État de la facturation électronique en Estonie

La facturation électronique B2G est obligatoire en Estonie depuis juillet 2019. La loi sur la comptabilité (the Accounting Act) stipule que les factures électroniques sont obligatoires lors du transfert de biens ou de services à une entité comptable du secteur public. La loi impose également l’utilisation de formats spécifiques, soit la norme estonienne (norme nationale basée sur XML), soit la norme européenne sur la facturation électronique.

La facturation électronique B2G en Estonie

Le gouvernement estonien ne mandate ni ne recommande aucun fournisseur de services de facturation électronique. Une déclaration du ministère des finances souligne que les opérateurs économiques sont libres de choisir leurs solutions de facturation électronique. Toutefois, le Ministère des Finances et la Commission Européenne ont convenu que les entreprises pouvaient utiliser gratuitement e-Financials.

e-Financials, un logiciel de comptabilité automatisé proposé par le RIK (une agence d’État dépendant du ministère estonien de la justice), vise à aider les entrepreneurs à organiser leur comptabilité et à générer des factures électroniques. Les entreprises qui utilisent e-Financials peuvent le faire gratuitement dans le cas où les entreprises l’utilisent pour envoyer des factures électroniques au secteur public. Toutes les entités qui facturent par voie électronique sont enregistrées dans le RIK, qui gère toutes les informations nécessaires à la transmission des factures électroniques aux entreprises et institutions enregistrées.

L’approche de l’Estonie : Plateforme et solutions de gestion

L’Estonie a choisi de traiter les factures électroniques de manière décentralisée, ce qui signifie que les autorités contractantes du secteur public reçoivent les factures électroniques individuellement et non par l’intermédiaire d’une plateforme centrale. Par conséquent, il existe plusieurs prestataires de services privés qui offrent des services d’échange de factures électroniques. Dans le secteur privé, les entreprises ont le choix entre plusieurs fournisseurs de services : Billberry, E-arveldaja, Finbite, Telema et Unifiedpost.

Tous ces fournisseurs sont liés par des accords qui permettent d’envoyer des factures électroniques d’un logiciel de comptabilité ou d’une solution ERP d’un opérateur vers le logiciel d’un autre. A l’heure actuelle, il n’existe pas de système de contrôle de la facturation électronique B2G. Toutefois, il est possible de voir, à partir d’un registre des affaires électroniques fourni par le RIK, si une entreprise privée peut recevoir des factures électroniques ou non.

Pour simplifier la communication entre les opérateurs de facturation électronique, une connexion à Peppol est nécessaire et pour créer davantage de possibilités d’échange transfrontalier de factures électroniques.

Facturation électronique interentreprises (B2B)

Bien que la facturation électronique interentreprises ne soit pas obligatoire, certaines règles s’appliquent aux entreprises qui souhaitent l’adopter. Les opérateurs économiques doivent disposer d’un logiciel de comptabilité ou d’un progiciel de gestion intégré (ERP) pour générer des factures électroniques ou peuvent confier cette tâche à différents fournisseurs de logiciels. Les prestataires de services mentionnés plus haut peuvent également fournir des services de gestion de la facturation électronique, y compris la création de factures électroniques.

Les opérateurs économiques sont libres de contacter des fournisseurs de logiciels privés ou publics tels que le RIK. Si une entreprise B2B souhaite émettre des factures électroniques, le destinataire ou l’acheteur doit donner son accord.

Qu’il s’agisse de facturation électronique B2B ou B2G, aucune signature électronique n’est requise. Outre le respect du format XML, une période d’archivage de 7 ans est prévue pour toutes les factures électroniques.

TVA : exigences en matière de déclaration électronique

Tous les assujettis à la TVA en Estonie, y compris les non-résidents, sont tenus de remplir l’annexe à la déclaration de TVA (formulaire KMD INF) lorsqu’ils déclarent les données relatives aux opérations de TVA, qui s’appliquent aux ventes et aux achats B2B et B2G, ainsi qu’aux opérations soumises à la TVA normale ou réduite sous certaines conditions.

La fréquence des rapports devrait être mensuelle ou trimestrielle. Depuis janvier 2016, les informations devront être fournies individuellement pour chaque transaction.

