strategische transformatie. CFO’s kunnen nalevingsinitiatieven benutten om operationele efficiëntie te bevorderen, relaties met partners te verbeteren en hun organisatie te positioneren als een baken van transparantie. Door naleving gestuurde e-facturatie bereidt bedrijven tevens voor op de toekomst, aangezien overheden wereldwijd doorgaan met het invoeren van verplichtingen voor e-facturatie.

De weg voorwaarts: Navigeren met vertrouwen

Tot slot, om de voortdurend veranderende wetgeving voor e-facturatie te navigeren, is een proactieve en strategische aanpak vereist. CFO’s kunnen dit terrein met vertrouwen betreden met deskundige partners zoals SPS Commerce. Het naleven van naleving is essentieel om organisaties in de richting van excellentie te sturen.

Met een diepgaand begrip van lokale regelgeving, actieve betrokkenheid bij brancheorganisaties en oplossingen die zijn ontworpen om in lijn te zijn met evoluerende eisen, stelt SPS Commerce CFO’s in staat om met vertrouwen en vooruitziendheid door de wetgeving voor e-facturatie te navigeren.

De wetgeving rondom e-facturatie evolueert voortdurend, waardoor CFO’s naleving kunnen handhaven en operationele efficiëntie kunnen verbeteren. Door naleving te omarmen als een zakelijke facilitator, positioneren CFO’s hun organisaties als voorlopers in de digitale transformatie van financiële operaties.

Net als in andere landen in de Europese Unie (EU), werd met de komst van de EU e-invoicing Directive 2014/55/EU duidelijk dat ook Nederland business-to-government (B2G) e-facturatie verplicht moest gaan stellen. Het gebruik van e-facturatie in Nederland moest even op gang komen, maar inmiddels zit het in een stroomversnelling!

In Nederland moeten alle overheidsdiensten en aanbestedende diensten e-facturen kunnen ontvangen. De implementatie van e-facturering is uitgevoerd door de vaststelling van het Peppol-kader voor het opzetten van een uitwisselingsinfrastructuur. Momenteel zijn alle Nederlandse overheidsinstanties direct of indirect aangesloten aan de Peppol-infrastructuur. Dit is het zogenaamde DIGIPOORT, en wordt gebruikt voor de ontvangst van elektronische facturen.

Wereldwijd gezien is het duidelijk dat e-facturering een blijvertje is en vooral in Nederland, steeds meer de voorkeur krijgt als uitwisselingsmethode voor facturen – ongeacht het soort sector.

E-facturatie is niet meer weg te denken in de huidige B2G- en B2B-omgeving en we verwachten dat het in Nederland alleen maar zal blijven groeien. Maar laten we beginnen bij het begin…

E-facturatie geschiedenis tot op heden

De invoering van e-facturatie begon op 1 januari 2011. Vanaf dat moment moesten Rijksoverheden in staat zijn om e-facturen te ontvangen en verwerken via Digipoort; de centrale plek waar het berichtenverkeer voor de overheid wordt afgehandeld.

Alle leveranciers van de Rijksoverheid met een inkoopcontract van na 1 januari 2017 zijn verplicht om te e-factureren. Tot augustus 2019 werd hier echter nog niet streng op gecontroleerd. De Rijksoverheid wilde de ondernemers de tijd geven om zich voor te bereiden op de nieuwe manier van facturatie.

Voor alle Nederlandse overheden, overheidsorganisaties en overige aanbestedende diensten is het sinds 18 april 2019 verplicht om e-facturen in Europees formaat van hun leveranciers te kunnen ontvangen en verwerken.

Maar dit betekent niet dat alle Nederlandse overheidsinstellingen vanaf april 2019 al volledig over zijn op e-factureren. De verplichtstelling is alleen van toepassing op het ontvangen en verwerken van e-facturen. Dat betekent dus dat er nog steeds op papier of per gescande PDF gefactureerd mag worden. Bedrijven die het al jaren op dezelfde manier doen, waren dus niet snel geneigd om over te gaan op e-facturen. In de praktijk komt deze situatie nog steeds regelmatig voor maar begint langzaam aan af te bouwen.

Dit alles, in combinatie met het feit dat de Nederlandse Rijksoverheid tot augustus 2019 elektronische facturatie niet streng controleerde of handhaafde, betekende dat elektronische facturatie in Nederland na bijna 10 jaar na de invoering ervan in 2011 pas echt van de grond kwam.

