Die Billentis-Studie

Das Analystenhaus Billentis stellte fest, dass multinationale Unternehmen im Durchschnitt zwischen 3 und 20 Dienstleister für die Bearbeitung ihrer eingehenden elektronischen Rechnungen und zwischen 20 und 160 Dienstleister für die ausgehende elektronische Rechnungsstellung und das elektronische Berichtswesen in Anspruch nehmen.

Obwohl die potenziellen Kosteneinsparungen und Effizienzgewinne durch die Digitalisierung und Automatisierung offensichtlich sind, gibt es nach wie vor Widerstände gegen die Einführung. Den Umfrageergebnissen zufolge waren die am häufigsten genannten Probleme technischer Natur, einschließlich der Datensicherheit (54 %), der Integration interner Systeme (45 %), der Implementierungskosten (39 %) und der allgemeinen Komplexität der Technologie (39 %). Dies bestätigt, dass die elektronische Rechnungsstellung eine Integrationsherausforderung ist, eine Herausforderung, die am besten “am Rande“ Ihres Unternehmens angegangen wird, wo Sie Ihre internen Anwendungen mit Ihren externen Partnern verbinden.

Die sich verändernde interne Landschaft mit isolierten Anwendungen in Verbindung mit externem Druck durch unterschiedliche regionale Vorschriften bereitet den Unternehmen echte Sorgen. Es überrascht daher nicht, dass 84 Prozent der Unternehmen einen einzigen globalen Partner für die Bewältigung der Herausforderungen der elektronischen Rechnungsstellung für geeignet halten. Die Unternehmen hatten eine lange Liste von Fähigkeiten, die sie von diesem Partner erwarteten, wie z. B. Integrations- und Onboarding-Know-how, die Bereitstellung in einer Cloud-basierten Umgebung mit integrierter Datensicherheit und vertragliche Zusicherungen der Compliance.

Zahlreiche Lösungen

Nach Angaben von Billentis nähert sich die Zahl der Anbieter von Dienstleistungen für die elektronische Rechnungsstellung inzwischen weltweit 2.000. Die von diesen Anbietern angebotenen Lösungen lassen sich in verschiedene übergeordnete Kategorien einteilen, wie z. B. Unternehmenssoftware (vor Ort), Dienstleistungen/SaaS/Cloud-Lösungen oder Nischenanwendungen, die in der Regel eine Ergänzung zu umfassenderen Lösungen darstellen, aber nur einen begrenzten Anwendungsbereich bieten. ERP-Anbieter, Supply-Chain-Automatisierungssuites, Vertrieb und Fulfillment (Auftragsverwaltung), P2P-Suites/e-Procurement (Sourcing/Spend), Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Dokumentenerfassung/-automatisierung (OCR), Steuerkonformität, Supply-Chain-Finanzierung, Zahlungsverkehr/Finanzdienstleistungen und BPO (Business Process Outsourcing) … die Liste ließe sich fortsetzen.

Alle diese Lösungsklassen bieten nur eine Teillösung für die zahlreichen und vielfältigen Herausforderungen der elektronischen Rechnungsstellung. Obwohl der Schwerpunkt dieser Lösungen unterschiedlich ist, bieten sie alle ähnliche Funktionen für den elektronischen Rechnungsprozess. Leider verdoppeln sie effektiv die Kosten und erhöhen die Komplexität in Bezug auf die technische Bereitstellung, den Support, die Einhaltung der Vorschriften und die Archivierung für Steuerprüfungszwecke.

Warum SPS Commerce die richtige Wahl ist

Als weltweiter Marktführer im Bereich B2B-Integration ist SPS Commerce einzigartig positioniert, um das Problem der elektronischen Rechnungsstellung zu lösen. SPS Commerce bietet seinen Kunden Skalierbarkeit und Flexibilität, mit einer Reihe von Lösungen für kleine Unternehmen bis hin zu den größten Unternehmen. Die Lösung für die elektronische Rechnungsstellung wird als einheitliche, cloudbasierte Unternehmensplattform bereitgestellt. SPS Commerce verfügt über aktive Invoices with Compliance, die die Funktionen für die elektronische Rechnungsstellung in die B2B-Plattform einbettet. Diese Plattform kann Unternehmen sofort mit einer bestehenden globalen Gemeinschaft von Kunden, Lieferanten und anderen Lieferkettenpartnern mit bewährten Integrationen verbinden. Unternehmen können von ungesicherten und risikoreichen E-Mail-/PDF-basierten Rechnungsprozessen auf die vollautomatisierte elektronische Rechnungsstellung umsteigen. Dies erfüllt die Anforderungen an die Datensicherheit und ermöglicht gleichzeitig eine engere Zusammenarbeit mit den Partnern in der Lieferkette.

Neben Rechnungen können Unternehmen mit der SPS Commerce Plattform auch ihre zugehörigen Geschäftsdokumente über die Plattform austauschen, um Industriestandards zu erfüllen und lokale Vorschriften und behördliche Auflagen einzuhalten. Die Plattform unterstützt jedes Dokumentenformat, jeden Technologiestandard und jedes Kommunikationsprotokoll, so dass sie in der Lage ist, automatisch e-Rechnungen für ausgehende Forderungen zu liefern und eingehende Kreditorenströme zu unterstützen.

Eingebaute Analysedienste können sicherstellen, dass die elektronische Rechnungsstellung eine integrierte Rolle bei der Verbesserung der Finanz- und Lieferkettenprozesse spielt. Sie reduziert die Kosten und Risiken, die mit manuellen Rechnungsprozessen und isolierten Einzellösungen verbunden sind, und verbessert gleichzeitig den Cashflow durch die Verringerung der Außenstandsdauer der Verkäufe. Strafen für verspätete Zahlungen werden reduziert, und Unternehmen erhalten vermehrt Zugang zu Frühzahlungsrabatten, so dass eine globale elektronische Rechnungsplattform wie SPS Commerce einen schnellen Return on Investment liefert, der sich selbst bezahlt macht.

Active Invoices with Compliance wurde mit Blick auf die Bedürfnisse globaler multinationaler Unternehmen entwickelt und bietet Unternehmen eine einzige, globale Plattform für die elektronische Rechnungsstellung, die durch fachkundige Dienstleistungen unterstützt wird, um den Handel mit einer Gemeinschaft von Partnern und Lieferanten weltweit zu erleichtern.

Serbien hat auf dem Gebiet der elektronischen Rechnungsstellung große Fortschritte gemacht. Das serbische Finanzministerium kündigte das Gesetz zur elektronischen Rechnungsstellung (Amtsblatt der RS, Nr. 44/2021 und 129/2021) für 2021 an. Das neue nationale System für die elektronische Rechnungsstellung trägt den Namen Sistem e-Faktura.

Die elektronische Rechnungsstellung in Serbien wird im Januar 2023 für alle Unternehmen und den öffentlichen Sektor verpflichtend werden. Der Umsetzungsprozess umfasst drei Phasen, vom 1. Mai 2022 bis zum 1. Januar 2023.

