Stand der E-Rechnungsstellung in Estland

Die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich ist in Estland seit Juli 2019 obligatorisch. Das Rechnungslegungsgesetz besagt, dass elektronische Rechnungen bei der Übertragung von Waren oder Dienstleistungen an eine Rechnungslegungsstelle des öffentlichen Sektors obligatorisch sind. Das Gesetz schreibt auch die Verwendung bestimmter Formate vor, entweder den estnischen Standard (nationaler XML-basierter Standard) oder den europäischen Standard für die elektronische Rechnungsstellung.

B2G E-Invoicing in Estland

Die estnische Regierung schreibt keine Anbieter von E-Invoicing-Diensten vor und empfiehlt sie auch nicht. In einer Erklärung des Finanzministeriums heißt es, dass es den Wirtschaftsakteuren freisteht, ihre e-Invoicing-Lösungen zu wählen. Allerdings haben sowohl das Finanzministerium als auch die Kommission vereinbart, dass Unternehmen e-Financials kostenlos nutzen können.

e-Financials, eine automatisierte Buchhaltungssoftware, die vom RIK (einer staatlichen Agentur, die dem estnischen Justizministerium untersteht) angeboten wird, hilft Unternehmern bei der Organisation ihrer Buchhaltung und der Erstellung elektronischer Rechnungen. Unternehmen, die e-Financials nutzen, können dies kostenlos tun. Dies gilt jedoch nur für den Fall, dass Unternehmen e-Financials nutzen, um elektronische Rechnungen an den öffentlichen Sektor zu senden. Alle Unternehmen, die elektronische Rechnungen erstellen, sind im RIK registriert, das alle Informationen zur Übermittlung elektronischer Rechnungen an registrierte Unternehmen und Einrichtungen verwaltet.

Der Ansatz Estlands: Plattform- und Managementlösungen

Estland hat sich dafür entschieden, elektronische Rechnungen dezentral zu verarbeiten, d.h. die öffentlichen Auftraggeber erhalten die elektronischen Rechnungen einzeln und nicht über eine zentrale Plattform. Folglich gibt es mehrere private Dienstleister, die Dienstleistungen für den Austausch elektronischer Rechnungen anbieten. Im privaten Sektor gibt es einige Dienstleister, aus denen die Unternehmen wählen können: Billberry, E-arveldaja, Finbite, Telema und Unifiedpost.

Alle diese Anbieter sind durch Vereinbarungen miteinander verbunden, die es ermöglichen, elektronische Rechnungen von einer Buchhaltungssoftware oder ERP-Lösung des einen Betreibers an die Software eines anderen zu senden. Gegenwärtig gibt es kein System zur Überwachung der elektronischen Rechnungsstellung im B2G-Bereich. Es ist jedoch möglich, in einem vom RIK bereitgestellten eBusiness-Register zu sehen, ob ein Privatunternehmen elektronische Rechnungen empfangen kann oder nicht.

Um die Kommunikation zwischen den Betreibern elektronischer Rechnungen zu verbessern, ist es notwendig, sich an das Peppol-Netz anzuschließen, was mehr Möglichkeiten für den grenzüberschreitenden Austausch elektronischer Rechnungen schaffen wird.

B2B-Rechnungsstellung

Die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich ist nicht obligatorisch, aber Unternehmen, die sie nutzen wollen, müssen bestimmte Regeln befolgen. Die Unternehmen müssen über eine Buchhaltungs- oder ERP-Software verfügen, um elektronische Rechnungen erstellen zu können, oder sie können diese an verschiedene Softwareanbieter auslagern. Die bereits erwähnten Dienstleister können auch Verwaltungsdienste für die elektronische Rechnungsstellung anbieten, einschließlich der Erstellung von elektronischen Rechnungen.

Den Wirtschaftsbeteiligten steht es frei, sich an private oder öffentliche Softwareanbieter wie das RIK zu wenden. Wenn ein B2B-Unternehmen elektronische Rechnungen ausstellen möchte, muss der Empfänger oder Käufer seine Zustimmung geben.

Sowohl bei der elektronischen Rechnungsstellung im B2B- als auch im B2G-Bereich ist keine elektronische Signatur erforderlich. Abgesehen von der Einhaltung des XML-Formats gilt für alle elektronischen Rechnungen eine Archivierungsfrist von 7 Jahren.

