L’étude de Billentis

Selon le cabinet Billentis, les multinationales font appel, en moyenne, de trois à vingt prestataires de services pour leurs factures électroniques entrantes, et de vingt à cent soixante prestataires de services pour la facturation électronique sortante et les déclarations électroniques.

Bien que la digitalisation et l’automatisation apportent des économies d’argent et un gain dans l’efficacité des processus, son adoption reste timide. Selon les résultats de l’enquête, les défis les plus cités sont d’ordre technique, notamment la sécurité des données (54 %), l’intégration des systèmes internes (45 %), le coût de la mise en œuvre (39 %) et la complexité globale de la technologie (39 %). Cela confirme que la facturation électronique est un défi d’intégration, qu’il est préférable de relever à la « périphérie » de votre entreprise, là où vous reliez vos applications internes à vos partenaires externes.

L’évolution des applications cloisonnées, combinée aux pressions externes exercées par les différents mandats régionaux, suscite de réelles inquiétudes dans les entreprises. Il n’est pas surprenant que l’étude montre que 84 % des entreprises trouveraient intéressant d’avoir un partenaire mondial unique pour relever les défis de l’e-facturation. Les entreprises ont dressé une longue liste des capacités qu’elles attendent de ce partenaire, telles que l’expertise en matière d’intégration, la fourniture d’un environnement basé sur le cloud, qui intègre la sécurité des données, et offre des garanties contractuelles de conformité.

Une infinité de solutions

Selon Billentis, le nombre de fournisseurs de services de facturation électronique approche aujourd’hui les 2 000 dans le monde. Les solutions proposées par ces fournisseurs se répartissent en différentes catégories de haut niveau, telles que les logiciels d’entreprise (sur site), les services/solutions SaaS (sur le cloud), ou les applications de niche, qui sont généralement complémentaires à des solutions plus larges, mais dont la portée est limitée. Les fournisseurs d’ERP, les suites d’automatisation de la supply chain, la vente et l’exécution (gestion des commandes clients), les suites P2P/e-Procurement (Sourcing/Spend), les comptes fournisseurs, les comptes clients, la capture/automatisation de documents (OCR), la conformité fiscale, le financement de la supply chain, les paiements/services financiers, et le BPO (externalisation des processus métiers)… la liste est longue.

Toutes ces catégories de solutions n’offrent qu’une solution partielle aux défis nombreux et variés de l’e-invoicing. Bien que l’objectif de ces solutions soit différent, lorsqu’il s’agit du processus de facturation électronique, elles fournissent toutes des fonctionnalités similaires. Malheureusement, elles dupliquent les coûts et ajoutent de la complexité en termes de déploiement technique, de support, de maintenance de la conformité et d’archivage à des fins d’audit fiscal.

Pourquoi SPS Commerce est le bon choix

En tant que leader mondial du marché de l’intégration B2B, SPS Commerce est particulièrement bien placé pour résoudre le problème de la facturation électronique. SPS Commerce offre évolutivité et flexibilité à ses clients, avec une gamme de solutions pour les petites entreprises comme pour les plus grandes. La solution de facturation électronique est fournie sous la forme d’une plateforme d’entreprise unifiée, basée sur le cloud ; SPS Commerce a activé Invoices with Compliance, qui intègre les capacités de facturation électronique dans la plateforme B2B. Cette plateforme peut immédiatement connecter les entreprises à une communauté mondiale existante de clients, de fournisseurs et d’autres partenaires de la supply chain grâce à des intégrations éprouvées. Les entreprises peuvent passer de processus de facturation non sécurisés et risqués, basés sur des e-mails ou des fichiers PDF, à une facturation électronique entièrement automatisée. Celle-ci répond aux exigences de sécurité des données tout en permettant une collaboration plus étroite avec les partenaires de la supply chain.

Outre les factures, la plateforme SPS Commerce permet aux entreprises d’échanger leurs documents commerciaux connexes sur la plateforme afin de répondre aux normes du secteur et de se conformer aux réglementations locales et aux mandats gouvernementaux. La plateforme s’adapte à n’importe quel format de document, norme technologique ou protocole de communication pour être en mesure de fournir automatiquement des factures électroniques sortantes et de prendre en charge les flux entrants de comptes créditeurs.

Les services d’analyse intégrés peuvent garantir que la facturation électronique joue un rôle intégré dans l’amélioration des processus financiers et de la supply chain. Elle réduit les coûts et les risques associés aux processus de facturation manuels et aux solutions ponctuelles cloisonnées, tout en améliorant la trésorerie grâce à la réduction du délai d’encaissement. Les pénalités de retard sont réduites et les entreprises bénéficient d’un meilleur accès aux remises pour paiement anticipé. Ainsi, une plateforme de facturation électronique globale telle que SPS Commerce offre un retour sur investissement rapide et rentable.

Conçue pour répondre aux besoins des multinationales, Active Invoices with Compliance offre aux entreprises une plateforme de facturation électronique unique et globale, soutenue par des services d’experts, afin de faciliter les échanges avec une communauté de partenaires et de fournisseurs dans le monde entier.

Impact

Selon le projet de plan, l’émission et la réception de factures électroniques structurées pour les transactions B2B deviendront obligatoires. Cette initiative vise à rationaliser le processus de facturation et à introduire une solution technique pour la circulation efficace des factures électroniques. En outre, le système comprendra la mise en œuvre de rapports en temps réel, visant à améliorer le suivi et le respect des obligations de paiement de la TVA.

La Lettonie ouvre la voie à la facturation électronique interentreprises obligatoire, et de plus amples informations devraient être communiquées dans les mois à venir.