Nu is dan het zover.  Nederland is eindelijk op het punt gekomen dat voldoende organisaties in de publieke en private sector e-facturatie hebben ingevoerd, zodat de voordelen meer aandacht krijgen binnen het bedrijfsleven. Ondanks het ontbreken van een wettelijke verplichting voor leveranciers om e-facturen te sturen, zien we dat steeds meer overheidsinstanties hun leveranciers aanmoedigen om over te stappen door duidelijk te maken waarom iets wat anders niet meer dan een ongemak lijkt te zijn, moet gebeuren. En nu, met de hulp van onboarding diensten van dienstverleners zoals SPS Commerce, kan de overstap naar e-facturatie heel eenvoudig worden gemaakt voor leveranciers.

Hoe kan ik starten met e-factureren?

Als leverancier kunt u op verschillende manieren e-facturen versturen. De eerste stap is om te bepalen welke oplossing voor u de juiste is op basis van uw specifieke behoeften. Om dit te ontdekken, kunt u beginnen met het berekenen van het aantal facturen dat u elke maand of elk jaar verstuurt, samen met het aantal klanten dat u heeft. Van daaruit moet u ook de mogelijkheden van uw ICT-infrastructuur evalueren. Als u een koper bent, is het initiële opstartproces bijna hetzelfde, maar dan omgekeerd, natuurlijk.

De Nederlandse overheid is aangesloten op het beveiligde Peppol netwerk. Met behulp van een service provider die fungeert als Peppol Access Point (AP), zoals SPS Commerce, kan er elektronisch gefactureerd worden met alle aangesloten instellingen in Nederland en daarbuiten, dus ook private organisaties.

E-facturen versturen via Peppol

Facturen versturen via Peppol kan op de volgende verschillene manieren:

• Met behulp van een koppeling met uw boekhoudsoftware of ERP kunt u eenvoudig e-facturen versturen via Peppol. Maar u kunt ook een koppeling maken met het boekhoud- of ERP-systeem van uw klant.
• Handmatig via een portaal.
• Via Digipoort (alleen voor leveranciers van de Rijksoverheid).

Verschillende overheden en gemeentes bieden verschillende opties aan. SPS Commerce is service provider van o.a. de Rijksoverheid, de Gemeente Amsterdam en de Gemeente Rotterdam.

Standaarden

Voor e-facturatie worden verschillende standaarden gebruikt. Standaarden beschrijven de regels voor berichten (zoals facturen of inkooporders). Door de structuur van de berichten te standaardiseren kunnen systemen het makkelijker lezen en sneller verwerken.

UBL-OHNL: Deze standaard wordt gebruikt door de overheid voor het inkopen van goederen en diensten, behalve inhuur van personeel. De standaard is gebaseerd op de internationale UBL-standaard.

SETU (HR-XML)-OHNL: Deze standaard wordt gebruik voor het inhuren van personeel.

Basisfactuur Rijk (BFR): Deze standaard wordt gebruikt voor e-facturen bij de Rijksoverheid. De e-factuur kan in veel situaties toegepast worden en kan door alle rijksdiensten worden verwerkt.

Peppol BIS: De Peppol BIS is de standaard die gebruikt wordt door Peppol. Deze standaard ondersteunt de doelstellingen van Peppol om de interoperabiliteit van het netwerk te waarborgen.

NLCIUS: Dit is een aanvullende specificatie op de verplichte Europese norm EN 16931 voor e-factureren. Deze specificatie beschrijft hoe e-factureren met de overheid werkt, maar kan ook voor business-to-business (B2B) gebruikt worden. De NLCIUS is uitsluitend van toepassing in Nederland.

Bovenstaande standaarden worden voornamelijk, maar niet uitsluitend, gebruikt door de overheid. Naast deze standaarden worden over de hele wereld en verschillende industrieën allerlei soorten standaarden gebruikt.

Naast deze standaarden, is er ook de ISO 27001 standaard: de internationaal erkende norm voor informatiebeveiliging. Deze standaard vinden wij belangrijk om te benoemen omdat e-facturen, maar ook andere bedrijfsdocumenten, kritische gegevens kunnen bevatten die niet in verkeerde handen mogen vallen. Een ISO 27001 certificering bij uw service provider voor e-facturatie is dus geen overbodige luxe.

Daarnaast moeten alle service providers in Nederland die als Peppol Acces Point willen fungeren ISO 27001 gecertificeerd zijn. Dus neem dit mee als een belangrijk punt tijdens het evalueren van service providers.

De toekomst van e-facturatie en e-procurement

Nu overheden strenger zijn op de verplichting en steeds meer grote organisaties, zoals de Rabobank, PostNL en KPN, e-facturatie omarmen, is elektronische factureren in een hogere versnelling gekomen. Het is niet meer de vraag of u gaat e-factureren, maar wanneer.

In andere landen in Europa, zoals bijvoorbeeld Frankrijk, zien we dat er zelfs een verplichtstelling komt voor B2B e-facturatie. Op dit moment is een B2B e-facturatieplicht in Nederland nog niet aan de orde, maar het is niet onwaarschijnlijk dat dit in het toekomst wel zal komen.