Mehrwertsteuer: Digitale Meldepflichten

Alle steuerpflichtigen Personen, die in Estland für die Mehrwertsteuer registriert sind, einschließlich Nichtansässiger, müssen den Anhang zur Mehrwertsteuererklärung (Formular KMD INF) ausfüllen, wenn sie Daten zu Mehrwertsteuertransaktionen melden. Dies gilt für B2B- und B2G-Verkäufe und -Käufe sowie für Transaktionen, die unter bestimmten Bedingungen der normalen oder reduzierten Mehrwertsteuer unterliegen.

Die Häufigkeit der Meldungen wird voraussichtlich monatlich oder vierteljährlich erfolgen. Ab Januar 2016 müssen die Informationen für jeden Umsatz einzeln übermittelt werden.

Die Daten können auf drei Arten übermittelt werden:

1. Manuelle Eingabe der Daten oder Hochladen von Dateien im XML-Format auf das Portal der Steuerbehörde
2. Mit X-Road über eine Machine-to-Machine (M2M) Schnittstelle
3. in Ausnahmefällen auf Papier

Zukünftige Erwartungen

Im Mai 2024 billigte die estnische Regierung die vorgeschlagene Überarbeitung des Rechnungslegungsgesetzes. Vorbehaltlich der Genehmigung durch das Parlament könnte dies in naher Zukunft zu erheblichen Änderungen führen. Wenn das Parlament dem Gesetz zustimmt, werden ab dem 1. Januar 2025 alle Käufer, einschließlich aller öffentlichen Stellen, befugt sein, von ihren Lieferanten elektronische Rechnungen zu verlangen.

Das Gesetz würde die derzeitige Situation der Unternehmen verbessern, die mit der Verwendung nur eines Standards beginnen. Dies könnte bedeuten, dass man sich von der estnischen Norm abwendet und die europäische Norm übernimmt, um eine einheitliche Geschäftspraxis zu erreichen und Verwirrung zu vermeiden. Zumal die estnische Norm nicht mehr weit verbreitet ist und nicht mehr weiterentwickelt wird.

Der Vorschlag sieht vor, dass Unternehmen, die im Unternehmensregister als Empfänger von elektronischen Rechnungen eingetragen sind, von ihren Lieferanten elektronische Rechnungen anfordern können.

Die Überarbeitung zielt darauf ab, das System der elektronischen Rechnungsstellung in Estland zu vereinfachen und zu harmonisieren, den Verwaltungsaufwand und die Kosten für Unternehmen zu verringern, die Datenqualität und Interoperabilität zu verbessern und die Vision einer Echtzeit-Wirtschaft zu unterstützen.

Der Gesetzentwurf soll der Regierung im Jahr 2024 vorgelegt werden. Wann er umgesetzt wird, ist unklar, könnte aber je nach Gesetzgebungsverfahren schon 2025 sein.

Weitere Informationen über die Auswirkungen der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung auf andere EU-Länder finden Sie in unseren früheren Blogs.

Zu Beginn dieses Jahres führte das irische Finanzministerium eine Konsultation durch, die auf künftige Änderungen der Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung hindeuten könnte. Sie erwägen die obligatorische Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung für B2B- und B2G-Transaktionen.

Am 27. Juni fand eine neue Konsultation statt, in der die Modernisierung des Mehrwertsteuerverwaltungssystems angeregt wurde. Revenue, die irische Steuer- und Zollbehörde, ist sich der Notwendigkeit bewusst, während des Prozesses in engem Kontakt mit der Wirtschaft und den Interessengruppen zu bleiben, und wird versuchen, den Zeitplan, die vorgesehenen Verzögerungen und den erforderlichen Verwaltungsaufwand so klar wie möglich darzustellen.

Die Steuerverwaltung nimmt auch den bevorstehenden ViDA-Vorschlag zur Kenntnis, der die elektronische Rechnungsstellung auf dem EU-Markt beschleunigen wird. Nachdem die Steuerbehörde nun die Priorität der Modernisierung des irischen Mehrwertsteuersystems anerkannt hat, werden wir die zukünftigen Diskussionen genau verfolgen.