Actuellement, les institutions gouvernementales locales en Lettonie sont tenues d’accepter les factures électroniques dans leur processus de passation de marchés publics, conformément aux spécifications établies par l’Union européenne. Toutefois, le ministère letton des finances propose un plan visant à rendre la facturation électronique obligatoire pour les transactions B2B et B2G à partir de 2025. À ce stade, la circulation des factures électroniques devra se faire conformément au réseau européen de documents électroniques et de facturation électronique (Peppol), qui permet à la fois l’envoi et la réception de factures électroniques dans un mode standard.

Comprendre le contexte

La facturation et l’approvisionnement électroniques sont des aspects essentiels de l’activité économique du XXIe siècle. Le gouvernement letton a pris des mesures importantes pour promouvoir l’adoption de la facturation électronique. En voici les points essentiels :

Calendrier de mise en place obligatoire :

Phase 1 (1er mai 2022) : Les fournisseurs du secteur public doivent utiliser des factures électroniques pour facturer le gouvernement. Le gouvernement reçoit et stocke ces factures.

Phase 2 (1er juillet 2022) : Les entités publiques envoient des factures électroniques aux entreprises, qui doivent être en mesure de les recevoir et de les stocker.

Phase 3 (1er janvier 2023) : La facturation électronique devient obligatoire pour l’ensemble du secteur B2B.

• Objectif d’achèvement (30 décembre 2025) : Mise en œuvre complète du système de facturation électronique de la Lettonie.

Norme Peppol

• La facturation électronique de la Lettonie s’alignera sur la norme Peppol (Pan-European Public Procurement Online) du réseau européen de documents électroniques et de facturation électronique.
• Le gouvernement vise à établir l’interopérabilité et la connectivité entre la Lettonie et les autres États membres de l’UE par l’intermédiaire du réseau Peppol.

Solution de facturation électronique de la Lettonie

La Lettonie a développé une solution de facturation électronique basée sur sa plateforme existante de livraison électronique sécurisée (e-Address).Les principales caractéristiques sont les suivantes :

• L’intégration de la facturation électronique dans e-Address pour une transmission sécurisée
• Une interface pour la soumission et la réception des factures électroniques
• Une bibliothèque API publique de facturation électronique pour la transmission entre différents systèmes comptables
• Connexion au réseau Peppol

Avantages pour les entreprises

• Efficacité : Les processus rationalisés permettent de gagner du temps et de réduire le papier
• Précision : Les factures électroniques minimisent les erreurs et améliorent la précision des données
• Réduction des coûts : Réduction des coûts d’impression et d’affranchissement
• Conformité : Le respect des exigences légales garantit le bon déroulement des opérations

La Serbie a fait des progrès significatifs dans le domaine de la facturation électronique. Le ministère serbe des finances a annoncé la loi sur la facturation électronique (Journal officiel de la RS, n° 44/2021 et 129/2021) en 2021. Le nouveau système national de facturation électronique s’appelle Sistem e-Faktura. La facturation électronique en Serbie deviendra obligatoire pour toutes les entreprises et tous les secteurs publics en janvier 2023. Le processus de mise en œuvre comprend trois phases, du 1er mai 2022 au 1er janvier 2023.

Mises à jour récentes

Le 9 décembre 2022, le Parlement serbe a adopté des amendements – entrant en vigueur le 1er janvier 2023 – à la loi sur la facturation électronique. La loi ne s’applique pas aux particuliers qui ne paient pas l’impôt sur le travail indépendant. Le délai pour l’enregistrement électronique des calculs de TVA est réduit de 15 à 10 jours à partir du 1er janvier 2024. Des modifications sont également apportées aux ajustements de la facturation électronique liée aux douanes à partir d’août 2024.

Étendue du système de facturation électronique

La loi sur la facturation électronique couvre l’émission, la transition, la réception, le traitement et l’archivage des factures électroniques. Les entités des secteurs public et privé (B2G et G2B), les transactions entre contribuables (B2B), ainsi que celles entre autorités publiques (G2G) sont soumises à une obligation pour chaque transaction.

Calendrier de mise en place

La mise en œuvre du nouveau système s’étendra progressivement, et le calendrier se déroulera en trois phases :

Phase 1 (à partir du 1er mai 2022) : Les entités du secteur privé sont tenues d’émettre des factures électroniques à l’intention des autorités publiques, tandis que ces dernières sont obligées de recevoir et d’archiver des documents électroniques (transactions B2G). En outre, les autorités publiques sont également tenues d’envoyer et de recevoir des factures électroniques pour toutes les affaires menées avec d’autres autorités publiques (transactions G2G).

Phase 2 (à partir du 1er juillet 2022) : Les autorités publiques sont tenues d’émettre et d’envoyer des factures électroniques aux entités du secteur privé (transactions G2B). Les entités du secteur privé seront tenues de recevoir et d’archiver les factures électroniques.

Phase 3 (à partir du 1er janvier 2023) : La mise en œuvre est complète et les factures électroniques deviennent obligatoires pour le secteur privé dans les transactions mutuelles (transactions B2B).

Détails techniques du nouveau système de facturation électronique

Une facture électronique doit être émise et reçue conformément aux normes EN 16931-3-2, qui sont au format XML. Les factures électroniques peuvent être transmises de plusieurs manières. Les factures électroniques générées ou reçues par les autorités publiques doivent être archivées de manière permanente dans le système e-invoicing du gouvernement. En revanche, les factures électroniques générées et transmises par des entités du secteur privé doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la fin de l’année au cours de laquelle la facture électronique a été émise dans le système de factures électroniques ou dans le système du prestataire de services (système de l’intermédiaire). in which the electronic invoice was issued in the electronic invoices system or in the service provider’s system (the intermediary’s system).

Amendes en cas de non-respect de la facture électronique

Les amendes changent entre les personnes morales et leur représentant responsable. Par exemple, si l’administration fiscale détecte qu’une entité légale ne respecte pas les normes ou les dates publiées, les amendes vont de 1 701 euros à 17 011 euros, et celles du représentant vont de 425 euros à 1 276 euros.