Letzte Aktualisierungen

Das serbische Parlament hat am 9. Dezember 2022 Änderungen des Gesetzes über die elektronische Rechnungsstellung verabschiedet, die am 1. Januar 2023 in Kraft treten. Das Gesetz gilt nicht für natürliche Personen, die keine Steuer für selbständige Erwerbstätigkeit zahlen. Die Frist für die elektronische Erfassung von Mehrwertsteuerberechnungen wird ab 1. Januar 2024 von 15 auf 10 Tage verkürzt. Änderungen gibt es auch bei den Anpassungen der zollbezogenen elektronischen Rechnungsstellung ab August 2024.

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Umfang des E-Invoicing-Systems

Das Gesetz über die elektronische Rechnungsstellung umfasst die Erstellung, den Übergang, den Empfang, die Verarbeitung und die Archivierung von elektronischen Rechnungen. Sowohl öffentliche als auch private Stellen (B2G und G2B), Transaktionen zwischen Steuerzahlern (B2B) und auch solche zwischen Behörden (G2G) sind für jede Transaktion verpflichtet.

Zeitplan für die Umsetzung

Die Umsetzung des neuen Systems wird schrittweise erfolgen, und der Zeitplan wird in drei Phasen abgeschlossen sein:

• Phase 1 (ab 1. Mai 2022): Unternehmen des privaten Sektors sind verpflichtet, elektronische Rechnungen an Behörden auszustellen, während die Behörden verpflichtet sind, elektronische Dokumente zu empfangen und zu archivieren (B2G-Transaktionen). Darüber hinaus sind die Behörden auch verpflichtet, elektronische Rechnungen für Geschäfte mit anderen Behörden zu versenden und zu empfangen (G2G-Transaktionen).
• Phase 2 (ab 1. Juli 2022): Öffentliche Stellen sind verpflichtet, elektronische Rechnungen an Unternehmen des privaten Sektors auszustellen und zu versenden (G2B-Transaktionen). Private Unternehmen werden verpflichtet sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren.
• Phase 3 (ab 1. Januar 2023): Die vollständige Umsetzung ist abgeschlossen und elektronische Rechnungen werden für den privaten Sektor bei gegenseitigen Transaktionen (B2B-Transaktionen) obligatorisch.

Technische Details des neuen E-Invoice-Systems

Eine elektronische Rechnung muss in Übereinstimmung mit der Norm EN 16931-3-2 im XML-Format ausgestellt und empfangen werden. Elektronische Rechnungen können auf verschiedene Arten übermittelt werden. Elektronische Rechnungen, die von Behörden ausgestellt oder empfangen werden, müssen dauerhaft im e-Invoice-System der Regierung archiviert werden. Elektronische Rechnungen, die von Unternehmen des Privatsektors erstellt und übermittelt werden, müssen dagegen ab dem Ende des Jahres, in dem die elektronische Rechnung ausgestellt wurde, zehn Jahre lang im System für elektronische Rechnungen oder im System des Dienstleisters (dem System des Vermittlers) aufbewahrt werden.

Bußgelder für die Nichteinhaltung von Vorschriften

Bußgelder variieren zwischen juristischen Personen und ihren verantwortlichen Vertretern. Stellt die Steuerbehörde beispielsweise fest, dass eine juristische Person die veröffentlichten Standards oder Termine nicht einhält, reichen die Bußgelder von 1.701 EUR bis 17.011 EUR, und die Spanne für den Vertreter beginnt bei 425 EUR bis 1.276 EUR.

Fazit

Nehmen Sie die digitale Revolution an und betrachten Sie SPS Commerce als Ihren führenden internationalen E-Invoicing-Anbieter.

Ganz gleich, ob Sie Unternehmer, Buchhalter oder neugieriger Lernender sind – wenn Sie sich für unseren Newsletter über die Entwicklungen im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung und vieles mehr anmelden, können Sie bessere Entscheidungen treffen und Ihre Finanzprozesse rationalisieren.

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Fragen

Die globale Landschaft für E-Invoicing Compliance

Die globale Landschaft für die Einhaltung der Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung ist so vielfältig wie die Länder, die sie bilden. Jedes Land hat seine eigenen Vorschriften und Normen für die elektronische Rechnungsstellung. So hat die Europäische Union beispielsweise die Europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung eingeführt, während Länder wie Mexiko und Brasilien ihre eigenen spezifischen Anforderungen haben.

Außerdem ist diese Landschaft nicht statisch. Sie entwickelt sich ständig weiter, denn es werden neue Vorschriften eingeführt und bestehende aktualisiert. Mit diesen Änderungen Schritt zu halten, ist nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern auch ein strategischer Vorteil.

Europa/ die EU

Die Richtlinie über das öffentliche Auftragswesen aus dem Jahr 2014 verlangt von allen EU-Mitgliedstaaten, dass die Behörden “e-Invoicing-ready” sind, d. h. dass sie in der Lage sind, elektronische Rechnungen von Lieferanten zu empfangen. Einige EU-Länder gingen noch einen Schritt weiter und zwangen die Lieferanten, elektronische Rechnungen für alle Warenlieferungen zwischen Unternehmen und Behörden (B2G) auszustellen. Da ein CTC-Ansatz das Post-Audit-Modell ablöst, kommen zu den frühen B2G-Mandaten nun auch die entsprechenden B2B-Mandate hinzu.

Die Türkei und Italien haben bereits ausgereifte Mandate für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich, und Frankreich, Deutschland, Spanien, Belgien und Polen sind dabei, solche Mandate einzuführen. Bei den Mandaten für die elektronische Rechnungsstellung ist nur eine geringe Standardisierung zu beobachten, da nur wenige Länder gemeinsame Standards wie Peppol verwenden. Einige Länder, die sich auf die elektronische Berichterstattung konzentrieren, um die elektronische Rechnungsstellung mit anderen Steuerunterlagen und Transaktionsdaten zu kombinieren, haben SAF-T (Standard Audit File for Tax) eingeführt.

Nordamerika

Kanada hat ein Mehrwertsteuersystem, aber es gibt da kaum Steuerbetrug. In den Vereinigten Staaten gibt es keine Mehrwertsteuerregelung. In beiden Ländern sind die Vorschriften daher minimal. Trotz der fehlenden rechtlichen Hindernisse und der vielen potenziellen Vorteile wird die elektronische Rechnungsstellung von Privatunternehmen nur langsam eingeführt. Das OMB (Office of Management and Budget) hat sein Interesse an der elektronischen Rechnungsstellung im B2G-Bereich bekundet, und die Federal Reserve hat im Rahmen der “Business Payments Coalition” eine Initiative gestartet, um einen technischen Standard für die Rechnungsstellung und einen Interoperabilitätsrahmen für den US-Markt zu definieren.

Das definierte Modell ist ein offener Rahmen für die elektronische Rechnungsstellung, der lose auf dem Peppol-Ansatz basiert und keine größeren Anforderungen oder Hindernisse durch das Gesetz vorsieht. Auch wenn die Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung für viele US-Unternehmen nicht direkt relevant sind, da sie nur für inländische elektronische Rechnungen gelten, müssen diejenigen, die im Ausland in einem Mehrwertsteuersystem tätig sind, sie dennoch zur Kenntnis nehmen. Darüber hinaus können Unternehmen in den USA durch die Umstellung auf eine vollautomatische elektronische Rechnungsstellung erhebliche Kosteneinsparungen und betriebliche Effizienzsteigerungen erzielen.