Les données peuvent être transmises de trois manières :

1. En saisissant manuellement les données ou en téléchargeant des fichiers au format XML sur le portail de l’administration fiscale
2. En utilisant X-Road par le biais d’une interface machine à machine (M2M)
3. Dans des cas exceptionnels, sur papier

Ce que l’on peut attendre à l’avenir

En mai 2024, le gouvernement estonien a approuvé les révisions proposées à la loi sur la comptabilité. Dans l’attente de l’approbation du Parlement, cela pourrait entraîner des changements importants à l’horizon. Si le Parlement l’approuve, le 1er janvier 2025, les acheteurs, y compris toutes les entités du secteur public, seront habilités à exiger des factures électroniques de la part des fournisseurs.

La loi améliorerait la situation actuelle des entreprises en commençant par l’utilisation d’une seule norme. Cela pourrait signifier l’abandon de la norme estonienne et l’adoption de la norme européenne afin d’assurer la cohésion des entreprises et d’éliminer la confusion. D’autant plus que la norme estonienne n’est plus largement utilisée ou développée.

Selon la proposition, les entreprises inscrites au registre des entreprises en tant que destinataires de factures électroniques pourront demander des factures électroniques à leurs fournisseurs.

La révision vise à simplifier et à harmoniser le système de facturation électronique en Estonie, à réduire la charge administrative et les coûts pour les entreprises, à améliorer la qualité des données et l’interopérabilité, et à soutenir la vision d’une économie en temps réel.

Le projet de loi devrait être soumis au gouvernement en 2024. La date de sa mise en œuvre n’est pas claire, mais elle pourrait intervenir dès 2025, en fonction du processus législatif.

Pour en savoir plus sur l’impact du règlement sur l’e-facturation dans les autres pays de l’UE, veuillez consulter nos blogs précédents.

Ce début de l’année, le ministère irlandais des finances a organisé une consultation qui pourrait annoncer de futurs changements dans les règles de facturation électronique. Il envisage l’utilisation obligatoire de la facturation électronique pour les transactions B2B et B2G.

Une nouvelle consultation a eu lieu le 27 juin, encourageant la modernisation du système d’administration de la TVA. Revenue, l’administration fiscale irlandaise, est bien consciente de la nécessité de rester proche des entreprises et des parties prenantes au cours du processus et s’efforcera d’être aussi claire que possible en ce qui concerne le calendrier, le délai prévu ainsi que le travail administratif qu’il nécessitera.

L’administration fiscale prend également note de la prochaine proposition ViDA, qui accélérera la facturation électronique sur le marché de l’UE.

Maintenant que l’administration fiscale a reconnu la priorité de la modernisation du système de TVA irlandais, nous suivrons de près les discussions à venir.

L’introduction de la facturation électronique B2G

En avril 2019, l’Irlande a introduit la facturation électronique B2G, obligeant les organismes publics à accepter les factures électroniques des fournisseurs qui choisissent cette méthode. Bien que la loi n’exige pas que les fournisseurs soumettent des factures électroniques aux organismes publics, elle facilite la tâche de ceux qui choisissent cette méthode. Un certain nombre de fournisseurs ont déjà adopté la facturation électronique dans le cadre de leurs relations commerciales avec les autorités publiques irlandaises.

Lignes directrices en vigueur

Les efforts de l’Irlande en matière de facturation électronique sont alignés sur la norme de l’Union Européenne. L’Irlande a choisi le réseau Peppol comme réseau pour les factures et les documents d’achat électroniques, suivant ainsi les traces de nombreux autres pays européens. Pour mieux se conformer aux normes de l’UE, l’Office of Government Procurement a publié un guide sur la manière d’envoyer des factures électroniques conformes. Ce guide s’adresse aux quatre organismes publics irlandais qui fournissent des services financiers aux secteurs de la santé et de l’éducation, aux autorités locales et aux départements du gouvernement central.

Les organismes publics sont les suivants :

• Les départements du Gouvernement Central et l’Office National des Services Partagés
• L’Office (NSSO), ainsi que les collectivités locales. L’agence de gestion du gouvernement local (LGMA)
• La National Finance Division du Health Service Executive (HSE) de la République d’Irlande
• L’ETB (Education Shared Business) du ministère de l’éducation.