Conclusion

Prenez le virage de la révolution digitale et considérez SPS Commerce comme votre principal fournisseur international de services de facturation électronique. Que vous soyez un chef d’entreprise, un comptable ou un apprenant curieux, rester informé en vous inscrivant à notre newsletter sur les développements de la facturation électronique pour vous permettre de prendre de meilleures décisions et de rationaliser vos processus financiers.

Dernières actualités

La Suède lance la facturation électronique et l’initiative de TVA électronique : L’Agence suédoise des impôts (Skatteverket) évalue actuellement trois modèles différents pour se conformer aux exigences de la TVA électronique (DRR) proposées par la Commission européenne (CE).

Le 14 février 2025, l’autorité douanière suédoise (Tullverket) a annoncé l’adoption de Peppol BIS Billing pour la facturation des droits de douane, taxes et redevances – à partir du 1er mars 2025. Cette annonce signifie que les clients qui recevaient des factures via le format EDI actuel devront se connecter à Peppol pour recevoir les factures électroniques.

La législation

La loi sur la facturation électronique dans le secteur public est entrée en vigueur le 1er avril 2019. À partir du 1er décembre 2019, toutes les entités adjudicatrices du secteur public (agences du gouvernement central, municipalités et régions) doivent être enregistrées dans Peppol. En Suède, la norme qui répond aux exigences de la nouvelle loi est connue sous le nom de Peppol BIS Billing 3.0.

En quelques points, voici la loi relative à la facturation électronique dans les marchés publics :

• Elle est entrée en vigueur le 1er avril 2019 ;
• Elle couvre l’ensemble du processus de passation des marchés publics, au-dessus et en dessous du seuil de l’UE, et inclut la passation directe de marchés ;
• La loi oblige les fournisseurs du secteur public à envoyer des factures électroniques pour tous les contrats signés après le 1er avril 2019 ;
• Le secteur public doit être en mesure de recevoir et de traiter les factures électroniques conformément à la norme européenne EN 16931. Toutefois, il existe certaines exceptions, notamment en matière de sécurité nationale, de situations spécifiques liées à la protection de la vie privée, etc ;
• Digg, l’Agence pour le gouvernement digital, peut imposer des amendes aux fournisseurs qui ne se conforment pas à la loi ;
• La loi autorise l’utilisation d’autres/anciens formats, qui peuvent être définis dans des accords bilatéraux ;
• Digg a publié un règlement d’accompagnement qui oblige toutes les entités publiques à s’enregistrer dans Peppol.

Réglementation

En Suède, la facturation électronique est mise en œuvre depuis 2008, lorsque l’autorité nationale suédoise de gestion financière (Ekonomistyrningsverket / ESV) l’a rendue obligatoire pour les fournisseurs de l’administration centrale suédoise. La loi sur la facturation électronique dans le secteur public est entrée en vigueur le 1er avril 2019. À partir du 1er décembre 2019, toutes les entités adjudicatrices du secteur public devront être enregistrées dans Peppol.

Avantages de la facturation électronique

La facturation électronique offre de nombreux avantages, notamment un gain de temps, puisqu’il n’est plus nécessaire d’imprimer, d’affranchir et de poster les factures. Elle permet un meilleur contrôle des factures et les clients les reçoivent plus rapidement. En tant que fournisseur, lorsque vous envoyez une facture électronique, celle-ci entre directement dans le logiciel de comptabilité de votre client et est automatiquement enregistrée.

En 2022, le gouvernement tchèque a supprimé cette obligation à compter de janvier 2023, en raison de la diminution du nombre de transactions en espèces. Il n’y a donc actuellement aucune obligation de déclaration électronique en vigueur en République Tchèque. Les contribuables pourront déclarer leurs données de vente sur une base volontaire jusqu’au 31 décembre 2023.

Bien qu’il n’y ait pas d’obligation en place, les factures électroniques émises pour les transactions B2G devraient être acceptées lorsqu’elles sont dans un format compatible avec la norme européenne pour la facturation électronique. Les pouvoirs adjudicateurs ne devraient pas être en mesure de rejeter une facture électronique lorsqu’elle se présente dans ce format.

Législation et conformité

•    Octobre 2016 : Les pouvoirs adjudicateurs publics de la République Tchèque ne sont plus autorisés à rejeter une facture électronique émise par un opérateur économique si elle est émise dans un format compatible avec la norme européenne.
•    Avril 2019 : La Directive 2014/55/UE a été transposée dans la législation nationale. Par conséquent, toutes les entités publiques doivent être en mesure de recevoir et de traiter des factures électroniques conformément à la norme européenne sur la facturation électronique (EN-16931).

Formats de facturation électronique

Les formats suivants sont couramment utilisés pour la facturation électronique en République Tchèque :
•    ISDOC
•    EDIFACT
•    UBL 2.1

Le réseau national de facturation électronique

La République Tchèque utilise le Národní elektronický nástroj (NEN) comme réseau national de facturation électronique.

Autorité fiscale et signature électronique

•    Autorité fiscale : Le Ministère des Finances supervise la conformité de la facturation électronique.
•    Signature électronique : Non requise pour les factures électroniques.

Déclaration et fiscalisation en temps réel

La déclaration en temps réel et la fiscalisation obligatoires en République Tchèque sont entrées en vigueur le 1er décembre 2016, conformément à la loi sur l’Enregistrement Electronique des Ventes (EET). Cette loi s’applique aux entreprises B2B, B2C et B2G, y compris les secteurs de l’hôtellerie, de la vente au détail et de la vente en gros. Tous les rapports doivent être transmis à l’administration financière tchèque en temps réel. La violation de cette réglementation peut entraîner de lourdes amendes.