Die Einführung von B2G eInvoicing

Im April 2019 führte Irland die elektronische Rechnungsstellung für B2G ein und verpflichtete öffentliche Einrichtungen, elektronische Rechnungen von Lieferanten zu akzeptieren, die diese Methode wählen. Das Gesetz schreibt den Lieferanten zwar nicht vor, elektronische Rechnungen an öffentliche Einrichtungen zu übermitteln, macht es aber denjenigen leichter, die sich für diese Methode entscheiden. Eine Reihe von Lieferanten hat sich bereits für die elektronische Rechnungsstellung im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Stellen in Irland entschieden.

Bestehende Richtlinien

Die irischen Bemühungen um die elektronische Rechnungsstellung orientieren sich am Standard der Europäischen Union für die elektronische Rechnungsstellung.

Irland hat sich für das PEPPOL-Netz als Netzwerk für elektronische Rechnungen und elektronische Beschaffungsdokumente entschieden und folgt damit dem Beispiel vieler anderer europäischer Länder. Um den EU-Standards noch besser zu entsprechen, hat das Amt für öffentliches Beschaffungswesen einen Leitfaden für den Versand konformer elektronischer Rechnungen veröffentlicht. Der Leitfaden für die elektronische Rechnungsstellung richtet sich an die vier öffentlichen Einrichtungen in Irland, die Finanzdienstleistungen für das Gesundheits- und Bildungswesen, für lokale Behörden und für die Zentralregierung erbringen.

Bei den öffentlichen Einrichtungen handelt es sich um die folgenden:

• Ministerien der Zentralregierung und das National Shared Services
• Office (NSSO), sowie die lokale Regierung. Die Local Government Management Agency (LGMA)
• Nationale Finanzabteilung der Gesundheitsbehörde der Republik Irland (HSE)
• die ETBs des Bildungsministeriums, Education Shared Business

Die Leitlinien zeigen Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen den Organisationen auf.

Die Konsultation 2024: Die Zukunft der E-Rechnungsstellung

Zum besseren Verständnis der aktuellen Situation in Irland ist es wichtig, die Erklärung des Finanzministers Michael McGrath zu berücksichtigen.

Im Oktober 2023 gab Minister McGrath eine Erklärung über den Plan der Regierung ab, das System für die Rechnungsstellung und die Berichterstattung über die Mehrwertsteuer im Haushalt 2024 zu modernisieren.

Kurz darauf leitete die Steuerbehörde eine öffentliche Konsultation ein, um Ansichten, Bedenken und Meinungen darüber einzuholen, wie die irische Mehrwertsteuerberichterstattung digitalisiert werden kann und wie das System aussehen sollte. Die Steuerbehörde erwägt derzeit die Einführung einer Mehrwertsteuer-Meldepflicht für den inländischen B2B- und B2G-Handel. Der Konsultationszeitraum endete im Januar 2024, daher ist unklar, wann sich die Steuerbehörde an die Öffentlichkeit wenden wird.

Es gibt keinen festen Zeitrahmen für die Umsetzung dieser potenziellen Änderungen. Daher gehen wir davon aus, dass vor der Umsetzung neuer Vorschriften eine angemessene Ankündigungsfrist eingehalten werden muss. Die irische Steuerbehörde ist sich der bevorstehenden Schwierigkeiten bewusst. Die meisten EU-Behörden mussten die Umsetzung ähnlicher Vorschriften aus verschiedenen Gründen verschieben. Daher wird es wahrscheinlich zwei bis drei Jahre dauern, bis es zu wesentlichen Änderungen kommt.

Die öffentlichen Auftraggeber und Sektoren in Irland sind unterschiedlich gut auf die elektronische Rechnungsstellung vorbereitet und verfolgen unterschiedliche Ansätze für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Einige verlassen sich immer noch auf manuelle und halbautomatische Verfahren, während andere über fortschrittliche, standardbasierte, automatisierte und integrierte Systeme verfügen.

Die digitale Entwicklung stellt eine Verlagerung hin zu einer stärker vernetzten und effizienteren Unternehmenslandschaft in Irland dar. Wir sind gespannt, wie die nächsten Schritte aussehen werden. Weitere Informationen über die Auswirkungen der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung auf andere EU-Länder finden Sie in unseren früheren Blogs.