Lateinamerika

Mexiko und Brasilien waren die Vorreiter bei der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung in Echtzeit, und ihr Ansatz hat sich schnell zum Standard für die elektronische Rechnungsstellung in der Region entwickelt. Länderübergreifende Mandate wurden seitdem unter anderem in Argentinien, Chile, Kolumbien, Costa Rica, Ecuador, Guatemala, Honduras und Peru eingeführt. In vielen lateinamerikanischen Ländern haben die Steuersysteme begonnen, auch Transportdokumente, Gehaltsabrechnungen usw. einzubeziehen, um einen breiteren Überblick über die Steuerprozesse zu erhalten.

Globale Einhaltung der Rechnungsstellung: Das Zuckerbrot und die Peitsche

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung bringt zwar eindeutig Effizienzgewinne, die zu Kosteneinsparungen und Cashflow führen – ein saftiges Zuckerbrot für diejenigen, die die elektronische Rechnungsstellung einführen -, aber es gibt auch eine sehr große Peitsche. Die Nichteinhaltung von Vorschriften kann erhebliche geschäftliche und finanzielle Nachteile mit sich bringen:

– Bußgelder
Die Bußgelder variieren zwar von Land zu Land, aber in einigen EU-Staaten können Unternehmen mit bis zu 2.000 Euro oder mehr pro Rechnung rechnen. Handelspartner, die in eine Prüfung einbezogen werden, können ebenfalls bestraft werden.

– Rechtliche Sanktionen
Die Nichteinhaltung von Vorschriften kann mit Steuerhinterziehung gleichgesetzt werden, so dass Unternehmen mit steuer- und strafrechtlichen Sanktionen rechnen müssen.

– Verlust der Mehrwertsteuerrechte
Unternehmen, die nicht in der Lage sind, ihre Einkäufe nachzuweisen, müssen unter Umständen die Vorsteuer zurückzahlen, möglicherweise mehr als ihre ursprüngliche Gewinnspanne.

– Prüfungen von Handelspartnern 
Wenn eine Steuerbehörde die Aktivitäten von Handelspartnern prüft und verifiziert, kann die Geschäftsbeziehung belastet werden.

– Geografische Rechtshilfeverfahren
Prüfer können bei ihren Nachforschungen Untersuchungen in anderen Ländern veranlassen, was mehr Zeit in Anspruch nimmt und die potenzielle Gefährdung erhöht.

– Langwierige Audits 
Prüfungen können wochen- oder sogar monatelang Expertenressourcen beanspruchen und möglicherweise zusätzliche Ermittlungen nach sich ziehen. Ein Viertel der von IDG befragten Unternehmen gab zu, in den letzten 12 Monaten eine oder mehrere dieser Auswirkungen der Nichteinhaltung von Vorschriften erlebt zu haben, wobei staatliche Prüfungen und Steuerbetrug am häufigsten vorkamen.

Im Jahr 2022 schaffte die tschechische Regierung diese Verpflichtung mit Wirkung vom Januar 2023 ab, da die Zahl der Bargeldtransaktionen zurückging. Somit gibt es in der Tschechischen Republik derzeit keine verpflichtende digitale Meldepflicht. Die Steuerzahler können ihre Umsatzdaten bis zum 31. Dezember 2023 auf freiwilliger Basis melden.
Obwohl es keine obligatorische Verpflichtung gibt, sollten elektronische Rechnungen für B2G-Transaktionen akzeptiert werden, wenn sie in einem mit dem europäischen Standard für die elektronische Rechnungsstellung kompatiblen Format ausgestellt sind. Öffentliche Auftraggeber sollten nicht in der Lage sein, eine elektronische Rechnung abzulehnen, wenn sie in diesem Format vorliegt.

Gesetzgebung und Compliance

• Oktober 2016: Öffentliche Auftraggeber in der Tschechischen Republik dürfen eine von einem Wirtschaftsteilnehmer ausgestellte elektronische Rechnung nicht mehr zurückweisen, wenn sie in einem mit der europäischen Norm kompatiblen Format ausgestellt wurde.
• April 2019: Die Richtlinie 2014/55/EU wurde in nationales Recht umgesetzt. Infolgedessen müssen alle öffentlichen Stellen in der Lage sein, elektronische Rechnungen in Übereinstimmung mit der Europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931) zu empfangen und zu verarbeiten.

E-Invoicing-Formate

Die folgenden Formate werden in der Tschechischen Republik üblicherweise für die elektronische Rechnungsstellung verwendet:
•    ISDOC
•    EDIFACT
•    UBL 2.1

Das nationale E-Invoicing-Netzwerk

Die Tschechische Republik betreibt das Národní elektronický nástroj (NEN) als ihr nationales E-Invoicing-Netzwerk.

Steuerbehörde und eSignatur

• Steuerbehörde: Das Finanzministerium überwacht die Einhaltung der E-Invoicing-Vorschriften.
• eSignatur: Für elektronische Rechnungen nicht erforderlich.

Echtzeit-Meldung / Fiskalisierung

Die obligatorische Echtzeit-Meldung und -Fiskalisierung in der Tschechischen Republik trat am 1. Dezember 2016 gemäß dem Gesetz zur elektronischen Registrierung von Verkäufen (EET) in Kraft. Dieses Gesetz gilt für B2B-, B2C- und B2G-Unternehmen, einschließlich des Gastgewerbes, des Einzel- und des Großhandels. Alle Meldungen müssen in Echtzeit an die tschechische Finanzverwaltung übermittelt werden. Verstöße gegen diese Verordnung können zu hohen Geldstrafen führen.

Letzte Aktualisierungen

Schweden startet Initiative zur elektronischen Rechnungsstellung und digitalen Mehrwertsteuer: Die schwedische Steuerbehörde (Skatteverket) prüft derzeit drei verschiedene Modelle, um die von der Europäischen Kommission (EK) vorgeschlagenen Anforderungen an die elektronische Mehrwertsteuer (DRR) zu erfüllen.

Am 14. Februar 2025 kündigte die schwedische Zollbehörde (Tullverket) die Einführung von Peppol BIS Billing für die Fakturierung von Zöllen, Steuern und Gebühren an – ab dem 1. März 2025. Diese Ankündigung bedeutet, dass die Kunden, die Rechnungen über das derzeitige EDI-Format erhalten, eine Verbindung zu Peppol herstellen müssen, um die elektronischen Rechnungen zu erhalten.

Rechtsvorschriften

Das Gesetz über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor trat am 1. April 2019 in Kraft. Ab dem 1. Dezember 2019 müssen alle Auftraggeber im öffentlichen Sektor (zentrale Regierungsbehörden, Kommunen und Regionen) in Peppol registriert sein. In Schweden ist der Standard, der die Anforderungen des neuen Gesetzes erfüllt, als Peppol BIS Billing 3.0 bekannt.

Das Gesetz über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen:

• Ist am 1. April 2019 in Kraft getreten;
• es deckt den gesamten Prozess der öffentlichen Auftragsvergabe ab, sowohl oberhalb als auch unterhalb der EU-Schwellenwerte, und schließt die direkte Auftragsvergabe ein;
• das Gesetz schreibt vor, dass Lieferanten des öffentlichen Sektors für alle Verträge, die nach dem 1. April 2019 unterzeichnet werden, elektronische Rechnungen versenden müssen;
• der öffentliche Sektor muss in der Lage sein, elektronische Rechnungen gemäß der europäischen Norm EN 16931 zu empfangen und zu verarbeiten. Es gibt jedoch einige Ausnahmen, z. B. in Bezug auf die nationale Sicherheit und den Schutz der Privatsphäre;
• Digg, die Agentur für digitale Verwaltung, kann gegen Anbieter, die sich nicht an das Gesetz halten, Geldstrafen verhängen;
• das Gesetz erlaubt die Verwendung anderer/älterer Formate, die in bilateralen Vereinbarungen festgelegt werden können;
• Digg hat eine begleitende Verordnung erlassen, nach der alle öffentlichen Einrichtungen in Peppol registriert sein müssen.