Situation actuelle de la facturation électronique à Malte

À l’heure actuelle, la facturation électronique n’est pas obligatoire à Malte. Toutefois, le gouvernement maltais encourage activement l’adoption de la facturation électronique dans le cadre de sa stratégie nationale Digital Malta. Cette stratégie est le résultat de la participation de Malte au projet “eInvoicing4Islands” financé par l’UE, qui a été mis en œuvre entre juin 2019 et le troisième trimestre 2021.

Malgré l’absence de plateforme de facturation électronique obligatoire, le Département du Trésor, avec le soutien de l’Agence Maltaise des Technologies de l’Information (MITA), est en train de mettre en œuvre une solution de gestion financière d’entreprise (Corporate Financial Management Solution – CFMS). Cette solution intégrera le traitement des factures électroniques dans l’ensemble de l’administration centrale.

État d’avancement de la mise en place de la norme européenne sur l’e-invoicing

Le comité d’e-Invoicing composé de représentants du gouvernement de Malte a décidé d’adopter la norme Peppol BIS Billing 3.0 et sa spécification d’utilisation de la facture centrale (CIUS). Pour ce faire, Malte est devenue membre utilisateur final d’OpenPeppol.

Le gouvernement central et les autorités sous-centrales pourront recevoir des factures électroniques via le réseau Peppol e-Delivery ou via un portail de fournisseurs. Dans les autorités sub-centrales, il existe plusieurs solutions dans les différentes entités. Par conséquent, les solutions existantes peuvent continuer à être utilisées. Dans ce contexte, les pouvoirs adjudicateurs et les entités (telles que définies dans la directive sur l’e-facturation) devront organiser l’accès à ou établir une capacité d’e-invoicing qui permette de recevoir et de traiter les factures électroniques au standard européen via le réseau e-Delivery de Peppol.

Approche pour la réception et le traitement des factures électroniques

Étant donné que Malte adoptera le système Peppol BIS Billing 3.0, elle sera en mesure de recevoir des factures électroniques via le réseau Peppol e-Delivery. En outre, un portail sera mis à la disposition des fournisseurs, qui pourront y saisir les détails de leurs factures et les envoyer au ministère, au département, à l’entité ou au conseil local concerné. Ce portail est justifié car la plupart des fournisseurs n’ont pas encore de système prêt à générer automatiquement une facture électronique.

Les avantages de la facturation électronique sont maximisés lorsque la génération, l’envoi, la transmission, la réception et le traitement d’une facture peuvent être entièrement automatisés. L’adoption généralisée de la facturation électronique au sein de l’UE devrait se traduire par des avantages économiques significatifs.

Le passage du papier aux factures électroniques entièrement automatisées permet aux entités publiques qui achètent des biens ou des services de réduire leurs coûts et de contribuer à la modernisation de l’infrastructure nationale de paiement. Cela est possible grâce à :

• La validation et l’importation automatisées des informations dans les systèmes de paiement et de comptabilité, ce qui se traduit par un traitement plus rapide et plus rentable, éliminant la nécessité d’une saisie manuelle des données.
• Un contrôle efficace des flux de trésorerie, qui est essentiel pour que les entreprises puissent poursuivre leurs activités.
• Réduction des coûts de livraison et d’impression, suppression des archives papier, des enveloppes, du papier et des timbres, ce qui réduit les coûts matériels et l’impact sur l’environnement.
• Suppression de la saisie manuelle des données et réduction des erreurs de données, ce qui diminue considérablement le temps consacré à l’équilibrage des comptes et à la recherche de divergences.
• Accroître la transparence de l’ensemble du cycle « Procure-to-Pay » (P2P), permettant aux entreprises d’avoir une vision plus claire de l’ensemble du processus.
• Offrir aux fournisseurs l’accès à toutes les informations relatives à l’état de la facture électronique, ce qui réduit considérablement le temps consacré à la gestion des demandes de renseignements de la part des fournisseurs.

Aucune signature électronique n’est requise pour les factures électroniques et la période d’archivage est de 6 ans.

L’avenir de la facturation électronique à Malte

La Commission Européenne a adopté une proposition relative aux exigences en matière de déclaration électronique et de facturation électronique, qui devrait permettre de moderniser la TVA européenne dans les années à venir. Cette proposition souligne la vision ambitieuse de la Commission Européenne quant à la manière dont les déclarations de TVA devraient intégrer la digitalisation, avec un calendrier de mise en œuvre fixé au début de l’année 2028.

La proposition prévoit l’obligation d’émettre des factures électroniques structurées pour toutes les livraisons de biens et prestations de services intracommunautaires, et de transmettre les données de ces factures au portail électronique des autorités nationales compétentes en matière de TVA, en temps (quasi) réel. Cela nécessiterait des changements importants au niveau des systèmes et des processus, ainsi que des investissements de la part de toutes les entreprises engagées dans le commerce transfrontalier au sein de l’UE.

Conclusion

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Des questions sur la facturation électronique ? Contactez nos experts !

Lorsque le Portugal a adopté la Directive européenne 2014/55/UE sur la facturation électronique le 16 avril 2014, il a été entendu que la facturation électronique entre entreprises et administrations (B2G) deviendrait obligatoire dans tout le pays. L’État et les autorités publiques doivent utiliser la plateforme eSPap pour recevoir les factures. Les fournisseurs doivent utiliser UBL 2.1 CIUS-PT ou CEFACT CIUS-PT pour envoyer des factures électroniques signées. Afin de vous fournir les informations les plus récentes, vous trouverez ci-dessous les dernières échéances publiées, des informations sur l’organisme national de coordination, la norme de facturation portugaise, etc.

eSPap et la norme de facturation connue sous le nom de CIUS-PT 

eSPap (Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública) est l’organisme de coordination pour l’implémentation de la facturation électronique (e-invoicing) au Portugal. Avec le décret législatif 123/2018 du 28 décembre 2018, eSPap a reçu l’autorité pour faire ce qui suit :

• Définir les exigences techniques et fonctionnelles pour soutenir la mise en œuvre de la facturation électronique
• Développer des outils de support pour les parties impliquées
• Fournir une solution pour la réception et le traitement des factures électroniques

Contrairement à de nombreux autres pays de l’Union européenne, le Portugal ne dispose pas d’une autorité nationale Peppol. Dans de telles situations, lorsqu’il n’y a pas d’autorité nationale Peppol dans un pays, OpenPeppol AISBL fait office d’autorité.