Überblick

Die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und Behörden (B2G) ist in Spanien seit 2015 Pflicht. Alle öffentlichen Behörden müssen ein System für den Empfang elektronischer Rechnungen über FACe einrichten, und alle ihre Lieferanten müssen ihre Rechnungen ebenfalls elektronisch über FACe einreichen (wenn der Gesamtbetrag 5.000 EUR übersteigt).

Rechnungen müssen im FacturaE-Format eingereicht werden, einem XML-basierten Rechnungsformat und dem in Spanien verwendeten Standardformat. Den Lieferanten steht es frei, einen beliebigen Dienstleister zu wählen, sofern dieser in der Lage ist, sich mit der FACe-Plattform zu verbinden.

B2B E-Rechnungsstellung in Spanien

Im Gegensatz zu B2G-Transaktionen ist die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen in Spanien nicht obligatorisch. Trotzdem hat das Land eine relativ neue Plattform für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich entwickelt, die der Öffentlichkeit zugänglich ist und kostenlos genutzt werden kann. FACeB2B basiert auf FACeB2G und ermöglicht die Übermittlung von Rechnungen zwischen Unterauftragnehmern und Auftragnehmern im Rahmen von Verträgen des öffentlichen Sektors.

Bis heute gibt es noch kein aktives Mandat für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich. Spanien arbeitet jedoch aktiv daran, zwischen 2024 und 2026 einen gesetzlichen Standard einzuführen, der alle Anbieter zur Verwendung von E-Invoicing bei B2B-Transaktionen verpflichten wird.

Dienstleister wie SPS Commerce können Unternehmen dabei helfen, die Standards einzuhalten und alle elektronischen Dokumente korrekt einzureichen.

Das SII

Das SII ist das direkte elektronische Melde- und Verwaltungssystem für die Mehrwertsteuer (MwSt.) in Spanien. Unternehmen können über das SII Einzelheiten ihrer Rechnungsunterlagen melden und sie elektronisch an die AEAT (spanische Steuerbehörde) übermitteln.

Das System ermöglicht eine effiziente und automatisierte Kommunikation zwischen der Verwaltung und dem Steuerzahler.

Wer ist verpflichtet, das SII zu nutzen?

• Großunternehmen mit einem Umsatz von mehr als 6 Millionen Euro
• Mehrwertsteuergruppen
• Unternehmen, die im REDEME (Register für die monatliche Mehrwertsteuererstattung) eingetragen sind

Zeitleiste und letzte Updates

Ab 2024: Große B2B-Mehrwertsteuerzahler sind verpflichtet, Rechnungen elektronisch zu versichern und zu quittieren. Es gibt Vorschriften für elektronische Rechnungen und deren Erstellung, einschließlich der automatisierten Rechnungsstellung. Dazu gehören zertifizierte Rechnungsstellungssysteme und die freiwillige Einreichung von Rechnungen bei der Agencia Tributaria – Sistemas y Programas Informáticos o Electrónicos (SIF).

Ab 2025: Aufgrund von Änderungen innerhalb der spanischen Regierung und technischen Herausforderungen wird die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich voraussichtlich im Sommer 2025 erfolgen. Dies gilt insbesondere für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 8 Millionen Euro

1. Juli “Veri*factu-Verordnung“: Um Steuerhinterziehung und die Änderung von Aufzeichnungen zu verhindern, werden Zertifizierungsanforderungen für E-Invoicing-Systeme und -Programme für Unternehmen und Unternehmer obligatorisch sein.

Im Oktober 2024 wurde im spanischen Staatsanzeiger die Verordnung HAC/1177/2024 veröffentlicht, in der die grundlegenden technischen Anforderungen für die VerifActu- Vorschrift festgelegt wurden. Damit begann eine neunmonatige Frist (bis Juli 2025) für die obligatorische Implementierung von Veri*factu-Systemen in alle Abrechnungssoftware im ganzen Land. Es ist jedoch zu beachten, dass aufgrund der Verzögerung bei der Veröffentlichung dieses Ministerialerlasses der im Königlichen Erlass 1007/2023 festgelegte Zeitplan voraussichtlich angepasst wird, wodurch sich die Frist um einige Monate verschiebt.

Ab 2026: Die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich wird für andere Unternehmen und Freiberufler mit einem Jahresumsatz von weniger als 8 Millionen Euro obligatorisch.