Die elektronische Rechnungsstellung wird in Schweden seit 2008 eingeführt, als die schwedische Finanzverwaltungsbehörde (Ekonomistyrningsverket / ESV) sie für die Lieferanten der schwedischen Zentralregierung zur Pflicht machte. Das Gesetz zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor trat am 1. April 2019 in Kraft. Ab dem 1. Dezember 2019 müssen alle Auftraggeber des öffentlichen Sektors in Peppol registriert sein.

Warum E-Rechnung?

Die elektronische Rechnungsstellung bietet zahlreiche Vorteile, u. a. Zeitersparnis, da die Rechnungen nicht mehr gedruckt, frankiert und versandt werden müssen. Sie bietet eine bessere Kontrolle über die Rechnungen, und die Kunden erhalten die Rechnungen schneller. Wenn Sie als Lieferant eine elektronische Rechnung senden, wird diese direkt in die Buchhaltungssoftware Ihres Kunden eingegeben und automatisch registriert.

Als Portugal am 16. April 2014 die EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung verabschiedete, wurde klar, dass die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und Behörden (B2G) landesweit verpflichtend sein würde. Staatliche und öffentliche Behörden müssen die Plattform von eSPap nutzen, um Rechnungen zu empfangen. Die Anbieter müssen UBL 2.1 CIUS-PT oder CEFACT CIUS-PT verwenden, um signierte elektronische Rechnungen zu versenden. Um Sie mit den aktuellsten Informationen zu versorgen, finden Sie unten die zuletzt veröffentlichten Fristen, Informationen über die nationale Koordinierungsstelle, den portugiesischen Rechnungsstandard und mehr.

eSPap und der Invoice-Standard CIUS-PT 

eSPap (Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública) ist die Koordinierungsstelle für die Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung (E-Invoicing) in Portugal. Mit dem Gesetzesdekret 123/2018 vom 28. Dezember 2018 wurde eSPap die Befugnis erteilt, Folgendes zu tun:

• Festlegung technischer und funktionaler Anforderungen zur Unterstützung der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung
• Entwicklung von Support-Tools für die sich beschäftigenden Parteien
• Bereitstellung einer Lösung für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen

Im Gegensatz zu vielen anderen Ländern in der Europäischen Union gibt es in Portugal keine nationale Peppol-Behörde. In solchen Situationen, in denen es in einem Land keine nationale Peppol-Behörde gibt, fungiert OpenPeppol AISBL als Behörde.

Die akzeptierten Rechnungsformate für die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich in Portugal sind UBL 2.1 “CIUS-PT” und CEFACT “CIUS-PT”. Diese Rechnungsformate entsprechen der europäischen Norm EN 16931-1.

FE-AP und B2AP 

Die Umsetzung der sogenannten Electronic Invoice Solution in der öffentlichen Verwaltung basiert auf zwei Lösungen für die elektronische Rechnungsstellung:

• Business to AP (B2AP): Dieses Portal ist für Lieferanten von Regierungsbehörden gedacht, um die elektronische Rechnungszustellung und den Status zu überwachen (in einer Pilotphase)
• Portal für die elektronische Rechnungsstellung in der öffentlichen Verwaltung (FE-AP): Dieses Portal ist für Regierungsbehörden bestimmt und dient dem Empfang und der Überprüfung von Rechnungen (in Produktion)

Die FE-AP-Lösung wurde von drei Kunden der GeRFiP-Lösung erprobt und wird nun schrittweise an öffentliche Einrichtungen verteilt. FE-AP bietet die Möglichkeit, Rechnungen und Korrekturdokumente in elektronischer Form zu empfangen und die Kontrolle und Überwachung in allen Phasen des Prozesses zu gewährleisten. Diese Lösung steht jeder öffentlichen Einrichtung zur Verfügung und bietet eine direkte Integration mit der GeRFiFiP-Lösung sowie mit Webdiensten oder jedem anderen Buchhaltungs- oder Dokumentenverwaltungssystem.

Wichtige Fristen und deren Einhaltung    

Portugal war eines der ersten Länder, das die von der Europäischen Union gesetzte Frist eingehalten hat. Die portugiesischen Behörden können seit dem 18. April 2019 elektronische Rechnungen erhalten. Wie bereits erwähnt, führt Portugal die elektronische Rechnungsstellung jedoch in mehreren Phasen ein, wobei die nächste Phase darin besteht, die Lieferanten der Regierung zum Versand elektronischer Rechnungen zu verpflichten.

Aber das ist noch nicht alles. Für verschiedene Arten von Unternehmen (definiert von der Europäischen Kommission (Empfehlung 2003/361/EG)) gelten unterschiedliche Fristen:

• GROSSE UNTERNEHMEN, d. h. Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten, einem Jahresumsatz von mehr als 50 Mio. EUR oder einer Jahresbilanzsumme von mehr als 43 Mio. EUR, sind verpflichtet, ab dem 1. Januar 2021 elektronische Rechnungen zu versenden.
• MITTELSTÄNDISCHE UNTERNEHMEN, die weniger als 250 Personen beschäftigen und deren Jahresumsatz 50 Mio. EUR und/oder deren Jahresbilanzsumme 43 Mio. EUR nicht übersteigt, sind verpflichtet, ab dem 1. Juli 2021 elektronische Rechnungen zu übermitteln
• KLEINE UNTERNEHMEN mit weniger als 50 Beschäftigten und einem Jahresumsatz und/oder einer Jahresbilanzsumme von höchstens 10 Mio. EUR müssen ab dem 1. Juli 2021 elektronische Rechnungen übermitteln.
• KLEINSTUNTERNEHMEN mit weniger als 10 Beschäftigten und einem Jahresumsatz und/oder einer Jahresbilanzsumme von höchstens 2 Mio. EUR müssen ab dem 1. Januar 2022 elektronische Rechnungen übermitteln.

Anforderungen für elektronische Rechnungen in Portugal

Jede elektronische Rechnung muss die folgenden Angaben enthalten:

• Eindeutige Rechnungskennung (Übermittlungsdatum, Firmenangaben und Empfänger)
• QR-Code ab dem 1. Januar 2022
• ATCUD ab dem 1. Januar 2023
• Eine elektronische Signatur in elektronischen Rechnungen im PDF-Format, um sicherzustellen, dass sie ab dem 1. Juli 2022 gültig sind.

Die Unternehmen sollten über ein System verfügen, das die Gültigkeit der Unterschrift bis zum 31. Juli 2022 überprüft. Die Autoridade Tributária e Aduanera (AT) muss ein System oder eine Softwarelösung für Unternehmen zertifizieren, um den ATCUD und den QR-Code hinzuzufügen.