Les lignes directrices identifient les éléments communs et différents entre les organisations.

La consultation 2024 : L’avenir de la facturation électronique

Pour mieux comprendre la situation actuelle en Irlande, il est important de reprendre la déclaration du ministre des finances, Michael McGrath.
En octobre 2023, le ministre McGrath a publié une déclaration sur le projet du gouvernement de moderniser le système de facturation et de déclaration de la TVA dans le budget 2024.

Peu de temps après, le fisc a lancé une consultation publique pour recueillir des avis, des préoccupations et des opinions sur la manière de digitaliser la déclaration de la TVA irlandaise et sur ce à quoi le système devrait ressembler. Les autorités fiscales envisagent actuellement l’introduction d’une obligation de déclaration de la TVA pour les échanges nationaux B2B et B2G. La période de consultation s’est achevée en janvier 2024, on ne sait donc pas quand l’administration fiscale s’adressera au public. Aucun calendrier n’a été fixé pour la mise en œuvre de ces changements potentiels. Par conséquent, nous prévoyons qu’il y aura une période de préavis raisonnable avant la mise en œuvre de toute nouvelle règle.

L’administration fiscale irlandaise est consciente des difficultés à venir. La plupart des autorités de l’UE ont dû retarder la mise en œuvre de règles similaires pour diverses raisons. De ce fait, il faudra probablement attendre deux ou trois ans avant de voir apparaître des changements significatifs. Les pouvoirs adjudicateurs et les secteurs en Irlande ont des niveaux variables de capacité de facturation électronique et d’approches de la réception et du traitement des factures électroniques. Certains s’appuient encore sur des processus manuels et semi-automatiques, tandis que d’autres disposent de systèmes avancés, automatisés et intégrés, fondés sur des normes.

L’évolution digitale représente un changement vers des relations commerciales plus connectées et plus efficace en Irlande. Nous sommes impatients de voir quelles seront les prochaines étapes. Pour en savoir plus sur l’impact du règlement sur la facturation électronique dans les autres pays de l’UE, veuillez consulter nos blogs précédents.

Situation actuelle

Le Danemark a fait un grand pas vers la digitalisation en 2022 avec l’introduction de la loi sur la comptabilité électronique, qui rend obligatoire l’utilisation de systèmes comptables électroniques pour les transactions commerciales. Cette loi témoigne de l’engagement du gouvernement à moderniser les pratiques commerciales et à améliorer l’efficacité. Il est également prévu d’introduire progressivement un mandat pour la facturation électronique interentreprises, afin de s’assurer que l’ensemble de l’écosystème commercial danois adopte la numérisation.

La loi sur la comptabilité électronique  – Digital Bookkeeping Act

La loi sur la comptabilité électronique est un développement législatif important qui entrera en vigueur le 1er juillet 2024. Ce mandat exige que les entreprises adoptent des systèmes de comptabilité électronique afin de rationaliser l’enregistrement des transactions et d’assurer la conformité avec les exigences de déclaration. La loi vise à simplifier les procédures comptables, à automatiser les processus de déclaration annuelle et à accroître la transparence et la responsabilité dans les pratiques commerciales.

NemHandel et Peppol

L’infrastructure danoise de facturation électronique s’articule autour de la plateforme NemHandel, basée sur le modèle Peppol. Cette plateforme, développée et gérée au niveau national, facilite l’échange sécurisé de factures électroniques entre les entreprises et les agences gouvernementales. NemHandel est obligatoire pour les marchés publics B2G et garantit la conformité avec la norme OIOUBL, qui est conforme aux normes européennes.

Ceux qui reçoivent des factures électroniques doivent être enregistrés dans le registre Nemhandel. Le registre Nemhandel est un SMP (Service Metadata Publisher) de Peppol qui est intégré à Peppol eDelivery et fonctionne comme un annuaire. Le but de l’intégration est d’améliorer la connectivité transfrontalière en termes de réception et de traitement des factures électroniques.