Zwei-Phasen-Plan für elektronische B2B-Rechnungsstellung

Zwischen 2025 und 2026 soll die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich in zwei Phasen eingeführt werden. Im Jahr 2025, 12 Monate nach der Verabschiedung des Rechtsrahmens, müssen große Unternehmen, die in Spanien Steuern zahlen, die elektronische Rechnungsstellung nutzen, und alle anderen Steuerzahler müssen im Jahr 2026 damit beginnen.

Laut dem spanischen Parlament und der Verabschiedung dieses Gesetzes wird das Land QR-Codes verwenden müssen, um Rechnungen digital zu verfolgen. Diese gesetzliche Vorschrift wird sicherstellen, dass Softwareentwickler und Einzelhändler die neuesten Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung erfüllen.

Unabhängig davon, ob es sich um B2B- oder B2G-Rechnungen handelt, unterliegen alle in Spanien tätigen Unternehmen einer sechsjährigen Archivierungsfrist für Rechnungen (elektronisch oder nicht). Die Archivierung außerhalb Spaniens ist unter bestimmten Bedingungen zulässig.

Fazit

Der Vorschlag für obligatorische elektronische Rechnungen für alle Unternehmen und Nicht-Kapitalgesellschaften bei B2B-Geschäften zielt darauf ab, die Effizienz der Unternehmen zu verbessern und den Mehrwertsteuerbetrug zu bekämpfen.

Die verpflichtende Integration könnte sich zwar verzögern, wird aber dennoch in den kommenden Jahren zu einer erwarteten Anforderung werden. Mit Hilfe von SPS Commerce können Sie Ihr Unternehmen auf die kommenden Vorschriften vorbereiten.

Im Jahr 2018 wurde die RTIR-Pflicht (Real-Time Invoice Reporting) für inländische Rechnungen eingeführt. Dies verpflichtete alle in Ungarn für Mehrwertsteuerzwecke registrierten Steuerzahler, eRechnungsdaten über XLM-Dateien in Echtzeit und ohne menschliches Zutun an die ungarische Steuerbehörde (NAV) zu melden.

Im Jahr 2021 wurde das Gesetz geändert, um alle B2B- und B2C-Transaktionen einzubeziehen und festzulegen, dass auch sie ihre Berichte in Echtzeit an die Steuerbehörden übermitteln müssen, unabhängig vom Betrag der Transaktion.

Das Modell des ungarischen Meldesystems ist zentralisiert. Unternehmen können die XML-Datei ausschließlich an NAV Online 3.0, ein ungarisches Online-Rechnungsmeldesystem, melden, das die Rechnung dann den Kunden elektronisch zur Verfügung stellt.

NAV und die Einführung von eVAT

Im Jahr 2024 führte die Nationale Steuer- und Zollverwaltung (NAV) das elektronische Mehrwertsteuersystem (eVAT) ein, um die MwSt-Meldung unter Verwendung der verfügbaren Daten der Steuerbehörden zu vereinfachen.

eVAT basiert auf Transaktionsdaten, die die Steuerzahler seit Juli 2018 im Rahmen der FTIR-Regelung in Echtzeit übermitteln müssen. Sie umfasst auch Daten aus dem ungarischen Live-Kassenmeldesystem.

Ab dem 1. Januar 2024 können Umsatzsteuererklärungen nach den Bedürfnissen und Präferenzen von kleinen und großen Steuerzahlern eingereicht werden:

• über eine Machine-to-Machine-Verbindung (M2M) 
• über die eVAT-Schnittstelle
• über das Programm ÁNYK, das die Übermittlung von Informationen an das NAV erleichtern soll

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Aktuelle Landschaft

Dänemark hat im Jahr 2022 mit der Einführung des Gesetzes über die digitale Buchführung, das die Verwendung digitaler Buchhaltungssysteme für geschäftliche Transaktionen vorschreibt, einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung getan. Dies zeigt das Engagement der Regierung für die Modernisierung der Geschäftspraktiken und die Verbesserung der Effizienz. Es ist auch geplant, schrittweise ein Mandat für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich einzuführen, um sicherzustellen, dass das gesamte Unternehmensökosystem in Dänemark die Digitalisierung annimmt.