ATCUD ist eine eindeutige ID-Nummer in einer Rechnung und ist ein Fragment der Informationen des QR-Codes. Die ATCUD-Nummer hat das folgende Format: ATCUD: Validation Code-Sequential number.

Der Steuerzahler erhält den ersten Teil des ATCUD (Validierungscode), indem er dem Finanzamt die Dokumentenserie mitteilt. Der Steuerpflichtige muss auch andere Angaben wie die Art des Dokuments und die erste Dokumentennummer der Serie machen. Danach liefert AT einen Validierungscode, der mindestens ein Steuerjahr lang für die gesamte Dokumentenserie gültig ist. Die fortlaufende Nummer (zweiter Teil des ATCUD) ist die Nummer, die innerhalb der Dokumentenserie folgt.

Aktueller Stand der E-Rechnungsstellung in Malta

Derzeit ist die elektronische Rechnungsstellung in Malta noch nicht obligatorisch. Die maltesische Regierung fördert jedoch aktiv die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung als Teil ihrer nationalen Strategie “Digitales Malta”. Die Strategie ist das Ergebnis der Teilnahme Maltas an dem von der EU finanzierten Projekt “eInvoicing4Islands”, das zwischen Juni 2019 und dem dritten Quartal 2021 durchgeführt wurde.

Trotz des Fehlens einer obligatorischen E-Invoicing-Plattform ist das Finanzministerium mit Unterstützung der Malta Information Technology Agency (MITA) dabei, eine Corporate Financial Management Solution (CFMS) zu implementieren. Diese Lösung wird die Verarbeitung elektronischer Rechnungen in der gesamten Zentralregierung umfassen.

Stand der Umsetzung des europäischen Standards für E-Invoicing

Der E-Invoicing-Ausschuss, der sich aus Interessenvertretern der maltesischen Regierung zusammensetzt, hat sich darauf geeinigt, die Peppol BIS Billing 3.0 und ihre Core Invoice Usage Specification (CIUS) zu übernehmen. Um dies tun zu können, wurde Malta Endbenutzermitglied bei OpenPeppol.

Sowohl die Zentralregierung als auch die subzentralen Behörden werden in der Lage sein, elektronische Rechnungen über das Peppol e-Delivery-Netzwerk oder über ein Lieferantenportal zu erhalten. In den subzentralen Behörden gibt es verschiedene Lösungen in den unterschiedlichen Einheiten. Bestehende Lösungen können daher weiter genutzt werden. In diesem Zusammenhang wird von den öffentlichen Auftraggebern und Einrichtungen (gemäß der Definition in der Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung) erwartet, dass sie den Zugang zu einer elektronischen Rechnungsstellung einrichten, die den Empfang und die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen nach europäischem Standard über das Peppol eDelivery-Netzwerk unterstützt.

Ansatz für den Empfang und die Verarbeitung von E-Invoices

Da Malta das Peppol BIS Billing 3.0 einführen wird, wird es in der Lage sein, elektronische Rechnungen über das Peppol e-Delivery-Netzwerk zu empfangen. Außerdem wird ein Lieferantenportal zur Verfügung gestellt, in das die Lieferanten ihre Rechnungsdaten eingeben und an das entsprechende Ministerium, die Behörde, die Einrichtung oder die Gemeinde senden können. Dieses Portal ist gerechtfertigt, da die meisten Lieferanten ihre Systeme noch nicht für die automatische Erstellung von elektronischen Rechnungen eingerichtet haben.

Die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung werden maximiert, wenn die Erstellung, der Versand, die Übermittlung, der Empfang und die Bearbeitung einer Rechnung vollständig automatisiert werden können. Es wird erwartet, dass die weit verbreitete Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in der EU zu erheblichen wirtschaftlichen Vorteilen führen wird.

Die Umstellung von Papierrechnungen auf vollautomatische elektronische Rechnungen ermöglicht es öffentlichen Stellen, die Waren oder Dienstleistungen einkaufen, die Geschäftskosten zu senken und zur Modernisierung der inländischen Zahlungsinfrastruktur beizutragen. Dies wird erreicht durch:

• Automatisierte Validierung und Import von Informationen in Zahlungs- und Buchhaltungssysteme, was zu einer schnelleren und kostengünstigeren Verarbeitung führt und die manuelle Dateneingabe überflüssig macht.
• Effiziente Kontrolle des Bargeldflusses, der für Unternehmen zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs unerlässlich ist.
• Senkung der Liefer- und Druckkosten und Wegfall von Papierarchiven, Umschlägen, Papier und Briefmarken, wodurch die Materialkosten und die Umweltbelastung gesenkt werden.
• Abschaffung der manuellen Dateneingabe und Verringerung von Datenfehlern, wodurch der Zeitaufwand für den Rechnungsabschluss und die Suche nach Unstimmigkeiten erheblich reduziert wird.
• Erhöhung der Transparenz des gesamten Procure-to-Pay (P2P)-Zyklus, wodurch die Unternehmen einen besseren Überblick über den gesamten Prozess erhalten.
• Zugang der Lieferanten zu allen Statusinformationen der elektronischen Rechnung, was den Zeitaufwand für die Bearbeitung von Lieferantenanfragen erheblich reduziert.

Für elektronische Rechnungen ist keine elektronische Signatur erforderlich, und der Archivierungszeitraum beträgt 6 Jahre.

Die Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung in Malta

Die Europäische Kommission hat einen Vorschlag für digitale Meldepflichten und elektronische Rechnungsstellung angenommen, der die europäische Mehrwertsteuer in den kommenden Jahren modernisieren soll. Dieser Vorschlag unterstreicht die ehrgeizige Vision der Europäischen Kommission für die Digitalisierung der Mehrwertsteuerberichterstattung, deren Umsetzung Anfang 2028 beginnen soll.

Der Vorschlag beinhaltet die Verpflichtung, strukturierte elektronische Rechnungen für alle innergemeinschaftlichen Lieferungen von Gegenständen und Dienstleistungen auszustellen und die Daten dieser Rechnungen nahezu in Echtzeit an das elektronische Portal der zuständigen nationalen Mehrwertsteuerbehörden zu übermitteln. Dies wäre für alle Unternehmen, die im grenzüberschreitenden Handel innerhalb der EU tätig sind, mit erheblichen System- und Prozessänderungen sowie Investitionen verbunden.

Fazit

Nehmen Sie die digitale Revolution an und betrachten Sie SPS Commerce als Ihren führenden internationalen E-Invoicing-Anbieter.

Egal, ob Sie ein Geschäftsinhaber, ein Buchhalter oder ein neugieriger Lernender sind, wenn Sie unseren Newsletter über Entwicklungen im Bereich E-Invoicing und mehr abonnieren, können Sie bessere Entscheidungen treffen und Ihre Finanzprozesse rationalisieren.

Haben Sie Fragen zu E-Invoicing? Kontaktieren Sie unsere Experten!

Im Zeitalter des raschen technologischen Fortschritts haben die rechtlichen Rahmenbedingungen Mühe, mit der digitalen Revolution Schritt zu halten. Die elektronische Rechnungsstellung, einst ein aufkommender Trend, hat sich inzwischen zu einem weltweiten Standard entwickelt.

Regierungen und Aufsichtsbehörden erlassen Gesetze, die Unternehmen zur Einführung der elektronischen Rechnungsstellung verpflichten, um Prozesse zu rationalisieren, die Transparenz zu erhöhen und Steuerhinterziehung zu bekämpfen. CFOs müssen einen proaktiven Ansatz zur Einhaltung der Vorschriften verfolgen, um sich in dem sich ständig verändernden Geschäftsumfeld zurechtzufinden.