Les formats de facture acceptés pour la facturation électronique B2G au Portugal sont UBL 2.1 “CIUS-PT” et CEFACT “CIUS-PT”. Ces formats de facture sont conformes à la norme européenne EN 16931-1.

FE-AP et B2AP 

La mise en œuvre de la solution de facturation électronique dans l’administration publique repose sur deux solutions de facturation électronique :

• Business to AP (B2AP) : Ce portail est destiné aux fournisseurs des organismes publics afin de surveiller la livraison et le statut des factures électroniques (dans une phase pilote)
• Portail de facturation électronique pour l’administration publique (FE-AP) : Ce portail est destiné aux agences gouvernementales dans le but de recevoir et de vérifier les factures (en production)

La solution FE-AP a été pilotée par trois clients de la solution GeRFiP et est maintenant progressivement distribuée aux entités publiques. Le FE-AP offre la possibilité de recevoir des factures et de corriger des documents dans un format électronique, en assurant le contrôle et la supervision à toutes les étapes du processus. Cette solution est disponible pour toute entité publique et offre une intégration directe avec la solution GeRFiFiP, ainsi qu’avec des services web ou tout autre système de comptabilité ou de gestion de documents.

Principales échéances et conformité   

Le Portugal a été l’un des premiers pays à respecter l’échéance fixée par l’Union européenne. En effet, les agences gouvernementales portugaises sont en mesure de recevoir des factures électroniques depuis le 18 avril 2019. Cependant, comme mentionné ci-dessus, le Portugal rend la facturation électronique obligatoire par phases, la prochaine étant d’obliger les fournisseurs du gouvernement à envoyer des factures électroniques.

Mais ce n’est pas tout. Pour les différents types d’entreprises (définis par la Commission européenne (Recommandation 2003/361/CE)), des délais différents s’appliquent :

• GRANDES ENTREPRISES, celles qui emploient plus de 250 personnes ou dont le chiffre d’affaires annuel est supérieur à 50 millions d’euros ou dont le total du bilan annuel est supérieur à 43 millions d’euros, ont l’obligation d’envoyer des factures électroniques à partir du 1er janvier 2021
• ENTREPRISES DE TAILLE INTERMEDIAIRE, celles qui emploient moins de 250 personnes et dont le chiffre d’affaires annuel n’excède pas 50 millions d’euros et/ou dont le total du bilan annuel n’excède pas 43 millions d’euros, il est obligatoire d’envoyer des factures électroniques à partir du 1er juillet 2021 
• PETITES ENTREPRISES, celles qui comptent moins de 50 employés et dont le chiffre d’affaires annuel et/ou le total du bilan annuel n’excède pas 10 millions d’euros, doivent obligatoirement envoyer des factures électroniques à partir du 1er juillet 2021
• MICRO-ENTREPRISES, celles qui comptent moins de 10 employés et dont le chiffre d’affaires annuel et/ou le total du bilan annuel n’excède pas 2 millions d’euros, doivent obligatoirement envoyer des factures électroniques à partir du 1er janvier 2022 

Exigences relatives à la facture électronique au Portugal

Chaque facture électronique doit comporter les éléments suivants :

• Un identifiant unique de la facture (date de transmission, informations sur l’entreprise et le destinataire)
• Un QR Code à partir du 1er janvier 2022
• L’ATCUD à partir du 1er janvier 2023
• Une signature électronique dans les factures électroniques au format PDF pour garantir leur validité à partir du 1er juillet 2022.

Les entreprises doivent disposer d’un système qui vérifie la validité de la signature au 31 juillet 2022. L’Autoridade Tributária e Aduanera (AT) doit certifier un système ou une solution logicielle permettant aux entreprises d’ajouter l’ATCUD et le QR code.

L’ATCUD est un numéro d’identification unique figurant sur une facture et constitue un fragment des informations du QR code.
Le numéro ATCUD a le format suivant : ATCUD : Code de validation – Numéro séquentiel.

Les contribuables obtiennent la première partie de l’ATCUD (code de validation) en communiquant la série de documents à l’AT. Le contribuable doit également indiquer d’autres éléments tels que le type de document et le premier numéro de document de la série.
L’AT délivre ensuite un code de validation valable au moins pour un exercice fiscal pour l’ensemble de la série de documents. Le numéro séquentiel (deuxième partie de l’ATCUD) est le numéro qui suit dans la série de documents.

À une époque où les progrès technologiques sont rapides, les cadres législatifs peinent à suivre la révolution digitale. La facturation électronique, qui n’était qu’une tendance émergente, est aujourd’hui devenue une norme mondiale.

Les gouvernements et les organismes de réglementation adoptent des lois qui obligent les entreprises à adopter la facturation électronique, dans le but de rationaliser les processus, d’améliorer la transparence et de lutter contre l’évasion fiscale. Les directeurs financiers doivent adopter une approche proactive de la conformité pour s’adapter à l’évolution constante de l’environnement commercial.