Das Gesetz zur digitalen Buchführung

Das Gesetz über die digitale Buchführung ist eine wichtige gesetzliche Entwicklung, die am 1. Juli 2024 in Kraft treten wird. Es verpflichtet Unternehmen zur Einführung digitaler Buchhaltungssysteme, um die Erfassung von Transaktionen zu rationalisieren und die Einhaltung von Berichtspflichten zu gewährleisten. Das Gesetz zielt darauf ab, Buchhaltungsverfahren zu vereinfachen, jährliche Berichterstattungsprozesse zu automatisieren und die Transparenz und Rechenschaftspflicht von Geschäftspraktiken zu erhöhen.

NemHandel und Peppol

Die dänische Infrastruktur für die elektronische Rechnungsstellung stützt sich auf die Plattform NemHandel, die auf dem Peppol-Modell basiert. Diese auf nationaler Ebene entwickelte und betriebene Plattform erleichtert den sicheren Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen und Behörden. NemHandel ist für öffentliche Aufträge im B2G-Bereich obligatorisch und garantiert die Einhaltung des OIOUBL-Standards, der den europäischen Normen entspricht.

Empfänger elektronischer Rechnungen müssen im Nemhandelsregister registriert sein. Das Nemhandelsregister ist ein Peppol SMP (Service Metadata Publisher), der in Peppol eDelivery integriert ist und als Adressregister fungiert. Ziel der Integration ist die Verbesserung der grenzüberschreitenden Konnektivität in Bezug auf den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen.

Wie wird man in Dänemark compliant?

Unternehmen müssen sich beim Nemhandelsregister (NHR) registrieren lassen, um elektronische Rechnungen empfangen zu können. Über das NHR können Unternehmen eine elektronische Rechnungsnummer (GLN/EAN) erhalten, anhand derer sie von Handelspartnern identifiziert werden können und die die Einhaltung der Vorschriften und einen reibungslosen Transaktionsprozess gewährleistet.

Für den Versand konformer elektronischer Rechnungen stehen verschiedene Tools zur Verfügung, u.a:

• Integration mit Cloud-basierten ERP-/Einkaufssystemen
• Fakturierung direkt aus Finanzsystemen
• Nutzung webbasierter Plattformen

Jede Methode gewährleistet die Einhaltung der dänischen E-Invoicing-Standards und ebnet den Weg für nahtlose Transaktionen im digitalen Zeitalter.

Jährliche digitale Berichte

Nach den neuen Vorschriften müssen Unternehmen, die in den letzten beiden Kalenderjahren einen Umsatz von mehr als 300 000 DKK erzielt haben, der dänischen Wirtschaftsbehörde (Erhvervsstyrelsen) einen jährlichen Digitalbericht vorlegen. Dieser Schwellenwert wird es Unternehmen unterschiedlicher Größe ermöglichen, einen Beitrag zur digitalen Agenda zu leisten und eine Kultur der Transparenz und Compliance zu fördern.

Die Zukunft umarmen

Dänemark bewegt sich in eine digitale Zukunft und Unternehmen müssen sich an neue Vorschriften anpassen. Um gesetzeskonform und innovativ zu bleiben, sollten Unternehmen die elektronische Rechnungsstellung und digitale Buchhaltung einführen.

Unternehmen können Wachstumschancen nutzen, ihre betriebliche Flexibilität erhöhen und das Vertrauen ihrer Stakeholder stärken, indem sie noch vor Ablauf der gesetzlichen Fristen digitalisieren.

Die CRA (Kanadische Steuerbehörde)

Obwohl es in Kanada kein Mandat für die elektronische Rechnungsstellung gibt, untersucht die kanadische Regierung aktiv die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung und stellt Leitlinien für deren Umsetzung bereit.

Die Canada Revenue Agency (CRA) ist für die Durchsetzung der Steuergesetze zuständig. Die CRA ermutigt Unternehmen aufgrund der vielen Vorteile, die die elektronische Rechnungsstellung bietet, diese zu nutzen. Um sicherzustellen, dass Unternehmen die Vorschriften zuverlässig einhalten können, hat die CRA umfassende Regeln und Vorschriften zu allen Aspekten der Rechnungsstellung aufgestellt:

Aufbewahrung: Die Verfahren sollten die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Rechnungen gewährleisten. Außerdem müssen sie bei Bedarf leicht zugänglich sein.