Die Komplexität von grenzüberschreitenden Geschäften

Grenzüberschreitende Unternehmen stehen bei der Gesetzgebung zur elektronischen Rechnungsstellung vor zusätzlichen Herausforderungen. Verschiedene Länder haben unterschiedliche Vorschriften, Formate und Anforderungen. Um sich in diesem komplexen Geflecht zurechtzufinden, muss man die lokalen Vorschriften kennen und gleichzeitig einen globalen Blickwinkel bewahren. CFOs müssen sicherstellen, dass ihre E-Invoicing-Lösungen nahtlos an die Komplexität der verschiedenen Rechtssysteme angepasst werden können.

Compliance als strategischer Vorteil

Compliance ist nicht nur eine Frage des Ankreuzens von Kästchen, sondern ein strategischer Vorteil. Unternehmen, die sich proaktiv an die E-Invoicing-Vorschriften halten, positionieren sich als vertrauenswürdige und transparente Partner. Die Einhaltung der Vorschriften bietet auch betriebliche Vorteile – eine schnelle und genaue Rechnungsverarbeitung, ein geringeres Risiko von Strafzahlungen und vereinfachte Audits. Durch die Einhaltung von Vorschriften verbessern CFOs den Ruf und die Effizienz ihres Unternehmens.

Der Leuchtturm der Compliance

Wenn man sich mit den zahlreichen Gesetzesänderungen auseinandersetzen muss, ist es wichtig, mit einem Experten zusammenzuarbeiten. SPS Commerce, ein Pionier auf dem Gebiet der E-Invoicing-Lösungen, gibt CFOs die Werkzeuge an die Hand, mit denen sie der E-Invoicing-Gesetzgebung immer einen Schritt voraus sind. Die Lösungen von SPS Commerce sind mit einem tiefgreifenden Verständnis der globalen Vorschriften entwickelt worden und gewährleisten eine nahtlose Einhaltung der Vorschriften in verschiedenen Rechtsordnungen.

Ein genauerer Blick auf die Compliance Essentials

1. EESPA- und Peppol-Teilnahme: Die aktive Beschäftigung mit Organisationen wie EESPA (European E-Invoicing Service Providers Association) und Peppol (Pan-European Public Procurement Online) ist ein Zeichen für das Engagement für Branchenstandards. Das Engagement von SPS Commerce in diesen Organisationen stellt sicher, dass ihre Lösungen zu 100 % mit den sich entwickelnden Vorschriften übereinstimmen.
2. Kompetenz in lokalen Vorschriften: Die E-Invoicing-Gesetzgebung variiert von Land zu Land. Die Lösungen von SPS Commerce sind auf die lokalen Vorschriften zugeschnitten und stellen sicher, dass CFOs die Komplexität von grenzüberschreitenden Transaktionen sicher bewältigen können.
3. Überwachung der Einhaltung: Die Gesetze zur elektronischen Rechnungsstellung ändern sich ständig. SPS Commerce überwacht die regulatorischen Änderungen genau und hält seine Lösungen auf dem neuesten Stand, um die neuesten Anforderungen zu berücksichtigen. CFOs können sicher sein, dass ihre elektronischen Rechnungsstellungsprozesse vollständig konform sind.
4. Integration mit Regierungsplattformen: In Ländern, in denen Regierungen E-Invoicing-Plattformen anbieten, ist eine nahtlose Integration entscheidend. Die Lösungen von SPS Commerce ermöglichen eine direkte Integration mit diesen Plattformen, was die Einhaltung der Vorschriften vereinfacht und die Effizienz steigert.

Die Einhaltung von Vorschriften als Geschäftsfaktor nutzen

Die E-Invoicing-Gesetzgebung stellt zwar eine Herausforderung dar, bietet aber auch Chancen für strategische Veränderungen. CFOs können Compliance-Initiativen nutzen, um die betriebliche Effizienz zu steigern, die Beziehungen zu Partnern zu verbessern und ihr Unternehmen als Leuchtturm der Transparenz zu positionieren. E-Invoicing, das auf die Einhaltung von Vorschriften ausgerichtet ist, bereitet Unternehmen auch auf die Zukunft vor, da Regierungen auf der ganzen Welt weiterhin E-Invoicing-Vorschriften durchsetzen.

Der Weg nach vorn: Mit Zuversicht navigieren

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein proaktiver und strategischer Ansatz erforderlich ist, um die sich ständig ändernde Gesetzgebung zur elektronischen Rechnungsstellung zu bewältigen. CFOs können dieses Terrain mit erfahrenen Partnern wie SPS Commerce souverän meistern. Die Einhaltung von Vorschriften ist entscheidend, um Unternehmen zu Spitzenleistungen zu führen.

Mit einem tiefgreifenden Verständnis lokaler Vorschriften, aktivem Engagement in Branchengremien und Lösungen, die auf die sich entwickelnden Anforderungen abgestimmt sind, versetzt SPS Commerce CFOs in die Lage, die E-Invoicing-Gesetzgebung mit Zuversicht und Weitsicht zu meistern.

Die Gesetzgebung im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung entwickelt sich ständig weiter, so dass CFOs die Einhaltung der Vorschriften gewährleisten und die betriebliche Effizienz verbessern können. Indem CFOs die Einhaltung von Vorschriften als Geschäftsfaktor begreifen, positionieren sie ihre Unternehmen als Vorreiter bei der digitalen Transformation von Finanzoperationen.

Mit dem Inkrafttreten der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung wurde klar, dass die Niederlande – und alle anderen Länder in der EU – die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und Behörden (B2G) verbindlich vorschreiben müssen. Für die Niederlande ist diese Frist längst verstrichen, und heute gewinnt die elektronische Rechnungsstellung an Schwung – sogar im B2B-Bereich!

In den Niederlanden müssen alle öffentlichen und auftraggebenden Behörden in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Die Einführung von E-Invoicing wurde durch die Annahme des Peppol-Rahmens für die Einrichtung einer Austauschinfrastruktur vollzogen. Derzeit haben alle niederländischen Behörden direkte oder indirekte Verbindungen zur Peppol-Infrastruktur. Dabei handelt es sich um den so genannten DIGIPOORT, der für den Empfang von elektronischen Rechnungen genutzt wird.

Aus globaler Sicht ist klar, dass die elektronische Rechnungsstellung nicht mehr wegzudenken ist und sich insbesondere in den Niederlanden als bevorzugte Methode für den Rechnungsaustausch durchsetzt – unabhängig von der Branche.

E-Invoicing ist in der heutigen B2G- und B2B-Umgebung nicht mehr wegzudenken, und wir erwarten, dass es in den Niederlanden nur noch weiter zunehmen wird. Aber fangen wir am Anfang an….

Bisherige Geschichte der elektronischen Rechnungsstellung

Die elektronische Rechnungsstellung wurde in den Niederlanden am 1. Januar 2011 eingeführt. Von diesem Zeitpunkt an waren die zentralen Regierungsbehörden gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen über Digipoort, den zentralen Knotenpunkt, über den der Nachrichtenverkehr für die Regierung abgewickelt wird, zu empfangen und zu verarbeiten.