La complexité des transactions transfrontalières

Les entreprises transfrontalières sont confrontées à des défis supplémentaires en matière de législation sur la facturation électronique.  Les réglementations, les formats et les exigences varient d’un pays à l’autre. Pour naviguer dans ce réseau complexe, il faut connaître les réglementations locales tout en gardant une vision globale. Les directeurs financiers doivent s’assurer que leurs solutions de facturation électronique peuvent s’adapter de manière transparente aux complexités des différentes juridictions.

La conformité, un avantage stratégique

La conformité n’est pas seulement une question de cases à cocher, c’est un avantage stratégique. Les organisations qui adhèrent de manière proactive à la législation sur la facturation électronique se positionnent comme des partenaires dignes de confiance et transparents. La conformité offre également des avantages opérationnels : traitement rapide et précis des factures, réduction du risque de pénalités et simplification des audits. En adoptant la conformité, les directeurs financiers améliorent la réputation et l’efficacité de leur entreprise.

SPS Commerce: Un modèle de conformité

Lorsque l’on est confronté à de nombreux changements législatifs, il devient vital de s’associer à un expert. SPS Commerce, pionnier des solutions de facturation électronique, donne aux directeurs financiers les outils nécessaires pour rester à la pointe de la législation en matière de facturation électronique. Ses solutions sont conçues avec une connaissance approfondie des réglementations mondiales, garantissant une conformité sans faille dans les différentes juridictions.

Les éléments essentiels de la conformité

1. Participation à l’EESPA et à Peppol : La participation active à des organisations telles que l’EESPA (European E-Invoicing Service Providers Association) et Peppol (Pan-European Public Procurement Online) témoigne de l’attachement aux normes du secteur. L’engagement de SPS Commerce auprès de ces organisations garantit que ses solutions s’alignent à 100 % sur les réglementations en cours d’évolution.
2. Expertise dans les réglementations locales : La législation en matière de facturation électronique varie d’un pays à l’autre. Les solutions de SPS Commerce sont adaptées aux réglementations locales, ce qui permet aux directeurs financiers de naviguer en toute confiance dans les complexités des transactions transfrontalières.
3. Contrôle de la conformité : Les lois relatives à la facturation électronique sont en constante évolution. SPS Commerce suit de près l’évolution de la réglementation et met à jour ses solutions pour qu’elles reflètent les exigences les plus récentes. Les directeurs financiers peuvent être assurés que leurs processus de facturation électronique sont entièrement conformes.
4. Intégration avec les plateformes gouvernementales : Dans les pays où les gouvernements fournissent des plateformes de facturation électronique, une intégration transparente est cruciale. Les solutions de SPS Commerce facilitent l’intégration directe avec ces plateformes, ce qui simplifie la conformité et améliore l’efficacité.

Considérer la conformité comme un outil commercial

Si la législation sur la facturation électronique présente des défis, elle offre également des opportunités de transformation stratégique. Les directeurs financiers peuvent tirer parti des initiatives de mise en conformité pour améliorer l’efficacité opérationnelle, renforcer les relations avec les partenaires et positionner leur entreprise comme une référence de la transparence. La facturation électronique axée sur la conformité prépare également les entreprises à l’avenir, car les gouvernements du monde entier continuent d’imposer la facturation électronique.

La voie à suivre pour aller de l’avant et naviguer en toute confiance

En conclusion, pour naviguer dans la législation sur la facturation électronique qui est en constante évolution, une approche proactive et stratégique est nécessaire. Les directeurs financiers peuvent naviguer en toute confiance sur ce terrain avec des partenaires experts comme SPS Commerce. Le respect de la conformité est essentiel pour conduire les entreprises vers l’excellence.

Grâce à sa connaissance approfondie des réglementations locales, à son engagement actif dans les organismes sectoriels et à ses solutions conçues pour s’adapter à l’évolution des exigences, SPS Commerce permet aux directeurs financiers de naviguer dans la législation sur la facturation électronique avec confiance et prévoyance.

La législation relative à la facturation électronique est en constante évolution, ce qui permet aux directeurs financiers de maintenir la conformité et d’améliorer l’efficacité opérationnelle. En considérant la conformité comme un catalyseur de l’activité, les directeurs financiers positionnent leurs entreprises comme des précurseurs dans la transformation digitale des opérations financières.

La facturation électronique est un élément important de toute supply chain performante. Dans un futur proche, le projet ViDA rendra la facturation électronique obligatoire, et nous voulions vous démontrer que le e-invoicing a ses avantages. Pour faire court, nous avons demandé à nos spécialistes en EDI et en facturation électronique de nous expliquer les cinq principaux avantages de la facturation électronique.

1. Une seule norme de facturation électronique

Dans le monde entier, de plus en plus d’entreprises continuent à adopter la facturation électronique comme méthode de facturation préférée pour leurs échanges B2B. Bien que beaucoup adoptent la facturation électronique par choix, ce n’est pas toujours le cas. Il existe beaucoup de réglementations locales qui déterminent la manière dont une entreprise est tenue d’envoyer, de traiter, et de stocker tous ses documents. Il se peut que selon les règlementations, la facturation électronique soit une obligation pour une entreprise. Compte tenu de la difficulté de s’assurer que votre entreprise respecte toutes les normes applicables, et du nombre d’entreprises qui échangent déjà des factures par voie électronique, il est plus simple d’investir dans une solution de facturation électronique que d’essayer d’avancer sans.

Aujourd’hui, différents gouvernements et entreprises du monde entier adoptent la facturation électronique comme norme pour l’envoi et la réception des factures. Le projet ViDA est d’ailleurs un bon exemple des changements qui arrivent en Europe. Avec ces normes, la facturation B2G et B2B est simplifiée. Grâce à la norme de facturation électronique, les gouvernements et les entreprises peuvent envoyer des factures dans le monde entier avec l’assurance que leurs documents sont traçables et sécurisés. De plus, le e-invoicing réduit le nombre de factures non-approuvées par vos partenaires commerciaux.