En zoals veel organisaties al hebben gemerkt, is de logische digitaliseringsstap die volgt op de implementatie van e-facturatie, e-procurement. Veel bedrijven zijn al op weg naar een volledig geautomatiseerd purchase-to-pay proces, en het is slechts een kwestie van tijd voordat het elektronisch verzenden van alle documenten de norm wordt – het zal in ieder geval niet stoppen bij e-facturatie.

Conclusie

Tot slot, zoals veel organisaties al hebben gemerkt, is de logische digitaliseringsstap die volgt op de implementatie van e-facturatie e-procurement. Veel bedrijven zijn al op weg naar een volledig geautomatiseerd purchase-to-pay proces, en het is slechts een kwestie van tijd voordat het elektronisch versturen van alle documenten de standaard wordt.

Houd de veranderende regelgeving in Nederland in de gaten!

E-Factureren: De revolutie in financiële transacties

E-factureren, ook wel elektronisch factureren genoemd, betekent het maken, versturen en ontvangen van facturen in een elektronisch formaat. Hiermee worden traditionele papieren facturen vervangen en komt er meer efficiëntie en nauwkeurigheid in financiële transacties. E-factureren brengt veel voordelen met zich mee, zoals snellere verwerkingstijden, lagere kosten en een minder fouten.

De rol van Peppol in e-facturatie

Peppol (Pan-European Public Procurement Online), is een netwerk elektronische documenten tussen bedrijven en overheidsinstanties laat uitwisselen. Eén van de belangrijkste toepassingen van Peppol is het ondersteunen van e-facturatieprocessen. Met het Peppol-netwerk kunnen bedrijven eenvoudig elektronische facturen uitwisselen met hun partners en overheiden, ongeacht software of systemen die ze gebruiken.

De voordelen van e-factureren met Peppol

Door e facturatie en Peppol te combineren, onstaan er voordelen die bedrijven kunnen helpen om hun financiële processen te verbeteren:

1. Efficiëntie en snelheid: Met e-factureren via Peppol gaat het facturatieproces veel sneller. Facturen worden direct verstuurd en ontvangen, waardoor vertragingen in de post verleden tijd zijn.
2. Nauwkeurigheid en minder fouten: E-facturatie vermindert de kans op menselijke fouten die vaak voorkomen bij handmatig invoeren van gegevens. Dit zorgt voor nauwkeurige en correcte facturen.
3. Duurzaamheid: Het gebruik van elektronische facturen in plaats van papieren heeft een positief effect op het milieu. Het vermindert het papiergebruik en de uitstoot door fysieke postverzending.
4. Transparantie: E-facturatie via Peppol biedt transparantie in het facturatieproces. Alle betrokken partijen hebben toegang tot dezelfde gestandaardiseerde informatie.

Het gemak van e-factureren met Peppol

Het gebruiken van Peppol voor e facturatie is eigenlijk heel simpel. Bedrijven sluiten zich aan bij het Peppol-netwerk en krijgen een identificatienummer, het OIN-nummer (Organisatie Identificatienummer). Hiermee kunnen ze makkelijk elektronische facturen sturen en ontvangen via het netwerk. Door de gestandaardiseerde aanpak van Peppol wordt de uitwisseling van facturen soepel en efficiënt.

E-facturatie als deel van de toekomst

Terwijl financiële transacties blijven veranderen, wordt e facturatie met Peppol steeds belangrijker voor de toekomst. Bedrijven die deze vernieuwing omarmen, positioneren zichzelf als voorlopers in de digitale transformatie van hun financiële processen. De combinatie van efficiëntie, gemak en duurzaamheid maakt e-factureren met Peppol tot een essentiële stap voor bedrijven die willen groeien in de moderne zakelijke wereld.

SPS Commerce: Uw partner voor e-facturatie

SPS Commerce is een vooraanstaande aanbieder van e-facturatieoplossingen en heeft bewezen bedrijven te ondersteunen met hun e-facturatiebehoeften. Met hun expertise en innovatieve technologieën helpen ze bedrijven om e facturatie met Peppol soepel in hun processen te integreren en te profiteren van de vele voordelen die deze transformatie met zich meebrengt.

In een tijdperk dat wordt gekenmerkt door snelle technologische vooruitgang, krijgt financiële compliance een nieuwe dimensie. Het overstappen naar e-facturatie brengt veel regels en verplichtingen met zich mee. Dit gebeurt wanneer handmatige processen worden vervangen.

Wereldwijd maken overheden wetten voor elektronische facturen vanwege de digitale veranderingen die plaatsvinden.

Het begrijpen en opvolgen van deze regels is belangrijk in de financiële sector. Dit draagt bij aan vertrouwen en geloofwaardigheid.