Die Verpflichtung, elektronische Rechnungen zu versenden, wurde am 1. Januar 2017 auf die Lieferanten der Zentralregierung ausgedehnt. Dies wurde jedoch erst im August 2019 streng überwacht und durchgesetzt; die Zentralregierung wollte den Unternehmern Zeit geben, sich auf die neue Art der Rechnungsstellung vorzubereiten.

Am 18. April 2019 wurde die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung auf alle niederländischen subzentralen Regierungen (zusätzlich zu den Zentralregierungen), Regierungsorganisationen und andere öffentliche Auftraggeber ausgeweitet. Dies bedeutete, dass auch diese öffentlichen Stellen in der Lage sein mussten, elektronische Rechnungen von ihren Lieferanten im europäischen Standardformat zu empfangen und zu verarbeiten.

Dies bedeutete jedoch nicht, dass alle niederländischen Behörden bis April 2019 vollständig auf die elektronische Rechnungsstellung umgestellt hatten. Denn ihre Lieferanten waren nicht gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen zu versenden – die Behörden mussten lediglich in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, falls sich eine beliebige Anzahl ihrer Lieferanten dafür entschied. Es überrascht nicht, dass sich die meisten Lieferanten dafür entschieden, an ihrer gewohnten Geschäftspraxis festzuhalten. Sie zögerten, auf die elektronische Rechnungsstellung umzusteigen, weil sie lieber die Papierrechnungen oder eingescannten PDF-Dateien verschickten, die sie seit Jahren erstellt hatten. In der Praxis kommt diese Situation immer noch regelmäßig vor.

All dies und die Tatsache, dass die niederländische Zentralregierung die elektronische Rechnungsstellung bis August 2019 nicht streng überwacht oder durchsetzt, führte dazu, dass sich die elektronische Rechnungsstellung in den Niederlanden erst fast 10 Jahre nach ihrer Einführung im Jahr 2011 wirklich durchsetzen konnte.

Und damit sind wir beim heutigen Stand. Die Niederlande sind endlich an einem Punkt angelangt, an dem genügend Organisationen des öffentlichen und privaten Sektors die elektronische Rechnungsstellung eingeführt haben, so dass ihre Vorteile in der Geschäftswelt in größerem Umfang wahrgenommen werden. Obwohl es auf staatlicher Ebene kein Mandat für Lieferanten gibt, elektronische Rechnungen zu versenden, stellen wir fest, dass immer mehr Behörden ihre Lieferanten zur Umstellung ermutigen, indem sie ihnen das “Warum” hinter etwas vermitteln, das sonst nur eine Unannehmlichkeit zu sein scheint. Und mit Hilfe von Onboarding-Services von Dienstleistern wie SPS Commerce kann der Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung für Lieferanten ganz einfach sein.

Wie kann ich mit der elektronischen Rechnungsstellung beginnen?

Wenn Sie ein Lieferant sind, gibt es verschiedene Möglichkeiten, elektronische Rechnungen zu versenden. Der erste Schritt besteht also darin, zu ermitteln, welche Lösung für Sie und Ihre spezifischen Anforderungen die richtige ist. Um dies herauszufinden, können Sie zunächst die Anzahl der Rechnungen, die Sie pro Monat oder Jahr versenden, sowie die Anzahl Ihrer Kunden berechnen. Danach sollten Sie auch die Möglichkeiten Ihrer IKT-Infrastruktur bewerten. Wenn Sie ein Käufer sind, ist der anfängliche “Einstiegsprozess” praktisch derselbe, nur andersherum natürlich.

Wenn Sie in den Niederlanden mit B2G E-Invoicing beginnen, ist die niederländische Regierung an das sichere Peppol-Netzwerk angeschlossen. Daher ist es absolut wichtig, einen Dienstleister zu wählen, der als Peppol Access Point (AP) fungiert, wie z. B. SPS Commerce. Auf diese Weise können Sie mit einer einfachen Verbindung elektronische Rechnungen an alle angeschlossenen Institutionen in den Niederlanden und im Ausland, einschließlich privater Organisationen, senden. Das Peppol-Netz wird zunehmend auch im B2B-Bereich genutzt, so dass die Wahl eines Dienstleisters, der als AP fungiert, in jedem Fall eine kluge Entscheidung ist.

Sie können Rechnungen über Peppol auf folgende Weise versenden:  

• Direkte Anbindung an das Netzwerk über Ihre Buchhaltungssoftware oder ERP
• Konvertierung der von Ihrem Buchhaltungssystem erzeugten PDFs in das akzeptierte Format mit einer Lösung wie PDF-2-FLOW
• Manuell über ein Portal
• Über Digipoort (nur für Lieferanten der Zentralregierung)

Verschiedene Regierungen und Gemeinden bieten unterschiedliche Optionen an. SPS Commerce ist unter anderem Dienstleister für die Zentralregierung, die Gemeinde Amsterdam und die Gemeinde Rotterdam.

Standards

In den Niederlanden werden mehrere Normen für die elektronische Rechnungsstellung verwendet. Insgesamt beschreiben Standards die Regeln für die spezifische Formatierung von elektronischen Nachrichten (wie Rechnungen und Bestellungen). Durch die Standardisierung der Nachrichtenstruktur sind verschiedene Systeme in der Lage, die Daten zu verstehen und sie entsprechend zu verarbeiten.

UBL-OHNL: Wird von der niederländischen Regierung für die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen verwendet, mit Ausnahme der Einstellung von Personal (basierend auf dem internationalen UBL-Standard)

SETU (HR-XML)-OHNL: Wird für die Einstellung von Personal verwendet.

Basis Invoice Rijk (BFR): Wird für elektronische Rechnungen innerhalb der Zentralregierung verwendet

Peppol BIS: Gewährleistet die grenzüberschreitende Interoperabilität für diejenigen, die das Peppol-Netzwerk nutzen

NLCIUS: Eine zusätzliche Spezifikation zur verbindlichen europäischen Norm (EN 16931), die nur in den Niederlanden gilt und beschreibt, wie die elektronische Rechnungsstellung mit der Regierung funktioniert (kann auch in B2B-Fällen verwendet werden)

Die oben genannten Normen werden hauptsächlich, aber nicht ausschließlich, von der Regierung verwendet. Wenn Sie mehr über die verschiedenen Standards erfahren möchten, die für bestimmte Branchen und Regionen verwendet werden.

Neben den oben aufgeführten Normen ist auch die ISO-Norm 27001 zu erwähnen. Es handelt sich dabei um eine international anerkannte Norm für Informationssicherheit, und eine aktuelle Zertifizierung ist jetzt für alle Dienstleister in den Niederlanden, die als Peppol-Zugangspunkt dienen wollen, obligatorisch. Berücksichtigen Sie dies also als einen wichtigen Punkt bei der Bewertung von Dienstleistern.

Die Zukunft von E-Invoicing und E-Procurement

Da immer mehr niederländische Behörden beginnen, ihre Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung zu verdoppeln, beginnen auch immer mehr große Unternehmen wie Rabobank, PostNL und KPN, sich für die Umstellung zu entscheiden. Heute stellt sich nicht mehr die Frage, ob Sie in Zukunft elektronische Rechnungen versenden werden, sondern eher wann.