2. Le traitement électronique automatisé des factures élimine les erreurs

La facturation électronique peut parfois sembler très compliquée, ce qui amène de nombreuses entreprises à penser qu’elle comporte des risques ou problèmes. Surtout lorsque différentes transactions commerciales (internationales) entrent en jeu. Or la facturation électronique est en général loin d’être compliquée. En effet, l’un des principaux avantages de la facturation électronique est qu’elle peut être entièrement automatisée. Contrairement aux processus manuels, si votre facturation est automatisée, il y a très peu de place pour des erreurs dans vos processus. Le traitement automatisé des factures électroniques élimine la nécessité d’une intervention humaine, souvent source de ces erreurs. Sans saisie manuelle, vous noterez immédiatement une amélioration de votre productivité, des vitesses de traitement, ainsi qu’une réduction considérable des erreurs.

3. Les coûts sont réduits

Grâce à une solution de facturation électronique automatisée, les erreurs manuelles sont évitées et les factures sont traitées et payées plus rapidement. Cela peut avoir un impact considérable si vous cherchez à optimiser vos processus procure-to-pay ou order-to-cash. En effet, lorsque vous éliminez les erreurs humaines, vous évitez les coûts liés à la refacturation, le temps passé à corriger les erreurs, etc. Avec le e-invoicing, vous n’avez pas besoin d’embaucher plus de personnel si votre charge de travail ou votre volumétrie augmentent.

En d’autres termes, la mise en œuvre d’une solution de facturation électronique automatisée permet de réaliser des économies immédiates. Vous pouvez en effet réduire les coûts de facturation de 25 à 50 % grâce au traitement électronique des factures.

4. Les relations fournisseurs et acheteurs sont améliorées

L’automatisation de la facturation améliore la collaboration avec tous vos partenaires commerciaux. D’une part, il n’y a plus de factures perdues ou retardées. De l’autre, vous pouvez garantir la rapidité d’envoi ainsi que l’exactitude des données dans la facture. Cela signifie que les factures sont payées plus rapidement et que les relations avec vos partenaires s’en trouvent améliorées. Vous pouvez ainsi vous focaliser sur de nouvelles opportunités, car vos relations existantes sont entretenues automatiquement.

5. Les cycles de traitement et de paiement sont plus rapides

Sans une solution de facturation électronique automatisée, il peut être difficile de gérer les comptes de manière efficace et professionnelle. Le délai de recouvrement est souvent plus long, ce qui entraîne une augmentation du nombre de jours de créances. Grâce à une plateforme de facturation électronique automatisée, vos processus d’achat sont rationalisés. Vous contrôlez entièrement vos processus de facturation, et vous avez accès à des informations précieuses et à une vue complète sur vos relations partenaires 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

Avec l’arrivée de la directive européenne 2014/55/UE sur la facturation électronique, il est devenu évident que les Pays-Bas, et tous les autres pays de l’UE, devaient rendre obligatoire la facturation électronique entre entreprises et administrations (B2G). Pour les Pays-Bas, cette échéance est largement dépassée, et aujourd’hui, la facturation électronique gagne du terrain, même dans l’espace B2B !

Aux Pays-Bas, tous les pouvoirs publics et les autorités contractantes doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques. L’implémentation de la facturation électronique a été exécutée par l’adoption du cadre Peppol pour la mise en place d’une infrastructure d’échange. Actuellement, tous les organismes publics néerlandais sont directement ou indirectement reliés à l’infrastructure Peppol. C’est ce que l’on appelle le DIGIPOORT, utilisé pour la réception des factures électroniques.

D’un point de vue global, il est clair que la facturation électronique est là pour rester, et, surtout aux Pays-Bas, elle s’impose comme la méthode d’échange de factures préférée, quel que soit le secteur. Mais nous allons un peu vite en besogne. Commençons par le début.

L’histoire de la facturation électronique

La facturation électronique a été introduite aux Pays-Bas le 1er janvier 2011. À partir de cette date, les organismes du gouvernement central ont été légalement tenus de pouvoir recevoir et traiter les factures électroniques via Digipoort, la plateforme centrale où le trafic de messages pour le gouvernement est traité.

L’obligation d’envoyer des factures électroniques a été étendue aux fournisseurs de l’administration centrale le 1er janvier 2017. Toutefois, ce n’est qu’en août 2019 que cela a été strictement contrôlé ou appliqué ; le gouvernement central voulait laisser aux entrepreneurs le temps de se préparer à ce nouveau mode de facturation.

Le 18 avril 2019, l’obligation de facturation électronique a été étendue à tous les gouvernements sous-centraux néerlandais (en plus des gouvernements centraux), aux organisations gouvernementales et aux autres autorités contractantes. Ainsi, ces autorités publiques devaient également être en mesure de recevoir et de traiter les factures électroniques de leurs fournisseurs selon le format standard européen.

Mais cela ne signifiait pas que tous les organismes publics néerlandais étaient entièrement passés à la facturation électronique en avril 2019. En effet, leurs fournisseurs n’étaient pas légalement tenus d’envoyer des factures électroniques – les autorités publiques devaient seulement être en mesure de recevoir et de traiter des factures électroniques si un certain nombre de leurs fournisseurs choisissaient de l’utiliser. Il n’est pas surprenant que la majorité des fournisseurs aient choisi de s’en tenir à leur gestion habituelle. Ils étaient réticents à passer à la facturation électronique parce qu’ils étaient plus à l’aise pour envoyer des factures papier ou des PDF scannés qu’ils créaient depuis des années. D’ailleurs, ce problème existe encore aujourd’hui.

Tout cela, combiné au fait que le gouvernement central néerlandais n’a pas strictement contrôlé ou appliqué la facturation électronique, et ce jusqu’en août 2019 , signifie que la facturation électronique n’a vraiment décollé aux Pays-Bas que près de 10 ans après sa première introduction en 2011.