Comment se mettre en conformité au Danemark

Les entreprises doivent s’inscrire auprès du Nemhandelregister (NHR) pour recevoir des factures électroniques. Par l’intermédiaire du NHR, les entreprises peuvent obtenir un numéro de destinataire de facture électronique (GLN/EAN) qui permet aux partenaires commerciaux de les rechercher, et qui garantit la conformité et un processus de transaction sans faille.

Plusieurs outils sont disponibles pour envoyer des factures électroniques conformes, notamment :

• L’intégration avec des systèmes d’achat/ERP basés sur le cloud
• Facturation directe à partir de systèmes financiers
• L’utilisation de plateformes basées sur le web

Chaque méthode garantit la conformité aux normes danoises en matière de facturation électronique et ouvre la voie à des transactions transparentes à l’ère digitale.

Rapports électroniques annuels

En vertu des nouvelles règles, les entreprises dont le chiffre d’affaires a dépassé 300 000 DKK au cours des deux dernières années civiles sont tenues de soumettre un rapport électronique annuel à l’Autorité danoise des affaires (Erhvervsstyrelsen). Ce seuil permettra aux entreprises de différentes tailles de contribuer au programme digital et de promouvoir une culture de la transparence et de la conformité.

S’ouvrir à l’avenir

Le Danemark s’oriente vers un avenir digital et les entreprises doivent s’adapter aux nouvelles réglementations. Pour rester conformes et innovantes, les entreprises doivent adopter la facturation électronique et la comptabilité électronique.Les entreprises peuvent saisir des opportunités de croissance, accroître leur agilité opérationnelle et renforcer la confiance des parties prenantes en adoptant le digital avant les échéances réglementaires.

Depuis plusieurs années, le Canada explore les possibilités de la facturation électronique. Actuellement, il n’existe pas de mandat pour la facturation électronique interentreprises, mais le gouvernement a commencé à fournir des lignes directrices en 2018.

L’Agence du Revenu du Canada (ARC)

Bien qu’il n’y ait pas de mandat pour la facturation électronique au Canada, le gouvernement canadien explore activement les avantages de la facturation électronique et fournit des conseils sur la façon de la mettre en œuvre.

L’Agence du Revenu du Canada (ARC) est chargée de faire appliquer la législation fiscale. L’ARC encourage fortement toutes les entreprises à adopter la facturation électronique, bien que celle-ci ne soit pas encore obligatoire. L’ARC fournit des directives et des règlements détaillés sur toutes les questions relatives à la facturation, y compris :

Le stockage : Les processus doivent garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des factures. Elles doivent également être faciles à récupérer en cas de besoin.

L’archivage : Les factures doivent être archivées pendant au moins six ans.

Le format : Les factures électroniques doivent suivre le modèle UBL (basé sur XML).

Informations relatives à la facturation : Les informations telles que la date, le numéro de la facture et une description claire des biens ou des services doivent apparaître. Et évidemment, les coordonnées de l’entreprise et du client.

L’ARC et l’économie clandestine

L’une des principales raisons pour lesquelles le gouvernement envisage la facturation électronique est de réduire la participation à l’économie clandestine. L’économie clandestine est une activité/transaction économique qui est cachée au gouvernement afin d’éviter les taxes et autres obligations.

En 2021, l’ARC a lancé une initiative pour étudier la viabilité d’un mandat de facturation électronique interentreprises.

L’objectif principal était d’évaluer les avantages potentiels de la facturation électronique pour les entreprises. Ces avantages comprennent une efficacité accrue, une meilleure conformité à la taxe de vente, la dissuasion de la participation à l’économie clandestine et l’amélioration de l’expérience des contribuables en matière de facturation électronique. Toutefois, l’étude a également mis en évidence les limites à l’adoption de la facturation électronique.

Évaluation de la facturation électronique

L’étude 2021 de l’ARC sur la facturation électronique a identifié les principales préoccupations des entreprises quant à l’utilisation de la facturation électronique. Ces limites sont notamment les suivantes :

• Son utilisation n’est pas très répandue : Les participants à l’étude ont estimé que la plupart des entreprises avec lesquelles ils travaillent n’utilisent pas la facturation électronique.
• Pourquoi réparer quelque chose qui n’est pas cassé ?  Certaines entreprises ne voient pas l’intérêt de passer à la facturation électronique parce qu’elles sont satisfaites de leurs processus de facturation actuels.
• Efficacité du traitement VS inquiétudes vis-à-vis des erreurs : Bien que la facturation électronique puisse rationaliser le traitement des factures, les participants à l’étude ont exprimé la crainte que l’automatisation ne conduise à des erreurs non détectées.