Wir stellen auch fest, dass einige Länder bereits begonnen haben, die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich durchzusetzen, wie etwa Frankreich. In den Niederlanden ist dies noch nicht der Fall, aber der Entwicklung nach zu urteilen, kann man davon ausgehen, dass dies eine sehr wahrscheinliche Möglichkeit ist.

Und wie viele Unternehmen bereits erkannt haben, ist der logische Digitalisierungsschritt, der auf die Einführung von E-Invoicing folgt, E-Procurement. Viele Unternehmen sind bereits auf dem Weg zu einem vollständig automatisierten Procure-to-Pay-Prozess, und es ist nur eine Frage der Zeit, bis der elektronische Versand aller Dokumente zur Norm wird – und das wird nicht bei der elektronischen Rechnungsstellung aufhören.

Fazit

Wie viele Unternehmen bereits festgestellt haben, ist der logische Digitalisierungsschritt, der auf die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung folgt, die elektronische Beschaffung. Viele Unternehmen sind bereits auf dem Weg zu einem vollständig automatisierten Purchase-to-Pay-Prozess, und es ist nur eine Frage der Zeit, bis der elektronische Versand aller Dokumente zum Standard wird.

Achten Sie auf die sich ändernden Vorschriften in den Niederlanden!

Lieferanten Aktivieren

Solange Lieferanten nicht gebeten werden, E-Rechnungen (in einem bestimmten Standard) zu senden, sehen sie oft keinen Grund dafür. Manchmal ist ihnen nicht klar, was Sie genau unter einer “E-Rechnung” verstehen oder wo und wie sie die Rechnung einreichen sollen. Daher ist die Anbindung (auch Onboarding genannt) von Lieferanten der Schlüssel zum Erfolg der elektronischen Rechnungsstellung.

Einfache Lösungen für E-Rechnungen

Die einfachste Lösung wäre, die Lieferung von E-Rechnungen im gewünschten Format vollständig vorzuschreiben. Dies kann durch Aufnahme in die Vertragsbedingungen und allgemeinen Bedingungen erfolgen. Wenn ein Lieferant dies nicht einhält, wird er einfach nicht bezahlt.

Tatsächlich wird ViDA die Art und Weise, wie Unternehmen in Europa arbeiten, verändern. Tatsächlich wird die B2B-E-Rechnung verpflichtend und Unternehmen müssen in Sachen Digitalisierung einen Schritt weiter gehen; die Aktivierung des Lieferanten wird dann natürlich und weniger problematisch.

Wir können bereits einige Veränderungen in der Art und Weise bemerken, wie Rechnungen ausgetauscht werden. In den meisten europäischen Ländern müssen sie zur Abwicklung mit staatlichen Stellen (B2G) über die E-Rechnung gehen. Einige Länder wie Frankreich und Italien setzen die B2B-E-Rechnung ein, um Steuerbetrug zu bekämpfen.

Das bedeutet, Unternehmen müssen sich nicht mit kleinen Zeilen in Verträgen herumschlagen: Regierungen werden die E-Rechnungsformate regeln!

Kommunikationsplan

Das ViDA-Projekt mag jedoch in weiter Ferne liegen, und E-Rechnungen sind nicht immer oberste Priorität für Organisationen. Natürlich wollen Lieferanten Ihren Wunsch als Kunden erfüllen, E-Rechnungen zu erhalten, aber sie wissen vielleicht nicht, wo sie anfangen sollen, oder die Vorteile der E-Rechnung gegenüber der Rechnungsstellung über PDF-Rechnungen sind ihnen nicht ganz klar. Deshalb ist es besonders in der heutigen Zeit hilfreich zu erwähnen, dass E-Rechnungen in der Regel zu schnelleren Zahlungen führen, insbesondere wenn sie mit AP-Automatisierungslösungen kombiniert werden, um sicherzustellen, dass die E-Rechnung des Lieferanten sofort bezahlt wird.

Sie durch den Übergangsprozess führen

Es liegt an Ihnen, sie durch den Übergangsprozess zu führen; dies kann nur durch häufige und klare Kommunikation erreicht werden. Hier treten oft Probleme auf. Die Praxis zeigt, dass viele Organisationen die Stammdaten ihrer Lieferanten nicht in Ordnung haben. E-Mail-Adressen fehlen oder sie enthalten noch Daten von Kontakten, die schon seit einiger Zeit nicht mehr im Unternehmen sind. Bevor der Onboarding-Prozess beginnen kann, müssen die Lieferantendaten zuerst bereinigt und angereichert werden.

Den Austauschprozess leiten

Eine E-Mail zu senden, in der steht, dass Ihre Organisation ab sofort E-Rechnungen erhalten möchte, reicht normalerweise nicht aus. Versuchen Sie, verschiedene Kommunikationsmittel zu verschiedenen Zeiten zu verwenden. Die wichtigsten Lieferanten und die Lieferanten, die das höchste Volumen an Rechnungen produzieren, werden am besten persönlich angesprochen. Das dauert zwar, liefert aber die besten Ergebnisse. Vorzugsweise werden Online-Ressourcen genutzt. Das geht schnell und kostet wenig, aber wenn bestimmte Lieferanten auf diese Weise nicht aktiviert werden, ist ein physischer Brief immer eine Option.

Ressourcen, die zur Anbindung von Lieferanten genutzt werden können:

• E-Mail
• Informations-Landingpage
• Video
• Newsletter
• Broschüren
• Fahrplan/Handbuch
• Persönlicher Kontakt
• Brief

Haben Sie keine Zeit oder Arbeitskraft, um Lieferanten anzubinden oder bleiben die Ergebnisse aus? Dann entscheiden Sie sich dafür, das Onboarding an einen E-Rechnungsdienstleister wie SPS Commerce auszulagern.

Übergangslösung für die Verarbeitung von PDF-Rechnungen

Ungefähr zwei Drittel der Unternehmen senden PDF-Rechnungen per E-Mail. Eine PDF-Rechnung ist jedoch keine E-Rechnung und kann ohne spezifische Software nicht sicher und automatisch verarbeitet werden. Dennoch glauben viele Unternehmen, sie würden bereits “E-Rechnungen” stellen, weil sie eine PDF-Rechnung per E-Mail senden. Dieses Missverständnis kann den Lieferanten “immun” gegenüber Ihren Onboarding-Bemühungen machen. Schließlich sehen sie nicht, dass sie Ihren E-Rechnungsanforderungen nicht gerecht werden.

Es ist eine Verschwendung Ihrer E-Rechnungslösung, wenn Sie weiterhin PDF-Rechnungen erhalten. Idealerweise sollten diese PDF-Rechnungen auch vollautomatisch und fehlerfrei in Ihrem System verarbeitet werden. Es gibt immer mehr Lösungen auf dem Markt, die PDF-Rechnungen fehlerfrei lesen und sie in eine XML-Datei umwandeln können. Dadurch können auch PDF-Rechnungen automatisch verarbeitet werden.

Fazit

E-Rechnungen werden in den nächsten Jahren zum neuen Standard werden. Je früher man beginnt, desto besser für das Unternehmen und die Geschäftspartner. Es erfordert proaktives Handeln, aber auch Klarheit darüber, was eine E-Rechnung ist und was nicht. Sobald Ihre Organisation die Vorteile der E-Rechnung sieht, ist es nur ein kleiner Schritt, Ihre Lieferkette zu digitalisieren!