Ce qui nous amène à aujourd’hui. Les Pays-Bas sont enfin arrivés à un point où suffisamment d’organismes des secteurs publics et privés ont adopté la facturation électronique pour que ses avantages soient plus largement pris en compte. Malgré l’absence de mandat au niveau de l’État pour que les fournisseurs envoient des factures électroniques, nous commençons à voir que de plus en plus d’autorités publiques encouragent leurs fournisseurs à passer à l’acte en leur expliquant le « pourquoi » d’une chose qui, autrement, ne semble être qu’un inconvénient. Et maintenant, avec l’aide des services d’onboarding de fournisseurs de services comme SPS Commerce, la transition vers la facturation électronique peut être très simple pour les fournisseurs.

Comment puis-je commencer avec la facturation électronique ?

Si vous êtes un fournisseur, il existe plusieurs façons d’envoyer des factures électroniques. La première étape consiste donc à déterminer la solution qui vous convient le mieux en fonction de vos besoins spécifiques. Pour ce faire, vous pouvez commencer par calculer le nombre de factures que vous envoyez chaque mois ou chaque année, ainsi que le nombre de clients que vous avez. À partir de là, vous devez également évaluer les capacités de votre infrastructure informatique. Si vous êtes un acheteur, le processus initial de « démarrage » est pratiquement le même, mais dans l’autre sens, bien sûr.

Si vous vous lancez dans la facturation électronique B2G aux Pays-Bas, le gouvernement néerlandais est connecté au réseau sécurisé Peppol. Ceci étant dit, il est absolument essentiel de choisir un fournisseur de services qui fait office de Point d’Accès Peppol, tel que SPS Commerce. Ainsi, vous pourrez envoyer des factures électroniques à toutes les institutions connectées aux Pays-Bas et à l’étranger, y compris les organismes privés, grâce à une simple connexion. Le réseau Peppol est aussi de plus en plus utilisé dans l’espace B2B, choisir un fournisseur de services qui sert de Point d’Accès est donc un choix judicieux.

Vous pouvez envoyer des factures via Peppol de la manière suivante :  

• Un lien direct avec le réseau via votre logiciel comptable ou ERP
• Convertissez les PDF générés par votre système comptable au format accepté avec une solution comme PDF-2-FLOW
• Manuellement via un portail
• Via Digipoort (uniquement pour les fournisseurs de l’administration centrale)

Normes et standards

Plusieurs normes sont utilisées pour la facturation électronique aux Pays-Bas. En résumé, les normes décrivent les règles de formatage spécifique des messages électroniques (comme les factures et les bons de commande). En normalisant la structure des messages, tous les systèmes sont en mesure de comprendre les données et de les traiter en conséquence.

UBL-OHNL : utilisé par le gouvernement néerlandais pour l’achat de biens et de services, à l’exception de l’embauche de personnel (basé sur la norme internationale UBL).

SETU (HR-XML)-OHNL : utilisé pour l’embauche de personnel.

Basis Invoice Rijk (BFR) : Utilisé pour les factures électroniques au sein de l’administration centrale.

Peppol BIS : assure l’interopérabilité transfrontalière pour ceux qui utilisent le réseau Peppol.

NLCIUS : Une spécification supplémentaire à la norme européenne obligatoire (EN 16931) qui n’est applicable qu’aux Pays-Bas et décrit le fonctionnement de la facturation électronique avec le gouvernement (peut également être utilisée dans les instances B2B).

Les normes ci-dessus sont principalement, mais pas exclusivement, utilisées par le gouvernement. Si vous souhaitez en savoir plus sur les différentes normes utilisées dans des secteurs et des régions spécifiques, vous trouverez ici un bon aperçu.

En plus de celles énumérées ci-dessus, il est également important de mentionner la norme ISO 27001. Il s’agit d’une norme internationalement reconnue en matière de sécurité de l’information, et une certification à jour est désormais obligatoire pour tous les fournisseurs de services aux Pays-Bas qui souhaitent servir de point d’accès Peppol. Lorsque vous évaluez les fournisseurs de services, assurez-vous qu’ils cochent cette case.

L’avenir de la facturation et des marchés publics électroniques

Alors que les autorités publiques néerlandaises sont de plus en plus nombreuses à renforcer leurs exigences en matière de facturation électronique, un nombre croissant de grandes entreprises, telles que Rabobank, PostNL et KPN, commencent à adopter le changement. Aujourd’hui, la question n’est plus de savoir si vous allez envoyer des factures électroniques à l’avenir, mais plutôt de savoir quand.

D’ailleurs, nous commençons également à voir que certains pays, comme la France, commencent à imposer la facturation électronique B2B. Ce n’est pas encore le cas aux Pays-Bas, mais à en juger par la façon dont les choses évoluent, on peut supposer que c’est une possibilité très probable.

Et comme de nombreuses organisations l’ont déjà compris, l’étape logique de la digitalisation qui suit la mise en œuvre de la facturation électronique est l’approvisionnement électronique. De nombreuses entreprises sont déjà sur la voie de l’automatisation complète du processus d’approvisionnement et de paiement, et ce n’est qu’une question de temps avant que l’envoi de tous les documents par voie électronique ne devienne la norme, cela ne s’arrêtera pas à la facturation électronique.

Conclusion

Pour conclure, comme de nombreux organismes l’ont déjà remarqué, la suite logique à la digitalisation après la mise en œuvre de la facturation électronique est l’approvisionnement électronique. De nombreuses entreprises s’orientent déjà vers un processus d’achat à paiement (purchase-to-pay) entièrement automatisé, et ce n’est qu’une question de temps avant que l’envoi de tous les documents par voie électronique ne devienne la norme.

Gardez un œil sur l’évolution de la réglementation aux Pays-Bas !