Les participants aux études de l’ARC ont fait part de leur point de vue sur la manière dont les entreprises canadiennes pourraient être encouragées à adopter la facturation électronique.

Les idées allaient d’un mandat pour son utilisation par le gouvernement canadien, à des entreprises plus importantes qui montreraient la voie aux plus petites. D’autres mesures incitatives pourraient inclure des remises ou des allègements fiscaux de la part de l’Agence du Revenu du Canada pour les entreprises qui adoptent le e-invoicing.

En résumé, cette étude a aidé le gouvernement à concevoir ce que l’adoption de la facturation électronique pourrait signifier. Elle a permis de comprendre comment les entreprises canadiennes perçoivent la facturation électronique, d’identifier les points problématiques et de suggérer des moyens par lesquels le gouvernement pourrait encourager son utilisation dans les années à venir.

Pourquoi choisir la facturation électronique ?

De nombreux pays adoptent la facturation électronique pour les avantages qu’elle offre, notamment des paiements plus rapides, des documents accessibles, de meilleures relations avec les partenaires, des déclarations fiscales sans erreur, etc. La transition vers la facturation électronique a déjà commencé dans de nombreux pays, et ce n’est qu’une question de temps avant que la plupart des entreprises n’adoptent ce modèle.

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Suite à la directive 2014/55 de l’Union européenne et aux initiatives du ministère de la Gouvernance Numérique, la Grèce fait des progrès significatifs dans l’adoption de la facturation électronique. Cette décision vise à moderniser les processus financiers et à accroître la transparence et l’efficacité des transactions commerciales.

Adoption et mises à jour

En 2023, la facturation électronique est devenue obligatoire en Grèce pour tous les pouvoirs adjudicateurs locaux, régionaux et nationaux en vertu de la loi 4601/2019.

Le Ministère de l’Administration Numérique a désigné le Secrétariat Général des Systèmes d’Information comme l’autorité nationale PEPPOL. Il s’agit du point de contact pour les achats en ligne et les activités gouvernementales dans toute l’Europe. Il s’agit notamment de définir les politiques nationales en matière de facturation électronique, les règles d’échange de factures et les normes techniques.

À partir de 2024, les mises à jour récentes comprennent :

• Des plans pour la facturation électronique obligatoire de la TVA, probablement à partir de 2025.
• Des incitations pour les contribuables à adopter la facturation électronique par l’intermédiaire de fournisseurs certifiés.
• L’utilisation par les fournisseurs de QR codes pour vérifier l’authenticité

Le 13 janvier 2025, la Commission européenne a publié une proposition de décision d’exécution du Conseil autorisant la Grèce à introduire la facturation électronique interentreprises obligatoire, suite à la demande de dérogation de la Grèce.

Exigences pour la facturation électronique

Examinons les exigences de base en matière de facturation électronique en Grèce, qui sont conformes à celles fixées par l’Union européenne.

• Les factures doivent être établies dans un format électronique standard, le XML. Elles doivent contenir des informations essentielles, notamment le numéro de la facture, la date d’émission, les coordonnées de l’acheteur et du vendeur, le montant total facturé et une description des biens et services.
• Les factures électroniques doivent être facilement accessibles et archivées pendant au moins cinq ans.

Comment envoyer des factures électroniques conformes en Grèce ?

Pour se conformer à la réglementation sur la facturation électronique en Grèce, les entreprises doivent prendre certaines mesures :