Archivierung: Alle Rechnungen müssen für mindestens sechs Jahre archiviert werden.

Format: Elektronische Rechnungen sollten dem UBL-Modell (XML-basiert) folgen.

Rechnungsinformationen: Informationen wie Datum, Rechnungsnummer und eine klare Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen müssen enthalten sein. Außerdem müssen die Kontaktdaten des Unternehmens und des Kunden angegeben werden.

Die CRA und die Schattenwirtschaft

Einer der Hauptgründe für die Regierung, die elektronische Rechnungsstellung in Betracht zu ziehen, ist die Eindämmung der Schattenwirtschaft. Die Schattenwirtschaft ist eine wirtschaftliche Aktivität/Transaktion, die vor der Regierung verborgen wird, um Steuern und andere Verpflichtungen zu vermeiden.

Im Jahr 2021 startete die CRA eine Initiative zur Untersuchung der Durchführbarkeit eines Mandats für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich.

Das Hauptziel bestand darin, die potenziellen Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung für Unternehmen zu bewerten. Zu diesen Vorteilen gehören eine höhere Effizienz, eine bessere Einhaltung der MwSt-Pflichten, die Abschreckung von der Teilnahme an der Schattenwirtschaft und eine bessere Erfahrung der Steuerzahler mit der elektronischen Rechnungsstellung. In der Studie wurden jedoch auch die Hindernisse für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung aufgezeigt.

E-Invoicing Bewertung

In der CRA-Studie zur elektronischen Rechnungsstellung 2021 wurden die größten Bedenken der Unternehmen in Bezug auf die elektronische Rechnungsstellung ermittelt. Zu diesen Bedenken gehören:

• Keine weite Verbreitung – Die Studienteilnehmer waren der Ansicht, dass die meisten Unternehmen, mit denen sie zusammenarbeiten, die elektronische Rechnungsstellung nicht nutzen.
• Warum reparieren, was nicht kaputt ist? Einige Unternehmen sehen keine Vorteile in der Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung, da sie mit ihren derzeitigen Abläufen zufrieden sind.
• Effiziente Verarbeitung vs. Fehleranfälligkeit – Obwohl die elektronische Rechnungsstellung die Rechnungsverarbeitung rationalisieren kann, äußerten die Studienteilnehmer die Befürchtung, dass die Automatisierung zu unentdeckten Fehlern führen könnte.

Die Teilnehmer der CRA-Studien äußerten auch ihre Ansichten darüber, wie kanadische Unternehmen zur Einführung der elektronischen Rechnungsstellung ermutigt werden könnten.

Die Ideen reichten von einem Mandat der kanadischen Regierung zur Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung bis hin zu größeren Unternehmen, die kleineren Unternehmen den Weg weisen könnten. Zusätzliche Anreize könnten Rabatte oder Steuererleichterungen durch die kanadische Steuerbehörde für Unternehmen sein, die die elektronische Rechnungsstellung einführen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass diese Studie der Regierung geholfen hat zu verstehen, was die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung bedeuten könnte. Sie gab einen Einblick in die Sichtweise kanadischer Unternehmen auf die elektronische Rechnungsstellung, zeigte Probleme auf und schlug Möglichkeiten vor, wie die Regierung die Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung in den kommenden Jahren fördern könnte.

Warum elektronische Rechnungsstellung?

In vielen Ländern wird die elektronische Rechnungsstellung aufgrund ihrer Vorteile eingeführt, z. B. schnellere Zahlungen, leichter zugängliche Dokumente, bessere Beziehungen zu Geschäftspartnern, fehlerfreie Steuererklärungen und vieles mehr. Der Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung hat in vielen Ländern bereits begonnen und es ist nur eine Frage der Zeit, bis die meisten Unternehmen dieses Modell übernehmen.

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Im Anschluss an die Richtlinie 2014/55 der Europäischen Union und die Initiativen des Ministeriums für digitale Verwaltung macht Griechenland erhebliche Fortschritte bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung. Diese Entscheidung zielt darauf ab, Finanzprozesse zu modernisieren und die Transparenz und Effizienz im Geschäftsverkehr zu erhöhen.