Het ecosysteem van compliance voor e-facturatie 

E-facturatie compliance overstijgt grenzen en omvat een veelzijdig ecosysteem van regelgeving, normen en kaders:

1. Regelgevende mandaten:
   Overheden wereldwijd verplichten e-facturatie om fraude tegen te gaan, transparantie te verbeteren en processen te stroomlijnen. Financiële leiders moeten door land-specifieke regels navigeren, elk met eigen eisen en deadlines.
2. Data privacy reguleringen:
   Met de toenemende bezorgdheid over privacy is het cruciaal om te voldoen aan regels zoals de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Financiële leiders moeten klant- en financiële gegevens zorgvuldig behandelen en in lijn met wetgeving omtrent gegevensbescherming.
3. Industriestandaarden:
   Organisaties voldoen vaak aan de standaarden van EESPA (European E-Invoicing Service Providers Association) en Peppol (Pan-European Public Procurement Online) voor e-facturatie en online aanbestedingen in Europa. Deze standaarden zorgen voor interoperabiliteit, compatibiliteit en een naadloze uitwisseling van elektronische facturen.
4. Interoperabiliteitsvereisten:
   Grensoverschrijdende activiteiten moeten voldoen aan normen voor e-facturen om samenwerking tussen systemen te waarborgen. Financiële leiders moeten ervoor zorgen dat hun e-facturatieoplossingen goed samenwerken met overheidsplatforms en systemen van partners.

Het compliance web ontwarren: Een stap-voor-stap gids

1. Op de hoogte blijven van reguleringen:
   Bijblijven met voortdurend veranderende reguleringen is essentieel. Financiële leiders moeten weten welke e-facturatie verplichtingen en regels gelden in de landen waar ze actief zijn. Werk samen met brancheverenigingen en regelgevende instanties voor tijdige updates.
2. Kies de juiste oplossing:
   Het selecteren van een e-facturatie oplossing die overeenkomt met de nalevingsvereisten is cruciaal. Zorg dat de oplossing facturen in de juiste formaten kan creëren, veilig kan verzenden en goed kan samenwerken met overheidsplatforms.
3. Valideer data nauwkeurigheid:
   Nauwkeurigheid is essentieel voor naleving. Implementeer valideringsmechanisme toe aan uw e-facturatie oplossing. Dit zorgt ervoor dat facturen correcte informatie bevatten voordat ze worden verstuurd.
4. Behoud audit sporen:
   Regelgeving vereist vaak het behoud van transactiegeschiedenis voor auditdoeleinden. Zorg dat uw e-facturatie oplossing sporen behoudt, zodat financiële transacties makkelijk gevold en geverifieerd kunnen worden.
5. Beveiligde gegevensuitwisseling:
   Gegevensbeveiliging is van groot belang bij e-facturatie naleving. Maak gebruik van versleuteling en beveiligde transmissieprotocollen om gevoelige financiële informatie te beschermen tijdens de uitwisseling.
6. Samenwerken met partners:
   E-facturatie naleving strekt zich uit tot uw partners en leveranciers. Werk samen om ervoor te zorgen dat ze zich aan de regels houden. Dit zorgt voor dat  facturen makkelijk uitgewisseld kunnen worden.

SPS Commerce: Leidende rol in begeleiding van financiële leiders bij naleving

SPS Commerce is een leider in e-facturatie en biedt oplossingen die voldoen aan regelgeving en normen. Financiële leiders kunnen de tools van SPS Commerce gebruiken voor eenvoudige e-facturatie naleving.

Het opbouwen van een cultuur van naleving en vertrouwen

Naleving is niet alleen een wettelijke vereiste, maar vormt ook de basis voor vertrouwen en transparantie. Organisaties die prioriteit geven aan naleving tonen hun toewijding aan ethische en verantwoorde financiële operaties. Deze inzet wordt gewaardeerd door partners, klanten en regelgevende instanties, en versterkt de reputatie van de organisatie.

Met vertrouwen de toekomst tegemoet

De reis naar e-facturatie naleving vereist waakzaamheid, begrip en de juiste tools. Financiële leiders die naleving omarmen als een hoeksteen van hun strategie, positioneren hun organisaties voor langdurig succes.

Financiële leiders zijn verantwoordelijk voor het leiden van de weg naar transparante en efficiënte financiële operaties. Ze blijven op de hoogte, kiezen de juiste oplossingen en bevorderen naleving om hun doelen te bereiken.

Met SPS Commerce als partner kunnen financiële leiders eenvoudig voldoen aan e-facturatie regels. met vertrouwen het landschap van e-facturatie naleving doorkruisen.

Organisaties die focussen op regels en wetten zijn de toekomst in financiën, omdat ze zich aanpassen aan veranderingen met eerlijkheid, vernieuwing en vooruitdenken.