• S’inscrire pour la facturation électronique : Pour accéder à la plateforme de facturation électronique et commencer à utiliser le système, les entreprises doivent s’inscrire auprès de l’autorité fiscale grecque.
• Signature électronique et certificat : Une signature électronique et un certificat sont nécessaires pour prouver l’authenticité des factures électroniques et empêcher la falsification des informations.
• Préparation des factures électroniques : Lors de l’émission de factures électroniques, il est important d’utiliser un logiciel de comptabilité ou de gestion qui respecte les règles établies par le ministère grec des finances. Comme indiqué précédemment, les factures doivent comporter les coordonnées du vendeur et de l’acheteur, la date de la facture, le montant de la taxe et la description du produit ou du service.
• Validation et transmission : La facture électronique est envoyée via PEPPOL au Centre d’Interopérabilité pour validation. Le Centre d’Interopérabilité envoie ensuite la facture électronique en toute sécurité via la plateforme fiscale grecque, myDATA.
• Contrôles de la plateforme myDATA : La facture électronique est vérifiée et un “numéro d’entrée unique” lui est attribué.
• Traitement par le pouvoir adjudicateur : Le pouvoir adjudicateur ou l’entité publique reçoit la facture électronique et la traite conformément à ses procédures internes de passation de marchés à l’aide d’un système informatique ou d’une application web approuvés. Les mises à jour de l’état d’avancement du traitement sont ensuite envoyées à l’expéditeur par l’intermédiaire du centre d’interopérabilité.

Conclusion

La facturation électronique est obligatoire pour les agences gouvernementales et offre aux entreprises grecques des avantages en termes d’efficacité, de transparence et de conformité. Les entreprises peuvent facilement naviguer dans le paysage de la facturation électronique et contribuer au voyage de transformation digitale du pays en suivant les réglementations et procédures établies.

En 2018, l’obligation de déclaration des factures en temps réel (Real-Time Invoice Reporting – RTIR) a été introduite pour les factures nationales. Tous les contribuables enregistrés aux fins de la TVA en Hongrie sont ainsi tenus de communiquer à l’autorité fiscale hongroise (NAV), en temps réel et sans intervention humaine, les données relatives aux factures électroniques au moyen de fichiers XLM.

En 2021, la loi a été modifiée pour inclure toutes les transactions B2B et B2C et stipuler qu’elles doivent également soumettre leurs rapports aux autorités fiscales en temps réel, quel que soit le montant de la transaction.

Le modèle de système de déclaration de la Hongrie est centralisé. Les entreprises peuvent déclarer le fichier XML exclusivement à NAV Online 3.0, un système hongrois de déclaration de factures en ligne, qui met ensuite la facture à la disposition des clients par voie électronique.

NAV et l’introduction de l’eVAT :

En 2024, l’administration nationale des impôts et des douanes (NAV) a lancé le système de TVA électronique (eVAT) pour simplifier la déclaration de la TVA en utilisant les données disponibles de l’autorité fiscale.

eVAT est basé sur les données transactionnelles que les contribuables sont tenus de soumettre en temps réel depuis juillet 2018 dans le cadre du régime RTIP. Il comprend également des données provenant du système hongrois de déclaration en temps réel des registres de caisse.

À partir du 1er janvier 2024, les déclarations de TVA pourront être déposées de trois manières différentes :

• Par le biais d’une connexion Machine à Machine (M2M)
• Via l’interface eVAT
• En remplissant le formulaire général (ANYK) qui vise à faciliter la transmission d’informations à la NAV

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Vue d’ensemble

La facturation électronique entre entreprises et administrations (B2G) est obligatoire en Espagne depuis 2015. Toutes les autorités publiques sont tenues d’avoir un système en place pour recevoir des factures électroniques via la plateforme centrale du pays, FACe, et tous les fournisseurs des autorités publiques sont tenus de soumettre leurs factures par voie électronique via la plateforme (si le total dépasse 5 000 €). FACe est obligatoire pour le gouvernement central et facultatif pour les gouvernements régionaux et locaux.

Toutes les factures doivent être soumises dans le format standard national, FacturaE. FacturaE est un format de facture basé sur XML. Les fournisseurs sont libres de choisir le prestataire de services qu’ils souhaitent, à condition que celui-ci soit en mesure de se connecter à la plateforme FACe.

Facturation électronique B2B

Contrairement aux transactions B2G, la facturation électronique interentreprises n’est pas obligatoire en Espagne. Cependant, le pays a développé une plateforme relativement nouvelle pour la facturation électronique B2B, ouverte au public et gratuite. Elle s’appelle FACeB2B et est basée sur la plateforme FACeB2G. Elle permet la soumission de factures entre les sous-traitants et les contractants des contrats du secteur public.