Neueste Aktualisierungen

Im Jahr 2023 wurde die elektronische Rechnungsstellung in Griechenland durch das Gesetz 4601/2019 für alle lokalen, regionalen und nationalen öffentlichen Auftraggeber verbindlich.

Das Ministerium für digitale Verwaltung ernannte das Generalsekretariat für Informationssysteme zur nationalen PEPPOL-Behörde. Es ist die Anlaufstelle für den Online-Einkauf und die Aktivitäten der Regierung in ganz Europa. Dazu gehört auch die Festlegung nationaler E-Invoicing-Strategien, Regeln für den Austausch von Rechnungen und technische Standards.

Zu den jüngsten Aktualisierungen in Bezug auf die elektronische Rechnungsstellung ab 2024 gehören:

• Pläne für eine obligatorische elektronische Rechnungsstellung für die Mehrwertsteuer, möglicherweise ab 2025.
• Anreize für Steuerzahler, die elektronische Rechnungsstellung über zertifizierte Anbieter einzuführen.
• Verwendung von QR-Codes durch die Anbieter zur Überprüfung der Authentizität.

Am 13. Januar 2025 veröffentlichte die Europäische Kommission einen Vorschlag für einen Durchführungsbeschluss des Rates zur Ermächtigung Griechenlands zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung zwischen Unternehmen, nachdem Griechenland eine Ausnahmeregelung beantragt hatte.

Anforderungen an die E-Rechnungsstellung

Sehen wir uns die grundlegenden Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung in Griechenland an, die mit den von der Europäischen Union festgelegten Anforderungen übereinstimmen.

• Die Rechnungen müssen in einem elektronischen Standardformat, XML, vorliegen. Sie sollten die wichtigsten Informationen enthalten, darunter die Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum, Angaben zum Käufer und Verkäufer, den Gesamtbetrag der Rechnung und eine Beschreibung der Waren und Dienstleistungen.
• Elektronische Rechnungen sollten leicht zugänglich sein und mindestens fünf Jahre lang archiviert werden.

Konforme elektronische Rechnungen in Griechenland

Um die Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung in Griechenland einzuhalten, müssen die Unternehmen bestimmte Schritte unternehmen:

• Registrierung für die elektronische Rechnungsstellung: Um Zugang zur E-Invoicing-Plattform zu erhalten und das System nutzen zu können, müssen sich die Unternehmen bei der griechischen Steuerbehörde registrieren.
• Digitale Signatur und Zertifikat: Eine digitale Signatur und ein Zertifikat sind erforderlich, um die Echtheit elektronischer Rechnungen nachzuweisen und eine Manipulation der Daten zu verhindern.
• Vorbereitung von E-Rechnungen: Bei der Ausstellung elektronischer Rechnungen ist es wichtig, eine Buchhaltungs- oder Unternehmenssoftware zu verwenden, die den vom griechischen Finanzministerium festgelegten Regeln entspricht. Wie bereits erwähnt, sollten die Rechnungen Angaben zum Verkäufer und Käufer, das Rechnungsdatum, den Steuerbetrag und eine Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung enthalten.
• Validierung und Übermittlung: Die elektronische Rechnung wird über PEPPOL zur Validierung an das Interoperabilitätszentrum gesendet. Das Interoperabilitätszentrum sendet die e-Rechnung dann sicher über die griechische Steuerplattform myDATA.
• MyDATA-Plattform prüft: Die elektronische Rechnung wird geprüft und erhält eine “eindeutige Eingangsnummer”.

Verarbeitung durch den öffentlichen Auftraggeber: Der öffentliche Auftraggeber erhält die elektronische Rechnung und verarbeitet sie gemäß seinen internen Beschaffungsvorschriften mit Hilfe eines genehmigten IT-Systems/einer Webanwendung. Der Verarbeitungsstatus wird dann über das Interoperabilitätszentrum an den Absender zurückgesendet.

Fazit

Die elektronische Rechnungsstellung ist für staatliche Stellen obligatorisch und bietet Unternehmen in Griechenland Vorteile in Bezug auf Effizienz, Transparenz und Einhaltung von Vorschriften. Unternehmen können sich leicht in der E-Invoicing-Landschaft zurechtfinden und zur digitalen Transformation des Landes beitragen, indem sie die festgelegten Vorschriften und Verfahren befolgen.