Bien qu’il n’existe actuellement aucun mandat pour la facturation électronique B2B, l’Espagne prévoit de lancer, entre 2024 et 2026, une norme juridique qui obligera tous les vendeurs à utiliser la facturation électronique dans les transactions B2B.

Un prestataire de services comme SPS Commerce pourra aider toute entreprise à se conformer aux normes et à soumettre correctement tous les documents électroniques.

Le SII

Le SII (Suministro Inmediato de Información) est le système de déclaration électronique directe de la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) en Espagne. Il permet aux entreprises de déclarer des informations sur des factures électroniques et d’autres documents commerciaux, qui sont ensuite transmises à l’Agence Espagnole d’Administration Fiscale (AEAT). Le système permet une communication efficace et automatisée entre l’administration et le contribuable.

Qui est tenu d’utiliser le SII ?

• Les grandes entreprises dont le chiffre d’affaires dépasse 6 millions d’euros
• Les groupes TVA
• Celles qui sont inscrites au REDEME (Registre mensuel de remboursement de la TVA)

Calendrier et dernières mises à jour

A partir de 2024 :  Les grandes entreprises B2B assujetties à la TVA sont tenues de disposer d’une assurance et d’un reçu électroniques des factures.

Des règles ont été mises en place concernant les factures électroniques et leur production, y compris la facturation automatisée. Cela comprend les systèmes de facturation certifiés et la soumission volontaire des factures à l’Agencia Tributaria – sistemas y programas informáticos o electrónicos (SIF).

A partir de 2025 : En raison de changements au sein du gouvernement espagnol et de défis techniques, le lancement de la facturation électronique interentreprises aura probablement lieu à l’été 2025. Cette mesure concerne les entreprises dont le chiffre d’affaires annuel est supérieur à 8 millions d’euros.

1er juillet 2025 : “Reglamento Veri*factu” : Afin de prévenir l’évasion fiscale et l’altération des données, les entreprises et les entrepreneurs devront obligatoirement certifier leurs systèmes et programmes de facturation électronique.

En octobre 2024, la Gazette nationale espagnole a publié l’ordonnance HAC/1177/2024, qui définit les exigences techniques essentielles du système VerifActu. Cette publication a marqué le début d’une période de 9 mois (jusqu’en juillet 2025) pour la mise en œuvre obligatoire des systèmes Veri*factu dans tous les logiciels de facturation du pays. Il convient toutefois de noter qu’en raison du retard pris dans la publication de cet arrêté ministériel, le calendrier établi dans le décret royal 1007/2023 devrait être modifié, ce qui repoussera la date limite de quelques mois.

A partir de 2026 : La facturation électronique interentreprises deviendra obligatoire pour les autres sociétés et les professionnels indépendants dont le chiffre d’affaires annuel est inférieur à 8 millions d’euros.

Plan en deux phases pour la facturation électronique B2B

Entre 2025 et 2026, le déploiement de la facturation électronique interentreprises se fera en deux phases. En 2025, 12 mois après l’approbation du cadre réglementaire, les grandes entreprises qui paient des impôts en Espagne seront tenues d’utiliser la facturation électronique, et tous les autres contribuables devront commencer en 2026.

Selon le Parlement espagnol et l’adoption de cette loi, le pays devra utiliser des QR codes pour faciliter le suivi électronique des factures. Cette obligation légale permettra aux développeurs de logiciels et aux petits commerçants de se conformer aux dernières exigences en matière de facturation électronique.

Qu’elles soient B2B ou B2G, toutes les entreprises opérant en Espagne sont soumises à une période d’archivage de 6 ans pour les factures (électroniques ou non). L’archivage en dehors de l’Espagne est autorisé sous certaines conditions.

Conclusion

La proposition de factures électroniques obligatoires pour toutes les entreprises et les entreprises non constituées en société pour les transactions B2B vise à améliorer l’efficacité des opérations commerciales mais aussi à aider à lutter contre la fraude à la TVA.

L’intégration des mandats peut être retardée, mais elle deviendra une exigence attendue dans les années à venir. Avec l’aide de SPS Commerce, vous pouvez préparer votre entreprise aux réglementations à venir.